Universidad
Yacambu
Pregrado en
Información y Documentación
Trimestre 14
Asignatura:
Trabajo Especial de Grado
Prof. Maruja
Cecilia Trejo
Trabajo 5
Elaborado por:
Nardys Canache
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Antecedentes de la investigación |
Ponjuán Dante,
Gloria (2002), señala en su artículo que “La biblioteca digital
o electrónica coexiste y coexistirá todavía con la biblioteca tradicional con
acervos impresos e incluso manuscritos”. (55) En este artículo se hace referencia a las transformaciones
tecnológicas que ocurren a velocidades
insospechadas, menciona que los avances imponen vivencias prolongadas de
transición en los cuales coexisten los nuevos y antiguos sistemas. Para La
biblioteca digital o electrónica, en la mayoría de los casos, coexiste y
coexistirá todavía con la biblioteca tradicional con acervos impresos e
incluso manuscritos. En algún momento, los soportes electrónicos llegarán a
convertirse en tradicionales ante nuevas generaciones de otros soportes. Esta investigación sirve como antecedentes para “Diseñar las
estrategias para procesar la documentación en formato digital”a través de esté artículo se evidencia la
importancia de los soportes electrónicos, los cuales deben tener la misma
importancia que los soportes impresos. Sánchez, J. Alfredo
(2002), señala en su artículo “Las consideraciones sobre el potencial del
medio digital para apoyar el aprendizaje, la investigación y la construcción
social del conocimiento han tocado apenas la superficie. La inmensa mayoría
de los documentos que se producen en la actualidad se encuentran en formato
digital.” (2) En este artículo se hace referencia muy particularmente a las
habilidades y prácticas desarrolladas durante los siglos para el manejo y
recuperación de información en formato impreso y otros analógicos que hoy en
día no son aplicables al formato digital. Al incorporar acervos en formato
digital, a las colecciones de nuestras bibliotecas, es fundamental considerar
las nuevas habilidades y los cambios culturales necesarios, no sólo entre los
usuarios, sino también entre los bibliotecarios, ahora llamados también
digitales, se hace necesaria la formación rompiendo los paradigmas muy
arraigados de la formación de profesionales en biblioteconomía y
bibliotecología tradicionales. Este artículo sirve como antecedente para
“Diseñar las estrategias para procesar la documentación en formato digital”,
ya que a través de este artículo se evidencia que los procesos técnicos para
la documentación digital deben ser diferentes a los documentos en formato
impresos. Filosofía El universo sensible es un intento bastante
logrado de unificar no sólo las diferentes ramas de la física, sino el
conocimiento científico moderno. Niels Henrik David Bohr, físico danés que realizó importantes
contribuciones para la comprensión de la estructura del átomo y la mecánica
cuántica, concibió el principio de la complementariedad según el cual, los
fenómenos pueden analizarse de forma separada cuando se presentan propiedades
contradictorias. Bohr encontró aplicaciones
filosóficas que le sirvieron de justificación para contextualizar las ramas
de la ciencia y sugerir que “Las ciencias están atomizadas, pero es de prever
un cambio en esto, una revolución científica”. La mayoría de los
conocimientos que tenemos del universo desafían el sentido común. Por
ejemplo, Bohr sostuvo que el mundo que vemos
alrededor de nosotros puede ser lo suficientemente real, pero sus
componentes, aquello de lo que está construido, no es real. La interpretación
cuántica de Copenhague defiende la idea de que no existe una realidad
profunda, sino fenomenológica o realidad observada. Loosjes, Theodoor P. (Profesor
de Información y Documentación de |
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Teorías o referentes teóricos que sustentan la
investigación: |
En el contexto
actual, impuesto por el paradigma de las llamadas nuevas tecnologías a la
bibliotecología y la ciencia de la información, se observa un notable aumento
de la cantidad de documentos disponibles en formato digital; cada día se
generan, reciben, envían y almacenan en un número cada vez mayor de empresas
de todo tipo en el mundo. Esto ha hecho necesario la creación de un área de
trabajo que se ocupe del manejo de documentos en formato digital, la
conversión de documentos tradicionales al formato electrónico, las
publicaciones electrónicas y toda la gestión de información. La siguiente investigación “Diseñar las
estrategias para procesar la documentación en formato digital” se basará en
el concepto de Michael Buckland profesor honorario
en Escuela UC de Berkeley de la información y Co-Director del Iniciativa Cultural Electrónica del
Atlas; el cual lo define como un contenedor de información, es decir, aquello
que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un
hecho, una persona o una temática determinada. Aunque este es un criterio que se ha utilizado
generalmente con objetivos prácticos resulta, entre todos los analizados, el
más general. No solamente son ejemplos de documentos según esta definición
una carta, una fotografía, un video, un informe, o cualquier otro contenedor
de información que tenga un significado y esté sujeto a un contexto
determinado, apoyados en el papel; también pueden reconocerse como documentos
una escultura, piezas de museo, personas, animales vivos u otro objeto que
sin estar asociado al papel contenga información. A pesar de que un documento puede valerse de
cualquier medio para existir, este se gestiona como una unidad de información
independientemente de su formato o el medio en que se almacene. El término "documento electrónico" es
un concepto relativamente nuevo y no menos debatido que el visto
anteriormente. A los efectos del presente estudio, se denominará un documento
como electrónico si se encuentra físicamente almacenado en un dispositivo
electrónico o unidad de almacenamiento externa de un dispositivo de este
tipo, comprensible sin ningún procesamiento adicional, excepto la
presentación del monitor o de la página impresa. Cualquier archivo de
computadora que tenga un contenido válido para el trabajo de un universo de
usuarios, por reducido que sea, se considera un documento electrónico. Si se considera que un documento electrónico es
una categoría particular de documento, y que todo documento puede gestionarse
por una persona u organización de acuerdo con sus intereses, podemos
referirnos a la gestión de documentos electrónicos como el proceso de
creación, almacenamiento y utilización de los documentos electrónicos, que
incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación,
reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos. En los últimos 10 años un conjunto de empresas se
han lanzado a producir tecnologías para el almacenamiento y la gestión de
documentos electrónicos. De esta forma se han desarrollado dispositivos con
altas capacidades de almacenamiento de información y programas que no sólo
permiten crear registros electrónicos cuyo contenido gire alrededor de
documentos, sino también almacenar y recuperar estos de manera eficiente, es
decir, tecnologías que permiten crear y gestionar el archivo electrónico de
cualquier organización, así como colocarlo a disposición de sus empleados y
usuarios. Las tecnologías físicas, en que se apoya la gestión
de documentos electrónicos, dependen en gran medida de las principales
compañías productoras de hardware a nivel mundial. Almacenamiento y gestión de
información
Todo sistema necesita de formas eficientes de
archivar documentos y datos, así como de colocarlos a disposición de sus
usuarios; es por ello que el almacenamiento y recuperación es un componente
esencial en el desarrollo de los sistemas para la gestión de documentos, esto
para todos está claro, si se habla del mundo de los documentos impresos. Pero, ¿qué? ¿Cómo? llevar los conceptos
tradicionales de la gestión a los documentos electrónicos. Necesariamente deben mantenerse los conceptos de
archivos personales, transitorios y oficiales, en el sentido tradicional de
la palabra, así como los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar
documentos, los aspectos legales, etcétera. El problema aparece en el momento
en que los documentos electrónicos se convierten en registros. Registros personales: Cualquier información
personal creada o mantenida en una estación de trabajo, de interés para
aquella persona que la mantiene y consulta. Si el registro se mantiene en la
red de computadoras para la consulta de todos, por ejemplo, una noticia
publicada en la intranet de la organización, el registro pasa a ser
corporativo. Se debe ser cuidadoso al definir el momento en que deja de ser
un registro personal para convertirse en un registro de la institución. Registros
transitorios: Documentos que representan trabajos en su proceso de
convertirse en registros oficiales. Son aquellos documentos que elaboran una
o varias personas de manera temporal mientras confeccionan un documento
oficial en su versión definitiva. Por ejemplo, son registros transitorios,
los memos, las versiones preliminares de un proyecto. Algunos registros
transitorios se convierten finalmente en oficiales. Registros oficiales: Registro de una decisión
oficial dentro de la institución o de esta hacia el exterior. Versiones
finales de proyectos, mensajes decisivos de correo electrónico y otros documentos
constituyen registros oficiales. Una vez que un documento es declarado como un
registro, la organización puede categorizarlo
siguiendo determinado criterio, retenerlo por cierto período de tiempo y
destruirlo cuando determine que no lo necesitará más. Con el desarrollo de las llamadas nuevas
tecnologías han surgido nuevos conceptos, como el de gestión del
conocimiento, los que han demostrado que los registros almacenados son la
memoria viva de la organización, con una importancia mucho mayor que la que
se le concedía hasta el momento. Mucho más si pensamos que los documentos
electrónicos dentro de las organizaciones han ganado en cantidad e
importancia, junto a la necesidad de manejarlos. Todo ello ha provocado que
la gestión de archivos gane cada día más importancia. La aparición y masificación de los documentos
electrónicos a través de las tecnologías ha permitido: reducir el espacio
físico de archivo, mantener un único conjunto de información que contenga
todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitar la
localización rápida por una gran diversidad de criterios, en lugar de que el
usuario deba esperar porque otro usuario termine con el documento para
consultarlo puede ser consultado en paralelo, preservar los documentos originales,
con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los
documentos por su uso, integrar la documentación en procesos de trabajo,
controlar versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel
en circulación, controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad,
eliminar la pérdida de documentación, mejorar, de forma general, el manejo de
información que puede resultar determinante para el desarrollo de la
organización, relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar
redundancia en la documentación. |
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Términos Básicos: |
Datos:
Hechos aislados que no reflejan nada. Ejemplo:
nombre, color. Conocimiento: Es la información organizada, analizada
y transformada. El conocimiento se refiere a las características internas y
al comportamiento de un sujeto, tanto en las reacciones como en sus
relaciones con los estímulos del ambiente. Se refiere a la diferenciación
perfecta con relación a otras cosas que pudieran parecer iguales, es todo lo
que un ser humano ha aprendido, aplicado y organizado, supone una reflexión
en correspondencia con la información asimilada. El
conocimiento de una organización forma parte de un nuevo capital de la empresa.
Aprovecharlo se ha convertido en un arma poderosa para maximizar el potencial
de la compañía. Atesorar el conocimiento ha dejado de ser símbolo de poder.
Al gestionar el conocimiento se da el paso que permitirá darse cuenta de en
qué momento el conocimiento ha pasado a ser parte de la cultura empresarial.
La gerencia del conocimiento es el resultado de un alto grado de
consolidación de la cultura de la organización. Entre
las herramientas para la gestión del conocimiento se hallan:
El
valor del conocimiento aumenta únicamente si es accesible a la organización, sin
esta condición, el conocimiento no podría convertirse en una ventaja
competitiva. Se
trata de tener una idea clara de todo el patrimonio intelectual que se
almacena en la organización y de ubicarlo de forma que el acceso sea rápido,
lo importante es saber dónde se encuentra, para qué sirve y cómo utilizarlo. Entre
sus fuentes se encuentran: manuales de cursos, conferencias, software,
patentes, prácticas y normas, rutinas organizacionales, procesos, know-how
técnico, diseño de productos y servicios, estrategias de marketing,
comprensión del cliente, experiencia aplicada, relaciones con los
consumidores y contactos empresariales, así como la creatividad personal y la
innovación. La
información es el conocimiento transformado, su forma representa dicho
conocimiento. Asimismo, el conocimiento tiene las propiedades de comunicar,
revelar, manifestar y de recomendar las determinaciones para actuar de forma
productiva. Función de Sistemas de Información: Un Sistema de
Información es una estructura permanente e interactiva compuesta por
personas, equipo y procedimientos, cuya finalidad es recabar, clasificar,
analizar, evaluar y distribuir información pertinente, oportuna y precisa que
servirá a quienes toman decisiones para mejorar la planeación, ejecución y
control dentro de las organizaciones. Teorías de la información y Documentación:
“Redefinir socialmente la actividad bibliotecaria y de documentación a partir
de una concepción mediacional que deriva de
considerar el quehacer de los profesionales concernidos como una práctica
social relacionada con procesos de comunicación pública. La consideración del
bibliotecario y del documentalista como mediadores comunicativos, permite al
comunicólogo social investigar los modelos mediacionales
que subyacen a sus prácticas profesionales e indagar en sus implicaciones
sociales. Esta reflexión social especializada se presenta como una
alternativa complementaría a la perspectiva sociológica”. Cita tomada del Artículo de La información como patrimonio intelectual de las
empresas: Actualmente se habla y escribe con frecuencia
sobre la necesidad de prestar mayor atención a los activos inmateriales de la
organización, sobre todo de aquellos capaces de aportar valor económico a la
empresa. Importancia de un sistema de información y
documentación para las empresas: Cada día las empresas enfrentan nuevos desafíos:
deben alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción de sus clientes,
lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar
mayor participación de mercado, etc. Enfrentar cada uno de estos retos implica
cubrir necesidades de información mayores día a día y, aunque la estadística,
la computación y la ingeniería están muy desarrolladas, casi nunca se posee
toda la información que se necesita para tomar decisiones de marketing y para
desarrollar proyectos de mejoras en sus procesos, esto es debido en gran
parte a que la economía y las personas son altamente variables. Esta dinámica, ligada a la necesidad de
obtener utilidades, obliga a las empresas a requerir más y mejor información
y a diseñar sistemas que les permiten conseguirla y administrarla de la mejor
manera. Porque es necesario un Centro de Documentación
para las empresas: Un Centro de Documentación es necesario dentro de
las empresas, el cual su principal función es servir de apoyo a las
diferentes unidades organizativas con la finalidad de ofrecer la información eficazmente
que servirá para la toma de decisiones y para el desarrollo de proyectos de
mejoras. La información va a permitir a la empresa: Antes que todo: Una
“auto-ubicación“, más precisa respecto a su posición dentro de un mercado. Una ubicación más detallada de la posición de la competencia El descubrimiento de oportunidades El Departamento Centro de Información: Es el ente
encargado de regular la adquisición, control y divulgación del material
bibliográfico dentro de la empresa CVG. Venalum. Documentación: Es cualquier forma de almacenar y
conservar datos. Actualmente los sistemas de documentación son
computarizados. La documentación de datos generados con la introducción de
germoplasma (datos pasaporte), caracterización y evaluación es una condición
necesaria para el uso exitoso de las colección es por parte de los
investigadores, fitomejoradores, instituciones de conservación, productores
agrícolas y de otros grupos interesados. Un lenguaje documental es un conjunto de términos
o frases nominales convencionales empleados para representar en contenido de
un documento con el fin de facilitar su recuperación. Selección: Recogida de todos los documentos que
merecen ser registrados para luego ser transmitidos. Indexar: consiste en extraer uno o más conceptos
que representan el contenido temático del documento con el objetivo de
recuperarlo posteriormente. Lenguaje de indización: lenguaje controlado de
términos, denominados descriptores, asignados a un documento de tal manera
que podemos localizarlo con mayor facilidad. Las fuentes primarias ofrecen información de
primera mano, sin elaboración. Dentro de este apartado se encuentran las
monografías, las publicaciones periódicas y en serie y Informes: Documento que expone los resultados de
una actividad, sea de una persona o de un ente u organismo. Ponencias: Fuentes prospectivas, informan sobre
lo que se va a exponer, y fuentes retrospectivas. Tesis:
Trabajos originales de investigación que culminan el tercer ciclo de la
enseñanza universitaria. “Disertation Abstracts International”, “European Abstracts”, “TESEO” Normas: Documento
aprobado por un organismo regulador que establece requisitos a cumplir o en
general. Catalogación: es la operación por la cual se
describe el documento en función de sus características formales y externas,
como el autor, el título, el lugar de edición, el editor, el año de
publicación, las características físicas, etc. Se trata de una operación que
debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia extensión posible con
el objeto de que los registros resultantes puedan ser intercambiables y
comprensibles a todos los niveles. Las normas de descripción bibliográfica
más conocidas a nivel mundial son las Reglas de Catalogación
Anglo-Americanas. Clasificación: Modo en el que se organiza lógica
y físicamente los documentos y series documentales, sea cual fuere su
soporte, desde el mismo instante en que se crean en las oficinas. Normalización: es un proceso dinámico y continuo
imprescindible para el funcionamiento óptimo de toda organización. La
necesidad de realizar el análisis y procesamiento de los documentos tanto a
nivel nacional como internacional, de forma tal que éstos sean comprensibles
y compatibles entre sí, resulta cada vez más urgente, con este fin, se han
desarrollado diferentes normas internacionales en el campo de la bibliotecología
y de la información científica. Tesauros La terminología es una disciplina que permite
identificar el vocabulario de una especialidad en forma sistemática,
analizarlo y si es necesario crearlo entre el especialista y terminología,
además de normalizarlo en una situación concreta de funcionamiento con la
finalidad de responder a las necesidades de expresión de sus usuarios. Término: Unidad lingüística que pertenece a un
lenguaje especializado. Puede ser sustantivo, verbo o
frase. Se entiende por derechos de autor aquellos
derechos del autor para controlar el uso que se hace de su obra. La propiedad intelectual, lejos de servir a sus
objetivos iniciales, está siendo utilizada para facilitar el control de las
grandes compañías sobre la cultura, el arte y la innovación tecnológica. La
biblioteca electrónica sería aquella que permite acceder a bancos de
información en formato electrónico. Este tipo de bibliotecas incluiría
también los catálogos automatizados de bibliotecas tradicionales. Biblioteca
digital, es un repositorio de acervos y contenidos digitalizados, almacenados
en diferentes formatos electrónicos por lo que el original en papel, en caso
de existir, pierde supremacía. Generalmente, son bibliotecas pequeñas y
especializadas, con colecciones limitadas a sólo algunos temas. Biblioteca
virtual, es aquella que hace uso de la realidad virtual para mostrar una interfaz
y emular un ambiente que sitúe al usuario dentro de una biblioteca
tradicional. Hace uso de la más alta tecnología multimedia y puede guiar al
usuario a través de diferentes sistemas para encontrar colecciones en
diferentes sitios, conectados a través de sistemas de cómputo y
telecomunicaciones. Publicación electrónica cubre un amplio espectro
de medios, formatos y métodos para la creación y distribución de trabajos. El
elemento común es que la publicación existe en un fichero de computadora que
puede leerse y distribuirse sin necesidad de publicarse en el sentido
convencional de copias en papel. Es una publicación virtual, donde las
palabras y las imágenes no tienen una forma física reconocible hasta que no
llegan al lector, quien puede leerla y visualizarla en una variedad de formas
de acuerdo con sus necesidades. |