Tips Bagi Pengguna E mail

Meski pemakaian e-mail untuk berkirim pesan atau surat sudah mulai memasyarakat, masih banyak yang belum paham benar bagaimana mengatur dan menggunakannya. Akibatnya, sering terjadi penggunaan e-mail jadi tak efisien. Ada beberapa tips agar pemakaian e-mail Anda lebih efisien.

1. Periksa e-mail dua kali sehari

Hindari mengecek e-mail setiap saat, karena merupakan pemborosan waktu. E-mail sebaiknya dicek dua kali sehari, pagi dan sore hari. Jika Anda ingin mengirimkan e-mail di luar waktu tersebut, misalnya harus memberikan jawaban di siang hari itu juga, pilihlah program untuk hanya mengirim pesan (send only), sehingga Anda terhindar dari keinginan untuk melihat dan membaca e-mail yang masuk.

2. Bedakan alamat pribadi dan kantor

Jangan menggabungkan e-mail kantor dan pribadi. Buatlah dua account atau alamat e-mail, satu untuk keperluan pribadi dan satu lainnya untuk keperluan kantor. Jika Anda terdaftar sebagai anggota mailing list, mintalah mengirimkan ke alamat e-mail pribadi Anda.

3. Saring e-mail yang masuk

E-mail sampah yang datang tanpa diundang seringkali membuat kita kesal. Karena itu, gunakan fasilitas spam e-mail, sehingga surat-surat tak diundang tersebut bisa langsung disisihkan.

4. Aturlah pesan dan daftar alamat

Gunakan fasilitas address book. Selain lebih nyaman, mudah, dan akurat, Anda juga terhindar dari kesalahan menuliskan alamat e-mail yang Anda tuju. Aturlah pesan ke dalam beberapa laci dan segera pindahkan surat atau pesan yang Anda terima ke laci yang sesuai, begitu Anda selesai membacanya. Dengan begitu, kotak pesan (inbox) Anda hanya akan berisi e-mail yang belum terbaca atau butuh tindakan, misalnya harus segera dibalas.

5. Pesan pendek

Pesan e-mail yang baik adalah yang singkat dan padat. Jangan terlalu boros dengan kata-kata. Bisa-bisa pesan Anda malah membingungkan bagi si penerima, sehingga tujuan utama Anda tak tercapai. Misalnya, tulis "Ya," jika memang itu yang harus Anda sampaikan, tak perlu menambahi dengan kata-kata lain.

(www.tabloidnova.com)