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SISTEMA
DE DECISIÓN
Concepto de
decisión
La decisión es el proceso
por el cual se elige entre varias alternativas disponibles. En cada decisión
subyace la opinión subjetiva de quien la toma.
Si bien la capacidad de decisión
está desigualmente repartida entre los seres humanos, es posible, por lo
tanto, incrementarla mediante el aprendizaje y el entrenamiento. La mente
puede ser desarrollada, sin duda, para decidir mejor.
Además, el directivo o
gerente enfrenta la necesidad de planear e implementar sistemas para que la
organización decida y lo haga cumpliendo con las pautas de calidad y
celeridad que el logro de los objetivos requiere y las circunstancias
imponen. Estos son procesos decisorios que no dependen de su propia reflexión
sino del accionar de sus subordinados y que también son susceptibles de ser
mejoradas a través del aprendizaje.
En ambos casos, cuando
decide el gerente y cuando lo hacen los miembros de la organización a través
de procedimientos establecidos, la decisión implica un proceso que tiende a
la racionalidad, aún admitiendo que la racionalidad del ser humano es
limitada.
Toda decisión implica la
concurrencia de una serie de elementos:
- El objetivo, que puede ser
planteado como la brecha entre el estado que se desea alcanzar y el actual
- Las alternativas, entre
las que se opta, llamadas variables controlables.
- La situación del contexto
o variables no controlables, ya sea dirigidas contra el decidor o su organización,
tal es el caso de las estrategias de los competidores; o bien pueden no estar
dirigidas contra nadie en particular, las que se denominan estados naturales.
- La propensión a suceder de las
situaciones del contexto, que puede ser justipreciada objetivamente mediante
el uso de probabilidades.
- Las restricciones, que acotan el
área de soluciones posibles y/o el acto de decidir, en tanto pueden ser
inherentes al objeto de la decisión o al proceso de decisión.
- Los resultados, que son la
consecuencia de la elección de cada alternativa y que dependen tanto de ellas
como de la ocurrencia de las diferentes situaciones no controlables del
contexto.
- La información, que es la
entrada al proceso de decisión.
- Los criterios de elección,
las bases para seleccionar.
- El decidor, ya sea
individual o estructurado como un proceso organizacional.
Algunos de estos elementos
pueden ordenarse, con el propósito de facilitar el proceso decisorio, en una matriz
de decisión. En ésta los renglones corresponden a las variables controlables
y las columnas a las no controlables, mientras que en las intersecciones se
muestran los resultados esperados de cada alternativa frente a cada situación
del contexto.
Adquisición consiste en
la tramitación para la obtención de bienes y servicios mediante tareas y
rutinas para incorporarlas a la
Empresa mediante los procedimientos más adecuados. La
función de adquisiciones es comparable por su importancia a la de compras-aprovisionamiento
en una Gestión y evaluación de proyectos: selección y adquisición. Su objeto
es conseguir los materiales en la cantidad y calidad deseada al menor coste y
tiempo, es decir, lograr la eficiencia.
En todo proceso de toma
de decisiones, se debe desintegrar el asunto que nos concierne, establecer el
propósito del equipo, dilucidar criterios, definir prioridades, identificar
opciones, ponderar las opciones en razón de los criterios, enfrentar los
problemas, reorientar las acciones y tomar decisiones.
El equipo encargado de
la toma de decisiones, ha de entender la importancia de alinearse para el
desarrollo de estrategias específicas, el logro de resultados y la evaluación
de los mismos.
Esta tarea ha de estar
orientada por la visión, los objetivos estratégicos de la organización, las
políticas, sus procedimientos y criterios de evaluación.
La mayor parte de los
errores de adecuación de un equipo a las tareas que debe realizar tienen su
origen en la falta de definición de cómo debiera ser el bien a adquirir.
Los principales tipos de
adquisición son:
1) Compra: Es el principal medio de
adquisición. Conviene evaluar periódicamente los costes, sobre todo con los
proveedores de equipos y servicios a adquirir.
2) Donativos: Son procedimientos gratuitos
de adquisición que implican gastos administrativos y técnicos y sólo deben
aceptarse fondos que satisfagan necesidades de los usuarios.
Proceso de Adquisición: Es un
tema con una vertiente humana interesante, si el responsable del departamento
donde se debe utilizar el bien rechaza o retrasa la toma de decisiones o lo
comenta informalmente, sin duda saldrán como setas los que se prestan a
ayudarle y que inmediatamente conocen quien y como le pueden suministrar el
bien más adecuado al precio más reducido posible.
A partir de ahí se
pueden producir situaciones poco profesionales, trucos algunas veces, que no
resisten un análisis riguroso del proceso de compra. Alguien puede ofrecer un
bien de menos capacidad, por medio de unos bolívares menos que el ofertado
por otra marca. Basta que una de ellas incluya para justificar esa
diferencia. El resultado operativo de ambos bienes es distinto en autonomía,
prestaciones, capacidad de acceder a una tarea determinada, etc. Son dos
bienes similares pero distintos porque no existe un pliego de condiciones
previo. Sin embargo, lo importante es escoger en función de las necesidades
constatadas de la empresa ya que es posible que un bien de prestaciones de
menor nivel sea suficiente, pero es necesario definirlo a priori y no a
posteriori. Es lógico sugerir que el proceso de compra de un equipo o insumo
se inicie a partir de una propuesta del departamento afectado que define
técnicamente el insumo previa consulta de las tareas, del personal que debe
utilizarla, del historial de la o los bienes utilizados hasta el momento:
averías, rendimientos, exigencias de futuro, etc.
A continuación se
comunica a Compras, Mantenimiento, Finanzas y por supuesto al responsable de
Prevención de Riesgos Laborales.
Tan solo el seguimiento
estricto del procedimiento de calidad permite obtener un resultado de
calidad. Es cierto que el precio es importante, sin embargo es tan solo una
parte de la acción que debe dirimir la empresa y sus proveedores de forma
profesional. Elaborar el pliego de condiciones técnicas es importante y
requiere un tiempo y dedicación que puede resultar gravoso para la empresa.
El responsable de la definición del bien a adquirir debe tener en cuenta las
tan repetidas variables del escenario de la empresa: Personal, entorno y
comunicaciones, tiempo, frecuencia de uso, velocidad que más convenga para el
objetivo logístico de la empresa.
Se debe solicitar a los
posibles proveedores las especificaciones en forma de ficha técnica según las
normativas vigentes lo cual nos permite establecer un modelo estándar para
comparar las tres o cuatro ofertas.
La Gestión de Adquisición: La toma de decisiones y la gestión de adquisición,
como se enuncian, parten del supuesto de que hay algo que decidir o resolver en
cuestión de adquisiciones. Lo que a veces no se reconoce es que en esas
situaciones en las que se presenta la toma de una decisión o solución van de
acuerdo al punto de vista de la persona que las ha encontrado. Por lo tanto
hay situaciones en las cuales hay que decidir o resolver algo, siempre y
cuando a la persona le "importen" y por lo cual hace juicios sobre
esta. Así, los problemas, las posibilidades, las soluciones, las decisiones,
sólo hacen sentido y se remiten a la persona que decide en materia de
adquisición. Por lo que otras personas enmarcarán una misma situación en
forma diferente, verán otros problemas, otras posibilidades de solución y
tomarán decisiones distintas. Es necesario que se tome en consideración la
forma en la que se articula y observan las situaciones, cual es el sentido
que le damos y cómo cuestionamos cada situación. Es necesario distinguir la
forma en la que formulamos los problemas y como formulamos las posibles
decisiones a tomar, porque sobre la base y la manera en la que se formule el
problema se encaminará nuestra forma de actuar para la solución. Así, si se
cambia la formulación del problema se cambiarán las posibles soluciones.
Acordémonos del famoso refrán en materia de organización "un problema
sin solución suele ser un problema mal formulado".
La solución de los
problemas sobre la gestión de adquisición y la toma de decisiones es una de
las tareas más importantes dentro de la empresa. La organización, el
funcionamiento y la gestión de las empresas van a depender de la capacidad de
solucionar problemas, de la capacidad de decisión y de la calidad de las
decisiones tomadas. La toma de decisiones resulta ser una tarea difícil, en
la que puede constatarse con más claridad la inseguridad y debilidad de la
persona o de los directivos en una empresa.
FASES DE UNA
ADQUISICIÓN
Trámites de una Adquisición
- Inicio de la Adquisición
Tramitación Técnica
Las Unidades de Administración de la Empresa (Compras, Materiales, Informática,
Bienes y Servicios, etc.) analizan las solicitudes de adquisición
recibidas de las Unidades, pudiendo modificar, agrupar, anular o
rechazar dichas solicitudes, en orden a conseguir una optimización de
costos, plazos, mantenimiento y almacenaje.
Si el pedido requiere informes preceptivos de Ingeniería o Seguridad
recibe una supervisión adicional de áreas especializadas.
Como consecuencia de las funciones y responsabilidades atribuidas a
estas Áreas pueden:
- Agrupar solicitudes de material de la misma naturaleza. En tal caso
fundirá varias solicitudes en una, produciendo un nuevo pedido (Pedido
Fusionado). Una vez efectuada la fusión, el nuevo pedido es el que
seguirá los trámites necesarios.
- Declarar un expediente como Concurso General (Expediente al que
posteriormente se le irán cargando solicitudes).
- Cargar expedientes a un Concurso General.
- Finalmente, cuando consideren que un expediente, individual o múltiple
es correcto y completo proceden a dar la orden de tramitación, con lo
que pasa a la fase de calificación.
- Calificación de la Solicitud
El Área de
Administración abre formalmente el expediente administrativo de
adquisición, ajustando el expediente a los procedimientos
administrativos o comerciales, reglados, a los que ha de someterse el
Centro en su funcionamiento.
En función de la naturaleza del expediente, tipo de contrato, fondo de
financiación, cuantía, etc. se le asigna una vía de tramitación
(Contrato, Contrato Menor o Habilitación).
Las dos primeras suponen la elaboración de documentos contables, en
tanto que la tercera, más sumaria, se reserva para solicitudes de
entidad económica menor.
Cuando un expediente es calificado por la vía de Contrato es estudiado
en Reunión del Órgano Colegiado competente (Junta de Compras). Con este
fin se elabora un documento que contiene los expedientes que se proponen
a estudio y, una vez celebrada la Reunión, se registra en el sistema
informático (SIGA) las decisiones adoptadas en la misma y finalmente se
elabora el Acta de la Reunión.
Si la decisión es por Concurso Público o Subasta entre
diversos proveedores, se admiten ofertas, se estudian en Mesa de
Contratación y se adjudica el objeto del contrato.
Tras estos trámites se comunica al sistema el oferente designado,
importe de la oferta, plazo de entrega, etc. y se realiza la Disposición del
Gasto. Se envía al proveedor una carta comunicándole la adjudicación y
solicitándole deposite una fianza como condición a la ulterior
formalización del contrato.
Cuando la vía de tramitación asignada es Habilitación se procede a
efectuar una reserva de fondos por el importe de la solicitud.
- Trámites contables.
Como se ha explicado en el apartado anterior, en función de la vía de
tramitación asignada al expediente, se procede a la realización de diferentes
documentos contables.
En esta fase se produce el control económico con la planificación
económica del proyecto que efectuó la solicitud. En caso de no haber
presupuesto 'disponible' para gastar la solicitud quedará 'congelada' a
la espera de la actuación de la correspondiente Unidad responsable del
proyecto originante de la adquisición.
- Petición al proveedor
Realizados los trámites anteriores, si el pedido es una mercadería se
envía al proveedor un vale solicitando el suministro y, cuando media una
adjudicación formal, la correspondiente carta de adjudicación previa a
la formalización del contrato.
- Trámites de recepción, certificación y
facturas
Una vez recibida la mercancía en almacén se procede a la recepción
cuantitativa del suministro (total o parcial). También puede comunicarse
la devolución al proveedor en el caso de no considerarse la entrega
conforme a la solicitud.
Cuando la
Unidad Peticionaria recibe el pedido y verifica el
cumplimiento de las especificaciones y características requeridas firma
la recepción cualitativa. Posteriormente el Área de Administración
registra en SIGA dicha recepción cualitativa.
En el caso de expedientes de Bienes y Servicios (Obras, Mantenimientos...)
la recepción cualitativa es sustituida por sus correspondientes
certificaciones.
Por cada entrega o certificación se contrae una Obligación de Pago, que
se materializa en un documento contable de Orden de Compra y una Orden
de Pago
Los expedientes de adquisición de material inventariable
se comunican a Patrimonio a efectos de su consignación como tal.
Cuando llega la factura (o facturas) se introducen en SIGA por el Área
de Administración. Si coincide el importe de las obligaciones contraídas
en el apartado anterior con el importe de la factura se dice que la
factura "ha cuadrado". Esta operación puede deshacerse y la
propia certificación anularse en cualquier caso.
En este momento si solamente se había efectuado un documento de Orden de
Compra, surge la obligación de pagar, y se genera el correspondiente
documento contable Orden de Pago.
- Trámites contables (finalización de
expediente)
Como se ha explicado en el apartado anterior, el Área de Administración
realiza diferentes documentos contables. (Competencia de la aplicación
de Contabilidad).
El ciclo asociado a un expediente concluye cuando se han efectuado todos
los pagos asociados al mismo por el Área de Contabilidad o Habilitación.
- Fin de la trámitación
El Área de Contabilidad o Habilitación realiza el pago físico del
expediente por el procedimiento elegido por el proveedor (cheque al
portador, transferencia bancaria, efectivo...) y confirma que la
operación ha llegado a buen término.
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