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Virtualizando
su Empresa
José Camilo Daccach T.
Quedó demostrado hasta la saciedad que los negocios punto
com sin piso en sus planes no duraron en la nueva economía. Igualmente
demostrado quedó que la Internet como medio de comunicación y de comercio
seguirá aportando ventajas competitivas y para el negocio que no se pueden
desconocer.
Quedó demostrado hasta la
saciedad que los negocios punto com sin piso en sus planes no duraron en
la nueva economía. Igualmente demostrado quedó que la Internet como medio
de comunicación y de comercio seguirá aportando ventajas competitivas y
para el negocio que no se pueden desconocer.
Así las cosas, las
empresas que no estén pensando en iniciar el proceso de "virtualización",
es decir, iniciar la incorporación de tecnologías, procesos, culturas de
Internet a sus procesos, tecnologías y culturas tradicionales, tenderán
muy rápido a desaparecer. Su estrategia puede ir desde utilizar una nueva
empresa enteramente punto com hasta incorporar los negocios electrónicos
al interior de la organización. Para cualquiera de las estrategias entre
estos dos extremos, es necesario tener en cuenta una nueva serie de reglas
y retos.
El primer punto a tener en cuenta es hacer conciencia de
que la integración es mucho más difícil que volver a construir. No muchas
empresas se pueden dar el lujo de deshacerse de lo que tiene e implementar
un nuevo sistema de información. Pero tampoco se puede ser muy optimistas
con lo que se lee en la mayoría de las revistas de negocios donde
presentan los Web Services (tecnologías para la integración a través de la
Web) o la metodología de EAI (Enterprise Application Integration,
integración de las aplicaciones de las empresas) como soluciones mágicas o
de fácil implementación. Estas soluciones requieren, como cualquier otro
proyecto de tecnología informática, una adecuada selección de
herramientas, estándares, fijación de políticas y por sobre todo, ajustes
en la forma actual de trabajo de la empresa para poderse amoldar al nuevo
intercambio de información entre las empresas.
Acto seguido, deberá
encontrar maneras para transformar las fortalezas de su negocio y de sus
sistemas de información en cimientos o bloques de construcción para sus
negocios electrónicos. Los cambios más radicales se presentan al interior
de la empresa para poder adaptarse a este nuevo ritmo de trabajo y
exigencias de los socios de negocios. Los procesos actuales normalmente
obedecen a unos ritmos y exigencias completamente distintos, por lo que
pretender que con el cambio de medio (del físico a Internet) resuelve toda
la problemática es una actitud tremendamente ingenua. En muchas empresas
con las que he tenido contacto de primera mano, se percibe la Internet y
sus tecnologías como esa oportunidad que no se puede dejar pasar para
"arreglar" esas ruedas chirriadoras dentro de los procesos, sin embargo se
cree también que con solo poner parte del proceso, normalmente la que está
de cara al cliente, resuelve la totalidad del problema, solo para darse
cuenta que lo que se ha hecho es simplemente poner en evidencia hacia el
exterior las fallas internas. Colocar un "contáctenos" en un sitio Web
toma menos de cinco minutos, pero tener la capacidad de atender lo que
llegue a través de esa funcionalidad, es lo que realmente importa y por lo
general se descuida.
Al tratar de financiar la incursión en los
negocios electrónicos, hay que pensar como si estuviera en una punto com:
está financiando una nueva línea de negocios con capital de riesgo, no
solo aumentando una nueva categoría dentro de su presupuesto operativo.
Por lo general los proyectos de Internet se fondean con presupuestos del
área comercial, dado que por ahí inició el uso comercial de la red. Sin
embargo, es imperante que el proyecto sea considerado a nivel corporativo
y como tal sea tratado en el presupuesto y en la asignación de recursos
económicos. Este requerimiento implica también que el proyecto deberá
estar respaldado desde la alta gerencia, los únicos capaces de asignar los
recursos requeridos y ajustar la empresa y sus procesos a la nueva forma
de hacer negocios.
No menos importante es la asignación de UN
responsable por los proyectos de negocios electrónicos, y esta debe ser su
principal tarea, no simplemente una responsabilidad adicional. Si bien
desde el punto de tecnología hay que tomar algunas decisiones, el mayor
trabajo está en el estrechamiento de las relaciones con los socios de
negocios, entendidos como los proveedores y los clientes. Este
estrechamiento es el que hace que la relación permita un intercambio
electrónico de transacciones bajo un marco de confianza. Para estas
actividades se requiere de mucho tiempo para poder dar los frutos
requeridos. La persona responsable también deberá tener las atribuciones
necesarias que le permitan efectuar los cambios requeridos.
Uno de
los aspectos fundamentales en el éxito de la virtualización de su empresa
es tener una mentalidad abierta a botar las viejas ideas a la basura y
poder utilizar el antiguo sentido común para diseñar y conformar nuevas
formas de pensar. Esto en especial afecta las posiciones de control que
actualmente existen en las empresas, posiciones que por lo general son las
que incorporan pasos adicionales que solo son necesarios cuando se
requiere un control físico de un documento/activo, pero cuando se hace la
migración hacia el medio electrónico, todos estos controles se "pierden" o
se deben cambiar por otros, en caso de ser necesarios. Algunos controles
son para cubrir aspectos legales o tributarios, y estos habrá que
mantenerlos, pero los que no tienen esta exigencia deberían ser eliminados
en la medida de lo posible.
No hay que olvidar que de todas
maneras, así los procesos se "digitalicen" en buena parte, seguirá
trabajando con personas, personas que por lo general son sensibles y
reacias al cambio. Estos cambios además no son muy cómodos de realizar
porque implican un movimiento del piso sobre el cual hemos efectuado años
de trabajo, en la mayoría de los casos exitosos, además. Cambiar la
mentalidad, o lo que algunos llaman cultura, no es tarea fácil, pero hay
que emprenderla para que los negocios electrónicos realmente puedan tener
el éxito requerido y exigido por las condiciones actuales de los negocios.
Hay que seguir adelante en forma agresiva, pero con
cautela.
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