UNIVERSIDAD YACAMBU
PROF. Raúl Olay
BENCHMARKING
|
TRABAJO 1 |
Planeación del Proyecto Benchmarking
|
Empresa
CVG Bauxilum Es la empresa resultante de la fusión de
Bauxiven (creada en 1979) e Interalúmina (creada en 1977), realizada en marzo
de 1994. Está conformada por la Mina de Bauxita y la Planta de Alúmina. La primera se encarga de la explotación de
los yacimientos del mineral en la zona de Los Pijiguaos,
en el municipio Cedeño del estado Bolívar, y tiene una capacidad instalada de
6 millones de toneladas al año. Inició sus operaciones en 1993, enviando las
primeras gabarras con mineral de bauxita, a través del río Orinoco, desde el
puerto El Jobal hasta el muelle de la Operadora de
Alúmina en matanza. La Planta de Alúmina tiene como objetivo
transformar la bauxita, a través del proceso Bayer,
en alúmina de grado metalúrgico. Su capacidad instalada es de 2 millones de
toneladas al año. La bauxita y la alúmina constituyen la
principal materia prima para la obtención de aluminio primario. La venta de
estos minerales se dirigen fundamentalmente al mercado nacional, básicamente
para abastecer a las reductoras del grupo CVG (Alcasa
y Venalum), destinándose un porcentaje de la producción al mercado
internacional.
Pechiney
realizará la totalidad de la inversión de 230 millones de dólares, de los
cuales 178 millones se han destinado a los proyectos de ingeniería, procura y
construcción, y otros 60 millones para la inversión ambiental, mediante el
uso de tecnología de deposición en seco. La misión: Contribuir con el
desarrollo de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de alúmina
mediante la explotación y transformación de la bauxita nacional. Visión: Posicionar
entre las empresas líderes productoras de alúmina a nivel mundial, aprovechando
las ventajas comparativas de la bauxita nacional. Benchmarking Roll Call: Describir: Tipo de negocio. (área de actividad,
sector de negocio) Biblioteca Central
de El producto a
objeto de estudio es: Documentación Normativa como apoyo fundamental para las
diferentes unidades organizativas de la empresa. Cultura empresarial Ética,
Responsabilidad y Transparencia. Apego a los principios, normas y
reglamentaciones que regulan su
gestión. Criterio de eficiencia para optimizar los recursos financieros
asignados. Apego a los principios de honestidad, sinceridad, legitimidad y salvaguarda
del patrimonio. La información debe ser veraz y oportuna, como elemento principal de
servicio. Se protege el derecho de autor y confidencialidad de los documentos. Estructura organizativa
Perfil del Factor Humano (cómo es el
trabajo en equipo y facultades para la toma de decisiones) En La toma de decisiones es muy difícil, ya que Marketing Audit
(Marketing Mix, Share, magnitud
y alcance del mercado, estabilidad y prestigio de la marca) En este proyecto
de Marketing el producto a estudio es la documentación en materia normativa,
la magnitud y alcance del mercado: la magnitud es cubrir con las necesidades
de información en materia normativa de las diferentes unidades organizativas
de la empresa, el alcance: la documentación en materia normativa debe estar
accesible a todos los niveles de la
organización, el mercado de nuestros productos esta limitado a todo el
personal que labora en planta, apoyo a los diferentes Centros de
Documentación regionales y usuarios foráneos de diferentes organizaciones, la
empresa se encuentra distante del centro de la ciudad y el acceso es bastante
difícil, por eso decimos que esta limitado a los empleados y trabajadores de
la empresa. Prestigio de la
marca: La documentación normativa que se pueda suministrar en biblioteca
central es muy técnica y concisa ya que la documentación en materia normativa
son estándares a nivel internacional y nacional, esta documentación normativa
es reconocida por las diferentes unidades organizativas de la empresa puesto
que son estándares específicos que soportan productos, procesos y servicios
dentro de la empresa, cada unidad organizativa puede identificar cada uno de
los estándares necesarios que requieren en cada gestión para la toma de
decisiones dentro de la organización. Representación geográfica (incluye
la diversidad de la mano de obra y la representación gremial). Características del producto La documentación
normativa son básicamente las normas. Las normas describen el como se deben
hacer las cosas correctamente. Las normas a nivel
nacional e internacional son estándares que describen procesos, productos o
servicios. Los estándares
nacionales son administrados por Fondonorma y los estándares internacionales
son administrados por diversas organizaciones Iso,
Isa, NFPA, IEC, Din, etc. Tecnología del producto Las normas son
adquiridas en la biblioteca central en formato papel, se intento adquirir en
electrónico y solo se pudo adquirir una suscripción que cuando se venció el proveedor
se llevo su clave de acceso y la biblioteca central se quedo sin normas para
satisfacer las necesidades de los usuarios. Tecnología del proceso El proceso después que las
normas son adquiridas en biblioteca central, se reciben en papel se incluyen
en el inventario, se procesan en la base de datos que es un catálogo en
digital y desde ese momento esta a disposición del usuario. Indicadores clave del desempeño
financiero (ventas netas, costo de ventas, inversión en I&D,
producción, razones financieras: liquidez, solvencia, turn
over, rotación de inventario, entre otras) Las ventas para biblioteca
central la documentación normativa no es vendida es dada en préstamo y
estadísticamente registrada en los servicios de información. Inversión en I&D,
biblioteca central no tiene personal de soporte técnico ni de investigación y
desarrollo ya que está adscrita a la Gerencia de Proyectos y la utilizan como
un lugar de resguardo y almacenaje de
la información. Producción, la documentación
normativa es generada por las diferentes organizaciones generadoras de las
mismas. Razones
Financieras: liquidez, solvencia, turn over, rotación de inventario, entre otras. Las
razones financieras no aplican para biblioteca central ya que esta no maneja
presupuesto para sus procesos. Estilo directivo de la toma de
decisiones El estilo directivo de la toma de decisiones es
muy desligado a la misión de la biblioteca central, la biblioteca central no
es tomada en cuenta en los proyectos de mejoras, el Gerencia de Proyectos e
Ingeniería es el directivo que toma de decisiones más cercano a la biblioteca
central y no permite que el jefe de la biblioteca intervenga en sus
decisiones. Conociendo "el mejor en su clase": Identificar el o los socios potenciales para el Benchmarking. Descripción del
perfil corporativo de la empresa calificada como "la mejor de su
clase". En materia de documentación en materia normativa el mejor en su
clase es el Departamento Centro de Información de El perfil corporativo, Una de las grandes oportunidades del Departamento Centro de
Información es que está adscrito a Identificar las áreas fuertes y débiles de La competencia en este caso es el Departamento Centro de
Información de Venalum, las áreas fuertes son: El personal: El Departamento Centro de Información cuenta con un
grupo de 05 personas dispuestas a mejorar cada día los procesos, productos y servicios.
En el caso de El presupuesto: El Departamento Centro de Información, le
aprueban todo el presupuesto solicitado y es administrado por el jefe de la
unidad, no es intervenido por el Gerente de Investigación y Desarrollo. En el caso de Biblioteca Central el presupuesto es aprobado y
luego el Gerente de Proyectos e Ingeniería lo desvía para otros gastos. Área de Adscripción: El Departamento Centro de Información tiene
muchas ventajas dentro de la Gerencia de Investigación y Desarrollo ya que
ellos manejan la mejor tecnología dentro de la empresa y esta tecnología es
extensiva hasta todas sus unidades de adscripción, así como contar con un
apoyo y soporte personalizado en el caso de posibles problemas tecnológicos. En el caso de Biblioteca Central la Gerencia de Proyectos e
Ingeniería no le da importancia a la Gestión de la Biblioteca. Explicar cómo se espera lograr la cooperación y participación
de los asociados escogidos. En este punto no existen asociados, solo se espera que el Jefe
de Formación de los acuerdos con los socios de Benchmarking. (Sujeto a la
disponibilidad de información). No Aplica. Recolección de los Datos: Recolección de los datos internos del proceso. Determinar cómo
es la conducción de la investigación secundaria y el método para recopilar
los datos. Los datos se recogieron dirigiéndose personalmente al
Departamento Centro de Información y observando la forma de prestar los servicios. Observación, recolección y documentación de todo sobre el
proceso del socio, trate de determinar los factores y procesos subyacentes,
¿Qué es lo que los hace exitosos en su área de actividad y sector de negocio? El Departamento Centro de Información en materia de
documentación normativa, la principal fortaleza que tiene el Centro de
Información es que salio de ser unidad de apoyo a formar parte de la
estructura de la Gerencia, y participa activamente en el proceso de
Certificación ISO-9001 en el cual cumple con el requisito 4.2.3 “Control de
los Documentos”, anualmente lleva a cabo el proceso de Detección de
Necesidades de Información, en este proceso todas las unidades organizativas
intervienen identificando las normas y estándares necesarios para soportar
los diferentes procesos. Con el proceso de Detección de Necesidades de Información se
sustenta el presupuesto anual para aprobación El presupuesto es aprobado en
su totalidad y es ejecutado por el Jefe de Centro de Información. Al momento de ejecutar el presupuesto todas las normas son
adquiridas en formato electrónico y con la ayuda de la Gerencia de
Investigación y Desarrollo se creo una aplicación para visualizar las normas
en formato electrónico que esta publicada en la intranet de la empresa y
todos los trabajadores pueden visualizar con la finalidad de cumplir con el
requisito control de los documentos que especifica que todos los documentos
que soportan los procesos, deben ser divulgados y controlados. El Centro de Información cuenta con una página web, en el cual esta disponible el catalogo referencial
de toda la colección. Cada vez que al Departamento Centro de Información ingresa a la
colección documentación normativa de importancia se utiliza el correo
electrónico para dar publicidad a los servicios de información. Considerar el uso de técnicas como Mantenimiento Productivo
Total, Mejora Continua. Biblioteca Central debe exponer sus razones para formar parte
del sistema de gestión de calidad ISO-9001, en el cual el punto Control de
los documentos es bien explicito e importante, así como explicar la
importancia de estar fuera de la Gerencia de Proyectos e Ingeniería como
unidad de apoyo a todas las unidades organizativas, así manejar su propio
personal y presupuesto. Justificar la adquisición del material bibliográfico implantando
un proceso de detección de necesidades de información en el cual todas las
unidades organizativas soliciten la documentación necesaria para soportar sus
funciones. Luego de lograr la aprobación del presupuesto ejecutar el
presupuesto a inicio de año y evitar que la Gerencia desvié los recursos. Adquirir las normas necesarias en formato electrónico y evitar
las suscripciones porque al terminar una suscripción el proveedor bloquea la
clave de acceso y la Biblioteca se queda sin la información. Solicitar a la Gerencia de Sistemas soporte para realizar una
aplicación que permita visualizar los documentos en digital, para de esta
forma que los trabajadores puedan visualizar la documentación normativa desde
su puesto de trabajo sin dirigirse a la biblioteca a revisar las normas en
papel. En el caso que la Gerencia este dispuesta a aprobar presupuesto
para compra de sistemas, pueden adquirir el software que utiliza el
Departamento Centro de Información que permite la visualización de documentos
a texto completo, imágenes y lleva la administración de los servicios de
información. Entrenamiento de personal, Estadística y otras tales como
JIT, 5S, Empowerment,
etc. El personal de Biblioteca Central debe ser postulado para los
entrenamientos en Gerencia de Información, documentación, clasificación, e
informática que le permitan ampliar las bases para seguir adelante con los
procesos de mejoras para prestar un mejor servicio. Comprensión de lo que es su proceso
(diagrama de flujo), sus necesidades de apoyo, tiempos de ejecución, control
de actividades, relación con procesos precedentes o subsecuentes.
|
