Universidad Yacambu
Pregrado en Información y Documentación
Trimestre 13
Asignatura: Bases Legales de la Documentación
Prof. Norma González Barrios
Resumen sobre el tema 14
Leyes sobre el
almacenamiento, restauración y destrucción de documentos
Elaborado por:
Nardys Canache
El Ciclo vital de los Documentos
El ciclo vital
de los documentos se refiere a las edades de los documentos y se mide por la
cantidad de uso, o por el progresivo crecimiento del valor de los documentos
para la tramitación.
¿Qué ventajas tiene plantear el ciclo vital
desde la vigencia?
Poder
establecer la fecha exacta (día, mes y año) en que se inicia y concluye cada
edad y momento del ciclo vital.
Desde el punto
de vista por cantidad de uso, es determinar la fecha exacta en que deja de
estar activo y pasa a ser semiactivo, se refiere cuando es activo y cuanto
movimiento requiere el documento para considerarlo activo.
Esquema del
ciclo vital
Primera Edad
Momento de planificación
Momento de Tramitación
Segunda Edad
Momento de vigencia
Momento de Plazo Precaucional
Tercera Edad
Selección
Documenta
Fase Permanente o Histórica
Primera edad
Momento
de Planificación
La
producción de documentos no puede surgir improvisada para responder al apremio
de una necesidad. Debe nacer de un estudio integral que vaya llevando los tipos
de documentos a la normalización u homologación.
Momento
de la Tramitación
La
tramitación tiene como fin acumular los antecedentes que necesitan la autoridad
o el emisor del documento para poner en vigencia tal documento. Es el momento
en que se produce la recepción de datos de información.
Segunda edad
Momento
de vigencia
El
tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de gestión obliga,
testimonio o simplemente prueba, lo que explícitamente dice su texto o va
implícito en su tipo documental
La
vigencia es el momento central en la vida de un documento. Es la comporta
el valor máximo porque todos los documentos son creados apara estar vigentes no
para ser estudiados por los historiadores.
Momento
de Plazo Precaucional
Aunque
pareciera lógico que una vez que pierde vigencia un documento, éste se vuelve inmediatamente
eliminable, ya que ha sido creado para estar
vigente. En la realidad no es así. Una vez agotada la vigencia se da un
lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución. Por dos
razones:
1)
Responder a
eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a
lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el
cumplimiento de la vigencia.
2)
Servir de
antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para
estar vigente.
El
Plazo Precaucional se inicia a partir de alguna de las cinco maneras que
existen para dar por concluida la vigencia.
El Plazo Precaucional se determina de dos
maneras:
Por
la fecha determinada en una prescripción legal o de derecho.
Por
la duración establecida en una tabla de retención o de selección.
La
prescripción se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en
el documento, sino en un derecho, en una persona o en un objeto.
Fase
permanente o histórica
Una vez concluido
el plazo Precaucional, se ha de producir la selección de documentos. Los de
mayor interés para la investigación pasan a integrar el Patrimonio
Documental. Los de contenido Informativo repetitivo o que no alcancen los
valores establecidos en las normas de Selección Documental, son permanente;
pero no tiene fecha final porque la conservación de los documentos es
indefinida.
Algunas
consecuencias prácticas del ciclo vital
Ciclo
Vital y privatizaciones:
La
lógica del Ciclo Vital es muy clara: los documentos en trámite y los vigentes
deben ser transferidos, porque sin ellos no existe la empresa, ni pueden
actuar. Por el contrario, los documentos ingresados y ya seleccionados para el
archivo permanente forman parte del patrimonio documental de la Nación y deben
quedar en el ámbito del Estado.
Cuando
el Estado transfiere un servicio que prestó durante años, a una empresa
privada, cuenta con un fondo documental que está constituido por documentos en
trámite, vigentes, en plazo precaucional permanente.
Ciclo
vital y secreto archivistico:
Los
archiveros actuales, a diferencia de los antiguos, son pocos favorables a
aplicar el secreto a cualquier documento de archivo. Hay algunos que necesitan
ese sigilo, pero éste no es idéntico para las tres edades.
Algunos
sólo requieren la condición de secreto durante la tramitación, como las
licitaciones; otros durante la vigencia, como los de estrategia militar.
No se sabe si habrá alguno que sea confidencial durante el plazo precaucional,
y ninguno debería se secreto una vez concluido el plazo precaucional y
seleccionado para la guarda permanente.
Ciclo vital y
archivo intermedio:
En el archivo
intermedio se procesan documentos de distintas edades y con diferentes plazos
de retención, no es un depósito sino un órgano administrativo.
“Decreto con rango y fuerza de ley
orgánica de la administración central”
Disposiciones Fundamentales
Gaceta Oficial de la República de
Venezuela N° 36.687 de fecha 26 de abril de 1999, en Consejo de Ministros
Artículo
1°: Este Decreto Ley establece la estructura y rige el funcionamiento de
Las
Administraciones Públicas Estadales, Municipales y del Distrito Federal, los
entes descentralizados funcionalmente y los organismos con régimen especial,
podrán aplicar supletoriamente el presente Decreto Ley en lo que la
Constitución y sus respectivas leyes no establezcan.
Artículo
72°: En la Presidencia de la República, en cada Ministerio y demás organismos
de
Artículo
73°: Las unidades de archivos administrativos de
Artículo
74°: Los documentos y expedientes de las diversas dependencias de
El
reglamento determinará las formalidades que han de cumplirse para la
reproducción y conservación de los documentos y expedientes mediante tales
técnicas y sistemas, así como aquellas relativas a la desincorporación y
destrucción de los originales
Artículo
75°: El Reglamento del presente Decreto Ley determinará la organización y
funcionamiento de los archivos de la Administración Pública Nacional, así como
los funcionarios que tendrán acceso a los mismos.
Para
la consulta por otros funcionarios o particulares de los documentos y
expedientes que hayan sido expresamente declarados como reservados para el servicio
oficial, deberá requerirse autorización especial y particular del órgano
superior respectivo.
Actualmente
en nuestro país no se ha publicado dicho reglamento con referencia al
almacenamiento, destrucción y restauración de documentos lo que cada organismo
conserva su normativa interna y regidos por las especificaciones del Archivo
General de la Nación, conservando los criterios de los autores mencionados con
respecto al ciclo vital de los documentos.