Pour suivre cette leçon, vous devez avoir suivi les leçons précédentes. Ou plus précisément, vous devez être en possession de la base de données ProFormation.mdb telle qu'elle était à la fin de la leçon précédente. Si vous n'êtes pas certain de l'avoir, vous pouvez la télécharger ici
Résumé
de la leçon précédente| La fois passée, nous avons vu que nos formulaires pouvaient carrément être agrémentés d'images telles que des logos, ou des photos, et nous avons vu comment attribuer un fond graphique à notre formulaire. |
Aperçu de
cette leçon| Dans cette leçon, nous allons encore plus loin : Nous allons cette fois attacher la photo de chaque personne à chaque enregistrement, ce qui recquiert une toute autre approche. Nous allons voir en outre qu'il est possible d'attacher à chaque enregistrement toutes sortes de fichiers : Des images, certes, mais aussi des documents Word, des feuilles Excel, et d'autres fichiers qui proviennent d'autres programmes pourvu qu'ils supportent d'être intégrés à l'intérieur d'Access. |
Oui. Mais la démarche est différente : Comme la photo doit changer à chaque enregistrement, on ne peut pas se contenter en mode création du formulaire, de placer la photo : En effet, la photo de qui placerait on ? On ne peut pas le savoir. Ce sera dont en mode SAISIE DE DONNEES que ça va se passer. Mais attention : On ne peut pas faire ça comme ça ! Il faut que la photo puisse être STOCKEE dans la table sous-jacente ! Je vous rappelle que les formulaires ne contiennent PAS de données. Alors, oui, ils peuvent contenir un logo, parce que c'est le même à chaque enregistrement, il ne change pas ! Il fait partie intégrante de la structure du formulaire lui-même... Mais PAS les photos des clients ! Elles, elles changent à CHAQUE client ! Il FAUT qu'on prépare le terrain dans la table T_Celebrite !
Concrètement, avant de créer quoi que ce soit comme formulaire, allez dans la
table T_Celebrite en mode création, et ajoutez un nouveau champ que nous
appellerons Photo, et qui sera défini en Objet OLE : 
Ca veut dire que ce champ très particulier ne va pas contenir des données telles que du texte ou du chiffre, mais va intégrer un objet. Un objet, au sens d'Access, ce n'est pas un lampadaire ou un canapé, non ! Un objet, au sens informatique du terme, c'est un fichier qui a été créé avec un autre programme : Un dessin fait avec Paint est un objet. Un classeur Excel est un objet. Un document Word, est un objet. Ce sont chaque fois des fichiers qui viennent "d'Ailleurs".
OLE Sont les intitiales en anglais de Object Linking and Embedding, je je vous traduit en français par Liaison (Linking) et Incorportation (Embedding) d'objet. Donc ce champ, à partir du moment qu'il est défini en Objet OLE, il va pouvoir contenir aussi bien une feuille Excel, qu'un document Word, un dessin Corel Draw, ou une image. Dans notre cas, il va s'agir d'une image JPEG (Une photo en fait), qui sera donc simplement un fichier, à l'extension .JPG.
Le type de champ Objet OLE, est exactement le "pendant" du lien hypertexte : Avec le lien hypertexte, vous précisiez par exemple un site Web, ou un fichier, mais il fallait cliquer dessus pour Y ALLER. Ce n'était en quelque sorte qu'un "panneau indicateur" qui disait OU était le fichier. Le type Objet OLE, fait largement plus : En effet, il va CARREMENT chercher le fichier que vous voulez, et il l'importe physiquement dans votre base de données. Je vous recommande très très chaudement de revoir la leçon 10, traitant des liens hypertextes afin qu'il ne subsiste pas de confusion dans votre esprit !
Exactement. C'est parfaitement ça !
Oui, tout à fait ! Votre remarque prouve que vous avez très bien compris.
Bon, vous avez votre nouveau champ Photo (Photo n'est pas un nom spécialement... J'aurais pu l'appeler ImageClient, TeteDuClient ou LaPhoto). Mais en mode saisie de données, vous n'allez pas pouvoir faire grand chose : Essayez : Lancez la table en mode saisie de données, et essayez de cliquer dans le champ Photo.
C'est normal. En fait, c'est seulement dans les formulaires (et dans les états, mais on y reviendra) qu'on arrive à VOIR le contenu de votre champ Photo.
Maintenant, vous allez fermer la table, et créer un nouveau formulaire en
mode création, basé sur T_Celebrite. Donnez lui cette forme : 
Lancez le formulaire en mode saisie de données, et allez sur Georges
Brassens. 
C'est mainteannt, et SEULEMENT maintenant que vous allez pouvoir
lui installer sa photo. Bon, évidemment, vous ne disposez sans doute pas d'une
photo de Georges Brassens. Je vous en fournis donc une :
Voici une photo de Georges Brassens que vous allez sauvegarder sur votre
disque dur : 
. Si vous ne vous rappelez plus comment on fait, revoyez
la leçon précédente.
Vous êtes donc sur l'enregistrement "Brassens Georges", et vous avez sauvegardé la photo de Georges Brassens sur votre ordinateur en tant que brassens (En fait brassens.jpg, mais vous ne voyez peut-être pas le .JPG, mais là n'est pas notre propos).
Cliquez avec le bouton droit de votre souris au milieu du champ Photo, et
choisissez "Insérer un objet" : 
La boîte de dialogue suivante apparaît :
Cliquez sur "A partir d'un fichier", et sur le bouton "Parcourir"
Vous allez maintenant pouvoir sélectionner votre fichier brassens.jpg que vous avez récupéré tout à l'heure
Et faites encore OK
Et voilà le résultat : 
Et maintenant, si vous descendez ou montez d'un enregistrement, HOP ! L'image disparait, ce qui est normal puisque c'est la photo de Georges Brassens et de personne d'autre !
... Contrairement au Logo de la leçon précédente qui restait affiché, quel que soit l'enregistrement !
C'est normal : La photo est verticale, et votre zone d'accueil (le champ Photo) est plutôt horizontal ! Ca ne vous rappelle rien ?
Exactement. MAIS ATTENTION ! Cette fois, c'est en mode création que vous devez être pour changer les options d'affichage !!!! (Bon, si vous êtes avec Access 2000, vous pouvez demander les propriétés de la photo en mode saisie de données, mais disons pour être homogène que vous allez en mode création).
Ben non ! Puisque l'image change à chaque client ! La photo de qui devrait il afficher en mode création ???
Donc, vous demandez en mode création, les propriétés de votre champ photo qui
est donc évidemment vide(Vous savez : Bouton droit, propriétés). Dans l'onglet
Format, vous demandez Mode d'affichage : Zoom (Pas échelle, pour éviter qu'il
déforme la photo) : Relancez le formulaire en mode saisie de données, et
cherchez à nouveau Brassens : 
.gif){kind=small}
J'ai cherché comme vous, mais ce n'est apparemment pas possible : Quand je clique dessus, je n'ai pas accès à l'icône H... Et dans les propiriétés, je n'ai pas trouvé d'alignement central de l'image. Donc, non.
Exactement. J'avais fait exprès de dimensionner la zone dans le mauvais sens
pour que vous trouviez l'astuce vous-mê,me. Bravo ! Et en plus, dans les
propriétés de l'image , vous demandez dans l'onglet format Mode d'affichage :
Echelle, comme ça, on est bien sûr que l'image va bien prendre la totalité de la
zone de la photo, et comme cette zone est déjà verticale, les différentes photos
des différentes personnes ne seront pas trop déformées. Essayez : 
Oui, comme la zone de la photo correspond à peu près aux photos elles-mêmes,
Ca va pas mal. Bon, comme exercice, vous allez ajouter la photo de Bill Clinton.
La voici : 
Oui, et c'est bien là le plus intéressant : Comme je vous l'ai dir plus haut, le champ Photo, même s'il s'appelle physiquement "Photo", peut très bien accueillir d'autres genres de fichiers, comme par exemple un document Word : Imaginez que notre table T_Celebrite est en fait une table de gens à la recherche d'un emploi, et que chaque personne à son CV sous forme d'un document word : Eh bien, il va tout à fait être possible de le placer A LA PLACE de sa photo !
Alors, nous aurions dû créer non pas un mais DEUX nouveaux champs de type
Objet OLE : Un champ qui s'appelle "Photo" pour mettre la photo, et un champ
"CV" qui serait aussi un champ Objet OLE, mais qui contiendrait le CV (fait avec
Word): Le résultat serait éloquent : 
. Sympathique, non ?
Mais pour éviter d'alourdir trop la base de données, et pour vous simplifier la tâche, et aussi pour bien illustrer le fait qu'un champ OLE peut contenir indifféremment une image ou autre chose, nous n'allons PAS créer de nouveau champ dans la table.
Nous allons donc REMPLACER la photo de Bill Clinton par son CV. Pour ce faire, il vous faut un document Word qui va contenir son CV. Vous ne l'avez pas, le voici :
Téléchargez le CV de Bill Clinton en cliquant ICI
C'est comme pour le téléchargement d'une base de données, Je ne pense pas que ça devrait vous poser de problème. Bon, évidemment il faut posséder Word, mais je suppose que vous l'avez. Mettez ce fichier Word sur votre disque dur ou vous voulez. Je vais supposer que vous le mettez dans C:\Mes Documents.
ATTENTION : Il est possible que le document s'ouvre automatiquement, sans que vous ayez besoin de le télécharger comme une base de données. Si c'est le cas, et qu'il s'ouvre automatiquement, vous allez directement dans le menu Fichier/Enregistrer Sous, et c'est là que vous précisez exactement ou vous voulez que ce document soit placé.
Parfait. Maintenant, vous lancez votre formulaire en mode saisie de données,
et vous vous placez sur Bill Clinton : . Vous cliquez ensuite
sur son visage avec le bouton droit de votre souris, et vous choisissez "Insérer
un objet"
C'est ça. Et donc, vous suivez les mêmes étapes que tout à lk'heure quand on
a mis sa tête, mais cette fois, vous choisissez le document Word cvclinton.doc..
Vous devriez obtenir ce résultat :
C'est votre CV fait par Word.
Oui, pourquoi ?
Voilà. Alors, avec les images normales, on peut très bien faire ça, mais là, avec un document Word qui est manifestement trop grand pour entrer dans notre zone d'image, Access compresse ça comme si c'était une image, mais on n'arrive plus rien à lire...
Eh oui. Donc : pas le choix : Si vous voulez lire votre CV correctement, il
faut arrêter de demander un mode d'affichage Echelle, et demander "Découpage",
et, bien sûr, agrandir la zone de manière à obtenir ce chouette résultat : 
. Vous croyez
que vous pouvez faire ça tout seul ?
C'est fait ?
! Oui, c'est normal.
Oui ! Et ça, c'est génial ! Allez sur Bill Clinton, et double-cliquez sur son
CV : 
.
Vous avez un petit sablier qui montre qu'il travaille, et au bout de quelques
secondes, vous avez cet affichage :
Vous êtes toujours dans Access MAIS ! Pas complètement ! En fait, vous êtes dans une sorte de mini Word à l'intérieur d'Access : Regardez attentivement les menus : ce sont les menus de Word ! Les barres d'outils : ce sont les barres d'outil de Word ! Vous avez les règles horizontales et verticales de Word... Et pourtant c'est toujours indiqué Access dans la barre de titre tout au dessus ! :
Oui : Vous cliquez juste en dessous de prénom, et vous écrivez Adresse :, une
tabulation 
, et Maison Blanche, vous appuyez sur enter 
pour passer une ligne
pour faire plus joli, puis vous mettez Adresse en bleu comme ceci : 
Très simple, il suffit bêtement de cliquer sur une partie de votre
formulaire, n'importe laquelle, ici par exemple : 
Donc, attention, il ne faut pas se tromper, parce que il y a 3 cas de figure :
| Le mode création |
 |
Qui permet de demander par exemple le mode d'affichage avec Bouton droit de la souris, puis "propriétés" (Découpage, Echelle, Zoom), et qui permet également de redimensionner la zone. Les petits carrés sont là parce que j'ai cliqué une fois dessus pour le sélectionner |
| Le mode saisie de données : |
 |
Qui permet de visualiser simplement le contenu du champ, et qui permet d'insérer un nouvel objet avec bouton droit de la souris, puis "Insérer un objet"Les petits carrés sont là parce que j'ai cliqué une fois dessus pour le sélectionner, mais en mode saisie de données, je ne peux pas redimensionner la zone. |
| Le mode modification du champ |
|
Qui permet de modifier carrément le contenu du fichier clinton.doc (comme par exemple ajouter l'adresse) Il y a aussi des petits carrés noirs sur les côtés et dans les coins avec une ligne épaisse grise foncée. Ce nous est pas utile ici. |
Bon, maintenant, attention : Petite subtilité technique : Quand vous avez inséré votre fichier cvclinton.doc dans votre formulaire, Access a fait une COPIE du fichier original. C'est à dire que comme c'est une copie, quand vous cliquez deux fois sur le CV pour le modifier, c'est en fait la COPIE qui est modifiée, et PAS l'original ! Il faut bien faire attention, parce que vous changez quelque chose dans le fichier via Access... Tiens ben ça tombe bien, c'est ce qu'on a fait : On a ajouté l'adresse de Clinton. MAIS... si vous lancez Word, et que depuis Word normal cette fois, vous Allez dans le menu Fichier/Ourir, et que vous ouvrez cvclinton.doc vous allez constater qu'il n'a PAS CHANGE ! Il n'a PAS l'adresse de Bill Clinton !
Alors, normalement oui, il y a une option : Au moment ou vous demandez Bouton droit de la souris : Insérer un objet, A partir du fichier, vous avez une petite case à cocher : "Liaison" :
Quand vous mettez cette coche, il vous donne un petit texte d'explication très clair : Le fait de mettre cette coche fera en sorte que votre fichier est lié, et non pas incorporé à votre formulaire : Ce qui implique donc que quand vous faites ensuite des modifications sur votre fichier via Access, ces modifications seront VRAIMENT faites dans le fichier de base. Et aussi, si vous supprimez, changez de place ou renommez le fichier cvclinton.doc, la liaison sera cassée, par contre ça prendra moins de place dans la base de données. Vous suivez ? Non ? De toute façon, que vous ayez compris ou pas, c'est égal parce que cette fonction ne marche pas : Que vous mettiez la coche ou pas, de toute façon, le fichier sera incorporé (copié), et non pas attaché (lié). Et donc de toute façon votre base de données va bien grossir de par ce fait, et quand vous cliquerez 2 fois sur un fichier pour le modifier, ça ne modifiera QUE la copie dans Access... C'est comme ça. Que ce soit dans Access 97 ou 2000, c'est le même prix. Je ne sais pas si Microsoft à corrigé ce bug dans Access XP.
Pas facilement. seul du code Visual Basic assez complexe peut faire quelque chose. Mais nous débordons ici du sujet. Nous arrivons au terme de cette leçon
Fermez votre formulaire, et appelez-le F_CelebriteObjetOLE
Bon... Hem... On peut résumer ?| Une des superbes possibilités d'Access est d'interagir étroitement avec d'autres fichiers tels que des images, des documents Word, des feuilles Excel, etc. Via un type de données qui est l'objet OLE (Object Linking and Embedding, soit liaison et incorporation d'objet). Nous avons vu comment faire pour que chaque enregistrement, chaque personne aie sa photo, ou son CV fait avec Word. Nous avons vu comment changer facilement d'objet en remplaçant une image par un document Word, et nous avons malheureusement constaté qu'il n'est possible que d'incorporer des objets par copie, sans possibilité de faire des liaosns simples, bien que cela paraisse possible. Nous avons vu que les modes d'affichage et la taille des champs sont cruciaux à bien comprendre pour abtenir un affichage lisible (Les documents Word supportent mal un mode d'affichage de type "Echelle", contrairement aux images par exemple.) |
Avez-vous bien compris ?
Pour voir les solutions, il vous suffit de sélectionner le questionnaire ci-dessus : 3 petites étoiles *** apparaîtront en face des bonnes réponses. |
Exercice|
L'exercice consiste à créer une nouvelle base de données que vous appellerez PrestiVoiture.MDB. Dans cette base de données, vous allez créer une table T_Voiture qui va contenir des voitures. Chaque voiture devra avoir les renseignements suivants : Sa marque, son type, une photo, et ses caractéristiques techniques. Pour vous aider à remplir cette table, voici les données des 2 premières voitures :
Votre travail consistera ensuite à créer un
formulaire F_Voiture, qui contiendra en haut le logo "Presti Voiture", que
voici :
Astucieux : J'ai demandé la couleur de fond des 2 objets OLE en ... transparent ! Attention donc, réfléchissez bien à ce que vous allez faire avant de vous précipiter sur la solution... |
Si vous n'êtes pas tout à fait certain d'avoir suivi correctement toutes les étapes de cette leçon, vous avez la possibilité de télécharger ici la version de ProFormation.mdb exactement dans l'état ou elle devrait être à la fin de cette leçon.
Aperçu
de la leçon suivante| Lors de la prochaine leçon, |
, 
,
, et, pour chque voiture, sa marque, son type,
sa photo et ses caractéristiques techniques. Voici l'exemple du premier
enregistrement (la Lamgorghini) :