Moacir é
Coordenador de Projetos, especialista em Sistemas de
Informação/Redes de Computadores,
professor de Curso
Superior e Mestrando em Informática pela Universidade
Católica de Brasília - UCB
Gestão do Conhecimento para Sistemas de Informação
Embora a tecnologia da informação possa aperfeiçoar de muitas formas o aprendizado individual numa organização, uma das tarefas mais importantes é captar o conhecimento para a organização como um todo. Uma maneira é a melhoria da coordenação, comunicação e colaboração entre os indivíduos, de forma que o conhecimento especializado e o aprendizado individual possam ser transferidos dos indivíduos que detém o conhecimento para aqueles que necessitam dele.
A gestão do conhecimento preconiza que o maior desafio para as organizações é a captação do conhecimento tácito, já que aí reside o conhecimento com maior valor estratégico para estas [OLIVEIRA & ANTUNES, 1999].
Outra abordagem da questão de gestão do conhecimento está relacionada com as fases que envolvem este processo. Entre as abordagens encontradas, vale registrar a que apresenta as seguintes fases:
Na área de TI, a documentação de procedimentos tem sido, ao longo do tempo, o "calcanhar de Aquiles" de muitas organizações. Esta documentação é o conhecimento dos sistemas de informações da organização que na maioria dos casos encontra-se defasada em relação a realidade. Tão distante para atingir quanto para manter a documentação, o que parece ser um sonho impossível, perdendo com isto o conhecimento adquirido durante o processo de desenvolvimento.
Parte do problema são, aparentemente, os intermináveis tipos de documentos que são requisitados (exemplo: plano da arquitetura da organização, instruções de trabalho, modelo conceitual, modelo lógico, modelo físico, modelo implementação, documentação de programas, documentação de sistemas, documentação do usuário, documentação técnica, planos de teste, planos de treinamento, e assim por diante).
Da perspectiva da área de gestão de tecnologia da informação, realizar a documentação é fator crítico para o sucesso. Então, documentação é o centro dos componentes para suportar a gerência de mudança com sucesso, bem como o armazenamento do conhecimento sistêmico da organização.
Documentação de sistemas - definição
Documentação de sistema, por definição, é um conjunto de informações sobre as aplicações usadas pelas instituições, tenham sido elas desenvolvidas internamente ou adquiridas de terceiros. Trata-se, em linhas gerais, do histórico do produto, quais lógicas e linguagens de programação foram utilizadas e as modificações realizadas ao longo do tempo [SCAGLIA, 1999].
A experiência tem mostrado que na grande maioria dos casos, a documentação das aplicações não existe. Se as aplicações antigas não possuem nenhuma documentação, não é raro também se deparar com aplicações desenvolvidas mais recentemente, cuja documentação disponível não é confiável, por estarem desatualizadas ao longo do tempo. O que se pode notar também é que em processos de documentação de aplicações, acaba se chegando à conclusão que um grande percentual de sistemas ou funções dos sistemas já não estavam sendo utilizadas.
Para que uma documentação atenda a todas as necessidades de uma organização é necessário que se tenha mais que o código-fonte das aplicações. Existem basicamente dois tipos de documentação vitais para qualquer empresa. Uma delas voltada para a área de negócios, onde deverão estar armazenadas as regras do negócio e os parâmetros da operação. A outra documentação é a técnica voltada para a área que dá suporte aos negócios, a área de tecnologia da informação. Essa última documentação retrata os sistemas por meio de códigos, descrição de funções e simbologias e é gerada naturalmente quando é aplicada uma metodologia de desenvolvimento. Se for feita a modelagem de dados e funções no início do processo de desenvolvimento, os dados técnicos necessários estarão armazenados ao fim do processo. A partir daí, basta manter esta documentação atualizada para que não fique ultrapassada e sem valor [SCAGLIA, 1999] . A grande vantagem passa a ser a menor perda de tempo e consequentemente de dinheiro com manutenções. O bom funcionamento de uma solução de automação de procedimentos dependerá diretamente de uma documentação bem feita de todo o sistema.
Uso de ferramenta dinâmica
A utilização de ferramentas para documentar os sistemas/aplicativos dever ser vista como interessante de ser analisada em toda organização que tem gestão na área de tecnologia da informação. Para atender às necessidades da organização e ainda à legislação brasileira (Lei 9.430/96, de 27 de dezembro de 1996) que obriga as pessoas jurídicas a manterem documentação atualizada de seus sistemas/aplicativos, para fins de auditoria por parte de órgãos oficiais [KETIS, 1999], o ideal é que esta ferramenta de documentação seja dinâmica, de maneira a não trazer nenhum impacto negativo, que seja de uso fácil para quem a utiliza, ou do produto final que ela gera.
Envolvimento dos técnicos no processo
Para se fazer a documentação dos sistemas/aplicativos, é necessário construir um planejamento detalhado. A designação de uma coordenação responsável pelo projeto com ligação diretamente com a área de gestão de tecnologia da informação, fará com que haja uma interação direta entre as partes. A constituição de uma equipe responsável pela documentação deverá prever o envolvimento participativo dos técnicos que tem conhecimento dos sistemas, além dos usuários chave (power users), para que seja facilitado o trabalho de levantamento das informações, além da identificação direta de todas as funcionalidades. A responsabilidade de repasse de conhecimentos dos sistemas/aplicativos que estão em produção deverá ser desses técnicos. Os testes e validações (aceites) posteriores também deverão ter o envolvimento desses técnicos. Sempre que possível, a área gestora de tecnologia da informação deverá ser a facilitadora de todos os processos, quer seja da disponibilização de recursos (software e hardware), quer da liberação e disponibilização dos técnicos. Quando se tratar de uma nova implementação, necessariamente, a equipe responsável pelo desenvolvimento deverá estar envolvida com a documentação que fará parte integrante do projeto. Nesse caso, os cronogramas de atividades deverão prever etapas exclusivas de documentação concomitante com o desenvolvimento do sistema/aplicativo, o que fará com que ao se encerrar a etapa de desenvolvimento, a sua disponibilização em produção deverá coincidir com a disponibilização da documentação no ambiente Intranet.
Compartilhamento de conhecimentos e recursos
Uma vez aprovada e disponibilizada a documentação, os recursos de compartilhamento de conhecimentos já estarão em produção. Vale salientar que no ambiente Intranet, mesmo que haja alguma restrição de acesso, todos os usuários que acessam o ambiente poderão conhecer as informações. Como vantagem para a área técnica, todos poderão ter o seus conhecimentos nivelados, havendo consequentemente, uma redução de sistemas/aplicativos "caixas pretas", onde poucos técnicos anteriormente conheciam as suas funcionalidades. De outra forma, uma documentação bem feita permitirá uma menor vulnerabilidade na área de gestão de tecnologia da informação, pois, em casos de manutenções corretivas ou evolutivas, não existirá necessariamente a obrigatoriedade de se esperar a liberação do analista responsável pelo desenvolvimento. Com um pouco mais de tempo, outro técnico que detenha o conhecimento da tecnologia, será capaz de proceder as alterações necessárias na aplicação.
Referências Bibliográficas
OLIVEIRA, Luiz de Almeida. ANTUNES, Dante Carlos. Reuso de Soluções de Informática Através da Gestão do Conhecimento. Acessado em 15/11/1999. Online. Disponível na Internet http://www.celepar.gov.br/batbyte/bb9/reuso.htm.
SCAGLIA, Alexandre. Registros Supervaliosos: Na hora de atualizar os sistemas a documentação é certeza de economia. INFORMATIONWEEK. São Paulo: Ano 1, n° 6, p. 44-46, julho-1999.
KETIS, Décio. Terceirizando a Documentação de Sistemas. Developer’s. São Paulo: Ano 3, n° 36, p. 18-24, agosto-1999
Moacir é Coordenador de Projetos, especialista em Sistemas de Informação/Redes de Computadores,
professor de Curso Superior e Mestrando em Informática pela Universidade Católica de Brasília - UCB