Leçon 12 : Supprimer, renommer, copier et décrire les tables

Est-il possible d'effacer une table complète ?

Oui. C'est très simple : Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la table que vous voulez supprimer, et de choisisr "Supprimer" :

Et si je me suis trompé ?

Alors, ici, vous pouvez faire Edition/Annuler . Vous allez récupérer votre table comme si de rien n'était. Essayez : Effacez la table, et annulez l'opération.

Admettons que je veuille changer le nom de ma table : A la place de T_Client, je voudrais l'appeler T_Candidat par exemple. Je peux ?

Absolument, oui. Vous faites comme si vous vouliez la supprimer : Vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre table, et vous choisissez cette fois "Renommer" : . A ce moment, T_Client apparaît avec un cadre noir, comme ceci : . Appuyez sur la touche DELETE . Ca donne ceci : . Ecrivez le nouveau nom : , et appuyez sur ENTER . C'est fini. La table s'appelle maintenant T_Candidat : . Comme exercice renommez à nouveau cette table T_Candidat en T_Client. Allez-y !

Impeccable. Bon ceci dit, j'ai encore une petite demande : T_Client, c'est vrai que c'est bien parce que c'est "normalisé" comme vous dites, mais j'aimerais bien noter quelque part qu'il s'agit bien d'une "Liste de clients". C'est possible ?

Oui. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur T_Client, et choisissez "Propriétés" : . Cette boîte de dialogue apparaît : . Dans la zone Description, écrivez "Liste de clients" : et cliquez sur .

Très bien. Mais quand je fais OK, ça disparait. Comment je fais pour revoir ou modifier ce nom ?

Comme pour créer une description : . Pareil...

Je ne peux pas voir tout le temps cette description à l'écran ?

Si, vous pouvez. Cliquez sur l'icone "Détails" : . Vous aurez cet affichage :

Ah oui ! Je vois ma description. Mais on à l'impression que la colonne est trop petite : Je vous Liste de clie... On peut l'agrandir ?

Oui. C'est comme les colonnes dans Excel : Il suffit de glisser la double flèche entre la colonne Description et Modifié : -

Et avec ces 4 icones , je peux donc choisir comment je peux afficher mes tables !

Oui. Bon bien sûr, comme il n'y a qu'une seule table pour le moment, ce n'est pas très parlant, mais c'est bien ça. D'ailleurs, vous pourrez, quand nous les aurons vu, voir les requêtes, formulaires et états de différentes manières, toujours grâce à ces icônes.

Vous avez également sans doute remarqué que quand vous demandez les détails, vous voyez également quand la table a été créée, et quand elle a été modifiée pour la dernière fois. Attention toutefois à la date de modification : C'est la date de la dernière fois ou vous avez modifié la table en MODE CREATION ! Si vous faites des changements dans les enregistrements (Par exemple, vous remplacez Clunton par Clanton), eh bien la date et l'heure ou vous avez fait ce changement ne sera PAS répercuté dans cette fameuse date de modification.

J'ai tout compris. Et si, on ne sait jamais, j'avais envie de faire une copie de ma table, c'est possible ?

Oui. Si par exemple, vous avez votre table T_Client, et que vous vous dites : "Tiens je vais supprimer pas mal de clients que je ne veux plus soit parce qu'ils ont déménagé, soit parce que ça fait trop longtemps qu'ils n'ont rien commandé", vous vous apprêtez donc à supprimer pas mal d'enregistrements... Mais vous vous rappelez aussi qu'avec Access, ce n'est pas possible d'annuler comme on veut quand on veut, donc... Ce serait plus sage de :

1. Faire une copie de T_Client
2. Effacer tous les clients que vous ne voulez plus
   Si ça s'est bien passé : Vous n'avez plus qu'a effacer votre table copiée qui finalement n'aura servi à rien
   Et si vous avez effacé des clients par erreur
3. Il faudra alors effacer complètement T_Client que vous avez un peu "abimée" en effaçant trop de clients
4. Renommer votre table copiée en T_Client
   Eh oui : voilà : Comme vous aviez une copie de sécurité de T_Client... On la récupère ! Youpi !
5. Et on recommence : Retournez à l'étape 1

Comment ça se passe concrètemenent ?

1. Cliquez sur T_Client
2. Faites Edition/Copier
3. Et tout de suite, là, maintenant : Edition/Coller
4. Cette boîte apparaît :
5. Ecrivez le nom de la copie de la table T_Client : T_ClientSauvegarde : , et cliquez sur

Voilà : Vous avez maintenant 2 tables strictement identiques !

C'est génial ! Et si par exemple, je voulais faire une table des fournisseurs qui contenait à peu près les mêmes champs que T_Client, je fais comme ça : Je copie la table T_Client sous le nom T_Fournisseur, et puis... Je n'ai plus qu'à effacer les clients qui ont été copiés aussi, je change quelques champs comme Nom que je remplace en RaisonSociale par exemple, et le tour est joué ?

Oui. En gros, c'est ça. Sauf que quand vous êtes dans la boîte de dialogue , vous pouvez cliquer sur Structure seulement, ça aura pour effet de copier la table SANS les enregistrements..

Mais ceci dit, on pourrait grouper les enregistrements des clients et des fournisseurs dans une même table !

Hein ??? Ce n'est pas possible !

Mais si, pourquoi pas : Une table T_Contact avec un champ Client défini en Oui/Non. Ceux qui ne sont pas des clients sont des fournisseurs. Ne faites rien, c'est juste pour vous montrer :

Mais quel intérêt de faire ça ?

Eh bien, si vous voulez imprimer d'un seul coup votre liste de contact, qu'il s'agisse de clients ou de fournisseurs, c'est plus facile !

Effectivement ! Il faut tout grouper alors ?

Justement, pas forcément... Nous verrons bien plus tard que ce n'est pas si facile de répondre à cette question : Que faut-il grouper dans quelles tables ? Il y a des avantages et des inconvénients dans les deux cas, mais meilleure est la compréhension d'Access, moins on cours le risque de se tromper.

OK. On peut copier une table dans une autre base de données ou même Excel également ?

Oui, mais c'est l'objet d'une prochaine leçon.

Et la base de données elle-même, on peut la copier par sécurité ?

Oui. Mais... Pas avec Access. Ausi étonnant que cela puisse paraître, Access ne dispose pas, et n'a jamais disposé en aucune manière d'outil permettant de sauvegarder une copie de sécurité de la base de données que vous utilisez (ProCD.MDB).

Ben alors, comment fait-on ?

Avec le bon vieil explorateur (Démarrer/Programmes/Explorateur Windows)... Eh oui ! Il faut évidemment maîtriser la copie de fichiers dans l'explorateur, et nous n'allons pas en dire plus ici, car ça sort du cadre du cours Access. Ce qui n'empêche pas que c'est absolument crucial : Imaginez que quelqu'un efface la base de données en votre absence... Vous êtes bon pour tout refaire : La conception de la base ET la saisie des données... Et si vous aviez entré 8 mille clients, c'est le gros malaise évidemment.

Mais il n'y a pas que l'effacement : Il y a le vol, les inondation, les incendies ! Tout ceci est à prendre en considération ! Imaginez un incendie : L'assurance va vous rembourser le prix de votre PC... Mais les innombrables heures de conception de la base de données, les journées entières de saisie des données, qui donc va vous rembourser ça ??? C'est impossible ! C'est à vous et/ou à l'administrateur de votre système (si vous travaillez dans une entreprise en réseau) de vous occuper CONSCIENCIEUSEMENT de la sauvegarde REGULIERE et EN PLUSIEURS ENDROITS de la base de données. Il est crucial (Pour votre santé j'entends - Une crise de nerfs ou une dépression nerveuse n'arrangent rien), il est crucial donc, que vous puissiez vous dire à n'importe quel moment, 24H/24, chaque jour de l'année : "Dans le pire des cas, si on nous cambriole, ou qu'il y a une inondation, je m'en fous : L'assurance va me rembourser le matériel,. et la base de données se trouve sur une disquette à la maison, dans un coffre à la mbanque et sur une unité de sauvegarde dans mon entreprise (par exemple) - En cas de malheur, on n'aura qu'à récupérer la sauvegarde la plus récente, et au pire, on aura perdu peut être 2 jours de travail, pas plus".

Je suis certain que vous comprenez l'enjeu : Votre bon sommeil.

Avant de terminer la leçon, veuillez effacer la table T_Candidat qui ne nous servira plus dans les leçons suivantes.

Bon... Hem... On peut résumer ?

Avez-vous bien compris ?

Exercice

Si vous n'êtes pas tout à fait certain d'avoir suivi correctement toutes les étapes de cette leçon, vous avez la possibilité de télécharger ici la version de procd.mdb exactement dans l'état ou elle devrait être à la fin de cette leçon.

Aperçu de la leçon suivante

Lors de la prochaine leçon, nous allons anfin voir ce qu'est une clé primaire (un identifiant). Dès qu'on parle de bases de données, on parle d'identifiant. Nous allons lever le voile sur cette notion qui, vous le constarez, n'a rien de bien compliqué, mais sert simplement à assurer l'identification correcte des enregistrements. Je parle encore chinois ? Rendez-vous à la prochaine leçon !