วิธีการหนึ่งที่ใช้พิจารณาหลักการของแฟ้ม คือการมองแฟ้มว่าเป็นหน่วยใหญ่ของข้อมูลซึ่งประกอบด้วยหน่วยย่อยต่าง ๆ ที่รู้จักกันดี โดยเริ่มที่หน่วยย่อยที่สุดของข้อมูลก่อน โดยข้อมูลทั้งหมดที่จัดการโดยคอมพิวเตอร์ประกอบด้วย

บิต (BIT : BInary digiT) คือเลขฐานสอง 0 และ 1 แต่ละบิตสามารถมีค่าเป็น 0 หรือ 1 ดังนั้นจึงแทนที่สารสนเทศได้เพียงจำกัด คือแยกระหว่างสองสถานะ เช่น จริง – เท็จ เปิด – ปิด และเขียว – แดง เป็นต้น เพื่อให้สามารถแสดงสารสนเทศได้มากขึ้น บิตจึงถูกรวมต่อกันเข้าเป็นสาย เพื่อแสดงสารสนเทศอะไรก็ได้ โดยที่ 2n สภาวะของสารสนเทศสามารถแทนได้ด้วยแถวของบิต n บิต แต่เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน จึงมีการตัดทอนสายของบิตเหล่านี้ให้เป็นหน่วยที่ใหญ่ขึ้น โดยปกติเครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันจะรวม 8 บิตเป็น 1 ไบต์ (byte) หรือ 1 อักขระ (character)

1 ไบต์ (byte) หรือ 8 บิตนี้สามารถแทนอักขระได้ 256 แบบ เซตของอักขระที่แทนได้นี้ มีมาตรฐานอยู่สองแบบคือแอสกี้ (ASCII :American Standard Code for Information Interchange) และเอ็กซีดิก (EBCDIC: Extended Binary Coded Decimal Interchange Code)

ฟิลด์ (field) คือสายของอักขระที่สัมพันธ์กัน ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วยอักขระที่เป็น ตัวเลขแต่อย่างเดียว ฟิลด์อักษร (alphabetic field) ประกอบด้วยอักขระที่ไม่ใช่ตัวเลข ฟิลด์เลขอักษร (alphanumeric field) ประกอบด้วยตัวเลข อักษร และช่องว่าง (blank) และฟิลด์อักขระ (character field) ประกอบด้วยอะไรก็ได้ สารสนเทศที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ ปกติเป็นหน่วยย่อยที่สุดของข้อมูลที่บรรจุอยู่ในแฟ้ม เช่นลขรหัสประจำตัว ชื่อสกุลลูกค้า ฯลฯ ระหัสประจำตัวประกอบด้วยตัวเลขหลายๆ ตัวมารวมกัน ส่วนชื่อสกุลลูกค้าแต่ละคนประกอบด้วยอักษรหลายๆ ตัวมาประกอบกัน ซึ่งรหัสประจำตัวถือว่าเป็น 1 ฟิลด์ และชื่อสกุลลูกค้าถือว่าเป็นอีก 1 ฟิลด์ เป็นต้น

เรคคอร์ด (record) คือกลุ่มของฟิลด์ที่สัมพันธ์กันมารวมกันเป็นเรคคอร์ด เช่น เรคคอร์ดของนักเรียน แต่ละคนอาจประกอบด้วยฟิลด์สำหรับรหัสประจำตัว ชื่อและสกุล ที่อยู่ เลขหมายโทรศัพท์ แต้มเฉลี่ยสะสม สาขาวิชาเอก และอื่น ๆ เรคคอร์ดของลูกค้าจะประกอบด้วย รหัสประจำตัว ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า เป็นต้น กุญแจเรคคอร์ด (record key) คือเขตที่แยกเรคคอร์ดต่าง ๆ จากกัน เช่น เรคคอร์ดของลูกค้าจะใช้รหัสประจำตัวเป็นกุญแจเรคคอร์ด ดังรูป

ชื่อฟิลด์ -->	รหัสประจำตัว	ชื่อ	ที่อยู่	หมายเลขโทรศัพท์
เรคคอร์ดที่ 1	000001	รัตนาภรณ์ สอนง่าย	ยะลา	(073)243243
เรคคอร์ดที่ 2	000002	สุรชัย ใจดี	ยะลา	(073)243333
........	.........	..........	..........	.........
เรคคอร์ดที่ n	........	.........	..........	.........

รูปภาพ แสดงฟิลด์และเรคคอร์ดของลูกค้า

แฟ้ม (file) คือกลุ่มของเรคคอร์ดที่สัมพันธ์กัน (คือเรื่องเดียวกัน) เช่น แฟ้มนักศึกษาอาจมีแต่ละเรคคอร์ดสำหรับนักศึกษาแต่ละคน แฟ้มสินค้าคงคลังอาจมีเรคคอร์ดสำหรับแต่ละชนิดของอะไหล่ หรือแฟ้มบัญชีเรียกเก็บอาจมีเรคคอร์ดสำหรับลูกค้าแต่ละรายของบริษัท สามารถแบ่งชนิดของแฟ้มข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลในคอมพิวเตอร์ในทางธุรกิจ ได้เป็น 4 พวกใหญ่ ๆ ดังนี้

ไฟล์หลัก (Master file) จะใช้เก็บข้อมูลถาวร ที่มีความถูกต้องและทันสมัยที่สุด ตัวอย่างเช่น ไฟล์ที่เกี่ยวกับข้อมูลประวัติลูกค้า ซึ่งมักใช้ในการอ้างอิงและถึงข้อมูลไปใช้
ไฟล์รายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file) จะใช้เก็บรายการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เช่น การเพิ่มเรคคอร์ด การลบเรคคอร์ด การแก้ไขเรคคอร์ด ทุกสิ้นวันหรือสิ้นเดือนไฟล์นี้จะเป็นไฟล์ที่จะนำไปปรับปรุงไฟล์หลัก ให้มีความทันสมัยตลอดเวลา
ไฟล์รายงาน (Report file) เป็นไฟล์ที่รายงานข้อมูลจากไฟล์หลัก โดยเรคคอร์ดจากไฟล์หลัก จะถูกดึงไปใช้ในการออกรายงาน
ไฟล์เรียงลำดับข้อมูล (Sort file) เป็นไฟล์ที่มีการจัดเรียงข้อมูลให้เป็นลำดับ โดยไฟล์ที่จะถูกจัดเรียงข้อมูล อาจเป็นไฟล์หลัก หรือไฟล์รายการเปลี่ยนแปลง หรือไฟล์รายงาน ก็ได้
ลำดับชั้นสูงสุดของข้อมูล โดยปกติคือฐานข้อมูล (database) ฐานข้อมูลคือกลุ่มของแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน รวมอยู่ในระบบเดียวกัน ซึ่งแต่ละไฟล์ต้องมีความซ้ำซ้อนน้อยที่สุด เพื่อที่จะประหยัด เนื้อที่ในการเก็บ และเพื่อให้การค้นหาข้อมูลสามารถทำได้อย่างสะดวก ซึ่งฐานข้อมูลนี้มีเนื้อหาเกินกว่าในรายวิชานี้ (นักศึกษาจะได้ศึกษาในรายวิชาฐานข้อมูลค่ะ)