La Mejora Contínua

Autor: Ing. Margarita Santos Vásquez
Centro de Soluciones de Calidad S.C.

Mejorar no es solamente un slogan publicitario, ni una intención para el futuro; sino una necesidad actual de cualquier persona u organización que quiera mantenerse competitiva.

Algunas premisas fundamentales son:

• Siempre hay una forma mejor de hacer las cosas.
• Todas las personas pueden hacer sugerencias para mejorar.
• Si se tienen datos reales se facilita la toma de decisiones.
• Si se está ante una crisis la mejora es drástica.
• Si no se está en crisis la mejora puede ser suave.
• Si se crea la cultura la mejora es continua.

Las mejoras se pueden llevar a cabo para corregir, para prevenir, para superar marcas alcanzadas o para innovar. Existen diferentes metodologías para la mejora y cada día surgen otras más por lo que el límite de ellas será el de la propia humanidad. Por lo que en este trabajo no se pretende abarcar la totalidad de ellas sino simplemente dar algunos ejemplos.

La mejora continua es una cultura, una forma de vida o de conducta de las personas o de las organizaciones en donde ellas no se permiten estar sin mejorar. Una manera de implantar esta cultura, al igual que muchas otras, tenga que ver con el proceder de los altos directivos y de la forma en que estas conductas se hagan visibles a todos los integrantes de la organización; es algo que tiene que instalarse en la corteza cerebral de las personas para que las órdenes que emita el cerebro se orienten a la mejora de sus actos.

Crear la cultura y enraizarla en una organización puede llevar mucho tiempo, pero entre más temprano se inicie más pronto se podrán ver los resultados.

Para empezar, la mejora continua, se tendrá que establecer como política y se tendrán que determinar las estrategias necesarias para implantar tal política. Esto quiere decir que deberá ser una decisión de la alta dirección, con la responsabilidad y el compromiso de la provisión de todo tipo de recursos que sean necesarios.

En cualquier metodología se pueden distinguir como etapas:

• establecer el objetivo,
• acopiar y analizar la información,
• listar las acciones posibles,
• analizar riesgos y pros y contras de cada acción y decidir qué acción poner en práctica,
• poner en práctica la acción,
• evaluar el resultado de la acción y decidir si aquí finaliza o se reinicia en alguna de las etapas anteriores

En algunos casos, estas actividades pueden llevar mucho tiempo e implicar a muchas personas y en otros, estas o algunas de estas etapas pueden llevarse a cabo de manera casi automática o imperceptible.

El trabajar en grupo tiene ventajas adicionales a las del objetivo de la mejora, que se relacionan con el clima laboral o las relaciones interpersonales; por lo que la recomendación es que cada vez que se pueda se formen equipos de trabajo.

Algunas de las metodologías que se utilizan actualmente y que han dado buenos resultados tienen que ver con:

• manufactura de clase mundial
• grupos naturales de trabajo
• revisión después de la acción
• grupos interdisciplinarios
• círculos de calidad
• cinco eses
• teoría de las restricciones

Una técnica más, es la conocida como Teian, que aconseja que se hagan cambios pequeños, pero constantes; que tiene más factibilidad de realización una sugerencia hecha del área de trabajo, que si la sugerencia es de un área diferente; que puede crear hábito en las personas y que el adoctrinar al 100% de una organización puede llevar cinco o diez años.

Otra técnica es la conocida como six sigma, que busca también ser una doctrina; que abarque a la totalidad de los integrantes de la organización, partiendo de la alta dirección, enfocando los procesos hacia el cliente; midiendo cada una de las características del producto o servicio resultante de cada proceso y después de un análisis y toma de decisiones sobre ellos, obtener productos o servicios con fallas tan escasas como 3.4 en un millón.

Existen muchas más técnicas que están a su disposición esperando ser utilizadas para el beneficio de ustedes.

Es muy conveniente el uso de estadísticos para colectar, ordenar y analizar datos para presentar esquemáticamente las situaciones prevalecientes y facilitarle la toma de la decisión a quien tiene el poder o la responsabilidad para ello. El uso de estos estadísticos depende de cada caso en particular y van desde el cálculo de promedios, rangos y desviación estándar; elaboración de diagramas de Pareto, histogramas, dispersión, causa efecto, estratificación y gráficos de control; hasta cuestiones más sofisticadas como diseño de experimentos, análisis de regresión, análisis de series de tiempo y otras.