UNIVERSIDAD
YACAMBU
VICE-RECTORADO
ACADÉMICO
LICENCIATURA
EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
INFORME
DE PASANTÍA
EMPRESA
CVG. VENALUM, C.A.
DEPARTAMENTO
CENTRO DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS
DOCUMENTAL DEL DEPARTAMENTO CENTRO DE INFORMACIÓN
Br.
NARDYS CANACHE
TUTOR
EMPRESARIAL: LICDA. MAYLEN UZCATEGUI
BARQUISIMETO,
AGOSTO 2007
INTRODUCCIÓN
El Departamento Centro de Información tiene como función principal la adquisición, administración y resguardo de la documentación generada y adquirida con la finalidad de cubrir las necesidades de información de las diferentes unidades organizativas de empresa C.V.G. Venalum, C.A.
El Departamento Centro de Información en la administración de la información requiere realizar actividades asociadas al análisis documental, estas actividades son realizadas con eficiencia para prestar servicios de información con calidad y oportunidad.
Los servicios de información están asociados a los objetivos estratégicos de la empresa en el cual se requiere mejora continua en cada uno de los procesos.
En este informe se describen las actividades realizadas en el Departamento Centro de Información con la finalidad de ofrecer un aporte al mejoramiento continuo de los procesos documentales.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
CVG
VENALUM está ubicada en la zona industrial Matanzas en Ciudad Guayana, urbe
creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961 mediante fusión de Puerto
Ordaz y San Félix.
Desde
su inauguración, CVG VENALUM se ha convertido, paulatinamente en uno de los
pilares fundamentales de la economía venezolana, siendo a su vez en su tipo,
una de las plantas más grandes de Latinoamérica, con una capacidad instalada de
430.000TM/Año. Posee una fuerza laboral de 3.753 trabajadores aproximadamente,
adicionalmente cuenta con el apoyo de 93 cooperativas, así como 25 empresas
contratistas, y una de las instalaciones más modernas del mundo.
Cuenta
con
En la
nueva etapa de
Misión:
CVG VENALUM tiene como misión producir y comercializar aluminio de forma
productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social
en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los
proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de
Visión:
CVG VENALUM será la empresa líder en productividad y calidad en la producción
sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente
de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación productiva y
la soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía
popular de
DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO CENTRO DE
INFORMACIÓN
El Departamento Centro de
Información está adscrito a
Misión: Proveer servicios de información en función de la
calidad, cantidad y oportunidad requerida,
a fin de satisfacer las necesidades de las diferentes Unidades de
Filosofía: El Departamento Centro de Información comparte
y practica los principios siguientes:
Ética, Responsabilidad y Transparencia.
Apego a los principios, normas y reglamentaciones
que regulan su gestión.
Criterio de eficiencia para optimizar los
recursos financieros asignados.
Apego a los principios de honestidad,
sinceridad, legitimidad y salvaguarda del patrimonio.
La información debe ser veraz y oportuna, como
elemento principal de servicio.
Se protege el derecho de autor y
confidencialidad de los documentos.
El Departamento Centro de
Información compromete su actuación en el ámbito funcional siguiente:
Garantizar la elaboración y
análisis de escenarios que permitan
evaluar los requerimientos y necesidades de
Establecer mecanismos para el almacenamiento, resguardo y custodia del patrimonio bibliográfico y documental existente en el Centro de Información, a los fines de asegurar su disponibilidad y acceso en la oportunidad y calidad requerida.
Realizar el registro, clasificación y catalogación del material bibliográfico y no bibliográfico de acuerdo con la metodología establecida, a los fines de asegurar la identificación, ubicación y acceso cuando sea requerida.
Mantener control del material bibliográfico y no bibliográfico, de acuerdo con los mecanismos establecidos, a los fines de asegurar que la información se encuentre disponible y prevenir el uso de información desactualizada.
DESARROLLO DE LAS TAREAS REALIZADAS DURANTE
EL PERIODO DE PASANTÍA
Se recibió del tutor industrial la descripción de las actividades a
desarrollar.
El análisis documental
en cada unidad de información tiene normas particulares, en el Departamento Centro
de Información cada documento tiene un procedimiento documental diferente, se
recibió la asignación de procesar documentos no convencionales durante el
periodo de pasantías.
Conocer e identificar el sistema de clasificación de la documentación no
convencional
Para llevar a cabo el
análisis documental con eficiencia se hizo necesario familiarizarse con el
sistema de clasificación interna de los documentos no convencionales descritos
en el Departamento Centro de Información como Documentos Técnicos, se reviso
las distintas clasificaciones en la cual se pudo observar que son códigos
estructurados alfabéticamente, seguido de guión y cuatro dígitos asignados en
forma cronológica y secuencial lo que permite ordenar los documentos en la
estantería y su posterior ubicación dentro de la colección.
1.- Para realizar el
análisis documental se llevo a cabo las siguientes actividades:
Selección de
documentos En el
Centro de Información los documentos que ingresan nuevos deben ser procesados
con prioridad, aparte se encuentra una estantería de documentos donados de
otras unidades organizativas, los cuales datan de años anteriores, revisa el
tipo de material, analiza el tipo de información que contiene el documento,
verifica el año de edición, se consulta al personal para tomar una decisión en
consenso, finalmente selecciona el documento para ser procesado o para ser
destruido.
Encuadernado de
documentos (En esta
actividad se encuaderna el documento)
El Departamento Centro
de Información decepciona documento de otras unidades organizativas de la
empresa, si el documento viene grapado o sujetado con un clips binder, es
necesario encuadernarlo para el mejor manejo y uso de la documentación.
Sellado de documentos (En esta actividad se colocan los
sellos de identificación del Departamento Centro de Información)
Sello redondo en la
portada del libro
Sello rectangular en los
03 bordes del libro
Sello cuadrado en la
última página del libro para colocar el número de inventario
Clasificación de
documentos (En esta
actividad se define la categorización del documento)
En el caso de los
documentos no convencionales se creo un sistema de clasificación interno, con
la finalidad de ubicar el documento dentro de un tipo específico,
posteriormente por año y un correlativo por orden de recepción.
En el caso de los
documentos en inglés es necesario traducir la información para definir el tipo
de documento y asignar la clasificación.
Registro de los
documentos (En esta
actividad se asigna un número correlativo al documento)
En el Departamento
Centro de Información se lleva un libro de inventario para cada tipo de
documento, en el caso de los documentos no convencionales el libro de
inventario lleva cuatro columnas:
Fecha del documento:
fecha de registro.
Número de Registro: se
asigna un número correlativo secuencial a medida que los analistas vallan
haciendo el análisis documental.
Cota: se coloca la
clasificación asignada.
Observaciones: se coloca
información importante que sea necesaria colocar.
Catalogación en la
base de datos (En
esta actividad se alimenta el catalogo en línea con la información de los
documentos)
El Departamento Centro
de Información lleva una base de datos en el cual se extrae la información
esencial y descriptiva del documento, cada documento debe ser registrado en la
base de datos para su posterior recuperación y ubicación en el catalogo en
línea.
En el caso de los
documentos en inglés es necesario traducir la información básica para llenar
los campos de la base de datos, para colocar la tabla de contenido se conserva
en el mismo idioma.
Elaboración y pegado
de cota (En esta
actividad se identifica el documento)
Todos los documentos son
clasificados, la cota es la etiqueta que contiene el código de clasificación y
se le adhiere en el lomo del documento.
Colocación de banda
magnética
En el Departamento
Centro de Información hay un sistema de seguridad, al culminar le análisis
documental cada documento debe ser etiquetado con la banda magnética de
seguridad antes de pasar al inventario.
Almacenamiento
El documento debe ser
almacenado en la estantería que corresponde dependiendo la clasificación
asignada.
2.-
Para la actualización de las normas covenin CT6 Seguridad, higiene y protección
se llevaron a cabo las siguientes actividades:
En el
Departamento Centro de Información, se cuenta con el Comité Técnico CT6
Seguridad, higiene y protección de las normas covenin, editado por Fondonorma
Este
Comité Técnico tiene 300 Normas Técnicas, en esta existencia de normas hay
normas en formato papel y algunas en formato digital. Así como normas en los
dos formatos.
Imprimir
el catálogo vigente del CT6 de las normas covenin: Fondonorma tiene una página
web en el cual la información publicada esta siempre vigente. Se busco la
información correspondiente al CT6 y se procedió a imprimir el listado completo
para su posterior comparación con la existencia de normas.
Imprimir
el listado de las normas: En la web del departamento esta publicado un sistema
de normas el cual es actualizado mediante un listado, este listado fue impreso
para comparar con la existencia de normas.
El
listado indica las normas en formato papel e índica el nombre del archivo en el
caso de las normas en formato digital.
Verificar
vigencia de las normas en formato papel: Se sacaron las carpetas con las normas
covenin en formato papel, cada carpeta tiene un índice el cual se utilizo para
colocar notas.
Cada
norma en papel fue verificada una a una contra el catalogo vigente, se utiliza el
índice para mantener el orden y la secuencia de la revisión, se colocan marcas
para identificar que la norma fue revisada y se coloca una nota con el año de
vigencia de la norma.
Al
detectar una de las normas que no coincidiera en el año, se extrae la norma en
formato papel de la carpeta, se coloca el sello de “Documento obsoleto”.
Se
verifica si la norma vigente esta en formato digital en el listado de normas,
si esta norma está en formato digital se coloca la nota en el índice.
Si en
el listado aparece la información de la norma obsoleta, se colocan notas en el
listado para posteriormente eliminar la fila que contiene tal información y se
incluye en el listado de compras pendientes.
La
norma obsoleta en formato papel es colocada en una carpeta para normas
obsoletas, se ubica en que lugar se inserta por número correlativo y
posteriormente se actualiza el índice incluyendo esta norma.
La
norma obsoleta en formato digital es colocada en una carpeta de “normas
nacionales obsoletas”, se elimina la norma del servidor.
Al
culminar la revisión de cada carpeta se actualiza el índice tomando en cuenta
las notas de las normas obsoletas, normas anuladas y las normas sustituidas.
Hay
carpetas para normas en formato papel obsoletas y normas anuladas, cada una de
estas carpetas tiene un índice que debe ser actualizado cada vez que se incluye
una norma en formato papel.
Se
elabora la portada de la carpeta que identifica el número correlativo de las
normas, así como una etiqueta para el lomo de la carpeta.
Después
de actualizar las carpetas se realiza la revisión del listado que contiene
todos los datos de las normas en formato papel y formato digital. Si se
observan desviaciones se corrigen y el listado se sube al servidor a través de
SQL Server.
3.- Automatizar sistema de clasificación
En el
Departamento Centro de Información el sistema de clasificación se lleva de
forma manual, buscando la mejora en los procesos se inicio la actividad de
automatización del sistema de clasificación, con la finalidad de llevar el
registro, control y respaldo en formato electrónico.
La
información almacenada en carpeta de tres anillos se tomo y se inicio la
trascripción de los datos en una base de datos en Microsoft Excel.
4.-
Mantenimiento del sistema de normas técnicas
El
Departamento Centro de Información, tiene la obligación de mantener un sistema
de normas que garantice la vigencia de las normas que forman parte del sistema
de gestión de calidad, este procedimiento se realiza en el Departamento Centro
de Información, cuando se reciben normas nuevas y cuando se detectan normas
obsoletas en el sistema de normas publicado en la intranet de la empresa.
Las
normas que forman parte del sistema de gestión de calidad, son las normas
identificadas y declaradas por cada una de las unidades administrativas de la
empresa como herramienta soporte en la gestión operativa.
Detectar
una norma obsoleta del sistema a través de la revisión del catálogo en línea de
fondonorma, un usuario puede realizar el llamado de atención que se requiere
actualizar una norma que es de uso frecuente para la gestión, en el caso de las
normas ASTM se recibe un correo de alerta que identifica que hay normas
actualizadas, se recibe un formato de solicitud de información en el cual el
usuario justifica la compra de una norma que no esta disponible en el sistema
de normas.
El paso
siguiente es:
En el
caso de realizar la revisión trimestral para detectar la vigencia y se detecte
una norma obsoleta, se incluye la norma en el listado de compras.
Si el
usuario realiza el llamado de atención que hay una actualización de una norma
que es de uso frecuente para la gestión, se procede a realizar la compra por
vía de excepción para adquirirla lo más pronto posible.
En el
caso de recibir un alerta de las normas ASTM se baja la norma vigente desde la
suscripción con la organización ASTM.
En el
caso de recibir de un usuario el formato de solicitud de información,
solicitando una norma que no esta en el sistema de normas se incluye en el
listado de compras y pasa al plan de compra dependiendo la disponibilidad de
presupuesto.
Después
de realizar el procedimiento administrativo para la adquisición de la norma, se
recibe la norma en formato electrónico o en formato digital.
En
formato digital se incluye la descripción de la norma con el nombre del archivo
en el listado correspondiente para actualizar el sistema de normas, se protege
el documento contra modificación y se guarda el archivo en el servidor.
En
formato papel se incluye la descripción de la norma con la observación
disponible en papel para actualizar el sistema de normas.
El
sistema de normas es actualizado a través de un listado en Excel que es
guardado con SQL Server en el servidor y posteriormente es visualizado por los
usuarios a través de la intranet de la empresa, si la norma esta en formato
digital puede ser visualizado a texto completo.
5.- Análisis documental de Cds
En el
Departamento Centro de Información se reciben Cds que complementan la
información de los libros en formato papel, Cds que son ejemplares adicionales
de los libros que significa contenido idénticos en diferentes formatos,
Información únicamente en formato digital respaldada en Cds.
Los Cds
que complementan la información contenida en los libros se identifican con la
misma clasificación de los libros anteponiendo las siglas DE (Documentación
electrónica). No se registra como un ejemplar adicional, se mantiene la
cantidad de ejemplares en papel, se incluye en la base de datos con el número
de registro correlativo asignado en el libro de inventario.
Los Cds
que son ejemplares adicionales de los libros se identifican con la misma
clasificación de los libros anteponiendo las siglas DE (Documentación
electrónica). Se registra como un ejemplar adicional con el número de
inventario correlativo asignado en el libro de inventario.
En el
caso de documentos que solo se encuentran en formato digital resguardado en
Cds, se le asigna una clasificación correlativa en el sistema de clasificación
diseñado para los Cds. Se le crea un número de inventario y se ingresa en la
base de datos como un ejemplar único en formato digital.
6.-
Mantenimiento de la estantería de los Cds
Los Cds
estaban ordenados por materia y la ubicación se dificultaba, se tomo la decisión
de reubicarlo con el número del inventario asignado en forma correlativa y
secuencial.
Para
llevar a cabo esta actividad se retiraron todos los Cds de la estantería.
El
disco en Cds está identificado con una etiqueta que contiene la clasificación y
el número de inventario correlativo, se decidió colocar una etiqueta de
identificación en el borde de la caja para facilitar la ubicación del material
en la estantería, ya que la identificación estará visible.
Se
transcribieron etiquetas de identificación para cada Cds.
Se
almacenaron los Cds ordenadamente en la estantería.
GLOSARIO
Análisis
documental: es la operación que consiste en seleccionar las ideas
informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin
ambigüedades para recuperar la información en él contenida. Esta representación
puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de
acceso en la búsqueda de documentos,
para indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El análisis
puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice alfabético de
materias o códigos sistemáticos.
Catalogación: pretende establecer la
lista de documentos que componen una colección, es decir, el catálogo,
considerado éste como instrumento de comunicación
entre la colección y los usuarios, por lo que la catalogación se ocupa de
diseñar las formas de acceso o puntos de entrada que los documentos tengan en
el catálogo con el objeto de que puedan ser recuperados; esto en la práctica
implica también operaciones
propias del análisis de contenido.
El análisis de contenido: es aquella operación intelectual o
automática según la cual se describe aquello que trata el documento y los productos
resultantes son: la clasificación, la
indización y la condensación (resumen).
Clasificación: es un conjunto
ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases
conformando una estructura.
La
organización sistemática de los libros
y de cualquier tipo de documento en los estantes o en los índices y catálogos
ha sido una de las formas más útiles para los lectores que buscan una
información definida. La clasificación representa el documento y la rama del conocimiento
a la que pertenece esta materia
o sea la clasificación permite ordenar el conocimiento función
importantísima para la recuperación de
REFERENCIA
CVG Venalum, C.A (2007). “Manual
de Inducción”. Ciudad Guayana, Venezuela.
CVG Venalum, C.A
(2006). Departamento Normas Y Procedimientos. Normas y Procedimientos Número
05.00-23 “Administración de material bibliográfico”. Ciudad Guayana,
Venezuela
CVG Venalum, C.A (2006). “Manual de Organización del Departamento Centro de Información”. Ciudad Guayana, Venezuela
ANEXO 1
Sistema de
Clasificación Interno
Tipos de documentos no convencionales:
|
Documentos |
Códigos |
|
Artículos |
D-ART |
|
Asesoría Técnicas |
D-ASE |
|
Bibliografías |
D-BIB |
|
Estudios Técnicos |
D-EST |
|
Documentos |
Códigos |
|
Glosario |
D-GLO |
|
Monografías |
D-MON |
|
Ponencias |
D-PON |
|
Separatas |
D-SEP |
|
Traducciones |
D-TRA |
|
Folletos |
D-FLL |
|
Eventos |
Códigos |
|
Conferencias |
E-CNF |
|
Congresos |
E-CNG |
|
Cursos |
E-CUR |
|
Foros |
E-FOR |
|
Jornadas Técnicas |
E-JOT |
|
Reuniones Técnicas |
E-RET |
|
Seminarios |
E-SEM |
|
Simposios |
E-SIM |
|
Talleres |
E-TLL |
|
Visitas Técnicas |
E-VIT |
|
Informes |
Códigos |
|
Avance |
I-AVA |
|
Gestión |
I-GES |
|
Técnico |
I-TEC |
|
Privatización |
I-PRI |
ANEXO 2 CATALOGO DE
NORMAS COVENIN
Ejemplo del resultado de la consulta del comité técnico derivados CT6
ANEXO 3 PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA DE NORMAS
Ejemplo del resultado de consulta de una norma en línea
ANEXO 4
Hoja de Entrada de
Ejemplo de un registro en la base de datos
