Negocio electrónico:
Dentro de una Intranet

Mientras que una Intranet comparta la mayoría de sus características con la Internet, al menos en un sentido, fundamentalmente es diferente. Y así como la Internet está teniendo un efecto profundo sobre cómo nos comunicamos, la intranet promete transformar el mundo corporativo de la misma forma. Tanto compañías de Fortune 500 como empresas pequeñas han implementado esta tecnología, mejorando la productividad mientras reducen costos.

Específicamente, ¿qué es una intranet? Considérela como una Internet interna diseñada para ser utilizado dentro de los límites de una compañía, universidad u organización. Lo que distingue una intranet de la Internet libremente accesible, es que las intranets son privadas.

Sólo para sus ojos

Hasta hace poco, las corporaciones dependían de sistemas de hardware y software propietarios de una empresa en particular para poner sus computadoras en red, un proceso costoso que consume mucho tiempo. Esto dificultaba más las cosas cuando las oficinas estaban esparcidas alrededor del mundo. Incluso, bajo las mejores condiciones, compartir información entre distintas plataformas de hardware, formatos de archivos y software no es una tarea fácil. Al usar nuevas tecnologías de la Internet, las intranets resuelven este problema, simplificando la comunicación y colaboración interna.

Las intranets utilizan protocolo TCP/IP para transmitir información a través de la red, al igual que HTML para crear documentos. La información es almacenada en uno o más servidores de la compañía. Se accede a ellos usando un navegador Web, como el Netscape Navigator o el Internet Explorer. Esta Internet propietaria en miniatura puede tener las mismas características que la Internet propiamente dicha, como páginas individuales, grupos de discusión y correo electrónico, pero está restringido a los empleados y contratistas de la compañía.

Para los empleados que ya están familiarizados con la navegación en la Internet, aprender a navegar la intranet de la compañía requiere poca preparación. Las páginas Web de la intranet usan la misma interfaz de apuntar y hacer clic. Aunque resulta útil tener una intranet conectada a la Internet, ciertamente no es esencial. Incluso, si se conectan externamente, las compañías restringen el acceso de su intranet desde la Internet al construir un cortafuego. Con tanta información corporativa disponible en los servidores internos, la seguridad sigue siendo la prioridad más importante.

Una Nueva Forma de Trabajar

Las organizaciones viven de la información, pero su acceso no es siempre fácil de tener. Las personas tienden a depender de la interconexión informal, la clásica rutina de "a quién conoces". Con una intranet, existe un repositorio a lo largo de la empresa, un lugar al cual acudir para consultar un reporte anual, un manual de prestaciones, reservar la sala de conferencias, localizar una forma de reporte de gastos o revisar las políticas de vacaciones de la compañía. Esta información está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana para cualquiera que tenga acceso, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una oficina remota. No se tiene que esperar a que la respuesta a una pregunta viaje lentamente por los canales tradicionales de la compañía. Características más sofisticadas de la intranet permiten a los empleados llenar formularios en línea, consultar archivos visuales y ordenar materiales.

Los beneficios e implicaciones de una intranet pueden ser enormes. Por ejemplo, muchas compañías invierten una gran suma distribuyendo documentos impresos a sus empleados, como cartas informativas, manuales y reportes. Piense en los costos de sólo imprimir, sin mencionar el impacto ambiental de todo este papel. Al poner estos documentos disponibles electrónicamente, los gastos pueden reducirse dramáticamente. Otra ventaja es la fácil actualización, que no cuesta casi nada. El movimiento interno del personal hace que los directorios telefónicos de la compañía se hagan obsoletos antes de ser impresos. Una vez que los directorios están en línea, los números telefónicos pueden cambiarse con sólo pulsar algunas teclas.

Más allá de la última instancia, el compartir documentos electrónicos promueve nuevas formas de colaboración. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono o con telefonía en línea. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir un centavo en gastos de viaje.

El compartir recursos no se limita a documentos de texto. Debido a que muchas compañías tienen LANs, o Local Area Networks (Redes de Área Local) de alta velocidad, los archivos de vídeo, animación y audio pueden estar alojados en un servidor de la intranet y pueden ser emitidos a los empleados. Esta es una buena manera de ver los puntos claves de una junta corporativa. También es valioso para la capacitación empresarial, pues permite al personal aprender nuevas habilidades a su propio ritmo.

Un Cambio de Actitud

Así como el correo electrónico ha democratizado las comunicaciones, pues permite a las personas sobrepasar a los guardias corporativos al enviar mensajes directamente al funcionario ejecutivo principal, las intranets están teniendo un efecto similar. Si la información es poder, ¿qué sucede cuando es compartida por todos? Cuando cualquiera puede contribuir con ideas a proyectos en su etapa de formación, ¿cuál es el impacto de esto en el proceso? Efectivamente, los tiempos están cambiando para las compañías con estructuras organizacionales tradicionales. Para algunos, esto puede ser percibido como una amenaza, para otros, como una oportunidad.

Así como la competencia en el mercado global impulsa la necesidad de tener mayor eficiencia, las intranets seguramente se convertirán en la red neurálgica del negocio. Un estudio realizado por International Data Corporation el año pasado acerca del Retorno Sobre la Inversión (RSI) para intranets corporativas revela el por qué. "Las implementaciones comunes están alcanzando un RSI mayor al 1,000 por ciento". Eso es un poderoso incentivo para que muchos negocios inviertan en esta nueva tecnología.

Para mayor información sobre intranets, visite el sitio Web de The Intranet Journal (en inglés) .

Última Actualización: 1.5.00