Aumente la
eficiencia de su organización, mejorando los procesos, reduciendo costos,
facilitando la comunicación entre sus miembros y captando y distribuyendo
el conocimiento. Conozca algunos ejemplos de aplicaciones
Intranet.
Qué es una
Intranet?
Pensemos en una Intranet como en una mini-internet
diseñada para ser usada sólo dentro de una empresa, universidad u
organización. Es decir, es el uso, dentro de una organización, de
tecnologías basadas en la internet para facilitar la comunicación y el
acceso a la información de sus miembros. Lo que distingue a una Intranet
de la Internet, es que las intranets son privadas.
Detallamos
a continuación algunos posibles usos, en términos de contenido y
aplicaciones, de una Intranet en las empresas.
Intranet para
recursos humanos Los departamentos de RRHH han sido algunos de los
más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para su uso en intranets,
principalmente debido a la gran cantidad de procesos basados en papel que
pueden ser llevados a cabo en un ambiente web.
Ejemplos de
posibles contenidos y aplicaciones: · Manuales · Directorio de
Teléfonos/E-Mail · Información interactiva sobre Beneficios ·
Encuesta a empleados · Lista de trabajos/Reclutamiento · Evaluación
postulaciones de candidatos · Organigramas · Newsletters ·
Entrenamiento a nuevos empleados · Páginas web personalizadas para
empleados
Intranet para el marketing y las ventas En el
extra-competitivo entorno actual, el tener un rápido acceso a la
información puede ser crucial para el equipo de marketing y ventas. Puede
ser la diferencia entre hacer la venta o darle tiempo al prospecto a
buscar en otra parte. Una intranet considera este tema, proveyendo un
entorno donde las descripciones de productos, scripts de ventas, análisis
de marketing e investigación están a sólo un click de
distancia.
Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones: ·
Demos de productos y scripts · Listados de precios · Proyecciones y
reportes de venta · Administración de los contactos de venta ·
Investigación de mercado · Seguimiento ventas · Prospección ·
Comunicados de prensa · Trabajo colaborativo de los equipos de
venta · Calendarios · Entrenamiento de equipos usando
multimedia · Investigación de la competencia
Intranet y
sistemas de informacion Muchas aplicaciones están siendo usadas
para mejorar los procesos asociados a los sistemas de información. Algunas
aplicaciones son usadas para apoyar las necesidades de los empleados y
otras se han extendido para su uso con proveedores externos a través de
extranets, transformando al área de TI en un centro de
utilidades.
Ejemplos de posibles contenidos y
aplicaciones:
· Desarrollo y distribución de software y
aplicaciones · Documentación para el usuario · Soporte técnico y
mesa de ayuda (help desk) · Administración de redes · Repositorio de
información y conocimiento · Recursos de internet · Calendarización
de recursos · Políticas y procedimientos de seguridad y técnicos ·
Entrenamiento basado en multimedia · Preguntas más frecuentes, ·
Guías para publicar · Sistemas de comunicación
Intranet
ejecutiva o corporativa
Cuando se construye un sistema de
información para un ejecutivo, es necesario definir primero la naturaleza
de las tareas de los ejecutivos. Podemos dividir los roles del gerente en
tres categorías: 1. Roles Interpersonales: Liderazgo, relaciones. 2.
Roles Comunicacionales: Monitor, diseminador, vocero 3. Roles
Decisionales: Empresario, manejador de conflictos, asignador de recursos,
negociador
Las Intranets son muy efectivas en la asistencia al
ejecutivo para enfrentar los roles y actividades mencionados
anteriormente, así como para comunicarse con los empleados internos y los
socios externos.
Ejemplos de posible contenido y
aplicaciones:
· Información interna de los departamentos ·
Información de los socios externos · Minutas de reuniones · Análisis
del Mercado accionario/seguimiento de las acciones · Investigación y
análisis de negocios · Investigación legal e impositiva · Métricas
del negocio · Calendarios en línea para el seguimiento de las
actividades diarias del personal · Aplicaciones de trabajo colaborativo
(groupware) que una empresa puede usar con consultores externos y/o socios
estratégicos para colaborar en un producto o proyecto en particular. ·
Grupos de discusión privados que los socios estratégicos pueden usar para
compartir ideas y discutir planes. · Sitios personalizados con enlaces,
información del clima, tráfico, etc.
Intranet para el servicio
al cliente Esta es un área donde la Intranet se comunica
directamente con los clientes. Un buen ejemplo de cómo las Intranets están
siendo aprovechadas para el soporte a clientes es el uso que empresas como
UPS y FEDEX le dieron a sus sistemas y bases de datos internas de
seguimiento de envíos. Una Intranet o extranet puede permitir que un
cliente se ayude asimismo o permite que el personal de soporte pueda
encontrar una respuesta más rápidamente. Lejos están los días cuando se
dejaba a un cliente en espera mientras se revisaba el
kardex.
Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:
·
Ingreso de información del cliente y actualización · Ingreso y
seguimiento de órdenes · Información en línea (base de datos sobre
clientes, inventarios, etc..) · Ingreso y seguimiento de consultas y
problemas · Preguntas más frecuentes
Intranet para
finanzas Las áreas de Contabilidad y Finanzas son generadores de
información crucial de la organización. Una Intranet contable crea una
plataforma centralizada, con estándares abiertos, para la publicación de
esa información y un nuevo método interactivo para procesar transacciones,
tanto con departamentos internos, empleados o socios externos.
Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:
· Cuentas por
pagar · Pago de Remuneraciones · Reportes financieros · Políticas
y procedimientos · Presupuestos · Administración de activos ·
Reporte de gastos · Administración de pólizas de seguros · Reportes
por unidad de negocio y pronósticos
1. constituirse en un medio de
comunicación 2. facilitar el acceso a la información 3.
transformarse en un vehículo de capacitación 4. permitir el trabajo
colaborativo
Los principales beneficios de la implementación de una
Intranet son:
a. facilitar la diseminación de la información, el
conocimiento y la capacitación
Un beneficio clave de la tecnología
Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera
rápida y a un costo eficiente, a toda la base de usuarios. Una Intranet
pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a
ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia,
porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa. Al
darle a las personas la posibilidad de accesar a tiempo a información
crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es
posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según
se requiera o se facilite para la obtención y actualización. Al proveer
información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el
tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución
asociados a la documentación en papel.
b. enriquecer las
comunicaciones y la colaboración
Las tecnologías Intranet, permiten
compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación.
Los grupos multidisciplinarios y multidepartamentales muy en boga, pueden
aprovechar los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para
preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda
suficientes, es posible realizar teleconferencias con audio y video en
tiempo real.
Calcular el
retorno sobre la inversión (RSI) en una Intranet no
es una tarea fácil. De hecho, muchos análisis tendientes a determinar el
retorno sobre la inversión (RSI) no son posibles dada
la naturaleza expansiva y al gran alcance de las intranets. Sin embargo,
aunque la medición de un RSI exacto no se posible, si
es posible aproximarse a cuantificar el RSI potencial
de una intranet.
Cada vez más organizaciones, tanto grandes como
PyMes, han comenzado a implementar soluciones que quizás pueden variar en
su sofisticación y amplitud, pero que apuntan hacia un mismo objetivo:
aumentar la productividad y reducir costos.
En general, el ROI de
una intranet puede dividirse en dos grandes categorías: reducir/evitar
costos, o aumentar ingresos. Aunque los beneficios por el lado de los
ingresos no deben ser descontados, nos concentraremos en el área más obvia
y visible que es la reducción o el evitar costos. Éstos pueden, a su vez,
ser divididos en dos sub-categorías: ahorros "pesados" y "ahorros
"livianos". Existen ahorros "pesados" como resultado de evitar la
impresión y distribución de documentos impresos, y ahorros "livianos"
derivados de una mejora en el acceso a la información, comunicación,
colaboración, toma de decisiones, etc.