Hoja
de cálculo (Excel)
La hoja de
cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el
entorno Windows.
Excel trabaja con hojas de cálculo que
están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un
conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos,
hojas de macros, entre otros. El libro de trabajo contiene 16 hojas de
cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de
nombre y más.
Cada una de las hojas de cálculo Excel es
una cuadrícula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las
filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas
de izquierda a derecha de
Importancia y
utilización
Es
importante ya que Microsoft Excel es una herramienta muy útil, se puede
usar para contabilidad, elaboración de cuadros y gráficos.
Al
ser una hoja de cálculo, puedes realizar cualquier operación que
desees y obtener resultados simples y fáciles. Puedes vincular
información, actualizar bases de datos, en fin es una herramienta que en
cualquier campo puede ser usada. Una de las posibilidades de Excel es la de
presentar los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de
bordes, usar varios tipos de letra, puede utilizar hojas para almacenar datos
numéricos, utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel
para ejecutar cálculos con sus datos, puede sumar filas y columnas.
Formato de celdas
La
unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se
identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila. La
hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y
fórmulas en las celdas.
El formato se refiere al cambio de aspecto de las
celdas y su contenido (letras, números, borde, fondo, etc.). Para dar
formato a las celdas usamos el cuadro de diálogo Formato de celdas que
se ejecuta al Abrir el menú Formato y seleccionar la opción
Celdas.
El formato de celdas sirve para modificar el tipo
de letra, tamaño, espaciado, etc., de las celdas y su contenido. El
formato de las celdas está concentrado en una sola caja de
diálogo. Para acceder a ésta se selecciona del menú Formato
la opción Celdas... o se presiona <Ctrl+1>.
Uso de fórmulas y funciones
Una
fórmula es un nuevo valor que se obtiene a partir de valores existentes.
La fórmula comienza siempre con el signo = o el signo +.
Una
fórmula es entonces un cálculo, procedimiento u operación
entre operandos con un signo u operador que indica el tipo de operación.
1)
Operandos
·
Valor numérico
è Variable:
puede cambiar
è Constante:
no cambia
·
Referencia de celdas
è Unitaria
è Rango
·
Funciones: fórmulas predefinidas por Excel
Operadores y prioridades
Operadores
matemáticos
+ Suma
Resta
Multiplicación
/ División
^ Potencia
Operadores
lógicos:
= Igual que
< Menor que
Mayor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<>Distinto
Si en la
fórmula los operadores son del mismo nivel, el cálculo se
efectúa de izquierda a derecha. Por ejemplo
=2*3*4, el resultado
es 24
Pero la
fórmula puede tener operadores de distinto nivel, y en el orden de
prioridades, primero se resuelve la potencia, luego la multiplicación o
división y por último la suma o resta. Algunos ejemplos
Fórmula
Resultado
=2*3+4 10
=2+4*6-3 23
=5+1*3 8
=2*2^4 31
Es
posible alterar el orden del cálculo con el uso de paréntesis,
cualquiera sea la operación entre paréntesis, es la primera que
se realiza. Utilizando los mismos ejemplos, veremos ahora los resultados:
Fórmula
Resultado
=2*(3+4) 14
=2+4*(6-3) 14
=(5+1)*3 18
=(2*2)^4 256
Funciones
Excel
ofrece una larga lista de funciones que se agrupan de acuerdo al resultado que
se desea obtener con su uso, en distintas categorías. Estas funciones
son de gran utilidad, ya que de no existir sería necesario realizar en
muchos casos una gran cantidad de operaciones para obtener el resultado que la
función nos devuelve.
Una
función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno
o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente
en la celda introducida.
La
sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las
siguientes reglas:
1) Si la
función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo
=.
2) Los
argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
3) Los
argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
4) Los
argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplos:
=SUMA(A1:C8)
El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este
ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las
fórmulas pueden contener más de una función, y pueden
tener funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen
muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Así hay funciones matemáticas y
trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Insertar
función
Una
función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda,
pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.
Si
queremos introducir una función en una celda:
1
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
2
Seleccionar el menú Insertar.
3 Elegir
la opción Función...
O bien,
hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
Aparecerá
el cuadro de diálogo de la derecha.
4 En el
recuadro Categoría de la función tendremos que elegir a
qué categoría pertenece nuestra función.
Si no
estamos muy seguros, podemos elegir Todas.
5 En el
recuadro Nombre de la función hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa
como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen
los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. El
botón nos proporcionará más información.
6 Hacer
clic sobre el botón Aceptar.
Justo por
debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de la derecha.
En nuestro caso se eligió la función SUMA.
7 En el
recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente
será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre
le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos
ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango
de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para volver al
cuadro de diálogo.
8 En el
recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el
segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si
introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero,
y así sucesivamente.
9 Cuando
tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
En la barra de
herramientas existe el botón Autosuma ∑ que nos permite realizar
la función SUMA de forma más rápida.
Algunas funciones de uso frecuente
Función Resultado
MAX Devuelve
el mayor valor de un bloque de datos
PROMEDIO Devuelve
el promedio de los valores del bloque
MIN Devuelve
el valor menor de un bloque
CONTAR Devuelve
la cantidad de datos numéricos que hay en un bloque
CONTARA Devuelve
la cantidad de datos, numéricos y no, de un bloque
MODA Devuelve
el valor más comun de un bloque de datos
En todos los casos la fórmula
debe comenzar con el signo igual (=) o el signo más (+), a
continuación la función y luego entre parentisis el bloque de
datos. Por ejemplo: =MAX(A1:A17)
Gráficos
Son una representación
gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
Asistente
de gráfico
El
Asistente de Gráficos es una de las características más
atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de
gráficos en base a los datos de su hoja de
cálculos. El Asistente lo guía paso a paso, para
convertir sus números en un atrayente y colorido
gráfico.
Tipos de gráficos
Microsoft Excel
admite muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los
datos a la audiencia de forma más significativa. Cuando utilice el
Asistente para gráficos para crear un gráfico, o el comando Tipo
de gráfico para modificar un gráfico existente, puede
seleccionar con facilidad el tipo de gráfico que desee de una lista de
tipos de gráficos estándar o personalizados.
Columna agrupada Este
tipo de gráfico compara valores de distintas categorías.
También está disponible con un efecto visual 3-D. Como muestra el
siguiente gráfico, las categorías se organizan horizontalmente y
los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación
producida en el transcurso del tiempo.
Columna apilada Este
tipo de gráfico muestra la relación de elementos individuales con
el todo, comparando la contribución de cada valor al total de distintas
categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual
3D.
Columna 100%
apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada
valor aporta al total de distintas categorías. También se
encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Columnas 3D Este
tipo de gráfico compara puntos de datos
Barra agrupada Este
tipo de gráfico compara valores de distintas categorías.
También está disponible con un efecto visual 3D. en el siguiente
gráfico, las categorías se organizan verticalmente y los valores
horizontalmente, con el objeto de destacar la comparación de valores.
Barra apilada Este
tipo de gráfico muestra la relación de los elementos individuales
con el todo. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Barra 100%
apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada
valor aporta al total de distintas categorías. También se
encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Línea Este
tipo de gráfico muestra tendencias a lo largo del tiempo o entre
categorías. También está disponible con marcadores en cada
valor de datos.
Línea
apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del
aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías.
También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Línea 100%
apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del
aporte porcentual de cada valor en el tiempo o entre categorías.
También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Líneas 3D Es
un gráfico de líneas con efecto visual 3D.
Circular Este
tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total.
También está disponible con efecto visual 3D.
Gráfico
circular seccionado Este tipo de gráfico muestra la
contribución de cada valor al total enfatizando los valores
individuales. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Circular con
subgráfico circular Este gráfico circular consta de
valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico circular.
Por ejemplo, para hacer más visibles los sectores pequeños,
podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a
continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular
o de barras más pequeño situado junto al gráfico
principal.
Circular con
subgráfico de barras Gráfico circular con valores
definidos por el usuario combinados en un subgráfico de barras.
Dispersión Este
gráfico compara pares de valores, por ejemplo: al organizar los datos de
un gráfico de dispersión, coloque los valores X en una fila o
columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o
columnas adyacentes.
Dispersión
con puntos de datos conectados por líneas Este
tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas de
conexión rectas o suavizadas entre puntos de datos. Estas líneas
pueden aparecer con o sin marcadores.
Área Este
tipo de gráfico muestra las tendencias de los valores a lo largo del
tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un
efecto visual 3D. Al mostrar la suma de los valores trazados, los
gráficos de áreas también muestran la relación de
las partes con el todo.
Área apilada Este
tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo
largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra
disponible con un efecto visual 3D.
Área 100%
apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del
aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o entre
categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual
3D.
Anillo Este
tipo de gráfico presenta los datos en anillos y cada anillo representa
una serie de datos.
Anillos
seccionados Este gráfico es similar a un gráfico circular
seccionado, pero puede contener más de una serie de datos.
Radial Los
gráficos radiales muestran cambios de valores con relación a un
punto central. Pueden presentarse con marcadores en cada punto de datos.
Radial relleno En
este tipo de gráficos, el área cubierta por una serie de datos
aparece rellena de un color.
Superficie 3D Este
tipo de gráfico muestra tendencias de los valores en dos dimensiones a
lo largo de una curva continua.
Contorno Es
un gráfico de superficie visto desde arriba, en el que los colores representan
rangos de valores. Cuando aparece sin colorear, se denomina trama de contorno.
Un gráfico
de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión), que compara series
de tres valores y puede presentarse con efecto visual 3D. El tamaño de
la burbuja o marcador de
datos
Indica
el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los
valores X en una fila o columna y, a continuación, escriba los valores Y
y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes.
Gráficos de cotizaciones
Máximos,
mínimos, cierre El gráfico de máximos,
mínimos y cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de
acciones. Se necesitan tres series de valores en el siguiente orden:
máximos, mínimos y, por último, cierre.
Apertura,
máximos, mínimos, cierre Este tipo de gráfico requiere
cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos,
mínimos y cierre).
Volumen,
máximos, mínimos, cierre Estos gráficos requieren cuatro
series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos
y cierre).
Volumen,
apertura, máximos, mínimos, cierre Este
tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto
(volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).
Gráficos con marcadores en
forma de cilindro, cono o pirámide
Este tipo de
gráficos utiliza marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide
para dar a los gráficos de columnas, barras y columnas 3D un efecto
espectacular. A igual que los gráficos de barras y columnas, los
gráficos de cilindro, cono o pirámide cuentan con los siguientes
subtipos:
Columna, columna
apilada y columna 100% apilada En esta clase de gráficos, las
columnas se representan con formas cilíndricas, cónicas o
piramidales.
Barra, barra
apilada y barra 100% apilada En estos gráficos las barras se
representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
Columnas 3D En
estos gráficos, las columnas 3D se representan con formas
cilíndricas, cónicas o piramidales.
Gráficos
de funciones matemáticas
En
Excel el área de trabajo está denominado por filas (cada una
tiene un número) y columnas (identificadas con letras) de modo parecido
a un crucigrama.
- En la celda A1 escribe "x"
- En la celda B1 pincha el menú
Insertar- Objeto - Microsoft editor de ecuaciones. Aquí tienes el
mismo editor de ecuaciones de Word. Escribe "y = 2x2+3x
-5". Puedes ajustar el ancho de celda para que te quepa pinchando en
la línea divisoria de las celdas B y C en la parte superior
no apta para escribir (parte sombreada) cuando te sale una cruz puedes
cambiar el ancho a voluntad.
- En la celda A2 escribe -6 e intro.
Vuelve a la celda A2 y seleccionas el menú Edición -
Rellenar - Series - Columna - Incremento =1 y en límite pon 4.
(Esto tienes que saberlo tú para que te salga el vértice).
Aceptar. Verás que te aparecen todos los números enteros
desde -4 hasta 4. Si no te aparece sitúate en una celda y
botón derecho - Formato de celdas y mira si tienes el formato
general.
- En la celda B2 escribe: =2*A2^2+3*A2-5
Intro. Verás que nada más escribir el = en la barra de
fórmulas (está en la barra de herramientas) se escribe
simultáneamente allí también. *= producto y ^=
potencia.
- Verás que te ha aparecido en B2
el valor correspondiente de la función. Sitúate en la parte
inferior derecha de la celda B2 hasta que te aparezca una cruz y arrastra
hasta B10 que es donde le corresponde al último valor de la
"x"
- Pincha en el menú Insertar-
Gráfico (o si tienes el botón de Insertar gráficos en
la barra de herramientas) y se te abre el asistente para crear
gráficos.
- En Tipo de Gráfico: elige
DISPERSIÓN y eliges uno de los subtipos cuya muestra aparece. y
Aceptar.
- En Rango de datos: Pincha en su casilla
y selecciona con el ratón desde las celdas A2B2 hasta A12B12 y
botón Siguiente.
- Título del gráfico:
escribe Parábola.
- En Eje de valores X puedes escribir el
nombre de la magnitud que representa
- Pincha en las demás fichas :
líneas de división, rótulos y datos y Leyenda y
experimenta con las distintas opciones que te ofrecen
- Finalizar y Aceptar. Ya tendrás
un gráfico.
- Vamos a mejorar un poco la apariencia:
Pincha sobre el eje X de la figura (y cuando esté seleccionado)
Botón derecho del ratón. Te aparece la ventana de Formato de
Ejes, elige en grosor uno un poco más grueso para destacarlo de las
demás líneas de división.
- En Fuente elige el tamaño
de 8 y en la ficha Escala si pones en unidad mayor 1 el
gráfico te aparecerá con las divisiones de 1 unidad.
- Haz lo mismo con el eje Y.
- Pincha sobre la línea de la
curva (verás que se te selecciona) Botón derecho del
ratón y elige Formato de Serie de Datos: elige un color rojo para
la curva y el mayor grosor.
- Pincha sobre el fondo gris (por
defecto) del gráfico (tienes que tener seleccionado el
rectángulo gris) , Botón derecho del ratón y aparece
la ventana de Formato de Área de Trazado y cambia el color de fondo
( por ejemplo amarillo claro)
- Pincha sobre
- Pincha sobre el título de la
gráfica y botón derecho aparece Formato de título de
gráfico, en la ficha Tramas activa la casilla de sombreado y
elige un color. También puedes hacer otros cambios.
- Pinchando en las esquinas del
gráfico puedes hacerlo mayor como si fuera una ventana de Windows.
Vamos
a hacer la gráfica de dos funciones juntas, por ejemplo de la
parábola que ya tenemos y de la recta y=3x+5. El rango de datos ha de
ser el mismo para las dos funciones:
- Escribimos en C1: y= 3x+5 (aprovechamos
los datos de la función anterior).
- En C2 escribimos: =3*A2
- Pinchamos en la parte inferior derecha
de la celda C2 y arrastramos hasta C12 (aparecen los valores de la nueva
función).
- Pincha en cualquier espacio
vacío y repite el proceso anterior para Insertar gráfico.
- En rango de datos, pincha allí y
luego selecciona con el ratón el rango A2B2C2 hasta A12B12C12.
- Después pincha en la
ficha Serie. Estando seleccionada la serie1 rellena en la casilla de
nombre de serie con: Parábola. Selecciona la serie2 y ponle de
nombre y=3x+5.
- Los pasos siguientes hasta finalizar el
gráfico es igual que en la gráfica anterior.
- En la parte inferior izquierda
estará activa
Para
las gráficas de funciones discontinuas tienes que saber su dominio, con
el procedimiento que hemos visto anteriormente la gráfica nos sale
continua, pero con un pequeño "truco" podemos esconder el
tramo de curva que corresponde a la discontinuidad.
- En A1 escribe "x" y en B1
escribe
- En A2 escribe -10 y rellena en columna
con incremento 1 hasta -3. Llegará hasta la celda A9.
- En A10 escribe -2,5 y en A11 escribe
-1,5
- En A12 escribe -1 y rellena una serie
en columna hasta 10. Alcanzarás la celda A23.
- En B2 escribe: =(A2-1)/(A2+2). Has de
poner paréntesis porque Excel trabaja con la misma jerarquía
de las calculadoras y el operador divide es /. Te saldrá el
resultado. Arrastra hasta B23.
- Pincha en una parte vacía y como
siempre Insertar gráfico- Dispersión.
- En rango de datos pincha y
selecciona el rango A2B2 hasta A23B23.
- No pongas título ni leyenda,
cambia el formato de ejes como siempre y Finaliza el gráfico.
- Selecciona el fondo de gráfico y
cámbialo a color amarillo claro.
- Selecciona la curva y cambia el grosor
de la línea y el color (por ejemplo rojo) Aceptar.
- Selecciona la línea de la curva
y estando seleccionada pinchar otra vez sobre el tramo de curva que nos
sobra. Verás que ha quedado seleccionado este tramo, botón
derecho del ratón y Formato de punto de datos elige el mismo
color amarillo claro que has puesto de fondo y cambia el grosor de la línea
al más fino.
- Selecciona la fórmula de la
función que tienes en B1, botón derecho del ratón y
Copiar pincha sobre la parte superior de la gráfica y botón
derecho del ratón y pegar.
- Gráfica de funciones
trigonométricas
Para
dibujar funciones trigonométricas el dominio ha de estar en radianes.
Vamos a dibujar la función seno en el dominio [-180º,360º]:
- Selecciona Hoja2 y cámbiale el
nombre: Seno. El proceso se te ha explicado antes.
- En A1 escribimos "x".
- En B1 escribimos : Radianes y en C1
escribimos :y=senx
- En A2 escribe -180. Rellena con una
serie hacia abajo e incremento 45 y el límite 360.
- Ahora vamos a pasar estos grados a
radianes. Pincha en B2, pinchar en menú Insertar - Función
(Si tienes en la barra de herramientas el botón fx
atajas).
- En la categoría de
función elige: Matemáticas y trigonométricas. Se
despliegan estas funciones y eliges Radian.
- Si la ficha de función te
molesta puedes arrastrarla para que te deje ver, también puedes
escribir directamente en la barra de fórmulas. Selecciona la celda
A2 e Intro, Se te habrán convertido en radianes.
- Arrastra como ya te hemos explicado
anteriormente hasta el final en la columna B.
- En C2 Insertar- Función.
Categoría Matemáticas y trigonométricas y eliges la
función Seno. Seleccionas la celda B2 e Intro.
- Arrastra hasta el final de la columna C
y obtienes todos los valores.
- Observa que en 0 y en 360 no tienes
cero, pero si un número muy próximo a él (está
en notación científica), puedes poner directamente tú
cero. Como ves tienes que saber matemáticas para las utilidades del
ordenador.
- Ahora repites el proceso explicado
anteriormente para insertar el gráfico, poniendo el rango de datos
B2C2 hasta B14C14.