Administração Eficiente de Caixa e Bancos
INTRODUÇÃO Uma boa administração de caixa favorece a lucratividade de uma empresa, ao reduzir o período de cobrança e os custos de transação relacionados aos processos de cobranças e pagamentos. O objetivo desta análise, é de dar ao administrador financeiro, a capacidade de avaliar as fontes e aplicações de fundos passados ou projetados.
Maiores detalhes e
explicações podem ser encontrado nas páginas seguintes. A administração de caixa é o aspecto chave do objetivo liquidez para a Administração Financeira. Quanto maior a nossa disponibilidade de caixa, mais prontamente poderemos saldar nossas contas. No mesmo sentido, quanto maior a disponibilidade de caixa passível de aplicação na empresa, maiores serão os lucros, até o ponto em que a perda de liquidez venha provocar perda de descontos sobre pagamentos à vista como também afastar os fornecedores de melhor reputação. Controle do Nível de Caixa: Todo o administrador financeiro deve ter a preocupação com a determinação do nível desejado de caixa, captando quando este for insuficiente ou aplicando os excedentes de caixa em outros itens do ativo da empresa, de modo a permitir um retorno adequado e seguro, viabilizando assim, no momento de amortizar os empréstimos ou resgatar as aplicações, em atividades realmente produtivas. O objetivo é minimizar o nível de caixa sem que, ao mesmo tempo, o saldo de segurança ponha em risco a capacidade da empresa em saldar suas obrigações na data do vencimento. Discrepâncias previsíveis entre a entrada e a saída de caixa: Provavelmente, grande parte do saldo de caixa é mantido de modo a funcionar como um amortecedor nos períodos em que se souber que os recursos sairão do caixa mais rapidamente do que entrarão. Essas discrepâncias podem ocorrer durante curtos intervalos ou, então, em períodos mais longos. Por exemplo, nossos credores poderão exigir que os paguemos nos últimos 10 dias do mês, enquanto nossos clientes poderão efetuar seus pagamentos em um ritmo relativamente constante durante o mês. Como será difícil e demorado efetuarmos empréstimo de recursos para atender essas diferenças a curto prazo, é preciso que o saldo do nosso reservatório de caixa seja suficientemente grande para cobrir estas faltas temporárias de recursos. Quando for provável a continuação de insuficiências líquidas de caixa durante períodos mais longos, torna-se discutível se deveremos manter saldos ociosos de caixa suficientemente grandes para absorver essas faltas. Um exemplo disso é a acumulação de estoques. As saídas ocorrem para pagamentos de salários, matérias-primas e despesas operacionais, mas este fluxo não será compensado a não ser quando terminarmos de cobrar os valores a receber que estão ainda por ser gerados. Alterando o escalonamento das entradas e saídas de caixa, poderemos reduzir algumas destas discrepâncias, de maneira a ser-nos suficiente um saldo menor de caixa. Por exemplo, poderemos ser capazes de persuadir nossos credores a permitir-nos comprar nas mesmas condições oferecidas aos nossos clientes. Por outro lado, poderemos convencer estes últimos, a aceitarem as condições impostas pelos nossos credores. O orçamento de caixa é o instrumento básico utilizado para prever as discrepâncias entre os fluxos de caixa. Disponibilidade de outras fontes de recursos: O volume do saldo de caixa mantido para compensar tanto os fluxos previsíveis como os imprevisíveis do reservatório de caixa dependerão, em parte, da disponibilidade de outras fontes de recursos. Possivelmente, poderemos obter recursos imediatos de nosso banco ou companhia financeira comercial. Quanto melhor for nossa posição de crédito, menor será o volume de caixa de que necessitaremos. Nossa posição de crédito nos habilita a transferir parte do nosso problema de liquidez para o banco, companhia financeira ou outros credores. Eles estão prontos a nos oferecer os recursos indispensáveis para enfrentarmos uma drenagem de caixa. Poderemos, também, vender ou arrendar maquinaria e equipamento, e até mesmo a nossa planta. A venda de valores a receber à medida que forem sendo gerados, acelerarão o retorno de recursos ao reservatório de caixa. Algumas empresas possuem títulos que mantém como investimento, podendo vendê-los em época de necessidades. Administração do ciclo de caixa O ciclo de caixa é representado pelo número de dias do ciclo operacional menos o período médio de pagamentos, ou, o ciclo de caixa é a diferença entre o número de dias em que os recursos ficam comprometidos no ciclo operacional e o número médio de dias que a empresa pode se utilizar das fontes espontâneas de financiamento até que os pagamentos sejam efetuados. Qualquer empresa desejaria ter ciclo de caixa negativo, pois isso significaria que o período médio de pagamento excederia o ciclo operacional. Empresas industriais normalmente não conseguem ter ciclos negativos de caixa a menos que retardem seus pagamentos por um período de tempo nada razoável. Por sua vez, empresas não industriais apresentam uma probabilidade maior de ter ciclos de caixa negativos, pois lidam com estoques de maior giro além de poderem vender à vista. No caso mais comum em que o ciclo de caixa é positivo, a empresa deve visar estratégias que o minimize, sem contudo, prejudicar as vendas ou a possibilidade de comprar a crédito. As estratégias básicas a serem empregadas pela empresa na administração do ciclo de caixa são as seguintes: · Girar estoques tão rápido quanto possível, evitando a falta de estoques que poderia resultar na perda de vendas. · Cobrar duplicatas dos clientes o mais cedo possível, sem que isso motive perdas futuras de vendas, devido a técnicas que os pressionem de forma exagerada. Descontos financeiros podem ser utilizados nesse caso. · Retardar o pagamento das duplicatas aos fornecedores tanto quanto possível sem prejudicar o conceito de crédito da empresa, mas aproveitar qualquer desconto oferecido. Combinação de Estratégias na Administração de Caixa: As empresas geralmente não tentam implementar apenas uma das estratégias citadas; Antes, procuram usar todas elas como forma de reduzir sua dependência de financiamentos negociáveis. Naturalmente, ao implementarem essas estratégias, as empresas devem ter o cuidado de: · Evitar um grande número de falta de estoques. · Evitar a perda de vendas devido a técnicas de cobrança que pressionem a clientela. · Não prejudicar o conceito de crédito da empresa, retardando em demasia o pagamento de suas contas. Técnicas de administração de caixa: Os administradores financeiros tem a sua disposição uma variedade de técnicas para gerenciamento de caixa, as quais podem proporcionar ganhos adicionais. Admitindo-se que a empresa tenha feito tudo o que seria possível para estimular seus clientes a pagar pontualmente, bem como tenha selecionado fornecedores que ofereçam as condições de crédito mais convenientes e flexíveis, ainda assim o uso de algumas técnicas poderia aumentar a velocidade de cobrança e retardar os desembolsos. Float: No sentido mais amplo, o Float refere-se aos fundos enviados por um devedor, mas que ainda não estão disponíveis ao credor. O Float também ocorre na situação em que o credor já pode dispor dos recursos enviados, embora estes não tenham sido ainda retirados da conta do remetente. A demora no sistema de compensação, ligada ao transporte e processamento de cheques, dá margem ao Float no sistema bancário. Procedimento para acelerar a cobrança: · objetivo da empresa com respeito a duplicatas a receber não deve ser somente estimular clientes a pagarem tão logo quanto possível, mas também converter pagamentos dos clientes em dinheiro, em outras palavras, minimizar o Float de cobrança. Mesmo que não possamos persuadir nossos clientes a pagar suas contas mais rapidamente, poderemos na maioria das vezes, encurtar o período que decorre entre o momento em que um cliente assina um cheque e aquele em que dispomos do uso desses recursos. Devido a maior rapidez na cobrança de cheque, saberemos, mais depressa , da existência de cheques sem fundo e de situações de debilidade de créditos. · Concentração bancária: Empresas com numerosos pontos de vendas em todo o país muitas vezes utilizam certos escritórios como centros de cobrança. Os clientes nessas áreas recebem instruções para remeter seus pagamentos a esses escritórios, os quais depositam os recebimentos em agências bancárias locais. Quando necessário, os recursos são transferidos eletronicamente dessas agências a um banco centralizador. A concentração bancária é usada para reduzir o Float de cobrança relativamente a dois aspectos distintos: o tempo de remessa postal e o de compensação de cheques. O float na rede postal é reduzido em razão dos escritórios regionais de cobrança estarem próximos dos clientes que emitem os cheques. O tempo exigido para a compensação dos cheques deve também ser reduzida, pois provavelmente o banco do cliente esteja na mesma cidade, podendo até ser o mesmo banco da empresa credora. Naturalmente, a redução no prazo de compensação disponibilizará os recursos mais rapidamente. · Sistema de caixa postal: procedimento de cobrança pelo qual o devedor envia seus pagamentos a uma caixa postal próxima, aberta várias vezes ao dia pelo banco da empresa credora; os cheques são depositados diretamente na conta da empresa. Isso reduz o Float de cobrança, uma vez que diminui o tempo de remessa postal e de compensação dos cheques. · Envio direto: Procedimento de cobrança pelo qual a empresa credora apresenta os cheques de pagamento de seus clientes diretamente no banco contra os quais foram emitidos, reduzindo o Float de compensação bancária. Outras técnicas: O cheque pré-datado é comumente utilizado por empresas que recebem montantes fixos de seus clientes em bases regulares, como por exemplo as companhias de seguro. Empresas com múltiplos escritórios de cobrança podem acelerar a transferência de fundos de uma conta corrente de um banco para outro, através de ordens de créditos. Normalmente, os fundos são transferidos para um banco centralizador e a transferência é processada automaticamente. Muitas empresas transmitem tais ordens via telefone, cabendo ao banco centralizador efetuar o depósito na conta da empresa correntista. Utilizam-se também da transferência via telex para reduzir o float de cobrança, passando rapidamente os fundos de uma conta para outra. Outro método para acelerar as entradas de caixa envolve o uso de débitos automáticos em conta, que na maioria dos casos são feitas em um dia, reduzindo os floats de remessa, processamento e compensação. Procedimentos para adiar desembolsos: O objetivo da empresa quanto a duplicatas a pagar deve ser não apenas de efetuar o pagamento o mais tarde possível, como também retardar a liberação do dinheiro aos fornecedores e empregados, após a emissão do cheque para pagamento (maximizar o float de pagamento), retardando o saque de dinheiro na conta bancária da empresa. · Desembolso Controlado: Envolve o uso estratégico para remessas postais e de agências bancárias, como forma de aumentar o float de pagamento. Mesmo quando a data de postagem no correio for considerada como a data efetiva de pagamento pelo seu fornecedor, a empresa pode aumentar o tempo de remessa relativo aos desembolsos. Bastaria que ela remetesse pagamentos pelo correio de cidades que sabidamente há maior demora para entrega ao fornecedor. A remessa de pagamentos a fornecedores pode ser feita em bancos específicos, situados em determinadas áreas geográficas, que levem a um maior tempo para realizar a compensação. Normalmente, as empresas recorrem a programas computacionais que prescrevam as cidades para onde enviar pagamentos em conta corrente que possibilitem o float máximo. Tais programas "percorrem" os bancos de dados e direcionam os cheques às localidades que exigirão maior tempo para compensação por parte do fornecedor. · Manipulação do Float: é uma forma consciente de ganhar tempo, ou de retardar o processo de pagamento. É comum as empresas emitirem cheques sem cobertura, por saberem que haverá um lapso de tempo até que os fundos sejam sacados de suas contas correntes. Outra forma de manipular o float consiste em emitir ordens de pagamentos sujeitas a autorização, especialmente quando grandes somas estiverem envolvidas. Esta ordem assemelha-se ao cheque, na medida em que o valor é sacado contra a conta corrente do devedor e pagável a um determinado credor. Diferentemente do cheque, o valor não é pago mediante de simples apresentação, necessitando que o devedor aprove a ordem para o banco liberar o pagamento. A vantagem dessa prática é que, como o dinheiro não precisa estar disponível até que a ordem de pagamento chegue ao banco, a empresa fica liberada para fazer aplicações no mercado financeiro. · Atrasos nas saídas de caixa: Se estivermos adquirindo matérias-primas com 2% de desconto para pagamento dentro de 10 dias e líquido em 30, obviamente deveremos pagar os fornecedores, se possível, no décimo dia, para que possamos obter os 2% de desconto. No entanto, não há vantagem alguma em pagar essa conta no segundo dia, ao invés de fazê-lo no décimo. Retardando o pagamento até o último dia, poderemos dispor desses recursos por um período adicional de 8 dias. O mesmo efeito é alcançado se fizermos com que nossas divisões enviem suas requisições de fundos somente à medida que deles necessitam, de maneira que as retiradas da conta corrente central sejam feitas exatamente antes de a divisão desembolsar os recursos. · O desembolso real de fundos poderá, também, ser retardado pelo uso de ordens de pagamento, que é simplesmente uma ordem emitida por uma pessoa à outra, para pagar um terceiro. Sistema de saque descoberto, contas de saldo zero e créditos direto em conta: · Sistema de saques a descoberto: cobertura automática pelo banco de todos os cheques apresentados contra a conta corrente da empresa, independentemente do saldo disponível. · Contas de saldo zero: conta bancária com o saldo permanentemente zerado; as empresas devem depositar os fundos necessários para a cobertura de cheques somente quando estes forem apresentados para pagamento. · Créditos diretos em conta: depósitos dos salários diretamente na conta dos funcionários. O float de pagamento é sacrificado, mas pode gerar benefícios indiretos para a empresa, dando maior grau de satisfação aos funcionários. · Relações com os bancos: O nível do nosso saldo de caixa depende, em parte, do número de bancos em que manteremos depósitos e do volume do depósito que julgamos ser necessário para retribuir os serviços de cada banco. Devemos selecionar os bancos em que efetuaremos depósitos com o mesmo cuidado dispensado pelo diretor de compras na escolha dos fornecedores de bens e serviços. Mesmo que não estejamos obtendo empréstimos de um banco, deveremos manter um saldo suficientemente grande para poder retribuir os serviços por ele prestados. Tais serviços incluiriam a cobrança de contas e aceites, o fornecimento de informações de crédito, o desconto de cheques relativos a pagamento de salários e a cessão de cofres para depósito de valores. Igualmente importante é a movimentação da conta; isto é, o número de depósitos efetuados e de cheques emitidos em relação ao volume da conta. Se fizermos depósitos em diversos bancos, poderemos minimizar o nosso saldo de caixa, limitando o número de bancos usados e restringindo o volume dos saldos de depósitos em cada banco. Estabelecer e manter estreitas relações com bancos é um dos elementos mais importantes para uma efetiva administração de caixa. Os bancos tem-se interessado muito pela rentabilidade das contas das empresas e desenvolveram vários tipos de serviços e pacotes inovadores para atrair novos negócios. Tornaram-se não apenas um lugar para se abrir contas correntes, mas uma fonte ampla de serviços de administração de caixa. Utilização de Numerário Inativo: Se nosso orçamento de caixa e os demonstrativos diários de caixa revelarem a existência de um excedente de recursos disponíveis, que faremos com ele? A primeira questão seria indagar se este excedente em relação às nossas necessidades de fundos é permanente ou temporária. Embora quase todas as empresas possam encontrar aplicações para o dinheiro em caixa, que aparente e permanentemente excede nossas necessidades, a conveniência dessas aplicações deverá ser analisada pelo orçamento de capital cuja técnica já foi anteriormente descrita. Se a companhia estiver sofrendo um declínio de suas atividades, talvez seja melhor devolver os excedentes de caixa , aos proprietários da empresa, como uma forma de sua liquidação parcial. Se os nossos fundos excederem às nossas necessidades apenas temporiariamente, seu investimento deverá ser orientado por um objetivo fundamental: a segurança do principal. Por causa de uma porcentagem adicional de rendimento, ou algo da mesma natureza, não poderemos nos arriscar a perder uma parte do principal que, dentro de alguns meses, necessitaremos utilizar em nossa empresa, com urgência. Avaliação da administração de Caixa: Há dois possíveis erros que podem ser cometidos na administração de caixa: a sua disponibilidade poderá ser insuficiente ou demasiada. A incapacidade de atingirmos satisfatoriamente o objetivo liquidez, poderá ser revelada pelos registros de descontos de caixa que não pudemos obter. É muito difícil julgar se o saldo de caixa que conservamos é excessivo ou não. Em virtude da incapacidade de manter um saldo adequado de caixa ser muito mais perceptível do que a de manter um excesso, muitos administradores financeiros pecarão, provavelmente, por excessiva liquidez. Mesmo examinando os saldos diários de caixa e de títulos a curto prazo, durante os últimos seis meses, não estaremos seguros de que tenhamos mantido um saldo de caixa muito elevado. Uma parte desse saldo foi conservada como seguro contra as mudanças imprevisíveis nos fluxos de caixas. Se tais mudanças não ocorreram, nosso saldo de caixa e de "quase caixa" poderá parecer excessivo. O que de melhor poderemos fazer, no estágio atual da arte da administração financeira será comparar os nossos saldos de caixa com as nossas normas históricas e com as da nossa indústria. Bases úteis para essa comparação são os índices percentuais de caixa sobre vendas, de caixa sobre ativo circulante e de caixa sobre passivo circulante . Ocasionalmente, os administradores financeiros argumentam que deveria ser mantido o numerário suficiente para cobrir os desembolsos previstos para o mês seguinte. Como tal regra omite a consideração das receitas de caixa esperadas durante o mês, o resultado mais provável será a conservação de recursos disponíveis em excesso. Bibliografia: Princípios de Administração Financeira. – Lawrence J. Gitman – Ed. Harbra – 7ª edição – 1997. Administração Financeira. – Robert W. Johnson – Ed. Universidade SP – 2º volume. CONCLUSÃO Caixa e bancos são ativos encontrados no balanço de quase todas as empresas. Cabe ao administrador financeiro a responsabilidade de providenciar para que não haja grande excesso ou grande falta de investimento nesses ativos. O problema consiste em definir o que seja grande "excedente" e grande "falta". Um demasiado "excedente de caixa" significa que alguma parcela de dinheiro em caixa poderia ter sido melhor investida em outros ativos, em reduções de dívidas ou em pagamento aos proprietários. Uma grande escassez de dinheiro em caixa envolve a ameaça de insolvência técnica e entrega da empresa aos credores. Deverá haver uma média satisfatória entre "grande excesso" e "grande falta". Provavelmente, o primeiro passo para encontrar esta média satisfatória, será o reconhecimento da sua existência, por parte do administrador financeiro.
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