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CONTENIDO
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL (Actual)
Sistema de Información Gerencial (Actual)
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL (Propuesto)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, nos hemos visto
en la necesidad para poder estar en un mundo globalizado en la utilización de
los sistemas, estos a su vez ayudan a dar respuestas mas efectivas a nuestros
clientes.
Esta investigación ayudará a generaciones futuras como base
primordial para el entendimiento de los procesos integrados en la gestión de
recursos humanos, específicamente en el proceso de selección de personal. Este
estudio se realizó en la Dirección de Relaciones de Trabajo, específicamente en
el proceso de Selección de personal.
ANTECEDENTES
Para sustentar esta investigación
se tomaron como antecedentes diversos estudios previos, tesis de grados y
opiniones, de algunas teorías relacionadas con los Sistemas de Información
Gerencial.
Los antecedentes que a continuación se citan, proporcionan a
la investigación una base teórica que sustenta la problemática
planteada.
Propuesta de un Sistema de Información Gerencial para la Toma
de Decisiones de la Gerencia de Recursos Humanos, Granados Andrés, Universidad
de Carabobo - Valencia Venezuela (2000). El presente trabajo de investigación
tenia como principal objetivo proponer un Sistema de Información Gerencial para
la Toma de Decisiones en la Gerencia de Recursos Humanos que facilite la
integración de los datos, la almacene y la haga disponible para ayudar en la
toma de decisiones de los Gerentes de Recursos Humanos, a través de un Sistema
de Información Gerencial Integral para la toma de decisiones denominada
WAREHOUSE. El diseño de la investigación estaba conformado por 20 personas que
laboran como Gerentes de Recursos Humanos, los cuales están involucrados con un
uso de los Sistemas de información siendo la muestra censal. La técnica de
recolección de datos consistió en la aplicación de una encuesta estructurada en
10 preguntas para respuestas cerradas y abiertas. La técnica de análisis estaba
basada en la obtención de porcentajes para cada factor que tiene el instrumento
y la complementación de un análisis de preguntas abiertas y reforzado con la
construcción de gráficos De los resultados derivan las conclusiones, las cuales
permitieron presentar una propuesta de un Sistema de Información Integral de la
Gerencia de Recursos Humanos facilitando para ella la integración de la
información con la toma de decisiones sobre la base WAREHOUSE Data
Sistem.
Diseño de un Sistema Automatizado de Información Gerencial para
la Planificaci6n Estratégica de los Recursos Humanos de Mavesa, S.A., Martell
Migdalia, Universidad Bicentenaria de Aragua - Valencia Venezuela (1999). El
objetivo general de este trabajo fue proponer un Diseño de un Sistema
Automatizado de Información Gerencial para la Planificación Estratégica que
facilite la Toma de Decisiones en la Administración de Recursos Humanos de
Mavesa. Este sistema buscaba evaluar y seleccionar el personal que estaba
capacitado para ocupar un cargo determinado, controlar la información referente
al entrenamiento y/o especialización del personal de la empresa, mantener un
archivo del personal elegible, así como obtener, a través de consultas, reportes
y gráficos toda la información necesaria para elaborar un plan estratégico Y
realizar una mejor toma de decisiones, permitiendo de esta forma solventar los
problemas existentes en el sistema estudiado. El resultado que se obtuvo fue el
de minimizar los tiempos de respuestas en la selección del personal, así como un
control del entrenamiento que se realizó la medición de las horas hombres
utilizadas en entrenamiento entre otros, lo que contribuyó con la obtención de
la información precisa y oportuna para una adecuada toma de decisiones En
conclusión el sistema propuesto contribuyó con un cambio radical en el
desenvolvimiento de las actividades para el logro de una mejor Planeación
Estratégica de los recursos humanos; habiendo resultado la propuesta factible
económicamente técnicamente y psicosocialmente.
Diseño de un Sistema de
Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones a la Alta
Gerencia del Grupo Químico, Naranjo A. Yubiry G. Universidad Bicentenaria de
Aragua - Valencia Venezuela (1998). En esta investigación se propuso un sistema
automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y
resumida para dar apoyo a las toma de decisiones por parte de la alta gerencia
del grupo químico para mejorar el manejo del negocio, para lograr su objetivo se
estudio el funcionamiento del sistema actual que poseían (sus debilidades y
fortalezas, los requerimientos de la información por parte de la gerencia, las
áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial). La investigación es
de tipo descriptiva dentro de la modalidad de proyecto factible, donde se
recomendó al finalizar el diseño del Sistema de Información Gerencial, su
implantación con la finalidad de que la alta gerencia cuente con una herramienta
poderosa en el manejo de información, la creación de otros modelos por Area del
negocio y estudiar la instalación del Sistema de Información Gerencial, a la
gerencia media para ayudarles en su trabajo diario.
Sistema de
Información Computarizado para la Gestión del Area de Reclutamiento y Selección
de Gerencia de Recursos Humanos de la Empresa Elecentro, Orta M. Universidad
Bicentenaria de Aragua, 1998; el cual tuvo como finalidad agilizar el proceso de
reclutamiento y selección de personal. Esta investigación se desarrolló como
proyecto factible con una descripción de campo de carácter descriptivo,
utilizando como metodología una recopilación de las usadas por los autores
Kendall y Montilva, tomando como población a la empresa Elecentro. Dicho
trabajo, dio su aporte a la presente investigación en la manera como
automatizaron los procesos involucrados en el estudio, aumentando el rendimiento
de las actividades y proporcionando información confiable.
Diseño de un
Sistema de Información Automatizado para su uso en los diferentes Departamentos
de la Gerencia de Recursos Humanos de la de Desarrollo de la Pequeña y Mediana
Industria (Corpoindustria), Villano, Marco, Universidad de Carabobo, 1998; el
objetivo principal de la fue diseñar un sistema automatizado que contribuya con
la eficiencia de los Recursos Humanos, a través del suministro oportuno y veraz
de información referente al personal. En relación al diseño de la investigación
estaba concebida bajo la modalidad de proyecto factible, basado en una
investigación de campo y de acuerdo a su tipo corresponde a un estudio
descriptivo. La población estaba conformada por dieciséis personas que laboran
en la Gerencia de Recursos Humanos, la muestra fue censal. La técnica de
recolección de datos, consistía en la aplicación de un instrumento contentivo de
tres partes. El aporte de dicha investigación para la empresa, fue de acuerdo a
los resultados obtenidos y se hizo mediante conclusiones y
recomendaciones.
Diseño de un Sistema de Información para Normalizar los
Procesos de Reclutamiento, Selección de Personal y Evaluación de Desempeño en la
Empresa C.A. Papeles Recubiertos, Mora V., Universidad Bicentenaria de Aragua,
1996; siendo el objetivo general, el desarrollo de un sistema para normalizar
los procesos de reclutamiento, selección de personal y evaluación del desempeño
de la empresa, a fin de integrar el sistema y mantener la confiabilidad en las
claves de acceso al sistema automatizado. Esta investigación fue de tipo
descriptivo en la modalidad de proyecto factible, utilizando la metodología de
Senn, tomando como poblaci6n a la empresa CA. Papeles Recubiertos. De esta
manera, el aporte de este trabajo a la investigación en estudio es que pone de
manifiesto la importancia de normalizar los procesos administrativos para
integrarlos, contribuyendo con ello a mejorar los procesos de forma efectiva Por
otra parte, permite visualizar la importancia de controlar el acceso en los
sistemas automatizados.
Sistema de Información Gerencial Orientado a Ia
Toma de Decisiones en el Sector Financiero de Clover International C.A.,
Barreto, Ignacio Universidad Bicentenana de Aragua - Valencia Venezuela (1994).
Esta investigación planteó como objetivo general desarrollar e implantar un
Sistema de Información Gerencial, especialmente dirigido a dar mayor apoyo al
proceso de toma de decisiones financieras, que conforman ese sistema de
administración total para agilizar dicho proceso con miras a mejorar la calidad
de las decisiones en pro de un mejor servicio y aumentar la satisfacción de la
clientela. El presente estudio aportó conocimientos relevantes a la
investigación en cuanto a las herramientas y técnicas a utilizar sirviendo de
base para seleccionar las que serán utilizadas.
ALCANCE
La Dirección de Relaciones de Trabajo, es
una de las Direcciones que tiene influencia directa en la calidad de vida de
todo el personal que conforma la comunidad universitaria; ya que en ella se
realizan todos los trámites relacionados con todos los subsistemas de Recursos
Humanos, los cuales incluyen aspectos socioeconómicos del personal que la
integra.
La Dirección de Relaciones de Trabajo, mediante sus procesos,
comunicaciones, asesorías y sus practicas disciplinarias, maneja y genera mucha
información, a través de cada una de sus unidades, departamentos y
secciones.
En la Dirección de Relaciones de Trabajo; no existe una
administración eficaz de la información, ya que hay en día para subsistir y
tomar decisiones es necesario manejar información oportuna de diversas fuentes
tanto interna como externa. En la actualidad ésta Dirección no dispone de un
Sistema de Información, que le permita generar, procesar, almacenar y más tarde
recuperar la información necesaria para su eficiente funcionamiento gerencial.
Entonces se plantea que el problemas es que la información que fluye en los
subsistemas que la conforman, con frecuencia se pierden, se distorsionan o se
retrasan, y los subsistemas no se sirven de ella adecuadamente.
Así, un
Sistema de Información Gerencial bien diseñado le permitirá a la Dirección de
Relaciones de Trabajo que todos sus subsistemas, se entrelacen a través de la
información que se genere en cada uno y además, se podrá ofrecer información
rápida, menos costosa y más completa para la toma de decisiones gerenciales;
adicionalmente permitirá el aprovechamiento de dos elementos claves: la
información oportuna, veraz, y la eficiencia de la toma de decisiones del
personal que en ella labora. Por lo que este estudio se limitará al análisis de
uno de los procesos que se realiza en la Dirección de Relaciones de Trabajo,
específicamente el Proceso de Selección del Personal que ingresará a la
Institución, ya que este proceso permite la recolección de la data o información
que alimente los subsiguientes procesos.
OBJETIVOS
1. Identificar la existencia de un
Sistema de Información Gerencial en la Dirección de Relaciones de
Trabajo.
2. Diagnosticar la situación actual de cada una de las unidades
que integran la Dirección de Relaciones de Trabajo con base a los procesos que
se realizan en cada uno de ellos.
3. Determinar el modelo que permita
diseñar un Sistema de Información Gerencial para la Dirección de Relaciones de
Trabajo.
4. Proponer la implementación de un modelo de Sistema de
Información Gerencial para mejorar el proceso de Selección de Personal en la
Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de Carabobo.
JUSTIFICACION
El empleo efectivo de una
información veraz, oportuna y exacta permitirá a estas organizaciones una toma
de decisiones más acertada y por consiguiente contribuye al éxito de la
organización, tomando en consideración que los Sistemas de Información
Gerencial, son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las
organizaciones modernas.
Es por ello, que mediante este estudio se
establecerá una propuesta para la implementación de un modelo de Sistema de
Información Gerencial, para el Proceso de Selección que le permita a la
Dirección de Relaciones de Trabajo, tomar decisiones, acertadas y oportunas
encaminadas al desarrollo de procesos y sistemas a los fines de satisfacer los
requerimientos de aprovisionamiento, desarrollo, mantenimiento y control del
personal, dando respuesta a las exigencias de la comunidad universitaria y del
medio en el cual se encuentran inmersas; en términos de efectividad y
eficiencia, como garante de calidad y permanencia.
Ante dicho compromiso,
surge la iniciativa de proponer un modelo de Sistema de Información Gerencial
que facilite el Proceso de Selección y a su vez que el mismo se interrelacione
con los demás subsistemas de Recursos Humanos, con la finalidad de que todas las
informaciones estén almacenadas y actualizadas para que toda la Dirección maneje
de forma continua dicha información y se oriente hacia el futuro en la toma de
decisiones acertadas para prever y resolver problemas, y así poder dar respuesta
a la exigencias del personal que conforma la Universidad de
Carabobo.
ANÁLISIS DE LOS
SISTEMAS
El análisis de Sistemas es el proceso por el cual se
subdivide en las partes que lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la
funcionalidad y características.
Lo importante de incorporar sistemas a
la administración deriva de la utilización de modelos; un modelo es la
representación de una realidad utilizando variables que se estiman pertinentes e
ignorando otras que no sean relevantes, a fin de facilitar el manejo de un
problema.
Al considerar a la organización como un sistema, se hace
necesario tomar en cuenta el entorno que la rodea porque el provee los insumos o
entradas de recursos humanos, materiales, financieros y técnicos que posibilitan
los bienes o servicios que básicamente de las interrelaciones con su medio
ambiente, ya que de nada servirá un magnifico proceso de elaboración de sus
productos finales o servicios si no son aceptados por él o si el medio no le
brinda los insumos necesarios para el proceso; de allí la importancia de prever
a través de modelos, el comportamiento del entorno inmediato y general que rodea
a la organización.
Igualmente la organización debe poseer medios de
información que le permitan captar y adecuar sus procesos a cualquier cambio del
entorno que pueda influir, por ejemplo: cambios políticos, económicos, sociales,
tecnológicos, etc. A través del análisis de sistemas se obtiene una visión de la
interacci6n del sistema con su medio ambiente a través de la
retroalimentación.
Además, quien utiliza el análisis de sistemas puede
escoger el nivel de análisis que requiere para estudiar el sistema interno de la
organización, por ejemplo, partiendo del hecho de que hay un conjunto de
subsistemas, los cuales poseen sus propios insumos, proceso y producto, se puede
ver la organización como un subsistema del sector económico al cual pertenece y
sus relaciones; se pueden analizar el comportamiento del sector en cuanto a su
rendimiento, y comparar el de la organización con este indicador para emitir un
juicio, o estudiar un subsistema en forma aislada, por ejemplo, el subsistema
compara que recibe insumos los cuales van a ser procesados y cuyos resultados
órdenes de entrega, van a ser utilizados por otros subsistemas de la
organización.
Al analizar las interrelaciones entre los elementos del
sistema se pueden proponer alternativas de estructura de organización y
seleccionar la que satisfaga mejor el logro de los objetivos.
Con el
Análisis de Sistemas se puede explicar y pronosticar la actuación de los
sistemas bajo condiciones variables y así poder prever medidas administrativas
adecuadas y oportunas.
El Análisis de Sistemas tiene que ver sólo con un
tipo concreto de sistema, los Sistemas de Información en un entorno empresarial
y organizacional de gestión y dentro de ellos con los Sistemas de Información
informatizados o basados en computadoras electrónica
Análisis de Sistemas
y el Desarrollo de un Sistema de Información
La aplicación del Análisis
de Sistemas al desarrollo de un Sistema de Información abarca un periodo más
largo que el que se requiere para la resolución de problemas en general. El
desarrollo de un Sistema de Información se puede denominar como la solución a un
problema: la necesidad de saber.
Durante el desarrollo de un Sistema de
Información se puede identificar dicho proceso o actividad en tres
etapas:
1. Análisis de Sistemas
2. Diseño de Sistemas
3.
Implantación de Sistemas
En el análisis de Sistemas se abarca la
definición y descripción de las metas, objetivos y requerimientos del
Sistema.
La etapa de Diseño de Sistemas incluye actividades de:
Desarrollo de diseño de alternativas, construcción de modelo que formalicen los
diseños alternativos, determinación del cociente costo / eficiencia de los
diseños alternativos, presentación de recomendaciones.
Las actividades de que
se compone la etapa denominada implantación de sistemas se puede también
denominar como la implantación de la alternativa seleccionada.
Estas
etapas del Desarrollo de Sistemas se representan en la figura N0 1, las cuales
son constituyentes del Ciclo Vital de los Sistemas. En la misma también se
aprecia las principales actividades de los analistas de sistemas relacionadas
con cada etapa. A través del empleo del concepto de Ciclo Vital, se puede
mostrar la naturaleza viable y dinámica del Sistema de Información. Además, el
concepto de Ciclo de Vital constituye una exposición general de la metodología
del desarrollo de sistemas.
Figura N° 1
Ilustración del ciclo de vida de un sistema de información y las principales actividades asociadas con cada etapa del ciclo
La duración del ciclo equivale a la razón con que el
Ciclo Vital del sistema se repite una y otra vez. Según Burch (1988, p.32)
"Muchos expertos calculan que un ciclo de vida normal para un sistema es dos a
diez años, antes de que sea necesario un rediseño importante o una reparación
total". Pero es importante destacar que dichos cálculos acerca del Ciclo de
Vital de Información está sujeto a muchas condiciones y es necesario realizarlo
por separado para cada Sistema o Subsistema de Información.
En toda
entidad dinámica, la utilidad de la salida del Sistema de Información, la
eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad en la operación global del
sistema puede variar de manera considerable con el tiempo.
Los Sistemas
de Información están expuestos a deteriorización, obsolescencia y por último a
la sustitución No obstante, rara vez acontece que en un momento dado, se le
hagan mejoras al sistema de información completo. En consecuencia, es evidente
que parte del sistema de la organización, necesitará continuamente reparación o
reconstrucción
Niveles de los Sistemas de Información
El Sistema
de Información de una organización no siempre está al mismo nivel e inclusive
dentro de él se pueden encontrar varios niveles o categorías de
sistemas.
En un primer nivel los Sistemas de Información, es el
operacional o transaccional, el mismo existe en todas las organizaciones y es el
que tiene que ver con la operativa diaria, en esta etapa los miembros de las
organizaciones disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los
procedimientos o normas de cada operación o transacción.
En un segundo
nivel, se ubican los Sistemas de Información Administrativa, o sea las empresas
empiezan a pensar; los mismos ayudan a los usuarios de mayor nivel en las
empresas a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden presentarse con
alguna regularidad. No son transacciones, pero si consultas estructuradas a
partir de algún lenguaje de manipulación de datos que te permita obtener
informes más o menos complejos.
Un tercer nivel la constituyen los
Sistemas para el Soporte de Decisiones. Su objetivo es ayudar en la toma de
decisiones para situaciones poco frecuentes de alguna manera complicados y sobre
todo poco estructuradas.
Sistemas de Información Gerencial
Según
Senn (1990, p.12) Los Sistemas de Información Gerencial "se enfocan al apoyo
para la toma de decisiones cuando los requerimientos de información pueden ser
identificados de antemano".
Así mismo Gordon y otros (1987) define
Sistemas de Información Gerencial como:
Un sistema integrado usuario-máquina,
el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras
que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye
las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software (se refiere a los
sistemas y facilidades de programación del computador), procedimientos manuales;
modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y
además una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado no significa
que sea un sistema simple, con estructura monolítica; por el contrario significa
que las partes encajan en el diseño completo (p. 7)
El sistema de
información gerencial se puede información como una estructura piramidal. (Ver
figura 2)
Figura N° 2
En la figura 2, la parte inferior está comprendida
por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones,
preguntas sobre su estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de
información para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel
agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación
táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo; el
nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la
planeación estratégica y la definición de políticas en los niveles más altos de
la administración. Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar
los datos suministrados por los niveles más bajos; sin embargo también pueden
introducirse nuevos datos.
En un orden sistémico podemos señalar que la
gestión de recursos humanos esta compuesta por varios subsistema, los cuales se
enseñaran en forma esquemática a continuación:
DIAGNOSTICO
Normas y Procedimientos para el
Proceso de Selección del Personal Administrativo y Obrero
(Contratado).
Mediante la observación directa del Proceso de Selección de
los Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección Superior de la
Dirección de Relaciones de Trabajo, se recopiló información acerca de las normas
y procedimientos existentes, que regulen y orienten el Proceso de Selección de
Personal de la Institución.
La información recopilada arrojó como
resultado que en la actualidad no existen o se desconoce la existencia de Normas
y Procedimientos escritos para este proceso, y que en su defecto este se rige
por las pautas que dictan los responsables de la gestión de Recursos Humanos
para el momento.
No obstante, con respecto al procedimiento que se sigue
para el Proceso de Selección se puede organizar la información recolectada en el
procedimiento que se describe a continuación:
1. Las dependencias y/o
Facultades solicitan ante la Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) la
contratación, renovación de contrato y pase a personal ordinario obrero y
administrativo, para cubrir vacantes por: fallecimientos, jubilación,
incapacitación, ascensos, creación de cargos, etcetera, llenando anexo la
requisición de personal y verificación presupuestaria.
2. A través de la
Dirección de Relaciones de Trabajo (DR.T.) Departamentos de Captación de
Recursos Humanos y Dirección Superior, se ubican los candidatos en el archivo de
elegibles con su respectiva oferta de servicio.
3. La Facultad o
Dependencia recibe las credenciales de los candidatos, procede a citarlos para
realizar la entrevista y selecciona a la persona apta para ocupar el
cargo.
4. La Dependencia informa a la Dirección de Relaciones de Trabajo
(D.R.T), resultados de la entrevista y el candidato seleccionado.
5. La
Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) solicita al Centro de Atención
Médica de la Universidad de Carabobo (C.A.M.U.C.), la evaluación médica al
candidato seleccionado.
6. Envía al candidato oficio para la aplicación
de la prueba.
7. Envía oficio al psicólogo para administrar la
prueba. Prueba Psicotécnica, aplicaci6n cada 15 días, dependiendo de los grupos
contratados. Dos (2) personas aplican las pruebas (Psicólogo y la Asistente de
R.R.H.H).
8. La Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) espera los
resultados de la evaluaci6n médica y prueba psicotécnica, con base a dichos
resultados se toma la decisión de contratar o no.
9. En caso de proceder,
se solicita al Despacho del Rector la autorización de la contratación; la
Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) realiza los cuadros de autorización
con sus respectivos soportes (Análisis de Personal, Requisición, Evaluaci6n
Medica, Psicotécnicas, Aprobación presupuestaria,
etc.).
Observación: "El cuadro de autorización debe ir firmado por
la Directora de Presupuesto y Directora de Relaciones de Trabajo.
10. Se
envía al Despacho del Rector los cuadros del personal contratado para su
autorización.
11. La Dirección de Relaciones de Trabajo (D.R.T.) recibe
la autorización del Despacho del Rector y procede a realizar los tramites
correspondientes.
* Si es contratación se procede a cancelar (Orden de pago o
extra nómina).
* Si es renovación de contrato (Orden de pago y/o Movimiento
de Nómina)
* Si es pase a personal ordinario (Nombramiento y Movimiento de
Nómina).
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL DE LOS DEPARTAMENTOS DE CAPTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y DIRECCIÓN SUPERIOR DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES DE TRABAJO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO
DIAGRAMA
DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL
(Actual)
A continuación se presenta el diagrama de flujo de
procedimientos administrativos, para el proceso de selección que actualmente se
realiza en los Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección
Superior de la Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de
Carabobo.
Símbolos utilizados para diseñar los diagramas de flujo de
procedimientos administrativos.
LEYENDA | |
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Documento |
|
Proceso |
|
Decisión |
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Multiformes |
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Conector dentro de página |
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Conector de página aparte |
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Flujos de información |
Diagrama
de flujo de procedimientos administrativos Departamento de Captación de Recursos
Humanos y Dirección Superior
Sistema de Información
Gerencial (Actual)
A continuación se describe la situación actual
del proceso de selección que se realiza en los Departamentos de Captación de
Recursos Humanos y Dirección Superior:
1. El Proceso de Selección en la
Dirección de Relaciones de Trabajo esta limitado, ya que las Dependencias o
Facultades que integran la Universidad de Carabobo postulan directamente al
candidato que ellos desean para ocupar el cargo vacante.
2. Se incorpora
el trabajador o candidato sin verificar si existe Disponibilidad
Presupuestaria.
3. El candidato preseleccionado es integrado a las
funciones inherentes al cargo a ocupar sin haber culminado el Proceso de
Selección, es decir, sin obtener los resultados del Examen Médico y la Prueba
Psicotécnica que avale el ingreso definitivo del mismo.
4. La
veracidad de la información suministrada por las Dependencias y Facultades y las
credenciales consignadas por los candidatos en el Proceso de Selección se obvia
la verificación de la autenticidad, es decir, se carece de los mecanismos de
-control que garantice la autenticidad de los datos
suministrados.
5. La ausencia de Normas y Procedimientos hacen
susceptible cambios en el Proceso de Selección, estando sujeto a las directrices
establecidas por la gestión de turno y no a parámetros
objetivos.
6. Los formatos que se utilizan en el Proceso de
Selección realizado en los Departamentos de Captación de Recursos Humanos y
Dirección Superior de Relaciones de Trabajo, poseen información
irrelevante.
7. La multiplicidad de los formatos aplicados en el
Proceso de Selección hace que se obtenga datos o información repetitivas de los
candidatos a seleccionar.
8. El espacio físico y la dotación de
equipos son insuficientes para realizar el Proceso de Selección por lo que no se
garantiza la optimización de los resultados. Esto se evidenció porque se detecto
que no existe un lugar idóneo para aplicar las pruebas y realizar las
entrevistas; en cuanto a los equipos de oficina se pudo detectar que los mismos
se saturan de información lo que ocasiona retraso en el proceso.
9.
Existe personal calificado que cumple cabalmente con las funciones asignadas a
fin de garantizar que los procesos se cumplan a un nivel medio de
efectividad.
10. El personal adscrito se siente identificado con el
proceso lo que garantiza disposición de recibir adiestramiento, capacitación
ante la implantación de un Sistema de Información Gerencial para mejorar el
Proceso de Selección.
11. Aun cuando no se cuenta con las condiciones de
trabajo idóneo la dotación de equipos y las herramientas necesarias los
trabajadores muestran disposición para efectuar el Proceso de
Selección.
12. La existencia de Oficinas Sectoriales de Recursos
Humanos en las distintas Dependencias y Facultades, hacen posible descentralizar
y desconcentrar las políticas de la Universidad de Carabobo.
13. Existe
la disponibilidad de asignar de recursos para la automatización de la Dirección
de Relaciones de Trabajo.
14. La existencia de las estructuras de
cargo en cada una de las Facultades y Dependencias permite la sinceración de las
vacantes; y como resultado los Departamentos de Captación y Dirección Superior
pueden conocer cual será la requisición de Recursos Humanos y por consiguiente
mantener actualizado el archivo legible.
15. Desconocimiento de la
Dependencia o Facultades de los recaudos o procedimientos que deben tramitarse o
enviarse ante la Dirección de Relaciones de Trabajo para el proceso de
Selección.
16. En algunas oportunidades las Dependencias o
Facultades no utilizan el ente asesor como es la Dirección de Relaciones de
Trabajo quien regula, vela, garantiza, las Normas y Procedimientos para el
Proceso de Selección para el Personal Administrativo y Obrero (Contratado), sino
que canalizan directamente la solicitud y aprobación de la contratación de un
personal ante el Despacho del Rector.
17. La creación de cargos sin
justificación lo cual genera ingresos innecesarios.
18. Apoyo de la
Gerencia (con poder de decisión) al personal que labora en la Dirección de
Relaciones de Trabajo, de la ventaja que significaría la automatización de las
tareas.
PROPUESTA
El diseño de un
Sistema de Información Gerencial produce los detalles que establecen la forma en
la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la etapa
análisis, es decir, a la etapa denominada como diseño lógico.
El proceso
de diseño comienza identificando los reportes y demás salidas que debe producir
el sistema. Luego de realizada la identificación se debe determinar con mucha
precisión los datos específicos para cada reporte y salida. Se realiza un
bosquejo del formato o pantalla que pudiera aparecer cuando el sistema está
terminado, el mismo se puede efectuar en papel o en la pantalla de un terminal
utilizando para ello algunas herramientas automatizadas que están disponibles
para el desarrollo de sistemas.
Así como el diseño de un Sistema de
Información Gerencial deben producir reportes o datos de salidas también indica
los datos de entrada, los cuales son calculados y almacenados, dichas
estructuras de archivo o almacenamiento pueden ser como discos, cintas
magnéticas o incluso archivos en papel.
Los documentos que contienen las
especificaciones de diseño representan al diseño lógico de muchas maneras como
por ejemplo mediante diagramas, tablas y símbolos especiales.
La
Dirección de Relaciones de Trabajo específicamente los Departamentos de
Captaci6n de Recursos Humanos y Dirección Superior no poseían un Sistema de
Información ni los recursos humanos con experiencia en Sistema de Información
Gerencial, el reto fue diseñar un Sistema de Información Gerencial que le
permita mejorar la eficiencia en el Proceso de Selección que se realiza en la
Dirección de Relaciones de Trabajo.
Los pasos o procedimientos que se
describen a continuación indican como se disefi6 el Sistema de Información
Gerencial.
Primero: Se establecieron los objetivos a corto y largo plazo
de los Departamentos involucrados en el Proceso de Selección. Quedando
establecido el siguiente objetivo: Proveer oportunamente a la Institución de los
recursos humanos idóneos para cubrir los requerimientos de personal de las
diferentes Dependencias y Facultades de la Universidad de Carabobo.
Como
se puede observar dentro de este objetivo juega un papel muy importante el
Proceso de Selección.
Segundo: Se identificó la Información que se
requiere para ayudar a las diferentes personas que intervienen en el Proceso de
Selección, con el fin de que se desempeñen efectiva y eficientemente, y eliminar
toda aquella Información que se recolecta pero que no se
utiliza.
Tercera: Se determinó cuáles de los formatos y procedimientos
actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar Información,
eran sencillos, no requerían demasiado tiempo para su llenado o análisis y
cuales cubrían las necesidades de los diferentes trabajadores y que formatos y
procedimientos necesitaban mejorarse.
Cuarto: Revisar todos los formatos
y procedimientos existentes para recolectar y registrar Información que se
necesite en el Proceso de Selección con el objetivo de mejorarlo o realizar
nuevos instrumentos si era necesario. Se definió por escrito el procedimiento a
seguir para la selección de personal estableciéndose los puntos de control de
entrada y salida de Información a fin de verificar la veracidad, oportunidad y
precisi6n de los datos suministrados tanto por los candidatos como de las
Dependencias; todo ello se visualiza en el Diagrama de Flujo de Datos del
Proceso Propuesto.
Quinto: El establecer la existencia o por contrario
mejorar los Sistemas de Información manuales o computarizados, para tabular,
analizar, registrar, que les permitiera ofrecerle la información, para que sean
más (útiles en comparación al resto de los trabajadores. Por lo que la Planilla
de Recolección de Información se diseñará de manera tal que se ajuste a un
sistema automatizado.
Sexto: Establecer procedimientos que les permita
confirmar la exactitud de los datos suministrados.
Séptimo: Identificar a
todos aquellos trabajadores que deberían utilizar las distintas informaciones.
Los mismos están identificados en el Diagrama de Flujo de Datos del Proceso de
Selección Propuesto.
Octavo: Informar y supervisar al personal en el uso de
una nueva planilla o formato, que permita recolectar, analizar, tabular,
presentar y utilizar la información en el momento oportuno.
Es importante
destacar que para diseñar o desarrollar un Sistema de Información Gerencial se
requiere un gran esfuerzo, experiencia, dinero y tiempo.
Una vez cumplido
los pasos antes mencionados, fue necesario analizar los resultados con el
personal que intervenían en el proceso en estudio (Proceso de Selección de
Personal).
Para el análisis se utilizó algunos enfoques que permitirá
demostrar si el Sistema de Información Gerencial cubriría las necesidades
existentes en el Proceso de Selección o mejor dicho en los Departamentos de
Captación de Recursos Humanos y
Dirección Superior.
Los enfoques
utilizados en el análisis fueron:
1. Considerar las necesidades de
Información para el Proceso de Selección.
2. Considerar el tipo de
Información disponible en los formatos, registros y archivos para la Toma de
Decisiones.
3. Considerar la Información que se requiere y que no se
encuentra en los formatos, archivos y registros existentes.
4. Determinar
que información se necesita frecuentemente y que se requiere sólo
periódicamente.
5. Considerar los métodos de recolección de información
(simples y económicos) les permiten complementar la información suministrada por
los formatos.
6. Considerar como los grupos de trabajo pueden utilizar
(analizar e interpretar) la información para lograr mejorar su
desempeño.
7. Determinar si los formatos o la planilla reúne la
información apropiada, de utilidad y en el momento en que se requiere.
8.
Considerar cómo se utiliza la información para dar una retroalimentación
efectiva al personal.
REQUERIMIENTOS Y PROPUESTAS PARA LOGRAR LA
EFICIENCIA A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PROPUESTO
La
Facultad o Dependencia debe enviar a la Dirección de Relaciones de Trabajo
(D.R.T.) un informe con todas las funciones o tareas que debe cumplir el
personal que se va a contratar para cubrir la vacante, así como las cualidades y
actividades que debe poseer el mismo.
El formato de oferta de servicio
debe estar representado por una planilla que contenga diversos datos o
requisitos de mayor relevancia. Se recomienda el uso de una Planilla Óptica,
dado que permitirá una lectura rápida y precisa de la información de los
aspirantes, es decir, cotejar los requisitos exigidos por el cargo con los de
los candidatos, y generar una base de datos confiable y actualizada. El diseño
de la base de datos quedaría a cargo de la Dirección de Informática de la
Universidad de Carabobo.
El Analista de Recursos Humanos deberá analizar
y verificar el currículo del candidato, y este será quien tome la decisión final
de seleccionarlo.
La Dirección de Relaciones de Trabajo deberá sugerir
determinados días de entrega de informes médicos y psicológico a fin de permitir
la agilización del proceso.
El Analista de Recursos Humanos evaluará los
informes médicos y psicológicos y procederá a la aceptación o no de los
mismos.
Que el Departamento de Asesoría Legal envié al Despacho del
Rector, el contrato visado por la misma, para la autorización del
ingreso.
DIAGRAMA
DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL
(Propuesto)
A continuación se presenta el diagrama de flujo de
procedimientos administrativos, para el proceso de selección que actualmente se
realiza en los Departamentos de Captación de Recursos Humanos y Dirección
Superior de la Dirección de Relaciones de Trabajo de la Universidad de
Carabobo.
Símbolos utilizados para diseñar los diagramas de flujo de
procedimientos administrativos.
LEYENDA | |
|
Documento |
|
Proceso |
|
Decisión |
|
Multiformes |
|
Conector dentro de página |
|
Conector de página aparte |
|
Flujos de información |
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Dado el actual crecimiento de información
manejada en la Dirección de Relaciones de Trabajo surge la necesidad de que
dicha dirección tenga un Sistema de Información Gerencial, que facilite a la
dirección automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha
información y la oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para
lograr prever y resolver problemas.
Dicho sistema estaría estructurado
para almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados constituyéndose en
herramientas sólidas y consistentes de decisión.
De acuerdo con la
información recolectada, la Dirección de Relaciones de Trabajo cuenta con un
personal convencido de las ventajas que ofrece la automatización de las tareas y
la necesidad de manejar información precisa y veraz, de manera que la idea de
una propuesta de un Sistema de Información Gerencial tiene una alta posibilidad
de éxito en la consecución de los
objetivos.
RECOMENDACIONES
Eliminar algunas fases del
Proceso de Selección del Personal contratado, e introducir nuevos procesos para
simplificar el trabajo.
Reemplazar algunos formatos por otros que
contengan información exacta, clara, precisa y completa de manera que facilite
el registro y tabulación de la información de manera exacta y que además,
proporcione instrucciones para su respectivo llenado.
Se debe
elaborar un Manual de Procedimientos de Selección acorde con las necesidades,
tomando en consideración la base del Diagrama de Flujo de Procedimientos
Administrativos Propuesto en ésta investigación.
Realizar un programa de
capacitación o información sobre la naturaleza del sistema a implementarse. Ya
que el Sistema de Información Gerencial trabaja mejor si todos los miembros del
personal están comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos y
comprender con facilidad la información que se utiliza. Y cuando los miembros
del personal están interesados en la información y yen su utilidad recolectan
los datos con mayor cuidado, atenci6n y de una manera más
exactos.
Reemplazar los equipos de oficinas obsoletos (computadoras, fax,
otros) por nuevos equipos con tecnología de punta.
Estudiar la
factibilidad de instalaci6n de este Sistema de Información Gerencial en la
Direcci6n de Relaciones de Trabajo, instrumentar este Sistema de Información
Gerencial planteado con la finalidad que la Dirección de Relaciones de Trabajo
cuente con una herramienta poderosa de información.
Tomar en cuenta el
diseño de una Planilla de Lectura Óptica para los formatos utilizados, que
permitan una lectura rápida y precisa de la información.
Se recomienda,
además, el uso adecuado y correspondiente de una Planilla de Recolección de
Información, para que la información que se transmiten sea veraz y oportuna,
lográndose así una comunicación efectiva que influya directamente en la toma de
decisiones, por ser la información uno de los recursos esenciales en la solución
de problemas en una organización cualquiera.
Mientras se desarrolla el
Sistema de Información Gerencial Propuesto se recomienda revisarlo
periódicamente, con la finalidad de mejorarlo o por el contrario obviar pasos
innecesarios.
Debe destacarse que el proceso de implantación de un
Sistema de Información Gerencial debe ir acompañado de una serie de Políticas,
normas y procedimientos que permitan consolidar el empleo adecuado y una
evaluación continúa de este sistema.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, Adalberto.
Administración de Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill, Quinta
Edición.
O´BRIEN, James. Sistema de Información Gerencial.
Editorial Mc Graw-Hill, Cuarta Edición.
McLEOD, Raymond, Jr. Sistema de
Información Gerencial. Editorial Pearson Educación, Séptima Edición.
UNIVERSIDAD DE CARABOBO |
VALENCIA, ABRIL DE 2002
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