UNIVERSIDAD YACAMBU
PROF. Raúl
Olay
INVESTIGACIÓN DE MERCADO
TRABAJO
T1
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1.- La empresa y el Sector CVG VENALUM en busca de
cambios que le permitieran competir dentro del mercado mundial para el 30 de
Enero del 2004 fue certificada por Para lograr la
certificación 09.03-24 “Normativa
para la administración del Sistema de Gestión de En Objetivo del Centro de
Información Tecnológica: Satisfacer las
necesidades de información de los usuarios, a través de los servicios que se
prestan, apoyando así la gestión de las distintas unidades y la toma de
decisiones en la organización. Función de Importancia de un
Centro de Documentación para las empresas: Un Centro de Documentación es necesario dentro de las empresas, el
cual su principal función es servir de apoyo a las diferentes unidades
organizativas con la finalidad de ofrecer la información eficazmente que
servirá para la toma de decisiones y para el desarrollo de proyectos de
mejoras. La información va a permitir a la empresa: Antes que todo: ü Una
“auto-ubicación“, más precisa respecto a su posición dentro de un mercado. ü Una ubicación
más detallada de la posición de la competencia ü El
descubrimiento de oportunidades Los
servicios que ofrece el Centro de Información son: Consulta
en Sala Préstamo
Circulante Préstamo
Permanente Servicio
de Internet Búsquedas
de Información en línea Búsquedas
de información en los centros regionales y nacionales El
cliente activo del Departamento Centro de Información, es el trabajador de la
empresa, este cliente-usuario requieren servicios que le permitan satisfacer
sus necesidades de información empleando un mínimo de tiempo de horas
laborales. El
cliente que utilizada a diario la consulta en sala es el pasante que viene a
la empresa a desarrollar sus proyectos de grados. El
cliente esporádico es el estudiante, visitante de otras instituciones. El
cliente potencial de intercambio de información, son los centros de
documentación de las empresas básicas y los centros de documentación de las
Universidades. El
Departamento Centro de Información para llevar a cabo el proceso de
adquisición de material documental, se siguen los lineamientos de la empresa. Se
realiza un plan presupuestario para hacer la previsión del presupuesto que se
requiere para el año siguiente. En
la empresa el proceso de adquisición existen cuatro (04) procesos
administrativos diferentes dependiendo el monto del gasto: Solicitud de
pedido, Autorización de Pago, Compras Menores y Caja Chica. La
compra del material documental se realiza a través de solicitudes de
información generadas por los clientes-usuarios. Las
TIC en el Centro de documentación: El Centro de documentación cuenta con
equipos de alta calidad que permiten el desarrollo de todos los procesos que
se llevan a cabo, en la empresa hay una unidad de informática encargada de
mantener los sistemas y los equipos a la par con la tecnología. 2.
El problema En el sistema de gestión de la calidad los
documentos de procedencia externa están referidos a: Leyes, Decretos y
Reglamentos, entre otros, emitidos por el Ejecutivo Nacional, así como:
Normas Nacionales e Internacionales que rigen el proceso; la adquisición, la
divulgación, disponibilidad y control de estos documentos es responsabilidad
del Departamento Centro de Información. El
Departamento Centro de Información cumpliendo con el Sistema de Gestión de
Calidad tiene en su inventario la documentación legal y normativa solicitada
por algunas de las diferentes unidades organizativas de la empresa en formato
papel. Hay
unidades organizativas que no conocen las funciones del Departamento Centro
de Información dentro del Sistema de Gestión de Calidad. El problema es que
el Usuario debe conocer que el Centro de Información es el ente encargado de
la adquisición y es el único responsable en el caso de que existan unidades organizativas
que no tenga la documentación requerida. Hay
unidades organizativas que adquirieron la documentación legal y normativa que
requiere su unidad para soportar su gestión. El problema es que estas unidades
organizativas a pesar de que adquirieron la documentación, esto implicaría
una no conformidad porque el Dpto. Centro de Información es el responsable de
adquirir, controlar y distribuir en el caso del documento en formato papel y
divulgar en el caso del formato electrónico. El
cliente-usuario no cuenta con tiempo disponible en sus horas laborables para
trasladarse al Departamento CI. Con
la implantación del Sistema de Gestión de Calidad el Departamento Centro de
Información tiene la necesidad de buscar mecanismos que le permitieran
distribuir y divulgar la documentación legal y normativa requerida por las
diferentes unidades organizativas de la empresa. 3.
Especificar la información que se necesita para tomar la decisión y su
implicación. La
investigación debe ser adecuada a las necesidades de quien toma las
decisiones. Esto puede requerir una interacción considerable entre el
investigador y el gerente. El jefe de departamento plantea las necesidades al
investigador del mercado. El
investigador propone: Que la intranet de la empresa actualmente es el
mecanismo de distribución y divulgación más potencial que tiene la empresa, a
través de está podemos llegar al cliente-usuario a su sitio de trabajo
oportunamente y eficientemente. El
Jefe de Departamento Centro de Información es el encargado de llevar el
problema y la propuesta a la Gerencia
de Investigación y Desarrollo. En
la Gerencia de Investigación y Desarrollo existe un comité que se reúne con
todos los Jefes de Departamento para buscar las posibles soluciones a los
distintos problemas que se presentan en la gerencia. El
Jefe del Departamento Centro de Información logra la aprobación del proyecto
para empezar el proyecto de investigación de mercado. 4.
Identificar las fuentes de datos disponibles y determinar su calidad y
accesibilidad. En este
proceso de Investigación de mercado, se tienen que identificar y adquirir la
documentación que requieren las diferentes unidades organizativas. La
fuente para identificar los documentación legal de origen externo, son las
diferentes unidades organizativas. La
fuente para adquirir la documentación legal de origen externo, son las
diferentes organización emisoras (autoras) de los diferentes documentos. 5.
Seleccionar la metodología y las fuentes de datos. La técnica y los datos van
de la mano, de manera que deben ser seleccionados conjuntamente. Esta labor
indicará el valor de escoger determinada información. La metodología utilizada para la recolección de datos es la
entrevista, se realiza una reunión con el jefe del Centro de Información para
saber cuales serán las pautas para realizar una entrevista al Jefe de cada
unidad organizativa de la empresa para determinar los requerimientos de
documentación legal y normativa del cliente-usuario, este proceso ya está
implantado en la empresa se le llama “Proceso de Detección de Necesidades de
Información”, este proceso es auditado anualmente por el sistema de gestión
de la calidad para garantizar su cumpliendo. La entrevista es documentada por los formatos: “Minuta” que es llenada por el investigador y firmado por
todos los asistentes de la reunión en el cual se establecen los compromisos
de ambas partes. “Solicitud de material bibliográfico” llenado por la unidad
usuaria en el cual especifica toda la documentación legal y normativa que soporta
sus procesos. 6.
Seleccionar los recursos. Describir las características del aspecto humano y
recursos materiales, confirmando su disponibilidad y estimando sus costos. El recurso humano es el analista de información
el cual es un profesional en el área de información que esta a disposición de
responder oportunamente ante cualquier solicitud del cliente-usuario.
(Bibliotecólogo, Lic. en Información y Documentación o Ing. Sistemas de
Información) El analista debe cubrir todos los requerimientos
de información del cliente-usuario, hasta que no se determine cual será la
propuesta se debe responder con los recursos disponibles. (El proyecto puede llevarse a cabo con el
personal que labora en el Departamento, se hace necesario es redistribución
de tareas y actividades). Los materiales utilizados en este caso es el
computador con todas sus herramientas disponibles: Internet, intranet, red
interna, correo electrónico, impresoras, lápiz, etc. (Los
materiales actualmente están disponibles en el Departamento). 7.
Preparación del Programa Formal de Acción. Estimar el valor del presupuesto
para obtener la aprobación de ¿Como se hará? Después
de llevar a cabo el proceso de detección de necesidades de información se
realiza un listado de la documentación leal y normativa que se requiere en la
empresa. Se
establece en anteproyecto para solicitar el Plan de Presupuesto tomando en
cuenta las cotizaciones de los proveedores. A
principio de año llega el monto aprobado del Plan de Presupuesto. El
presupuesto es el recurso primordial para llevar a cabo este proyecto de
investigación, ya que por medio de este se podrán adquirir los mecanismos
necesarios para lograr el objetivo. (Documentación legal y normativa vigente,
accesible y divulgada). Nota: El presupuesto solicitado en el año 2005 fue de 70
millones y la aprobación fue de 40 millones, se distribuyeron los recursos y
el peso más grande está en la documentación legal y normativa. Este
proyecto logra fuerza e importancia en el sistema de gestión de calidad el
cual es auditado cada 03 meses y se deben cumplir con los requisitos. Se
modifica el plan operativo en el cual debe ser contemplado la revisión anual
de la vigencia de la documentación legal y normativa trimestralmente. Cada
una de las actividades que forman parte el proceso de gestión de información tiene
un indicador en el plan operativo y funcional del Departamento Centro de
Información. Las
acciones tomadas para cumplir con la vigencia, accesibilidad y divulgación de
la documentación legal y normativa serán: “Crear
un Sistema de Normas y un Sistema de Leyes para publicar el documento a texto
completo garantizando la vigencia, divulgación y accesibilidad al documento
legal y normativo”. En el caso de garantizar la vigencia de la documentación se
tomaran las siguientes acciones: La
vigencia de la documentación legal y normativa es revisada a través de los
proveedores de la documentación, existen catálogos en línea que proveen la
última vigencia en el caso de las normas y en las gacetas oficiales se
refleja la derogación de las leyes. El
analista y el bibliotecólogo se encargaran de hacer la revisión
trimestralmente de la vigencia de los documentos. El
Jefe de la unidad es el encargado de realizar la compra del documento. El
jefe se comunica con el proveedor consulta precios. Solicita
la autorización para realizar la compra. Al
recibir la autorización prepara el instrumento de compra. Se
recibe el documento en formato electrónico. Se
recomienda adquirir una suscripción con una empresa jurídica que garantiza
las gacetas diariamente así como la última vigencia de las leyes. En el caso de garantizar la accesibilidad de la
documentación se tomaran las siguientes acciones: El
departamento de Sistema creará un sistema para presentar la documentación
normativa y legal en formato electrónico a texto completo y se publicara en
la página web del Departamento. Se
realizara el proceso de compras de los documentos en formato electrónico En el caso de garantizar la divulgación de la documentación
se tomaran las siguientes acciones: Se
realizo una campaña de divulgación e inducción por medio de charlas y visitas
a todas las unidades organizativas de la empresa con la finalidad de dar a
conocer el sistema de normas como herramienta de trabajo. Cuando
se publica una nueva ley se envía un correo electrónico a todo el personal
informando que una ley ha sido derogada. ¿Quien lo hará? Este
proyecto será llevado a cabo por: Jefe
Departamento Analista
de Información Bibliotecólogo ¿En que tiempo? Este
proyecto debe ser llevado a cabo en un tiempo estimado de dos meses antes de
la próxima auditoria del Sistema de Gestión de Calidad. ¿Cuanto Costará? Horas
hombres para realizar el sistema Presupuesto
de 20 millones para adquirir las normas en formato electrónico y suscripción
de las normas internacionales Monto
2.5 millones para adquirir una clave de acceso al sistema jurídico Horas
hombres para trabajar con los archivos en formato electrónico antes de
publicarlos en el sistema (protegerlos para impedir su modificación). Horas
hombres para realizar la revisión de la vigencia de la documentación cada
tres meses. |