DISEÑO DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN DEL

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Egleé Rojas

La información ha sido objeto de estudio desde los más diversos puntos de vista, desde la teoría periodística hasta la cibernética pasando por las matemáticas y otras ciencias afines que intentaron medirla y cuantificarla. Todas estas aproximaciones nos han dado una inteligencia más cabal de lo que es la información y cómo debe manejarse. A partir de ahí, y con la introducción de las herramientas informáticas, los soportes de la información han evolucionado hasta comprender el diseño de los entornos de la información como algo tanto o más importante que la información en sí misma. Los contextos de lectura pasaron a formar parte de la definición de la propia información así como los formatos en los que ésta se presenta y los dispositivos para su búsqueda.

La arquitectura de la información (AI) se centra en organizar patrones de datos mediante estructuras de contenidos y el diseño de esquemas de acceso a la información. La aplicación de la AI a la creación de sitios Web tiene como objetivo la construcción de sitios Web como expresión de un sistemas de información. En realidad la arquitectura de información es una respuesta técnica a la realidad mostrada en estos años de desarrollo de Internet e Intranet, donde ha quedado evidenciado que los contenidos son la clave del éxito del servicio y no la visión aislada del diseño gráfico o la eficiencia del software. Estos no pueden resolver por sí solos la satisfacción de las necesidades de la audiencia, nada homogénea de contenidos actualizados y organizados eficientemente.

El término "Arquitectura de la Información" (AI) fue utilizado por primera vez por Richard Saul Wurman en 1975, quién la define como:

El estudio de la organización de la información con el objetivo de permitir al usuario encontrar su vía de navegación hacia el conocimiento y la comprensión de la información.

El concepto "Arquitectura de la Información" no solo engloba la actividad de organizar información, sino también el resultado de dicha actividad.

La arquitectura de la información de un sitio Web, como resultado de la actividad, comprende los sistemas de organización y estructuración de los contenidos, los sistemas de rotulado o etiquetado de dichos contenidos, y los sistemas de recuperación de información y navegación que provea el sitio Web.

El objetivo de la organización de información es diseñar una serie de estructuras y esquemas de acceso e interrelación de contenidos para ayudar a los usuarios a encontrar respuestas a sus necesidades de información.

Para organizar la información que va a conformar un sitio Web en Internet, Intranet o Extranet se deben tomar en cuenta los siguientes pasos:

La estructura de un conjunto de páginas Web es muy importante, ya que una buena estructura permitirá al lector visualizar todos los contenidos de una manera fácil y clara, mientras que un conjunto de páginas Web con una mala estructura producirá en el lector una sensación de estar perdido, no encontrará rápidamente lo que busca y terminará por abandonar nuestro sitio.

Antes de crear un conjunto de páginas Web uno ha de tener una idea clara de cómo va a ser la estructura de dichas páginas, es conveniente hacer algún esquema sencillo, para la mayoría de los casos una hoja de papel y un lapicero bastará, pero si el emplazamiento va a albergar un gran número de páginas es recomendable usar algún tipo de programa que permita manejar estructuras de tipo grafo.

La estructura jerárquica, es la típica estructura de árbol, en el que la raíz es la hoja de bienvenida, esta hoja se puede también sustituir por la hoja de contenido, en la que se exponen las diferentes secciones que contendrá nuestro sitio. La selección de una sección nos conduce asimismo a una lista de subtemas que pueden o no dividirse.

Este tipo de organización permite al lector conocer en que lugar de la estructura se encuentra, además de saber que, con forme se adentra en la estructura obtiene información más específica y que la información más general se encuentra en los niveles superiores.

La estructura lineal es la más simple de todas, la manera de recuperarla es la misma que si estuviésemos leyendo un libro, de manera que estando en una página, podemos ir a la siguiente o a la anterior.

Esta estructura es muy útil cuando queremos que el lector siga un camino fijo y guiado, además impedimos que se distraiga con enlaces a otras páginas. Por otra parte podemos causar al lector la sensación de estar encerrado si el camino es muy largo o poco interesante.

Este tipo de estructura sería válido para tutoriales de aprendizaje o tours de visita guiada.

Este tipo de estructura es una mezcla de las dos anteriores, los temas y subtemas están organizados de una forma jerárquica, pero uno puede leer todo el contenido de una forma lineal si desea.

Esto permite tener el contenido organizado jerárquicamente y simultáneamente poder acceder a toda la información de una manera lineal como si estuviésemos leyendo un libro. Esta guía sigue básicamente este tipo de estructura.

La estructura de red es una organización en la que aparentemente no hay ningún orden establecido, las páginas pueden apuntarse unas a otros sin ningún orden aparente.

Este tipo de organización es la más libre, pero también es la más peligrosa ya que si no se informa al lector de en donde se encuentra, puede perderse o puede no encontrar lo que anda buscando o no llegar a ver lo que le queremos mostrar. Por eso es muy recomendable asociar la estructura de las páginas con alguna estructura conocida.

Organización y Estructura de la Información del Sitio Web para la Intranet de la empresa C.V.G. Venalum

A continuación presentaremos el diseño e implementación de la organización y estructura de la información que contendrá el sitio Web Intranet de la empresa CVG Venalum.

Para definir esta estructura previamente se realizó un trabajo de investigación para determinar los requerimientos de información de los usuarios y la organización mediante entrevistas y revisiones bibliográficas. Ver

Una vez obtenida la información correspondiente a cada una de las áreas de la empresa se procedió a conformar los bloques de información a presentar en el sitio Web.

Información Referida a la Organización

Empresa

Ø Historia

Ø Misión

Ø Visión

Ø Objetivos Estratégicos

Ø Tren Gerencial

Políticas

Ø Ambiente

Ø Calidad

Ø Comercial

Ø Desarrollo

Ø Productividad

Procesos Productivos

Ø Carbón

Ø Colada

Ø Reducción

Productos

Ø Cilindros para extrusión

Ø Lingotes de 10 Kg.

Ø Lingotes de 22 Kg

Ø Lingotes de 680 Kg.

Tecnología

Celdas V-350

Ø Descripción

Ø Diseño

Ø Resultado

Información Referida a los Usuarios

Noticias

Información relacionada con

la empresa, eventos, artículos

de prensa, otros.

Directorio Telefónico de Empleados

Nombre

Gerencia

Extensión Telefónica

Formularios

Listado de Formularios

Acceso a los mismos

Normas y Procedimientos

Listado de Normas y Procedimientos

Acceso a los mismos

Leyes de Interés

Listado de Leyes

Acceso a las mismas

Estructura Organizativa

General

Acceso a la estructura de

cada Gerencia

Soporte

Información sobre

mantenimiento y

publicación de

Información.

Contactos

Por las características de la información que se va a mostrar en el Sitio Web, se seleccionó una estructura tipo Jerárquica.

Principal

Noticias

Empresa

Historia

Misión

Visión

Objetivo

Políticas

Ambiente

Calidad

Comercial

Desarrollo

Procesos

Carbón

Reducción

Colada

Productos

Cilindros

Cilindros de 10 Kg.

Celdas V-350

Descripción

Diseño

Resultado

Directorio Telefónico

Nombre

Gerencia

Teléfono

Formularios

Listado de Formularios

Formularios

Normas y Procedimientos

Leyes de Interés

Listado de Leyes

Leyes

Estructura Organizativa

General

Gerencia

Soporte

Información

Contacto

Tren Gerencial

Productividad

Cilindros de 22 Kg.

Cilindros de 680 Kg.

Listado de Procedimientos

Procedimientos

Pienso que en los actuales momentos donde las tecnologías de la información (Internet, Intranet y Extranet) entre otras, brindan acceso ilimitado a la información independientemente del tipo y los formatos en que se encuentren, las organizaciones no pueden dejar de hacer uso de las mismas, a través de las páginas Web y Portales, ya que son una herramienta que les permite el ahorro en las gestiones administrativas propias de las empresas y en los procesos de comercialización dependiendo del ramo del negocio.

La organización de la información en los sitios Web y en las Intranet es un factor primordial para el éxito. Los sistemas de organización se componen de esquemas de organización y estructuras de organización. Los primeros definen las características comunes de los elementos del contenido e influyen en el modo en que se agrupan esos elementos de manera lógica. Las segundas definen los tipos de relaciones que hay entre los elementos del contenido y los grupos. La organización de la información en sitios Web está estrechamente relacionada con la navegación, la rotulación y la indización de contenidos.

Dentro de las organizaciones los sistemas de información deben estar bien estructurados y organizados, ya que son de mucha importancia para el buen funcionamiento de los sitios Web en las empresas. Los sistemas de organización debido a sus esquemas y estructuras organizadas, nos

suministran una visión general y completa del negocio y de la industria en donde compite la organización. El uso de las tecnologías de información y plataformas de Internet puede representar una inversión considerable en comparación con los ingresos de la compañía, pero es recomendable ampliar el acceso mediante un enlace dedicado, implementando pequeñas redes en cada una de las oficinas remotas, recurriendo a empresas integradoras, y la renegociación con el proveedor determinará los términos y condiciones bajos los cuales se presta el servicio.

Para diseñar un sitio Web debemos tener en cuenta la misión del sitio y en segunda instancia estableciendo los objetivos de corto y largo plazo. Para esto se deberá realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que además nos permitirá seleccionar los usuarios o potenciales clientes de nuestro sitio.

Como Fortalezas, Oportunidades se puede mencionar que para el diseñar un sitio que aseguren la experiencia al usuario exitoso y por ende el éxito de la empresa, debe ser construido alrededor de un delicado balance entre las necesidades de la empresa y las de sus clientes. Es muy importante el hecho de brindar contenidos atrayentes y una navegación dentro del sitio Web lo más sencilla y clara posible, mientras más nos preocupemos de conocer a nuestros usuarios y diseñar pensando en ellos, esto hará que la gente se sienta a gusto y vuelva al sitio en reiteradas oportunidades, brindando mayores posibilidades de ventas de productos o servicios.

Entre las Debilidades y Amenazas podemos mencionar que muchos de los problemas se originan cuando las empresas ponen toda su atención en las máquinas, y en las necesidades de la empresa y descuidan las necesidades del usuario. La tecnología es fundamental, pero insuficiente; ya que de nada sirve tener un sitio de vanguardia si los clientes tienen problemas al usarlo y la información contenida en este no cumpla con sus necesidades.

Por lo que el estudio de las necesidades de los usuarios potenciales del sitio cumple un papel fundamentar en el éxito del mismo. Ya que de allí se parte para realizar las estructuras de contenidos, que se van ha publicar en el sitio.

Permite la organización coherente de la información digital para su presentación, en la red, contempla la estructuración, así como los mecanismos necesarios para conocerla y explorarla.

la estructura adecuada de la página le permite al lector visualizar la información coherente y realizar una navegación ágil y sencilla. De una arquitectura correcta depende, en gran parte, el buen funcionamiento de un sitio y su utilidad.

Hoy día el fenómeno de la globalización ha alcanzado diferentes niveles; el impacto de Internet en la vida y cultura de las organizaciones modernas, ha establecido un nuevo paradigma en el acceso, manejo y comunicación de la información.

Colocar información en la Web es una tarea hoy día que las organizaciones tienen que enfrentar, llevarla de la mejor manera para que los usuarios puedan aprovecharla es administrar una buena Arquitectura de la Información (presentar contenidos manejables, información actualizada y veraz, en el mejor medio, etc.)

El éxito de un sitio Web de una organización está básicamente en saber cómo colocar la información, a qué segmento de usuarios va dirigida, que es lo que se quiere transmitir. Siendo la tecnología una ventaja y un medio para transmitirla; entre las debilidades y amenazas tenemos no colocarse en el lugar del usuario para presentar la información, las continuas amenazas que la información sufre en el día a día. Aplicar una buena Arquitectura es garantizar el éxito de un buen sitio Web.

En los últimos años se ha incrementado notablemente el uso de servicios de la Web para servir de apoyo en el entorno laboral, en diferentes formas y con variados propósitos. En tal sentido existe una amplia demanda del sector empresarial para contar con sitios Web eficientes y seguros, que le permitan desarrollar su gestión con eficiencia y seguridad, realizar búsquedas y procesamientos de información efectiva, así como desarrollar sus actividades de promoción y otras, con los niveles de calidad y agilidad requeridos.

La estructura diseñada es con la finalidad de cumplir con la información que los usuarios altamente potenciales sugieren en la elaboración del sitio Web.

La estructura presentada nos permite observar que el sitio Web será diseñado bajo una plataforma flexible con la finalidad de que el usuario pueda acceder a la información con facilidad, una estructura poco amigable es un enemigo para los usuarios del sitio Web.

Para poder tener control sobre la estructura de un sitio es necesario visualizarla en su totalidad y le permite al programador desplazarse a las diferentes secciones del sitio Web. Las sesiones agrupadas matricialmente ofrece la oportunidad de manejar la información que contendrá el sitio Web.

En este artículo cada autor plantea un concepto sobre lo que es la arquitectura de información tales como:

La arquitectura de información se refiere a comprender y comunicar la visión amplia de un sitio Web”.

La Arquitectura de Información es una disciplina que organiza conjuntos de información, permitiendo que cualquier persona los entienda y los integre a su propio conocimiento, de manera simple.

La Arquitectura de Información es el conjunto de prácticas que entendiendo el objetivo de un sitio Web, organiza el contenido en subconjuntos de nombres comprensibles para el usuario final, facilitando las operaciones de búsqueda y uso de la información que contienen.

Este último muy completo, consideramos que se deben establecer los objetivos del sitio, las necesidades de información de los usuarios, crear bloques de información de acuerdo al grado de importancia de cada uno, y estructurarlo de manera que sea de fácil manejo al usuario.

La arquitectura de la información reside en la organización de la información, entendiendo que ésta engloba tanto a la estructura propuesta para el contenido de la misma, como a los mecanismos necesarios para conocer y explorar esa estructura, en cuanto a la presentación visual de la misma.

La arquitectura de la información obtenida debe ofrecer los siguientes resultados: Organización de la Información, Sistema de navegación, Sistema de etiquetado de contenido, Sistema de búsqueda y recuperación. La creación de una arquitectura de la información suele adoptar la forma de proyecto de diseño, y utiliza los estudios de usuario y las técnicas de prototipado como factores clave de desarrollo.

Existen varios métodos para realizar la arquitectura de la información de un sitio Web, pero básicamente se basan en la investigación de las necesidades del usuario, organizar la información y agruparla de manera que sea una navegación sencilla para el usuario.

La Arquitectura de la Información contempla la organización de la información desde una perspectiva amplia. Incluye tanto a la estructura propuesta para el contenido como a los mecanismos necesarios para conocer y explorar dicha estructura en su presentación visual.

La creación de una arquitectura de información específica se soporta en los estudios de usuarios y las técnicas de prototipo. Estas no emplean el producto final para la experimentación sino un prototipo con ciertas características en virtud de las cuales se someterán los métodos a aplicar en una dirección concreta como herramientas claves para su desarrollo.

La facilidad de uso es un aspecto clave al momento de evaluar el diseño de un sitio Web. La creatividad, simplicidad y elegancia del diseño y arquitectura informacional de un Web contribuyen decisivamente a satisfacer las expectativas de sus visitantes.