Introducción a la Administración
1.- Introducción
Gran parte de los alumnos que no conocen el concepto de administración suelen percibirlo intuitivamente por sus experiencias de la vida cotidiana, aunque muchas veces sin saberlo o tenerlo conscientemente en las actividades que desarrollan.
De hecho todos los jóvenes han ideado en más de una oportunidad una reunión de amigos o algún pasea a la playa o cordillera y cada vez que han realizado de una u otra forma estas actividades , han debido recurrir a la ayuda de sus amigos para lograr que su idea de buenos resultados.
El reunirse a charlar, ya es una forma de administrar, pues se ven obligados a conceptualizar su idea de diversión en hechos que sean prácticos y realistas.
Así es como frente a una reunión en la playa o en la casa de algun amigo, es necesario previamente fijar las metas y el sentido de la actividad ( diversión, estudio, celebración, etc) y distribuirse las actividades entre unos y otros para que esta actividad llegue a concretarse.
Obviamente un individuo solo puede hacer y organizar un evento, pero sin duda que si recibe la ayuda de sus amigos, los resultados que puede alcanzar con esa actividad son sustancialmente más óptimos.
Esta es la esencia : Administrar , reunir y coordinar recursos ; diseñar actividades; establecer objetivos; Cumplir un fín.
Sin duda que esto es algo que desarrollamos en nuestra vida cotidiana, normalmente sin darnos cuenta de ello. Hagamos que sea una experiencia más consciente
2.- Conceptos
Existen muchas formas de entender la administración y muchas definiciones formales de ella. El profesor George Terry , nos da la siguiente definición :
" La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de Planeación, Organización, Ejecución y Control, desempeñada s parea determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos."(1)1Resulta obvio que podemos entender que la administración es un proceso que ejecuta cierto tipo de actividades para alcanzar determinados objetivos. Harold Koontz y Heinz Weihrich nos aportan la siguiente definición : " la administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo, los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos"(2)
Para nuestros efectos definiremos el concepto de administración del siguiente modo : "Es un proceso que consiste en diseñar actividades para lograr un resultado específico y que obliga a integrar recursos materiales, intelectuales , para lograr que un conjunto de individuos puedan lograr eficientemente un objetivo específico"
3.- La Empresa como unidad Económica
Una empresa consiste en un grupo estructurado de individuos y recursos que ve un camino ( Visión ) y se organiza de modo que sus esfuerzos, les permitan, coordinadamente, cumplir metas u objetivos específicos , que les hagan alcanzar lo que busca su organización ( Misión).
3.- Funciones Administrativas Básicas
Planeación : Es un proceso racional que implica seleccionar Misiones y Objetivos y la Toma de Desiciones a traves del establecimiento de Acciones necesarias para cumplirlos, incorporando un conjunto de planes que buscarán cumplir con los objetivos específicos que se plantee la administración.-
Organización : Corresponde a un proceso estructurado que permite que los administradores puedan ordenar y relacionar los recursos con el objeto de apoyar el cumplimiiento de los planes y por ende los objetivos. Para este efecto el administrador debe definir el papel y el rol de los individuos al interior de la organización.
Integración de Personal . es un proceso que implica mantener y llenar los puestos de cada función administrativa necesaria para el cumplimiento de las estructuras organizativas.-
Dirección : Corresponde a la forma en que se ejecutarán los procesos con el sentido de influir en los individuos que ejecuten cada rol de la organización. Es un proceso ejecutivo e implica llevar a efecto el modelo de sistema planeado utilizando tanto los recursos financieros, materiales , humanos y tecnológicos.-
Control : corresponde al proceso de medición y corrección del desempeño , tanto del individuo como de la organización, con el objeto de que se garantice el cumplimiento de los planes y programas definidos. El control es un facilitador de planes y suele relacionarse con el cumplimiento de metas tanto globales como específicas.
Coordinación : Corresponde a la integración eficiente de todos los actores para el cumplimiento ordenado de los objetivos. Esta integración supone el conocimiento y la participación de cada integrante de la administración en los procesos desarrollados.
Cooperación : Ayuda no coordinada.
Las funciones administrativas son variadas y son atingentes al nivel de la organización en que ocurren. Podemos entender que la administración como concepto se aplica a tres niveles básicos de una organización :
Resulta evidente que si dividimos la organización en tres niveles, de acuerdo a la función que desarrolla cada uno de ellos, podemos notar que existen diferencias significativas relacionadas con la forma en que desarrollan su gestión. Así es como deberíamos esperar que para el primer nivel de dirección y conducción Estratégica de la organización, encontremos que gran parte de sus actividades se desarrollan en aspectos creativos, planificando ( percepción del futuro ) y organizando ( redefinir asignación de recursos y el agrupamiento de ellos). Sin duda que el énfasis está en los aspectos creativos que le permitan identificar la evolución del entorno, aun y cuando hay un permanente énfasis en las actividades de control, las cuales se desarrollan al niveles equivalentes dentro de la organización. Las labores de dirección u supervisión directa, no son predominantes en este primer nivel, donde la cantidad de posibles supervisados, disminuye en medida que se asciende al los niveles más altos de la organización.
De acuerdo a esto podemos inferir que cada nivel de dirección requiere conocimientos y habilidades que hagan apto al gestor que administra. En este sentido quien hace la labor de administrar debe reunir algunos requisitos y habilidades básicas. Estas habilidades son elementos que se pueden aprender ,ya sea al interior de la organización o ya sea al traves del apoyo de otras organizaciones que especializan a los participantes en estas materias técnicas (capacitación ). Desde el punto de vista de las capacidades que debe reunir un administrador , podemos enunciar las siguientes
Formulación de las bases del pensamiento Administrativo
La escuela de Administración Cientifica tiene su representante en Frederick Taylor ( 1856 - 1915 ) y tiene como fundamentos la aplicación del método científico como facilitador de las soluciones a los problemas de la administración para la obtención de resultados. Este contempla a lo menos los siguientes pasos :
El Sr. Taylor formuló sus proposiciones en su libro denominado " The Principles of Scientific Management" en 1911 y estableció 5 principios básicos como la base de la administración :
1.- Organización de conocimientos
2.- Clima Organizacional
3.- Colectivismo ante el Individualismo
4.- Escalas y niveles de producción
5.- Desarrollo del Individuo en potencia.
La Escuela de Administración Operacional, tiene su representante en el Francés Henry Fayol ( 1841 – 1925 ) y fundamenta que la administración es un concepto que se debe aplicar al todo de la organización, la cual está compuesta de funciones y actividades que les son propias.
Fayol identificó un conjunto de principios de administración que le dieron coherencia al concepto moderno de la administración :
Principio de Autoridad y Responsabilidad
Fayol identificó como uno de los factor principal de la dirección el
principio de autoridad y responsabilidad. Tanto factores legales como personales
condicionan las características del un líder en una Organización. Este detenta
la AUTORIDAD como pilar fundamental de su conducción. La AUTORIDAD puede ser
delegada , traspasando la autoridad desde los diferentes niveles de la
organización. Sin embargo, la responsabilidad que implican las funciones, no
pueden ser delegadas. Si bien es cierto que el traspasar la autoridad a otro
nivel de la organización implica traspasar evidentemente un grado de la
responsabilidad que implica el cargo, ésta ( la responsabilidad ) no puede ser
eludida ni desconocida por los niveles que efectúan la delegación.
Principio de Unidad de Mando
Principio de Jerarquía
Cada vez que la Organización crece , deben crecer los niveles de jerarquía al interior de ella. Esto aumenta los niveles de burocracia y complejidad de la organización.
Principio de Integración de Mando.
Se refiere a que el trabajo en equipo, requiere de la uniformidad de los integrantes por intermedio de la Cooperación y la coordinación de las actividades de los individuos que los elementos
Existe otro sin numero de escuelas que apoyan con sus enfoques el modelo de administración , tales como :