PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA.-

 

El Planeamiento o Planificación en términos generales, es un proceso mediante el cual se toma decisiones sobre los objetivos y metas que se debe alcanzar en una determinada actividad y en un determinado tiempo. Por lo tanto es un plan de acción detallado y cuantificado.

El Planeamiento como etapa primaria del proceso de Auditoría fue establecido para preveer los procedimientos que se aplicarán a fin de obtener conclusiones válidas y objetivas que sirvan de soporte a la opinión que se vierta sobre la Entidad o Empresa bajo examen.

La planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos.

El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la Auditoría, que será recogido en un documento formal denominado Plan de Auditoría. Se puede limitar el alcance del proceso de Auditoría por razones tales como indisponibilidad de recursos, cercanía a otros procesos o imposibilidad de tomar contacto real en un momento crítico de una determinada área.

En cualquier caso, una vez definido el alcance, se debe proceder a la planificación de recursos, entendida como la especificación de tiempo, plazos, recursos humanos, recursos materiales y costo del proceso. Los conceptos a tener en cuenta para hacer la Planificación son:

           Alcance de los objetivos.

           Priorización de áreas a auditar.

           Resultados parciales a considerar.

           Plazos para la ejecución del trabajo.

           Equipo de Auditoría.

           Presupuesto.

El objetivo del Planeamiento es el determinar la oportunidad de la realización del trabajo y la cantidad de Profesionales para llevar a cabo los aludidos procedimientos de Auditoría.

El Planeamiento o Planificación del proceso de Auditoría  es un aspecto que se profundiza y tecnifica para lograr que se llegue a un Planeamiento Estratégico, en donde se identifique los riesgos de Auditoría, constituyéndose  en uno de los mayores aportes en el nuevo enfoque de la Auditoría.

El Planeamiento o Planificación Estratégica, como un primer paso en la Auditoría, es fundamental para orientar coordinadamente todos los esfuerzos de Auditoría, evitar dispersiones de trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más  experimentado, preveer situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen, y anticipar dificultades que puedan afectar la conclusión e informe del Auditor.

El Planeamiento en la Auditoría es de suma importancia, debiendo ser adecuadamente aplicada para llegar al objetivo de la Auditoría programada, y para poder determinar los procedimientos de Auditoría a utilizar en la fase de la ejecución de la misma.

El Planeamiento en la Auditoría, comprende la relación de objetivos, metas, políticas, programas y procedimientos, compatibles con los recursos disponibles para ejecutar una Auditoría eficaz.

El Auditor debe planear su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de manera eficiente y oportuna.

El trabajo del Auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una Auditoría de alta calidad y debe estar basada en el conocimiento de la actividad que desarrolla la Entidad o Empresa a examinar.

IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO.-

 El Planeamiento en la Auditoría debe efectuarse para:

1. - Obtener suficiente conocimiento de los sistemas administrativos y procedimientos contables y de control, de las políticas gerenciales y del grado de confianza y solidez del control interno de la Entidad o Empresa a Auditar.

2. - Determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de la muestra y los procedimientos de Auditoría a emplear.

3. - Supervisar y controlar el trabajo por realizar en función a los objetivos y plazos determinados.

4. - Estimar el tiempo necesario y el número de personas con las que se debe trabajar.

5. - Cumplir con las Normas Internacionales de Auditoría y otras específicas al tipo de Entidad a Auditar.

TIPOS DE PLANEAMINETO.-

En el proceso de la Auditoría existen tres tipos de planeamiento, los cuales básicamente están en función a los objetivos a conseguir y al tipo de Auditoría a ejecutar. Y son:

1. - Planeamiento para Auditoría Financiera.

2. - Planeamiento para Auditoría de Gestión.

3. - Planeamiento para Exámenes Especiales.

1. - Planeamiento para  Auditoría Financiera.- Comprende a la Auditoría a los Estados Financieros, y a la Auditoría Financiera en particular.

2. - Planeamiento para Auditoría de Gestiónn.- Tiene como objetivo evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos económicos, así como el desempeño de los empleados y funcionarios, respecto al cumplimiento de metas y objetivos programados y el logro de los resultados.

3. - Planeamiento para Exámenes Especiales..- Este planeamiento convina los objetivos de la Auditoría Financiera y de Gestión.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.-

 Las Técnicas de Auditoría, son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.

Los Procedimientos de Auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones que realiza la empresa.

Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular.

CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA.-

Las Técnicas de Auditoría se pueden clasificar de la siguiente forma:

1. - Estudio General.-

Es la apreciación y juicio de las características generales de la empresa, las cuentas o las operaciones, a través de sus elementos más significativos para elaborar las conclusiones se ha de profundizar en su estudio y en la forma que ha de hacerse.

2. - Análisis.-

Es el estudio de los componentes de un todo. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.

3. -  Inspección.-

Es la verificación física de las cosas materiales en las que se tradujeron las operaciones, se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen una representación material, (efectivos, mercancías, bienes, etc.).

4. - Confirmación.-

Es la ratificación por parte del Auditor como  persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual esta en condiciones de informar validamente sobre ella.

5. - Investigación.-

Es la recopilación de información mediante entrevistas o conversaciones con los funcionarios y empleados de la    empresa.

6. - Declaraciones y Certificaciones.->

 Es la formalización de la técnica anterior, cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por alguna autoridad (certificaciones).

7. - Observación.-

 Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la practica.

8. - Cálculo.-

Es la verificación de las correcciones aritméticas de aquellas cuentas u operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas.

CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.-

Como ya se ha mencionado los procedimientos de Auditoría son la agrupación de técnicas aplicables al estudio particular de una operación o acción realizada por la Empresa o Entidad a examinar,  por lo que resulta prácticamente inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del Auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en cada uno de los casos en  particular.

El Auditor Supervisor y los integrantes del equipo de Auditoría con mayor experiencia definirán la estrategia que consideren la más adecuada para desarrollar la Auditoría. Estos criterios se basarán en el conocimiento de la Entidad o Empresa auditada, así como la experiencia general de la especialidad, que les permita a los Profesionales determinar de antemano los principales procedimientos de Auditoría a aplicar en cada uno de los casos que se presentan a lo largo del proceso de Auditoría.   

EXTENSION O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.-

Se llama extensión o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente estos en cada uno de los casos para lo cual de deberá  tomar en cuenta la actividad u operación que realizó la empresa o entidad.

OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS.-

Es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especificas, y al análisis total de las actividades de la Empresa o Entidad.

Se debe tomar en cuenta que la oportunidad en que se aplica un  procedimiento determina la conclusión u observación que se puede obtener para el análisis al final del examen realizado.

PRUEBAS SELECTIVAS EN LA AUDITORIA.-

El trabajo de revisión de las operaciones que realiza  la empresa a lo largo de un año, no es ni puede ser exhaustivo, ya que no es posible realizarlo en un período corto de tiempo  (30, 45 o 60 días) con un grupo de tres o cuatro personas  lo que a la empresa le lleva un año en registrar las operaciones, por lo que no es razonable que  el Auditor disponga de un tiempo tan  limitado para obtener sus conclusiones. Por lo tanto se hace necesario que el Auditor establesca sus evidencias con pruebas selectivas.

Los resultados que arrojen las pruebas selectivas deben ser sopesados cuidadosamente para poder generalizarlos al todo. Los resultados satisfactorios deben dar seguridad en tanto que los resultados negativos pueden provocar una extensión del trabajo, bien ampliando la muestra o cambiando el enfoque, o simplemente pueden considerarse plenamente aplicables al universo, y en consecuencia considerarlo erróneo.

El Auditor debe considerar en primer termino los objetivos específicos de  la Auditoría que debe alcanzar, lo que le permitirá determinar el procedimiento   de Auditoría o combinación de procedimientos mas indicados para lograr dichos   objetivos. Además cuando el muestreo de Auditoría es apropiado, la naturaleza   de evidencia de la auditoría buscada, y las condiciones de error posible u otras   características relativas a tal evidencia ayudaran al Auditor a definir lo que constituye un error y el universo que deberá utilizarse para el muestreo.

LOS PAPELES DE TRABAJO.-

El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material del trabajo realizado, además, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyo la opinión, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo de Auditoría que es realizado en una Empresa o Entidad.

Los papeles de trabajo son los documentos en que el Auditor registra los datos e informaciones obtenidas a lo largo de  su examen y los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las que le servirán para poder elaborar su informe o dictamen final que deberá presentar a la empresa o entidad.

ELEMENTOS.-

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos.

Algunos de estos elementos que deben contener toda cédula o papel  de trabajo de auditoría, son:

          Nombre de la empresa a  la que se audita.

          Fecha del cierre del ejercicio examinado.

          Titulo o descripción breve de su contenido.

          Fecha en que se preparó.

          Nombre de quien lo preparó.

          Fuentes de donde se obtuvieron los datos.

          Descripción concisa del trabajo efectuado.

          Conclusión.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA.-

Tomándose en cuenta todo lo enunciado, los objetivos e importancia de los papeles de trabajo son:

1. - En ellos el Auditor respalda y fundamenta sus informes,    Dictámenes  y  Carta de observaciones.

2. -  Sirven de fuente de información posterior al propio cliente o entidad auditada, a otro Auditor que se le pueda contratar para opinar sobre el trabajo realizado, a las autoridades de entidades fiscalizadoras como la Contraloría General de la República y en su caso a  las autoridades judiciales.

3. -  Con ellos se evidencia el trabajo realizado, su alcance, sus limitaciones   y su oportunidad de presentación.

4. -  Ellos sirven para comprobar que el Auditor realizo un trabajo de   calidad profesional.

5. -  Sirven de guía para la realización de futuras auditorías y como   referencia para determinar la consistencia en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados de un ejercicio a otro.

CLASIFICACION.-

Se acostumbra clasificar  a los papeles de trabajo desde dos puntos de vista:

1. - Por su uso:

>

           Papeles de uso continuo.

           Papeles de uso temporal.

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios(acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad mas o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado(confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoría del ejercicio a que se refieran.

2. - Por su contenido:

              Hoja de trabajo.

              Cédulas sumarias o de Resumen.

              Cédulas de detalle o descriptivas.

              Cédulas analíticas o de comprobación.

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en  el transcurso del trabajo de auditoría papeles claves cuyo contenido esta mas o menos definido.

PROPIEDAD.-

Los papeles de trabajo son propiedad del Auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado,  pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, esta obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados) y salvo los informes que obligatoriamente debe presentar a la Contraloría General de la República o en su caso al Poder Judicial cuando es requerido por tales entidades.

 

                                                CPC. MIGUEL ALATRISTA GIRONZINI