Estudio de la organización como función
del proceso administrativo.
Organización.
Es el proceso de disponer y destinar
el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización
en una forma tal que pueda lograr los objetivos de la organización de manera
eficiente. Los administradores deben adecuar la estructura de la organización
con sus objetivos y recursos, el cual es un proceso que se denomina DISEÑO
ORGANIZACIONAL.
Asimismo, una estructura de organización debe estar diseñada de
manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada
tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones
que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
Etapas de la organización.
·
La
identificación y la clasificación de las actividades requeridas.
·
La
agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
·
Combinar
las actividades de manera lógica y eficiente.
·
La
asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la
autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo, es decir, establecer los
mecanismos adecuados para integrar los esfuerzos individuales y de grupo.
·
La
estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un
departamento) en la estructura organizacional.
Principios
de la organización.
Principio de
la unidad de objetivos: la
estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a
los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organizacional. Una
organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
Causa de la organización: la causa básica de la estructura
organizacional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera
esa limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.
Principio del tramo de administración: en cada posición
administrativa existe un límite al número de personas que pueden manejar con
eficacia una persona, pero el número exacto depende de la repercusión de
diversas variables subyacentes.
La estructura de la organización: autoridad: La autoridad es el
adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible,
los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el
mando de un administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades
organizacionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en
posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el
desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización
están relacionados con la autoridad.
Principio
escolar: cuanto
más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de
una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para
tomar decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.
Principio de
delegación por resultados esperados: la autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser
adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Principio
del carácter absoluto de la responsabilidad: la responsabilidad por la acciones no
puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.
Principio de
unidad de mando: mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo
superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación
de responsabilidad personal por los resultados.
Principio de
nivel de autoridad: el
mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la
autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de
hacerlas ascender por la estructura de la organización.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la
organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados, coadyuvaran en una
mejor administración:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es
necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la primera; jerarquización que dispone de las funciones del grupo
social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; departamentalización
que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas,
con base en su similitud.
b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los
recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
La estructura organizacional generalmente se presenta en
organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto
de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen
directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización.
Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción,
compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría contribuyen
indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus
contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia
especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se halla en
la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad,
relaciones públicas, personales y legales.
Las
unidades de “staff” pueden ser:
a)
de asesoría únicamente
b)
de asesoría principalmente, pero con autoridad funcional dentro de
su área de pericia
c)
de consultoría y
d)
requeridas para ciertas aprobaciones seleccionadas de línea y de
“staff”.
Las
estructuras organizacionales deben estar soportadas con la descripción de
puesto para el gerente de cada unidad organizacional. Los datos básicos que
debe contener una descripción de puestos son:
à Titulo del puesto o de la unidad (área
o departamento)
à A quien debe reportar
à Requisitos especiales para poder ocupar
el puesto (estudios requeridos, experiencia en área laboral etc.)
à Responsabilidad de supervisión. Puestos
o unidades que le reportan y por los cuáles es responsable (flujo de autoridad)
à Resumen del puesto., indicando las
actividades básicas a desarrollar
à Deberes. Analizando cada una de las
operaciones y funciones por las que se es responsable.
Es
importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad
y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Existen
factores internos y factores externos que influyen en la estructura
organizacional.
Factores Internos
1)
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas
contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2)
Espacio de control (el número de empleados que reportan a un
supervisor)
3)
Diversidad de productos y clase de operación
4)
Tamaño de la organización
5)
Características de los empleados (profesionistas, empleados de
oficina, trabajadores)
Factores Externos
6)
Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de
producción)
7)
Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de
clientes)
8)
Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones
legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es
fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la
planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de
autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se
formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
Los Organigramas
1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y
complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma más
simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado
más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las
responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de
comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas
pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.
Criterios para preparar un
organigrama
1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e
interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar
la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo
de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y
estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos
como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.
Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la
unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
Proceso
de Organización.
Los
diversos principios de delegación de la autoridad y de la departamentalización
son verdades fundamentales del proceso organizacional. Se relacionan con fases
de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de
actividades. Existen otros principios que se refieren al proceso de organizar,
a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o
una medida del proceso total de la organización.
Principio
del equilibrio:
En
toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios
o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
El
principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a todas
las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de
administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de
comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben
equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para
delegar la autoridad funcional en los departamentos de “stall”
y de servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las ventajas
de establecer departamentos responsables de utilidades, semi
independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que
la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación
específica.
Principio de
flexibilidad
Mientras
más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una
organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se
deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el
cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto
externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata
de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas
departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente
a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.
Principio de
facilitación del liderazgo
Puesto
que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se
encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura
organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador
pueda dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una
técnica para fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los
arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que
los jefes de departamentos sean considerados como líderes y en el cual se les
ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración organizacional habrá
cumplido una tarea esencial.
Tipos
de Organización.
Organización formal. Tiene una estructura bien definida
que puede ser descrita en términos de relaciones de autoridad, poder,
subordinación y responsabilidad
Organización
informal. Es débilmente organizada, flexible,
mal definida y espontánea, la participación de sus miembros puede ser consiente
o inconsciente, y muchas veces puede determinar el tiempo exacto en que una
persona viene a ser miembro de la organización.
Primarias y
secundarias. Dependiendo
el grado en que se comprometan emocionalmente sus miembros, las organizaciones
pueden ser primarias o secundarias.
Las “organizaciones
primarias”, buscan la participación personal y emocional completas de sus
miembros, se caracterizan por las relaciones personales, directas, cara a cara
y espontáneas.
Las “organizaciones
secundarias”, se caracterizan por relaciones intelectuales, racionales y
contractuales y tienen a volverse formales e impersonales con obligaciones
explícitamente definidas
Técnicas
de Organización.
Las
técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
resultado dado. Son importantes en todos los campos de la actividad. Sin lugar
a dudas también tiene importancia den la administración, aun cuando se han
inventado relativamente pocas técnicas administrativas importantes. Entre estas
se cuenta la presupuestación, contabilidad de costos,
plantación de redes y técnicas de control como la técnica de valuación y
revisión de programas (PERRT) o el método de la ruta crítica (CPN) control de
la taza de rendimiento sobre la inversión, varios métodos de desarrollo
organizacional y la administración por objetivos.
Las
técnicas normalmente reflejan la teoría y constituyen un medio para ayudar a
los gerentes a emprender actividades con mayor eficacia.
Infografía
http://html.rincondelvago.com/ciclo-administrativo.html
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyyypAulVSgddZAIj.php#ORGAN
http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm
http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html
http://html.rincondelvago.com/administracion-en-la-empresa_2.html