UNIVERSIDAD YACAMBU
PROF.
GRISELDA GONZALEZ
GESTION DE INFORMACION
TRABAJO
2
1.-
Determine los planes estratégicos y operacionales de la organización
La empresa CVG Venalum tiene dentro de
sus lineamientos diseñar e implantar recursos metodológicos y tácticos que
aseguren la característica y oportunidad de los planes estratégicos de las
distintas unidades organizativas que conforman la empresa, en el proceso de
planificación se proponen alternativas o cursos de acción viables ante las
posibles amenazas del entorno o sus oportunidades.
Evaluar con las distintas unidades de la organización
el comportamiento de los indicadores de gestión, analizar desviaciones
detectadas en las auditorias de gestión
Identificar
oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas, durante la ejecución de los
planes estratégicos definidos para la Empresa, de acuerdo con los objetivos y
lineamientos establecidos por la Organización.
Implantar
y divulgar los planes de mejoramiento continuo definidos, a fin de garantizar
su dominio y la participación de todos los trabajadores.
Propiciar
el establecimiento y la aplicación de acciones correctivas necesarias, surgidas
de las desviaciones detectadas, durante la implantación y ejecución de los
planes de mejoramiento continuo.
Velar
por el cumplimiento de los programas de capacitación y/o adiestramiento, necesarios para el manejo y el análisis estadístico de los indicadores
de gestión, a fin de asegurar el dominio y la divulgación de la metodología por
parte de todos los trabajadores adscritos a la Gerencia.
El proceso de planificación estratégica
dentro de la empresa va orientado a la misión y visión, a continuación menciono
la misión y visión de la empresa, de la Gerencia Investigación y Desarrollo
hasta llegar al Departamento Centro de Información que es la unidad
organizativa a la cual pertenezco.
Misión
CVG-Venalum tiene por misión producir
y comercializar en forma competitiva productos de aluminio de calidad estándar
mundial, con política de conservación del medio ambiente, promoviendo el
desarrollo de la industria transformadora nacional para el crecimiento y
beneficio de los trabajadores, accionistas, la región y el país.
Visión
CVG-Venalum se consolidará como una
empresa rentable, superando las actuales y futuras expectativas del mercado,
buscando mejores oportunidades de crecimiento y logrando así su pleno
compromiso con los trabajadores, accionistas y el país.
Misión
Visión
Generar
innovaciones tecnológicas de aplicabilidad en los procesos de producción de
aluminio, y determinar la factibilidad
de adaptación de nuevas tecnologías asimilables en la Empresa.
Departamento Centro de Información (adscrito a la
Gerencia de Investigación y Desarrollo)
Visión:
Conformar una
plataforma científica y tecnológica, a través de la recopilación de la información
generada y adquirida por la empresa, que facilite la planificación y ejecución
de proyectos, la toma de decisiones y la formación profesional de los
trabajadores de la empresa en un sistema de gestión de la calidad que estimula
el mejoramiento continuo de sus procesos y servicios.
Misión: (Propuesta)
El Departamento Centro de Información tiene como misión satisfacer los
requerimientos y servicios de información con calidad, eficiencia, oportunidad
y eficacia, garantizando la información para la toma de decisiones en la
empresa.
La
planificación estratégica tiene dos connotaciones
relativamente diferentes; realizar un "mapa" de las probables
decisiones futuras de una organización o diseñar una ruta de acción personal
para el futuro. En ambos casos nos enfrenta a la incertidumbre de qué pasará en
el futuro y cómo actuaremos de manera conveniente para cumplir nuestros
propósitos fundamentales.
La empresa tiene sus objetivos estratégicos y
estrategias que rigen las funciones de las 22 unidades organizativas de la
empresa:
|
Objetivos Estratégicos |
Estrategias |
|
Impulsar el desarrollo de la cadena
transformadora nacional |
Promover el desarrollo,
fortalecimiento y creación de empresas transformadoras |
|
Contribuir a la transformación del
modelo económico |
Garantizar la Rentabilidad de |
|
Facilitar la
participación ciudadana en la acción empresarial |
Desarrollar la responsabilidad
social empresarial |
|
Contribuir a
la integración económica en Latinoamérica y el Caribe |
Realizar ventas directas a mercados
naturales de Latinoamérica y el Caribe. Promover |
|
Alcanzar
altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y productos |
Medir satisfacción de clientes y
mejorar cumplimientos. Mantener y mejorar en forma continua
el sistema de gestión Promover el desarrollo y
consolidación de proveedores. Disponer de personal capacitado que
labore en condiciones seguras. Prestar servicios de muelle,
laboratorio y tecnología a los clientes. |
El
Departamento Centro de Información está adscrito a
Establecer
planes de mejoramiento continuo que permitan satisfacer los requerimientos,
expectativas y necesidades de sus clientes internos, así como aplicar las medidas preventivas y correctivas ante
las desviaciones detectadas en la ejecución de los mismos.
Establecer planes y proyectos de mejoras de gestión ambiental,
considerando los objetivos ambientales, recursos y responsabilidades, así como
identificar y mantener la documentación relacionada con el sistema de gestión
ambiental de la Gerencia.
Evaluar y
controlar los resultados de la gestión de la Gerencia, a fin de tomar acciones
preventivas y correctivas a las que hubiere lugar que conlleven al logro de los
objetivos establecidos por la Alta Dirección.
Garantizar y establecer conjuntamente con la Supertendencia de Ambiente, Higiene y
Prevención de Accidentes los
mecanismos necesarios de identificación
y divulgación de los factores de riesgos
físicos, químicos y ambientales
en el área de trabajo a fin de evitar accidentes laborales y cumplir con las
normas establecidas en esta materia.
Identificar oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas
durante la ejecución de los planes estratégicos definidos para la Gerencia en consonancia con los objetivos
establecidos por la Empresa.
Establecer mecanismos de seguimiento y control inherente a la
ejecución de los planes estratégicos y logro de las metas programadas así como
también evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión de la Gerencia,
a fin de tomar las acciones correctivas a las que hubiere lugar.
Propiciar la capacitación y/o adiestramiento
necesarios para el manejo y el análisis estadísticos de los indicadores de
gestión generados en el control de gestión a fin de asegurar el dominio y la
divulgación de la metodología por parte
de todos los trabajadores adscritos a la Gerencia
Proceso
de Planificación
Durante la planificación de la realización del producto en CVG
Venalum se determinan:
·
Los Objetivos de la
Calidad y los requisitos del producto.
·
La necesidad de
establecer procesos, documentos y proporcionar recursos específicos para el
producto (Diagrama de Línea de Producción, Diagrama de Flujo de Procesos,
Caracterización de Procesos, Normas y Procedimientos y Prácticas de Trabajo).
·
Las actividades requeridas
de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo específicos para
los productos (Planes de Control incluidos en los Planes de la Calidad).
·
Los criterios para la
aceptación de los productos (Planes de Control y Prácticas de Trabajo).
·
Los registros
declarados por cada unidad necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realización y los productos resultantes cumplen los
requisitos.
Los planes funcionales y operativos son realizados en las diferentes
unidades de la empresa siguiendo las pautas y lineamientos de la Gerencia de
Planificación.
Los planes operativos y funcionales son realizados en cada departamento
y enviados a la Gerencia titular que pertenece dicho departamento para su
aprobación e inclusión en el plan gerencial.
El plan gerencial es revisado y aprobado por la Gerencia de
Planificación e incluido en el Plan Estratégico de la empresa.
De los objetivos estratégicos se
despliegan las estrategias, de las estrategias se despliegan las acciones para llevar
a cabo las estrategias y el indicador para medir el cumplimiento.
El departamento Centro de Información se ubica en el Objetivo
Estratégico número 05 Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra
gente, procesos y productos y en base a este objetivo se despliegan las
actividades del Plan Funcional y Operativo.
Ejemplo de la Planificación
Estratégica del Departamento Centro de Información:
Plan
Funcional
|
Objetivos Estratégicos |
Estrategias |
Acción |
Indicador |
U.M. |
Año Actual |
2005 |
2006 |
|
Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y
productos |
Mantener y mejorar en forma continua el sistema de gestión |
Ingresar artículos de publicaciones periódicas en base de datos
CI. |
Porcentaje de Eficiencia |
% |
100 |
100 |
100 |
|
|
|
Procesar documentos |
Número de Documentos procesados |
Cant. |
715 |
715 |
350 |
|
|
|
Proveer servicios de información requeridos |
Porcentaje de Eficiencia |
% |
100 |
100 |
100 |
|
ALCANZAR
ALTOS NIVELES DE CALIDAD EN NUESTRA GENTE, PROCESOS Y PRODUCTOS: OBJETIVO
ESTRATÉGICO |
|
|||||||||||||||
|
ESTRATEGIA: |
MANTENER Y MEJORAR EN FORMA CONTINUA EL SISTEMA DE GESTIÓN |
|
||||||||||||||
|
ACCION: |
INGRESAR ARTICULOS DE PUBLICACIONES
PERIODICAS EN BASE DE DATOS CIT |
|
||||||||||||||
|
INDICADOR |
Ene |
Feb |
Mar |
Abr |
May |
Jun |
Jul |
Ago |
Sep |
Oct |
Nov |
Dic |
Total Año |
|||
|
PORCENTAJE DE EFICIENCIA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
% U.M. |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
|||
|
ACCION: |
PROCESAR INFORMACION TECNICA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
INDICADOR |
Ene |
Feb |
Mar |
Abr |
May |
Jun |
Jul |
Ago |
Sep |
Oct |
Nov |
Dic |
Total Año |
|||
|
NUMERO DE DOCUMENTOS P |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
Cant U.M. |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
60.000 |
55.000 |
|
715. |
||
|
ACCION: |
PROVEER SERVICIOS DE INFORMACION REQUERIDOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
INDICADOR |
Ene |
Feb |
Mar |
Abrir |
May |
Jun |
Jul |
Ago |
Sep |
Oct |
Nov |
Dic |
Total Año |
|||
|
PORCENTAJE DE EFICIENCIA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
%U.M. |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
100.000 |
|||
Como se puede observar las distintas
unidades organizativas de la empresa tienen que orientar su Plan Funcional y
Operativo al Plan Estratégico de la empresa.
2.-
Distribución de Tareas dentro del Departamento Centro de Información
La distribución de tareas se realiza
en base a los indicadores de gestión y distribuidas con la cantidad de personas
que conforman el departamento.
En el caso del Indicador Ingresar artículos de publicaciones
periódicas en base de datos CI: Este indicador se presenta porque durante
todo el año se reciben publicaciones periódicas que sirven de apoyo a la
gestión actual de las distintas unidades organizativas de la empresa, este
proceso debe llevarse a cabo inmediatamente al recibir la publicación para está
actividad hay 02 personas encargadas, 01 persona para las publicaciones
periódicas (revistas) y 01 persona para las publicaciones periódicas (Gacetas
oficiales), estas publicaciones llevan un proceso de sellado, registro en el
libro de inventario, estos documentos se reciben en formato papel y
electrónico, se realiza una análisis del contenido y se ingresa en la base de
datos la referencia de la información importante, que puede servir de apoyo a
las unidades organizativas, en el caso del formato electrónico se publica en la
intranet y se envía por correo electrónico el sumario de las gacetas.
Indicador
Procesar Documentos: En el caso de está documentación técnica se incluye toda la
documentación bibliográfica y no bibliográfica en formato papel y electrónico
recibida en el Centro de Información Esta actividad es realizada por 03
analistas, estos documentos llevan un proceso de sellado, registro en el libro
de inventario, ingreso de la referencia en la base de datos, colocación de cota
y ubicación en la estantería, estos documentos se reciben en formato papel y
electrónico.
Ejemplo: Material bibliográfico:
Libros
Material No bibliográfico: Cursos,
congresos, simposios, informes técnicos generados en la empresa, informes de
visitas técnicas, manuales de operaciones, manuales de equipos, etc.
Tesis e informes de pasantías
Indicador
Proveer servicios de información requeridos: Los dos procesos anteriores son
para prestar un servicio de calidad, en el cual el usuario verifique la
referencia de los documentos en la base por medio del catálogo electrónico
publicado en la intranet, los servicios de información tienen varias
actividades realizadas por las 05 personas que forman parte del Centro de
Información.
3.-
Motivación, Influencia y Liderazgo
El Jefe del Departamento ejerce un
liderazgo participativo en el cual todo el personal participa en la
planificación estratégica y toma de decisiones de la unidad organizativa.
La influencia del personal del
departamento está orientada hacia el sistema de excelencia de gestión, buscando
el mejoramiento continuo de los procesos y servicios.
La motivación, la empresa tiene muchos
beneficios económicos para sus trabajadores, incluyendo reconocimientos por
años de servicios, certificados por cumplir con la producción, fiestas,
detalles durante todo el año (gorras, franelas, chemises, cds, chapas,
calendarios, etc.)
4.-
Instrumentos de Control de Gestión y
Correctivos para las desviaciones
En la empresa se creo un instrumento
de control de la gestión trimestralmente, es un informe que se presenta con los
avances en porcentajes de los indicadores de gestión declarados en el plan
operativo.
El informe de gestión trimestral es
enviado a la Gerencia de adscripción y la gerencia organiza el resumen
ejecutivo y es enviado a la Gerencia de Planificación y Presupuesto.
En el departamento se lleva un control
mensual de las actividades realizadas por trabajadores, en este informe mensual
se miden las actividades con números reales.
5.-
Matriz Foda del Departamento Centro de Información de
Fortalezas
Fortalezas Organizacionales
Todos los centros de información de las
empresas CVG poseen un acervo tecnológico único y diferente a los centros de
información regional y nacional.
Los centros de información de las
empresas CVG tienen la flexibilidad de intercambiar información entre ellos
mismos.
Fortalezas Distintivas
El Centro de
Información Tecnológica consta con:
Presupuesto
de
Equipo de
trabajo entrenado, totalmente capaz de solventar las necesidades de información
de los usuarios.
Plataforma
tecnológica para el manejo de la colección
y para cumplir con las diferentes solicitudes de información.
Actualmente
tiene 04 computadores a la disposición de los usuarios para que consulten la
base de datos y consulten Internet que hoy en día es la fuente de información
más utilizada en el mundo.
Un
supervisor que motiva e incentiva el trabajo en equipo, logrando resultados
eficientes dentro del CIT.
Un plan de trabajo elaborado en
equipo flexible a ideas nuevas y a mejoras continuas del proceso.
Debilidades
Debilidades Organizacionales.
No todos los Centros de Información cuenta con presupuesto para la
adquisición de una plataforma tecnológica, equipos para automatizar los
servicios y adquisición de material bibliográfico para satisfacer las necesidades
de información de los usuarios.
Debilidades Distintivas:
El Centro de Información no ha diseñado
un plan de acción que le permita satisfacer todas las necesidades de
documentación legal y normativa de
Oportunidades
Optimizar el proceso de adquisición,
distribución, divulgación y vigencia de la documentación legal y normativa de
la empresa utilizando los recursos tecnológicos existentes en el CIT.
Amenazas
Pueden existir unidades organizativas que por sus responsabilidades,
obligaciones e incluso apatía retrasen el proyecto y las acciones para cumplir
con el plan estratégico.
