LIC.
INFORMACION Y DOCUMENTACION
Gestión de
Prof.: Griselda González Participante: Mirlena Malavé
1.-
Elaboración de Propuesta de mejoras al proceso de Gestión de Información.
Nuestro objetivo es proponer alternativas de
mejoramiento a los problemas identificados en el diagnóstico realizado en
trabajos anteriores, en el área analizada. Este documento contiene las
mejoras propuestas en las siguientes áreas: estructura organizacional, los
puestos y cargas de trabajo y el manual de organización.
“Estructura
Organizacional”: En el diagnóstico realizado, el
tipo de estructura departamental se encuentra acorde con el proceso, pero se
hace necesario la inclusión de personal para apoyar en las actividades
efectuadas. Se considera además, que la organización en su dimensión jerárquica
(niveles) no necesita cambios estructurales. Por lo que, se recomienda,
continuar bajo la estructura actual, hasta que se amerite un cambio sustancial
en la estructura. Sin embargo, la cantidad de personal con que se cuenta actualmente
en el área en cuestión son 2 personas. Tomando en consideración la afluencia de
público diario y las actividades realizadas dentro y fuera de la empresa, se
considera que faltan dos plazas más para estabilizar el trabajo total de
la misma.
“Puestos y cargas de Trabajo”: Según indica el diagnóstico, no se encuentra duplicidad de funciones en
los puestos de trabajo, ya que se cuenta con tareas debidamente delimitadas en
cada área analizada; sin embargo, la mutlifuncionalidad del personal presenta
un aumento de trabajo en algunos puestos; por lo que evidencia la necesidad de una
redistribución de funciones entre el personal y una clara definición de tareas
por puesto de trabajo; con el objetivo, de que tengan claramente definidas las
tareas que deben desempeñar, vendría a aportar mayor claridad y productividad.
Por lo que se recomienda:
- Mayor
asesoramiento y colaboración por parte del personal profesional. La nivelación
laboral debe ser parte integral, por lo que se considera importante el aporte y
apoyo, que el personal profesional puede dar a los nuevos trabajadores.
- La eliminación de algunas tareas por puesto, con el objetivo de lograr
mayor concentración, eficiencia y productividad al desarrollo por área, salvo
en el caso que el buen servicio lo demande.
- La búsqueda de mejores prácticas en la realización de las labores desempeñadas.
- La generación de datos que sirvan como parámetros de
rendimiento laboral, en forma mensual de cada uno de los puestos.
“Manual de organización”: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Si bien
existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de
necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que
contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros
de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas. El diagnóstico con referencia a este punto,
indica que no existe un manual específico para cada puesto de trabajo. Un
manual completo brindaría una guía, proporcionando información valiosa de la empresa
y de las tareas propias de su puesto. Se recomienda que el manual sea enfocado
a cumplir con su objetivo primordial, ser una guía que ayude en el desarrollo
de las tareas y funciones propias de su puesto.
2.- Alineando las TIC con las Estrategias de Negocio:
http://es.geocities.com/mirlenamalaverojas/TrimestreVII/Gestion/Trabajo3.ppt