ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INFORMACIÓN

Parte I

Análisis Documental

Conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta a la original, con el fin de facilitar la consulta, la búsqueda y recuperación oportuna, para facilitar su intercambio, difusión y uso.

El Análisis Documental es, según López Yepes, "la operación intelectual que crea las representaciones de los documentos primarios haciendo posible su trascendencia y su posterior aprovechamiento".

Para García Gutiérrez es el "conjunto de procedimientos destinados a captar, segmentar y representar el significado de los documentos con el objetivo de su recuperación total o parcial. Se emplea, por tanto, como sinónimo de operaciones que afectan al plano del contenido y la estructura de la significación, exclusivamente". Es decir, que el análisis formal quedaría expresamente excluido de su definición y la denominada "descripción externa", sea bibliográfica, hemerográfica, etc. sería objeto de otro tipo de operaciones.

Turuguet dice es "La operación intelectual mediante la cual se extrae de un documento la esencia de su contenido informativo se llama análisis documenta".

Diferencias

Objetivos del Análisis de la Información

Análisis de la información
Es la etapa del proceso de vigilancia en la que se aplican diferentes procesos y análisis a la información recopilada para darle un mayor valor y obtener conclusiones de utilidad para la empresa. Su objetivo es la Captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el contenido de los documentos.

Parte II

Planificación de un Centro de Documentación.

Tomando en consideración que planificar es ordenar racionalmente los recursos económicos y sociales disponibles, que entran en el proceso de desarrollo, con el fin de lograr un adecuado y sistemático uso de esos recursos en un tiempo determinado, en base a objetivos y metas previstos.

La planificación incluye la idea de objetivos a lograr. En función del logro de determinados objetivos (satisfacción de necesidades  y/ o problemas) se piensa, es decir, se ordena el conjunto de recursos de que se dispone.

Es tan importante "pensar" (ordenar sistemáticamente), cómo "hacer" ejecutar. Para hacer algo bien es preciso pensarlo antes, pues de esto depende el que se asegure la  mayor probabilidad de éxito, utilizando la cantidad adecuada de recursos y esfuerzos, que por lo regular son escasos. 

Bases para la Planificación de Servicios y Sistemas de Información

• Recursos e Infraestructura para la enseñanza, investigación y extensión.

• Infraestructura de información (bibliotecas, archivos, bases, banco de datos).

• Funcionarios/Recursos humanos competentes.

• Espacio y equipo adecuado.

• Integración de los servicios de información con los planes y sectores del país.

• Integración de los recursos de información (visión sistémica).

• Financiamiento adecuado al sistema.

• Planes factibles-compatibles-políticas nacionales de información.

Aspectos mas importantes en la Planificación de una Unidad de Información

Análisis de la situación, información previa o diagnóstico de la situación: consisten conocer las condiciones de la realidad de la cual se parte, y los recursos con que se cuenta.

• Analizar las necesidades de información de los usuarios cuantificada.

• Decidir la naturaleza del Centro.

• Número actual de usuarios.

• Número potencial previsible.

• Clasificar los usuarios.

• Analizar la situación actual de las colecciones.

• Software.

Definición y formulación de objetivos y metas  a lograr, clasificando en un orden de prioridad los objetivos finales en forma explícita. Se debe Formular los objetivos del Centro de Documentación, Visión, Misión, para tener claro hacia dónde vamos. Servicios que se deben ofrecer.

Evaluación comparativa, de las consecuencias favorables y negativas que se siguen en los cursos o alternativas de acción determinados.

Describir, analizar y evaluar el sistema, situación actual y futura.

Tiempo previsto para la realización de objetivos y metas propuestas.

Instrumentos o medios de acción. 

Recursos: 

• Humanos: Estimar la necesidad de personal para el sistema, clasificación y formación.

• Económicos: Ejecutar un plan de apoyo financiero. Asignación financiera de organismos e instituciones.

•  Materiales. Diversos materiales y herramientas para la ejecución.

• Equipos y mobiliario.

Evaluación: Control y vigilancia

Interna:  Eficacia.

                Tiempo.

                Costo.

Ejemplo: el costo de proceso de un libro.

Externa: Efecto de los procesos técnicos sobre los servicios al público.

Adaptación del servicio:  de acuerdo a la evaluación se realizan los respectivos ajustes y los cambios.El funcionamiento del centro para solventar sus puntos débiles y, en su caso, rediseñar el conjunto de servicios y productos que oferta para la optimización de sus recursos al aumentar el grado de satisfacción de sus clientes.

Conclusiones

Para facilitar el uso de la información, la transferencia, y difusión es necesario un análisis documental.

Los Centros de Documentación hoy deben actuar de intermediarios entre el conocimiento  y el usuario real o potencial que lo solicite.

Como afirma la UNESCO, "la planificación de un sistema nacional de información exige en consecuencia un conocimiento previo de las estadísticas de la población, de los fines y objetivos del gobierno, de los planes de desarrollo de la enseñanza y del crecimiento económico. Estos datos sociométricos constituyen una base sólida sobre la que se podrá construir el sistema y un marco que permitirá establecer las prioridades, tomar las decisiones y actuar".

Infografía

http://www.faea.net/minorias.php

http://www.monografias.com/trabajos14/analisisdocum/analisisdocum.shtml#ANALI

http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci11204.htm

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1992/noviembre/sobre_el_anlisis_documental.html

http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/documentacion/docpubl/Curso2004_tem_docpub3.htm

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