UNIVERSIDAD YACAMBU

PROF. GRISELDA GONZALEZ

GESTION DE INFORMACION

TRABAJO 1

¿Quién ejerce el liderazgo del proceso de gestión de la Información?

En la empresa CVG Venalum la gestión de la información es lideralizada por el Departamento Centro de Información.

El Departamento Centro de Información de la empresa CVG Venalum, es el ente encargado de garantizar la adquisición, distribución, custodia y divulgación del material bibliográfico y no bibliográfico adquirido y generado por la empresa.

En el Departamento Centro de Información el liderazgo es ejercido por el Jefe de Departamento que es la persona encargada de administrar la gestión de información garantizando que se cumplan los servicios de información eficientemente para la toma de decisiones dentro de cada una de las unidades organizativas que conforman la empresa.

¿Cuáles son las funciones inherentes a esta gestión?

Coordinar y supervisar todas las actividades del Departamento Centro de Información.

Elaborar los planes operativos y funcionales, y garantizar el cumplimiento de los mismos.

Coordinar y llevar a cabo el proceso de detección de material bibliográfico en todas las unidades organizativas de la empresa.

Elaborar el plan presupuestario en base al resultado del proceso de detección de material bibliográfico y no bibliográfico, así como hacer la previsión presupuestaria para garantizar el buen funcionamiento del Departamento.

Garantizar que el presupuesto solicitado se ejecute durante el año fiscal.

Mantener contacto con los proveedores de información nacional e internacional.

Coordinar con las diferentes unidades organizativas la recopilación de la documentación técnica generada en la empresa.

Elaborar el plan de entrenamiento para el personal que labora en el Departamento.

Velar por el resguardo del material bibliográfico y no bibliográfico como activo de la empresa.

Participar como representante del departamento en todos los procesos que involucran la gestión de la información en la empresa.

Elaborar normas y procedimientos para que se cumpla eficazmente la gestión de información en la empresa.

Orientar a las diferentes unidades organizativas de la empresa sobre la gestión de información.

Registrar, catalogar y clasificar material bibliográfico y no bibliográfico.

Ofrecer servicios de información.

Determine: la visión, misión, valores y objetivos de la unidad o Departamento

Visión:

Conformar una plataforma científica y tecnológica, a través de la recopilación de la información generada y adquirida por la empresa, que facilite la planificación y ejecución de proyectos, la toma de decisiones y la formación profesional de los trabajadores de la empresa.

Misión: (Propuesta)

El Departamento Centro de Información tiene como misión satisfacer los requerimientos y servicios de información con calidad, eficiencia, oportunidad y eficacia, garantizando la información para la toma de decisiones en la empresa.

Valores: (Propuesta)

Calidad: Calidad en todo el proceso de gestión de información.

Servicios de información basados en la innovación: Ofrecer los servicios de información con las herramientas tecnológicas más avanzadas.

Trabajo en equipo con actitud de servicio: Trabajo en equipo con el fin de prestar un mejor servicio a los usuarios.

Elevar la cultura de gestión de la información: Mostrar al usuario los servicios de información con la finalidad de concientizar sobre la importancia de la gestión de información.

Nunca estar satisfechos, Ser siempre mejores: Siempre buscar el mejoramiento continuo de los procesos.

Espíritu investigativo: Investigar para ofrecer un mejor servicio.

Vocación de servicio: Estar siempre dispuesto satisfacer las necesidades de información.

Profesionalidad: El equipo de trabajo está altamente calificado para llevar la gestión de información de manera eficaz.

Objetivo:

Satisfacer las necesidades de información de los usuarios, a través de los servicios que se prestan, apoyando así la gestión de las distintas unidades y la toma de decisiones en la organización.

Organizar y Administrar el material bibliográfico y no bibliográfico que sirva de soporte para la gestión tecnológica, administrativa y productiva de las unidades organizativas de la empresa.

Velar por el resguardo y preservación física del patrimonio bibliográfico y no bibliográfico disponible en el CIT., de acuerdo a los procedimientos vigentes de la empresa.

Esquematice la estructura jerárquica u organigrama existente.

Organigrama estructural

Organigrama de Cargos

¿Cuales son los recursos tecnológicos disponibles (equipos, programas) que apoyan al proceso de gestión de la información y que importancia tiene en el logro de los objetivos del Departamento?

El objetivo principal e indicador de gestión es prestar Servicios de Información y todas las herramientas tecnológicas que tenemos disponibles en el Departamento son con la finalidad de ofrecer un mejor servicio con oportunidad y eficiencia.

El Departamento cuenta con:

09 Equipos de computación, con sistema operativo XP, con todas las herramientas y office 2003.

Un dispositivo de red

Los 09 computadores están conectados en una red interna

01 Impresora Laserjet para impresión masiva

01 Impresora multifunción: impresora, fotocopiadora y escáner

01 Impresora de inyección a tinta

01 Fax

01 Servidor

01 CD-Writer (Copiador de CD)

05 Accesos a Internet

01 Software manejador de base de datos llamado Documanager

01 Intranet informativa creada por la empresa

Con todos estos recursos el Departamento a optimizado los servicios:

Con Documanager se creo una base de datos, que sirve de catálogo electrónico para consulta referencial del inventario bibliográfico y no bibliográfico del Departamento.
Se cuenta con una página web informativa del Departamento y con un motor de búsqueda conectado a la base de datos Documanager, ubicada en la intranet de la empresa.
Se cuenta con un correo electrónico el cual sirve para solicitar información y para satisfacer servicios de información.
En la red interna se tienen carpetas compartidas para transferencia de información entre los equipos del Departamento.
Se puede enviar información por fax a las personas que no cuentan con correo electrónico.
Se estableció el servicio de Internet para los usuarios (03 computadores para el servicio de Internet).
Dentro de la sala hay 01 equipo disponible para consulta de la base de datos.
Con el software SQL Server se creo una aplicación para visualizar documentos a texto completo.
Con la implementación del formato electrónico en el mercado se ha adquirido normas técnicas en este formato y están disponibles en la página web del Departamento con un acceso al texto completo.
Con el escáner se puede digitalizar información que no está en formato electrónico y satisfacer necesidades de información.
Con el software adoba acrobat se pueden convertir documentos de office a formato electrónico y se puede proteger para evitar que lo modifiquen.
Se creo una base de datos con excel para el control de estadísticas de usuarios.
En el Internet hay herramientas de trabajo como el thesauros on line y la dirección de la Library of Congress.

Se puede afirmar que todas las herramientas antes mencionadas han optimizado los procesos de gestión de información y los servicios de información, permitiendo crear una plataforma de información disponible a toda la empresa.