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Por qué su empresa necesita una Intranet
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Por Kim Komando
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Una de las mejores cosas de las
empresas pequeñas es la capacidad de actuar rápidamente. Las decisiones
no tardan siglos debido a un cúmulo de gerentes. En realidad, la
mayoría de las decisiones se toman con las partes interesadas sentadas
alrededor de una mesa. Pero cuando comienzan a crecer, para mantener el
ritmo se vuelve imprescindible contar con comunicaciones constantes,
confiables y seguras con otros en la compañía. Usted necesita una
Intranet. Una Intranet es similar a un sitio Web, y utiliza los mismos
protocolos, pero es una red interna exclusiva de la compañía. (Una
"extranet" también es una pagina web interna pero
los privilegios de acceso están extendidos a clientes, socios, etc.).
La mayoría de las corporaciones usan intranets. La distribución de la
información es una tarea enorme cuando se tienen 10.000 empleados o
más. La Intranet
puede prevenir dolores de cabeza.
Lo escucho… "¡No tengo ni siquiera un número cercano a 10.000
empleados! Pero puedo darle tres importantes razones para que invierta
en tener una Intranet.
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La comunicación, se distorsiona
al trabajar con más de un empleado
Incluso una compañía pequeña tiene
problemas de comunicación. Mucha gente se entera lo que está sucediendo
cuando chusmean alrededor de una mesa de café. Las historias cambian a
medida que se van desparramando, llevando información incorrecta a todo
el personal. Si tiene gente que trabaja desde su hogar, o trabajadores
en otras sedes, empleados que viajan mucho o si tiene una compañía
virtual, los problemas de manejo de las comunicaciones e información
son todavía mayores. Para que una compañía sea exitosa, todos los
involucrados deben entender sus objetivos. Ni los objetivos a corto
plazo ni aquellos a largo plazo pueden ser guardados entre las cuatro
paredes de las reuniones gerenciales. Todos deben trabajar en pro de un
objetivo en común.
Una Intranet es el lugar perfecto para informar estos objetivos. De
esta forma, todo el mundo tiene acceso a la misma información.
Toby Ward,
presidente de la
Consultora de Intranet Digital Media, remarca que
incluso una compañía con pocos empleados se beneficia de la Intranet. Incluso
si no tiene gente trabajando en lugares alejados, sus vendedores o
consultores no están siempre en la oficina.
La construcción de una Intranet puede mejorar la comunicación a través
de una página de mensajes, el envío de mensajes instantáneos y chats. Pero ¿Cómo? Tomemos un escenario típico.
Cinco empleados del departamento de ventas tienen que darle una
presentación al presidente sobre como aumentar las ventas en el próximo
año fiscal. Estos cinco empleados entrarán al salón de conferencias,
comerán pizza, tomaran café y tardarán horas en hacer su trabajo. La
primera reunión durará tres horas donde ejercitarán técnicas tales como
el brainstorming. La segunda reunión comienza
con una revisión de las ideas que surgieron en la primera. Los
participantes dirán por qué éstas funcionarán o no. Para cuando se
reúnan por tercera o cuarta vez, los cinco podrán proponer algo en
concreto.
La utilización de un panel de discusión los días anteriores a la
reunión puede mejorar la experiencia y orientarla en la dirección
correcta. Las ideas se pueden debatir de antemano. Los participantes
llegarían a la reunión con una mejor idea de lo que tratarán en
concreto.
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El tiempo es dinero
Sí, este es un proverbio, pero es
demasiado válido como para no ser usado aquí. Una Intranet le permitirá
enviar información de esencial importancia para que todos los empleados
vean. Uno de mis empleados me dijo una vez que empleados de su lugar de
trabajo anterior pasaron 45 minutos tratando de encontrar si el día
después del Día de Acción de Gracias se pagaba doble, ya que el jefe de
personal no estaba y nadie más sabía.
El envío de calendarios, la política de la empresa los beneficios a
través de este sistema es un gran comienzo. Ahorrarán tiempo. Pero la Intranet puede
ser usada para más que el envío de información básica. La verdad de la Intranet reside
en que puede ser utilizada para interactuar.
Se puede ahorrar tiempo con formularios interactivos. Pedidos de
vacaciones, órdenes de suministros, cambios de beneficios y mucho más
puede ser manejado mas rápida y eficazmente.
Asegúrese de que su Intranet esté bien diseñada. No puede simplemente
enviarle información y esperar a que la gente la encuentre. Organice la Intranet para que
sea lo más fácil posible de usar. Estamos tratando de ahorrar tiempo y
no de frustrar a la gente.
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Es mejor que el correo
electrónico
Usted puede pensar "¿por qué el
formulario no lo manda alguien de personal?" o "me comunico
bien con mis empleados a través de reuniones y anuncios que coloco en
la pizarra." De acuerdo a Ward, el
enviar por correo electrónico versiones múltiples del mismo documento o
presentación puede llevar a confusión o a veces a una carga innecesaria
de información.
Tomemos en cuenta el mismo grupo de cinco personas del departamento de
ventas. Se han puesto de acuerdo en tres formas de incrementar las
ventas. Y ahora están trabajando en una presentación en Powerpoint. Cinco personas trabajando para realizar
una presentación en PowerPoint puede llevar a
resultados desastrosos. Puedo escucharlos gritar. "¿Quién tiene la
última versión que revisamos?", "Johnson,
me diste los números equivocados. Creí que los habíamos
arreglado". Si la empresa contara con una Intranet, estas personas
podrían estar trabajando en un archivo conjunto.
Una Intranet también sirve para ahorrar espacio en el servidor central.
Puede sonar como algo sin importancia pero el tener varias versiones de
un mismo archivo en las computadoras de mucha gente, se utiliza espacio
valioso.
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Cómo empezar
Antes de comenzar a utilizar una
Intranet, asegúrese de lo que quiere hacer con ella. Entienda como la
usarán los empleados. Finalmente, tenga especial cuidado en la forma en
que está diseñada. Si tiene que hacer seis clics
para encontrar un formulario solicitando vacaciones, entonces es
demasiado compleja. También tiene que decidir si realmente quiere
encontrar una solución. Un consultor puede construir una Intranet de
acuerdo a sus especificaciones. Esto le costara aproximadamente de $10
a $500 por persona por mes.
También existen paquetes de software tales como Windows SharePoint Services que
le permitirán personalizar y diseñar de acuerdo a sus necesidades,
usando un formato pre diseñado. SharePoint cuesta U$S
$39.95 por mes o $399 por año (*), sin importar la cantidad de
usuarios. Algunos paquetes tales como el Instant
Intranet Builder, usan Microsoft Access como
base de datos. Los mismos incorporan mecanismos de conexión para crear
una Intranet que funcione más fácil. No se necesita un experto en
computación para colocar el sistema y mantenerlo. Dependiendo del
tamaño de la compañía, el paquete entero puede conseguirse por tan solo
U$S 5 por persona por mes.
Otros productos disponibles son InfoStreet, IntraSmart e Intranet Suite. Los precios varían
dependiendo del número de usuarios.
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¿Y cuál es el problema con
Intranet?
Para que su Intranet esté lista para
ser usada por sus empleados, usted necesitará que alguien desarrolle y
mantenga el contenido. La idea es tener información actualizada y
disponible en cualquier momento. La manera en la cual usted delegue
estas tareas, dependerá del tamaño de la compañía. Si tiene solamente
10 personas, una de ellas puede ser suficiente para mantener la
información. Pero si su compañía es más grande, probablemente querrá
separar por departamentos las actualizaciones de contenidos. No importa
el tamaño, tendrá que destinarle un presupuesto al tiempo de
mantenimiento y para ésto precisará de un
empleado. Recuerde que se trata de computadoras, nada funciona siempre
tan bien como quisiéramos. También tendrá que invertir tiempo para
capacitar a su empleado. Incluso puede que también tenga que emplear
tiempo para convencer a empleados con mayor antigüedad para que la
usen. Una vez que el sistema esté funcionando y todos entiendan qué
hacer, los resultados serán significativos.
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(*) Usted puede verificar los costos en su moneda local y
consultar más información ingresando aquí.
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