UNIVERSIDAD YACAMBU

PROF.  Raúl Olay

 

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

Desarrollo del Trabajo 2

 

Check List:  

 

El participante debe desarrollar una lista de conformación, en forma de documento que plasme algunas consideraciones que hacen los responsables de los proyectos, con el fin de observar si la investigación planteada será o no útil en función de los objetivos de la empresa.

 

Para la creación del Checklist, el participante debe expresar su posición razonada en relación con los siguientes planteamientos:

 

¿Qué es exactamente lo que se necesita en cuanto a información?

 

Las investigaciones suelen comenzar con los datos secundarios, recabando la fuente internas y externas:

 

FUENTES DE DATOS SECUNDARIOS
Fuentes internas	Como fuentes internas se tienen los formatos de “Solicitud de Material Bibliográfico”, “Solicitud de servicios de información” en los cuales se evidencian los requerimientos de documentación normativa de las diferentes unidades organizativas. Procedimiento: “Control de los documentos” “Administración de material bibliográfico”
Publicaciones gubernamentales	Se tiene como soporte la norma COVENIN/ISO-9001-2000, en la cual se evidencias los requisitos que la empresa debe cumplir para ser certificada por el sistema de gestión de calidad.
Publicaciones periódicas y libros	Se tiene la suscripción de la Gaceta Oficial que es una publicación gubernamental y periódica en la cual se publican las normas que han sufrido modificaciones.
Datos comerciales	Los proveedores que suministra las normas nacionales Covenin es la institución Fondonorma, en el caso de las normas internacionales son las distintas organizaciones: ASTM, ISO, ISA, IEC y el proveedor de la gaceta oficial es Imprenta Nacional.

 

Recopilación de datos primarios

 

La recopilación de datos primarios debe ser lo más estructurada posible con el fin de alcanzar la máxima calidad de información que permita tomar decisiones acertadas.

 

PLANEACION DE LA RECOPILACIÓN DE DATOS PRIMARIOS
Enfoques de investigaciones	Métodos de contacto	Plan de muestra	Instrumentos de investigación
Observación	Teléfono	Tamaño de muestra	Entrevista Estructurada
	Correo
	Personal

 

La investigación observacional: consiste en recopilar datos primarios a partir de la observación de personas, acciones y situaciones pertinentes.

 

La investigación por encuesta: es la más adecuada para procurar información descriptiva. Preguntando directamente a los consumidores (Usuarios), se pueden hallar datos relativos con sus creencias, preferencias, opiniones, satisfacción, comportamientos, etc.

 

En el proyecto de investigación del mercado “Adquisición, administración y divulgación de la documentación normativa que regula los procesos de la empresa CVG Venalum”, se observo la aptitud de los diferentes usuarios que requieren la documentación normativa para la estandarización de los procesos, el usuario se dirige desde su área de trabajo para solicitar una copia de la norma que requiere, las normas no deben ser fotocopiadas porque se está faltando al derecho de autor, de hecho las normas Covenin tienen un sello a color que abarca todo el contenido de cada una de las páginas que conforman una norma.

 

Se observo la perdida de tiempo cuando el trabajador está realizando un proceso y tiene que trasladarse a Solicitar la norma para continuar con su proceso.

 

Se realizo encuesta para evaluar el sistema de gestión de información en materia normativa.

 

El método de contacto que se utilizo con los usuarios fue la entrevista personal con el fin de llegar a cada una de las unidades organizativas de la empresa.

Finalidad: Encuestar el servicio actual,  Ofrecer los servicios de gestión de información, Dar a conocer la importancia del Dpto. CI dentro del SGC (Sistema Gestión de Calidad), llevar a cabo el proceso de detección de necesidades de información, así como recoger las diferentes expectativas de los usuarios en cuanto a los servicios de información.

 

La muestra seleccionada: las Gerencias y los departamentos que conforman la estructura organizacional de la empresa.

 

La muestra fue de 60 personas que tienen el cargo de jefes con la finalidad de que lleven la información a su personal.

 

La situación propuesta es: Adquirir, Controlar y Publicar la documentación legal de origen externo (Leyes, Decretos, reglamentos, normas técnicas nacionales e internacionales) en la página web del Departamento Centro de Información y divulgar los servicios información para garantizar el cumplimiento de las siguientes normas:

 

Ø      Asegurar que las versiones actuales de los documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso, bien sea en papel o en medios electrónicos.

Ø      Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

Ø      La identificación de los documentos de origen externo y el control de su distribución.  

Ø      Desincorporar los documentos obsoletos y la acción a seguir cuando se tengan que retener por alguna razón, con el fin de evitar el uso no intencionado de los mismos. 

 

Adecuación del grupo de investigación de mercado para la tarea

 

El personal que llevara a cabo la entrevista, encuesta y el proceso de detección de necesidades de información son 04 personas: 02 analistas de información, 01 bibliotecólogo y el Jefe del Departamento.

 

Este personal se reunión para discutir la estructura de la encuesta y de la entrevista.

 

Cada persona del grupo se le asigno la tarea de leer sobre la norma COVENIN/ISO: 9001-2000, en la parte de requisitos para tener un fundamento teórico del proyecto de investigación de mercado.

 

La muestra fue dividida entre las 04 personas para cumplir con todas las unidades organizativas de la empresa.

 

Cada persona del grupo se comunico con las personas a entrevistas y realizaron su plan de actividades y de entrevistas.

 

Cada persona del grupo tuvo la libertad de llevar los soportes y organizarse para luego presentar un resultado.

 

Medición de las demás áreas funcionales de la empresa y su grado de impacto, tanto dentro como fuera del mercado

 

Nuestro proyecto de investigación de mercado se llevo a cabo dentro de la empresa tomando como muestra todas las Gerencias (unidades organizativas),  que conformar la estructura organizativa actual, se tomo en cuenta solo la parte Gerencial y Supervisorio porque son las personas que ejercen el liderazgo y la toma las decisiones, el áreas funcional que pueden afectar el proyecto directamente es la Gerencia de Planificación y Presupuesto que no asigne los recursos necesarios para la adquisición de la documentación normativa.

 

Mecanismos de coordinación necesarios

 

El jefe del departamento es la persona encargada de revisar y analizar las opiniones y recomendaciones de los resultados de las entrevistas.

 

Se hace necesario hacer un programa con fechas topes que requiere coordinación de parte del jefe del departamento.

Culminar con el proceso de entrevistas

Recabación de la información

Vaciar en la base de datos los resultados obtenidos

Elaborar listados de toda la documentación normativa que se requiere

 

Estos procesos son coordinados y supervisados.

 

Racionalización del tiempo y el presupuesto asignados

Se debe evitar la perdida de tiempo en todo el proceso de investigación de mercado, haciendo cumplir el programa de actividades con sus fechas topes.

 

El presupuesto asignado debe ser distribuido tomando en cuenta las necesidades de información más importante para la toma de decisiones dentro de la empresa, la documentación legal de origen externo es una prioridad ya que cada documento normativo es auditado porque forma parte de un proceso en particular de la empresa.

 

Estimación de los resultados concluyentes de la investigación.

 

Se estima que la investigación de mercado a obtenido un resultado favorable en cuanto a enriquecer nuestros procesos de gestión de información, así como la satisfacción de necesidades de información con calidad, oportunidad y eficiencia.

 

Este proyecto a permitido que el Dpto. Centro de Información haya ganado importancia dentro de la empresa, es una investigación de mercado que se hizo necesaria para cubrir con el requisito del sistema de gestión de calidad de control de la documentación legal de origen externo (Leyes, Decretos, reglamentos, normas técnicas nacionales e internacionales), que soporta la gestión de las diferentes unidades organizativas de la empresa, el cual exige que debe estar accesible, vigente y controlada.

 

Acerca del diseño de la investigación el participante debe profundizar acerca de los siguientes tópicos:

 

Las fuentes especificadas para la investigación

 

Se utilizaron las dos fuentes de información existente:

Fuentes reales o empíricas: de estas fuentes se despliega: La observación, Encuestas y Documentos. Estas fuentes nos llevan a la obtención de los datos primarios.

 

Fuentes de documentación: de la cual se despliegan las diferentes fuentes de información para obtener los datos secundarios.

 

Los instrumentos indicados para la investigación de mercados: cuestionarios, observación natural, aparatos de proyección, investigación de motivaciones

La investigación utilizada fue la de campo de tipo Descriptiva y Documental. Se dice que descriptiva es porque según Hernández R., Fernández C. y Baptista P. (1998) dicen que: Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. (p.60)

También se dice que los estudios descriptivos sirven para analizar cómo es y se manifiesta un fenómeno y sus componentes. (p.71)

Es llamada documental según Enright M. Francés A.           y Scout E. (1994) dicen que:

Nos lleva e indica el camino a la búsqueda de nuevos horizontes; libros, revistas, documentos, etc., son los medios más utilizados hasta hoy para la transmisión del conocimiento; en ellos se encuentra concentrado el saber de la humanidad desde sus inicios. En consecuencia, su utilización es indispensable en toda investigación.

El equilibrio que la investigación de mercados proporciona al plan de investigación entre las diversas fuentes de información y técnicas de investigación

 

El Diseño de investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable. Los diseños son estrategias con las que intentamos obtener respuestas a preguntas como:

 

ü      Contar

ü      Medir

ü      Describir

 

Se hace necesario conocer las necesidades de documentación legal de origen externo de las diferentes unidades organizativas. Es necesario conocer el personal responsable e involucrado en los diferentes procesos y las actividades realizadas en las diferentes unidades organizativas.

 

Se hace necesario después de la encuesta ofrecer nuestros servicios e informar de la importancia del proceso de gestión de información que lleva a cabo el Dpto. CI.

 

Si se propone la aplicación de Instrumentos de Recolección de Datos IRD:

 

El tamaño ideal de la muestra

 

La muestra fue de 60 personas que ocupan cargos supervisorios.

 

La metodología de la investigación entendible o clara.

 

La metodología utilizada fue la encuesta, la entrevista y las distintas fuentes de información.

 

La encuesta fue muy sencilla y clara:

 

Responda Si o No

 

¿Conoce usted al Departamento Centro de Información?

La respuesta Si tuvo un 55% y la respuesta no tuvo un 45%.

 

¿Conoce usted la importancia del Departamento Centro de Información dentro de la empresa?

La respuesta Si tuvo un 60% y la respuesta no tuvo un 40%.

 

¿Sabe usted como interviene el Departamento CI, en el proceso de Certificación COVENIN-ISO: 9001:2000?

La respuesta Si tuvo un 40% y la respuesta no tuvo un 60%.

 

¿Considera usted que los mecanismos utilizados por el Departamento CI, para hacer llegar la información son los más idóneos?

La respuesta Si tuvo un 50% y la respuesta no tuvo un 50%.

 

Luego de hacer está encuesta se procedió a entablar la entrevista de modo interactivo entre ambas partes:

 

1.                  Informar al usuario sobre los servicios de CI

El Centro de Información es el encargado de regular la adquisición, control y divulgación del material bibliográfico de la organización.

Servicios que ofrece el CI:

Consulta en sala, préstamos circulantes, préstamos permanentes, catálogo en línea pueden ser consultado a través de la Intranet, servicios de Internet.

2.                  Al CI le corresponde  anualmente realizar el proceso de detección de necesidades de información para identificar los requerimientos de información de todas las unidades organizativas de la empresa, para garantizar la disponibilidad de la documentación normativa y legal necesaria para el buen desempeño de sus funciones. El proceso de detección de necesidades de información se lleva a cabo utilizando el formulario “Solicitud de material bibliográfico” el cual se encuentra disponible en la Intranet, cada unidad debe establecer los requerimientos de información a través de éste formulario, en caso de no tener requerimientos, de igual forma debe declararlo en el mismo.

Este formulario debe ser entregado en el Dpto. Centro de Información en plazo no mayor de 15 días, la recepción de éste es la evidencia de que el proceso de detección de necesidades de información se llevo a cabo dando cumplimiento así a lo establecido en el procedimiento 05.00-23 “Administración de Material Bibliográfico”.  Es muy importante resaltar que este proceso forma parte del sistema de gestión de la calidad de la empresa por ende es auditable.

3.                  En el caso que se presente algún requerimiento de información durante cualquier época del año sólo debe llenar el formulario de “Solicitud de material bibliográfico” y entregarlo al CI.

4.                  Según el procedimiento 09.03-16 “Control de los documentos” cuando el proceso este regulado por documentos de procedencia externa el responsable de la adquisición, control y divulgación de esa documentación es el CI.  “Se considera como documentación externa (Leyes, Decretos, reglamentos, normas técnicas nacionales e internacionales, Libros).”

Es importante señalar que la partida presupuestaria para la “Adquisición de libros, revistas y folletos” esta centralizada en el Dpto. Centro de Información, el cual es responsable de satisfacer los requerimientos de adquisición de material bibliográfico de cada unidad organizativa de la empresa.

5.                  Es responsabilidad de las unidades organizativas notificar oportunamente cuando se originen cambios en la edición del documento que soportan las actividades de sus procesos. “(ejemplo: cuando una Ley sea derogada o cuando exista una actualización de una Norma).”

6.                  Es importante resaltar que al momento de una auditoria la unidad auditada debe tener conocimiento de que la documentación legal de origen externo (Leyes, Decretos, reglamentos, normas técnicas nacionales e internacionales), que sirven de soporte a la gestión deben estar registrada, controlada y distribuida por el Dpto. Centro de Información y como puede acceder a ella. Es importante aclarar que no necesariamente la documentación debe estar en la unidad, solo basta con que este disponible en el CI (en sala o Intranet).

7.                  El CI conjuntamente con la Gerencia de Sistemas y Organización, están proyectando la publicación de la documentación legal de origen externo en  la Intranet para garantizar a los usuarios el acceso a la información de manera confiable y oportuna.

8.                  En el manual de organización de cada unidad, específicamente en la “caracterización de la unidad” el cual está disponible en la Intranet, se establece el marco normativo y legal necesario para su gestión. El cual se utilizó de referencia para iniciar el proceso de detección de necesidades de información.

ü      Se elaboro un tríptico con los servicios básicos que presta el Dpto. Centro de Información con la finalidad de informar al usuario en la entrevista de los servicios básicos. 

ü      En cada entrevista se levanto una minuta con todos los puntos tratados y observaciones de los usuarios, este registro queda como evidencia del proceso de “Detección de Necesidades de Información”.

ü      A cada entrevista se presento un listado de distribución que quedo de constancia de la entrega de la comunicación “Notificación del proceso de Detección de Necesidades de Información” y el formato “Solicitud de Material Bibliográfico”, el cual formará parte de la evidencia de que el proceso se llevo a cabo.

 

La calidad y cantidad de la información brindada para quienes deben tomar decisiones.

 

Luego de recabar la información tomada de la muestra, se organizo una carpeta por Gerencia en la cual se anexo la encuesta, el modelo de la entrevista estructurada y los formatos resultados del proceso de detección.

 

Esta información permitirá al Jefe de Departamento obtener una visión más clara de los documentos normativos requeridos por las diferentes unidades organizativas.

 

El Jefe de Departamento podrá elaborar un plan presupuestario con montos reales, para realizar la compra de todo el material normativo de la empresa, que permita satisfacer las necesidades de los usuarios y los requerimientos de la COVENIN-ISO: 9001:2000.

 

Se considera que la información suministrada es real, clara y confiable para la toma de decisiones.

 

Conclusión

 

Esta entrevista permitió llegar a todas las unidades organizativas y ofrecer todos y cada unos de los servicios con el propósito de mercadear toda la gestión de información que se lleva a cabo en el Dpto. Centro de Información.

 

Con este estudio de mercado se pudo observar que gran porcentaje de la empresa no conocía los servicios que ofrece el Dpto. CI.

 

Con la información recabada se obtiene un estimado de las solicitudes de documentación legal de origen externo que requieren las diferentes unidades.

 

Se dio una inducción del como acceder a la documentación legal de origen externo en la intranet ya que es una herramienta disponible al alcance de todos los usuarios.

 

De ahora en adelante se utilizara el correo electrónico como efecto multiplicador para ofrecer nuestros nuevos servicios.