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14/10/2005 |
BENEFICIOS DE UNA
INTRANET
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Mejora la productividad de
sus empleados en muy poco tiempo permitiendo ahorrar
tiempo y costos de producción.
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Probablemente el mayor adelanto
que ha supuesto Internet para el mercado corporativo no
lo supongan las páginas Web de empresa, ni los
servidores, ni la WWW: gracias a Internet, y con un
costo moderado, podemos organizar de manera más
eficiente toda la información de nuestra compañía, de
manera que los empleados puedan consultar información y
bases de datos desde su PC. Para ello usamos una
Intranet.
Una Intranet es un conjunto de
aplicaciones internas de la empresa para uso exclusivo
de sus empleados. Estas aplicaciones pretenden mejorar
el desempeño individual de cada empleado y mejorar la
productividad general de la empresa, reduciendo costos y
aumentando el tiempo productivo de cada empleado.
Una Extranet no es más que brindar acceso a
ciertas aplicaciones o información de la Intranet a
proveedores, empresas, personas, etc. que la empresa
desee.
Las Intranets son un campo aún muy nuevo,
pero su uso está creciendo aún más rápido que la propia
Internet. Según estimaciones recientes, cada cuatro
minutos se abre en algún lugar del mundo una instalación
de este tipo.
Una Intranet y en particular cada
una de sus aplicaciones, brinda una serie de beneficios
a la empresa que le permiten alcanzar sus objetivos más
fácilmente. En general dos de los principales beneficios
son:
a)Reducir el tiempo desaprovechado en tareas
operativas manuales que pueden ser automatizadas, de
esta forma los empleados pueden dedicar su tiempo a
tareas que brinden un mayor valor a la
empresa.
b)Reducción de costos: que se obtienen
al sistematizar procesos que actualmente utilizan
recursos costosos (como papel, tinta, etc.) y que pueden
ser incorporados a la Intranet y manejados de forma
digital.
No obstante, ninguna Intranet es
realmente típica. Las personas utilizan la tecnología
para diferentes cosas. Hay tantas aplicaciones de
Intranets como tipos de organizaciones y tipos de
negocios existen. Lo importante es ver de qué forma se
puede potencializar su uso dentro de la empresa.
La plataforma también puede ser muy distinta,
siempre que estemos trabajando sobre TCP/IP internamente
podemos hablar que se trata de nuestra Intranet. El
concepto incluye el uso del “browser” o navegador de Web
(Internet Explorer o Nestcape) como la interfaz de
información. Algunas de las ventajas del uso de
este interfaz son:
-Reduce el tiempo de
aprendizaje de los usuarios.
-Simplifica la
instalación de aplicaciones.
-Presenta diferentes
tipos de información: texto, gráficas, sonido y video.
- Actúa como "front-end" para las aplicaciones
cliente-servidor.
-Permite el acceso a bases de
datos.
Usos y
aplicaciones
En general las aplicaciones
que pueden generarse para una Intranet deben cumplir con
cualquiera de las siguientes características:
-Cualquier proceso interno de la empresa que al
momento se realice utilizando papel es susceptible de
ser migrado a la Intranet con el consiguiente ahorro en
costos y tiempo. (Ej.: directorio de empleados,
descripción de beneficios médicos, listas de precios,
políticas y procedimientos, etc.)
-Cualquier
proceso que involucre consolidación de información de
muchas fuentes de datos (Ej. reportes de ventas,
etc.)
-Cualquier proceso que requiera un alto
nivel de comunicación y colaboración entre las personas
-Cualquier proceso que requiera
encontrar/solicitar información (Ej. manuales,
información de productos, etc.)
Pero a la vez
plantea una nueva forma de relacionarse entre todos los
actores de la empresa: tanto internos como externos.
Cuando al concepto de Intranet le añadimos el de
“Workflow” tenemos un combinado muy interesante que
potenciará la vida de la empresa.
Ésa fue otra
de las sorpresas de la investigación: el 73% de las
empresas que tienen funcionando su Intranet lo hacen
ligando el sistema con sus procesos internos; mientras
que el 27% restante, lo utiliza como una herramienta de
centralización de la
información.
En cada área
de la empresa se le puede sacar partido. Sin ser
exhaustivos, a continuación se expone una lista de
posibles aplicaciones de Intranet según departamentos.
Mercadeo y Ventas: las Intranets permiten
la frecuente adición y actualización de materiales de
Ventas y Mercadotecnia, como respuesta a un ambiente de
negocios competitivo y dinámico. Una Intranet bien
organizada para Ventas y Mercadotecnia puede ayudar a
eliminar el exceso de información duplicada: permite
resolver las necesidades de los representantes de
ventas, quienes necesitan acceso instantáneo a
información específica, sin leer grandes cantidades de
material impreso.
Recursos Humanos: La
información de Recursos Humanos, debido a la gran
cantidad de papeles y gráficas, se puede usar en una
Intranet. La Intranet podría también administrar el
reclutamiento, promoción, salarios y asistencias de los
empleados, ahorrando gran tiempo y dinero de Recursos
Humanos. Además da a los empleados rápido acceso a
información de su interés como: Manuales y
procedimientos, Políticas, Programas de beneficios,
Descripción de puestos, Preguntas frecuentes,
Calendarios de vacaciones y días de descanso. Y un largo
etcétera.
Operación y Administración: Una
Intranet puede ayudar a simplificar una variedad de
operaciones y funciones administrativas. Una forma de
utilizarla es crear una página central dónde publicar
gráficas, listas de contactos, boletines, preguntas
frecuentes, procedimientos, formas, calendarios,
proyectos, aprobaciones en líneas, etc. Otras cosas que
se pueden manejar: Información para Empleados, Políticas
y Procedimientos, Facilidades, Administración de Órdenes
de Venta, Compras, Administración de Contratos, Control
de Envíos.
Finanzas y Jurídicos: Una
Intranet ayuda a los departamentos de finanzas y
jurídico para monitorear el estado de los proyectos,
llevar un registro de su contabilidad y facturación, y
comunicar esta información a toda la empresa. También
sirve para almacenar la información extraída de Internet
o bases de datos relacionadas al departamento. Entre los
principales usos de la Intranet en estos departamentos
de la empresa, podemos encontrar: Administración de
Contratos, Biblioteca legal electrónica, Aprobaciones,
Funciones de Contabilidad y Facturación, Declaraciones
de Impuestos, Manejo de cuentas, Presupuestos y
Pronósticos, Reportes, Preguntas frecuentes, etc.
Manufactura: Los principales usos de la
Intranet en Manufactura son: Boletines de Mercado, Kits
de Ventas, Cambios en Productos, Presentaciones, Guías
de Ventas, Información de Clientes, Listas de Precios,
Preguntas Frecuentes, Formas, Especificaciones de
Productos, Información de la Competencia, Propuestas,
Listas de Contactos, Encuestas y Reportes, Información
de Distribuidores, Información
Miscelánea.
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