LOS  PAPELES  DE  TRABAJO  EN  LA  AUDITORIA.-

 

Los papeles de trabajo sirven para registrar  los elementos de juicio especifico que se emplean para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen  que emite el Auditor.

También podemos decir que los papeles de trabajo, son el conjunto de cédulas en las que el Auditor registra los datos y la información obtenida de la empresa que esta examinando y de esta manera acumula las pruebas encontradas y la descripción de las mismas.

Los papeles de trabajo constituyen una historia del trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes,  los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal  forma  que muestren:

a.- Las informaciones y hechos concretos,

b.- El alcance del trabajo efectuado,

c.- Las fuentes de la información obtenida,

d.- Las conclusiones a que llegó.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría,  los papeles de trabajo constituyen esencialmente un informe que facilitará la revisión del trabajo desarrollado y que deben ser tan completos  que no requiera información verbal adicional.

Los papeles  de trabajo deben ser preparados de tal manera que en cualquier fecha futura un miembro de la empresa auditora o de la Contraloría General de la República, que no haya estado relacionado con el trabajo, pueda revisar los papeles y atestiguar con respecto a la labor realizada y a la evidencia contenida en los mismos.

Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las técnicas y normas existentes, y en concordancia con los principios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditoría.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

- Evidencia del trabajo realizado y  que sea la  base y sustento  de las conclusiones a que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del Auditor sobre la auditoría efectuada.  El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar la opinión del Auditor  y todo el contenido del informe o dictamen, además debe servir  para facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.

- Una fuente a la que se  pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de las cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso acumulado en relación con la Auditoría.   Los datos utilizados por el Auditor  al redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo.

El grado de confianza en el sistema de control interno.  Los papeles de trabajo incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que permitan la evaluación del mismo.

 - Un medio que permita, a través de su revisión:

a.- Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las  conclusiones consignadas.

b.- Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa para el próximo  examen  a fin de mejorar la calidad del examen.

- Un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el Auditor, para el caso de los  procesos judiciales que se pueden aperturar  contra las personas involucradas en hechos delictivos.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Los papeles de trabajo de cada cliente comprenden dos secciones principales: el legajo o legajos de cada período cubierto por la auditoría y el expediente continuo de auditoría que contiene información apropiada y útil durante un período largo de tiempo. Cada sección es parte integrante y necesaria de los papeles de trabajo de auditoría correspondiente a cualquiera de los años en que se efectúo la auditoría.

Los legajos de auditoría de un período corriente son incompletos si falta el expediente continuo de auditoría, puesto que este contiene el  trabajo de auditoría e información aplicable, tanto al período objeto del examen como a períodos anteriores.

 El Expediente Continuo de Auditoría (ECA), en general, el ECA debe contener toda la información importante que conserve su interés para  el futuro. Los documentos y cédulas de esta naturaleza, así como la constancia del trabajo realizado en relación con los mismos, no deben ser incluidos en los legajos de papeles de trabajo corriente ni aun en forma duplicada, sino que deben figurar únicamente en el ECA.

Las cédulas del ECA constituyen parte integrante de los papeles de trabajo de cada año y al mismo tiempo que efectuamos  nuestro trabajo deben revisarse y ponerse al corriente en relación con el período que se examina.

Todo el material reemplazado y sin vigencia debe ser extraído del expediente y archivado por separado en el legajo del año en el que hubiera perdido su vigencia.

El ECA debe contener entre otros, la información básica relacionada a la Empresa, el catálogo de  las cuentas, reglamentos de control interno, muestras de formularios y registros, información sobre cambios en la valuación de inventarios, inversiones, partidas de activos fijos totalmente depreciados, situación de las pérdidas acumuladas, contratos, inscripción en el RUC. 

Los legajos de papeles de auditoría del período corriente, contienen el programa de auditoría, la constancia del trabajo de auditoría efectuada y las conclusiones derivadas como consecuencia de dicho trabajo. Junto con el ECA, los papeles de trabajo del año deben constituir una exposición clara de la auditoría realizada.

Los papeles de trabajo deben ser diseñados de modo que los detalles importantes no escapen a la atención de quienes los utilicen o los revisen. Existen tantos detalles en una auditoría, particularmente en la de una empresa grande, que los conceptos importantes pueden quedar escondidos por deficiencia en la elaboración de los papeles de trabajo. La distribución de información apropiada, debe facilitar una comparación inmediata entre cifras del año actual y las del año anterior. Tales comparaciones son de gran importancia en la revisión de operaciones y permiten localizar aquellas partidas que pueden requerir una investigación más a fondo.

ORGANIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organización de los legajos de auditoría. Por consiguiente, el marco en que se encuadran los papeles de trabajo de auditoría puede describirse brevemente en la forma que sigue:

- Hojas de Trabajo.- Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentación de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo.

- Cédulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal de los estados financieros debe existir una cédulas sumaria,  en estas se deben relacionar las cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los estados financieros. La cédula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podrá incluir las cuentas del mayor general para materias primas, productos en proceso, productos terminados  y materiales y suministros.

- Relaciones de Cuentas.-  Cuando las cuentas de mayor tienen subcuentas se requiere de cédulas llamadas relaciones que integran el saldo de dichas cuentas, deberán elaborarse las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o acumulativa.

- Cédulas de Detalle o Analítica. - Generalmente hay una o varias cédulas de detalle para cada cuenta del mayor que es objeto de trabajo de auditoría, estas cédulas deben contener la evidencia de los análisis y pruebas efectuadas para formar una opinión sobre el saldo de la cuenta. El saldo final que se muestra en la cédula sumaria debe coincidir con el saldo de la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si fuese necesario, se presentaran subcédulas para registrar pruebas de los datos que respaldan las transacciones o para desarrollar otros trabajos de auditoría necesarios.

ORDENAMIENTO DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Al archivar los papeles de trabajo de la auditoría en curso, debe darse a los legajos un volumen que permita sean manejados cómodamente. Por consiguiente, los papeles de trabajo deben dividirse en tantos legajos como sea necesario, de acuerdo con la extensión del trabajo. EL orden de los papeles de trabajo, independientemente del número de legajos individuales, ha de ser relativamente uniforme en todas las auditorías.

En la auditoría de una empresa de tamaño mas que mediano es aconsejable mantener por separado, un legajo general o de control con todos los papeles de trabajo de importancia para la administración de la auditoría. Este legajo puede incluir el programa de auditoría del año, los puntos de auditoría que deberán considerarse el año siguiente, las cartas de manifestaciones, estados financieros firmados, memorándums y hojas de sugerencias, etc.

El archivo completo y ordenado  de los papeles de trabajo, servirán como medio para que el Auditor  pueda verificar la autenticidad de los saldos iniciales del cliente, en caso de auditorías sucesivas.

INDICE DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Si los papeles de trabajo han de tener referencias cruzadas, se hace indispensable la utilización de un sistema de índices  adecuado.

Como ayuda para el archivo y manejo ordenado de los papeles de  trabajo, cada uno de estos debe ser marcado con lápiz rojo en la esquina superior derecha con un número o letra uniforme, como índice. Este índice será utilizado, a través de todos los legajos siempre que tenga que hacerse una referencia cruzada a ese papel de trabajo en particular a una cifra que aparezca en el mismo.

Comúnmente, se utiliza en las auditorías una combinación alfabética y numérica de índices para los papeles de trabajo. Para designar el activo se usan letras sencillas, para el pasivo se emplean letras repetidas, para ingresos y egresos se utilizan cifras de dos guarismos y para pruebas de los procedimientos o comprobación detallada (donde corresponda) se usan números de tres guarismos. Este sistema puede ser ampliado de varias maneras, y el encargado o el gerente de la auditoría deben ser consultado en cada caso, para mantener uniformidad en cada juego de papeles de auditoría.

ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACION.-

Con frecuencia se proponen asientos contables como consecuencia del trabajo de auditoría. Es nuestra costumbre dividir tales asientos en dos categorías generales: Ajustes y Reclasificaciones.

Los ajustes comprenden los asientos necesarios para corregir los saldos de los libros; estos incluyen, entre otros, asientos que afectan los resultados del ejercicio y asientos que afectan las cuentas del capital contable.

Las reclasificaciones están representadas por asientos que no afectan los libros y se llevan únicamente en los papeles de trabajo. Resultan necesarios para presentar adecuadamente los estados financieros y, comprenden la transferencia o reagrupación de saldos entre cuentas del balance o entre cuentas de ingresos y gastos.

Puesto que los estados financieros son elaborados por la Empresa, es necesario, que los asientos de ajuste sean discutidos con el personal de la  Empresa y sé este de acuerdo y  conforme con  los mismos. Estos ajustes serán entonces registrados en los libros por la Empresa y por nosotros en  los papeles de trabajo que resulten afectados. Los asientos de reclasificación deben ser también discutidos con el personal de la empresa  para tener el mismo criterio de análisis pero no es necesario, en este caso, la anotación en los libros.

Los ajustes y reclasificaciones proyectados debe ser aprobados específicamente por el gerente o el socio encargado de la auditoría y es una buena práctica siempre que las circunstancias del trabajo lo permitan, discutir con la Empresa de una sola vez los asientos propuestos, en lugar de hacerlo parcialmente en distintas oportunidades.

Los ajustes y reclasificaciones deben ser pasados a las cédulas sumarias, a las hojas de trabajo (generalmente en forma resumida, tomando los totales de las cédulas sumarias) y a las cédulas de detalle que corresponda. Esto tiene por objeto mantener nuestros papeles de trabajo en completa concordancia con los estados financieros preparados por la Empresa.

CONTROL DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Teniendo en cuenta que los papeles de trabajo son propiedad del Auditor y constituyen la evidencia del trabajo realizado y la base de la opiniones e informes emitidos, es importante que los mismos estén protegidos en formas adecuada y controlados en todo momento. Deben tomarse las precauciones necesarias para evitar el acceso no autorizado a los papeles de trabajo. Estas medidas tienen como finalidad impedir la divulgación inadvertida de información confidencial, así como evitar la posibilidad de alteración o substracción de evidencia de los papeles de trabajo.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Los papeles de trabajo contienen toda la información relativa a la auditoría a realizarse, dicha información debe contener datos completos referente a los estados financieros, asientos de ajuste a realizarse, conciliaciones bancarias, confirmaciones obtenidas de terceros, notas y observaciones efectuadas por el Auditor.

El contenido de los papeles de trabajo deben ser tan claros y completos, de tal manera que cualquier otro Auditor que revise los mismos pueda entenderlos sin tener la necesidad de recurrir a la fuente de la información.

Cada papel de trabajo debe contener un apartado (parte superior) que comprende el nombre de la compañía, el título de la cédula o memorándum, la naturaleza del trabajo (auditoría) y la fecha del examen. También en la parte superior derecha del papel de trabajo se anotará el número o letra del índice correspondiente y si la cédula estuviera compuesta por más de una hoja, esto se indicará mediante la numeración de cada una de estas: "1 de 3", "2 de 3", etc.

Cada papel de trabajo debe ser firmado y fechado por la persona o personas que efectuaron cualquier anotación  en el papel de trabajo de tal modo que se indique el trabajo realizado por cada uno. Si el papel de trabajo fue preparado originalmente por la  Empresa  para nuestra revisión, esto se indicará con las letras "PPE" (preparado por la Empresa) encima de la firma de nuestro representante.

Los encargados de la auditoría asumen responsabilidad por los papeles de trabajo preparados por los auxiliares bajo su supervisión, y deben indicar la revisión y aprobación del trabajo consignado con sus iniciales, en cada cédula, cerca de la firma de la persona que hizo el trabajo.

Las cédulas comúnmente se preparan con lápiz de tal forma que sean legibles, sin llegar a manchar. Las cifras negativas deben ser mostradas entre paréntesis y signos similares, para poder identificarlas. Los índices y referencias cruzadas de los mismos deben anotarse en lápiz rojo, porque el uso de un color ayuda en la revisión de los papeles de trabajo. Deben trazarce así mismo, líneas sencillas debajo de todas las columnas que hayan de totalizarse, y doble línea debajo de los totales.

 PROGRAMA  DE  AUDITORIA.-

Un programa de Auditoría, es el procedimiento a seguir en el examen a realizarse, el mismo que es planeado con anticipación y debe  ser flexible.

Todo programa de auditoría debe ser sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada auditoría gesten de acuerdo con las circunstancias del examen.  El Auditor debe mostrar eficiencia en el planeamiento de la auditoría a ejecutar, debe desechar todos los procedimientos exagerados o innecesarios.

Al planear un programa de auditoría debe hacerse uso de todas las ventajas que ofrecen los conocimientos profesionales  y el criterio personal del Auditor.

El programa de Auditoría, es parte integrante de los papeles de trabajo, puesto que constituyen evidencia de los planes trazados y de la ejecución de los pasos seguidos en la auditoría. Cada procedimiento de auditoría requerido en el programa debe ser objeto de referencia cruzada con la cédula que corresponda y además debe ser inicializado, en prueba de haber sido completado, por la persona que efectuó el trabajo. Si cualquier paso del programa es omitido o modificado en cualquier forma, las razones de esta omisión o modificación y la descripción del trabajo efectivamente realizado deben ser claramente consignadas en el programa o en la cédula a que se haya referido en el mismo.

Una de las funciones más importantes del programa de auditoría es especificar los "procedimientos de auditoría "que hemos considerado necesarios de acuerdo con las circunstancias, y relacionar estos procedimientos de auditoría directamente con los procedimientos de contabilidad y con la extensión y efectividad del sistema de control interno de la Empresa objeto del examen. Esto puede hacerse de varias maneras, sin incurrir en la repetición de los memorándums de procedimientos de contabilidad ya incluidos en el ECA. Se hará referencia además, al ECA para una descripción más detallada de los procedimientos y se expresará que el alcance de la auditoría se determinó teniendo en cuenta la extensión y efectividad de los procedimientos de contabilidad y de control interno.

CALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.-

Los papeles de trabajo deberán ser completos en todo sentido y no requerir explicaciones adicionales posteriormente. Por lo tanto, cada cédula debe contener, por lo menos, la información siguiente:

- Fuente de la información:  por ejemplo, cuenta del mayor general, hojas de conteo físico de la  Empresa, etc.

-Descripción clara del trabajo de auditoría desarrollado. Esto debe incluir una cuidadosa explicación de la documentación examinada.

 En los papeles de trabajo principales de cada sección deben mostrarse las conclusiones a que hemos llegado como resultado del trabajo de auditoría efectuado. Estas conclusiones deben reunir los siguientes requisitos: a) representar la opinión de la persona que efectuó el trabajo, b) ser definitivas y precisas y c) responder a los objetivos de la auditoría. Las conclusiones no deben ser alteradas o cambiadas por otras personas y los comentarios adicionales o modificaciones por parte del encargado superior o socio, deben consignarse por separado y firmarse.

Sin perjuicio de ser completos y precisos, los papeles de trabajo deben ser presentados en forma concisa. Los análisis efectuados deben resumir e interpretar los datos y no representar, simplemente, una copia o transcripción de las cuentas. Evítense las observaciones a la ligera, los comentarios no justificados y las conclusiones precipitadas, que no se fundamenten en los hechos.

Debe tenerse cuidado, asimismo, en no anotar conclusiones o comentarios que salgan del campo de nuestra competencia y responsabilidad. No deben expresarse, conclusiones ligeras y sin respaldo en tales campos. Esto no quiere decir que limitemos nuestro interés o nuestras investigaciones y preguntas en asuntos legales, política de mantenimiento, cobertura de seguros y otros asuntos de naturaleza similar que afecten la auditoría, sino que indica, únicamente, que no debemos llegar a lo que signifique o pueda interpretarse como conclusiones de un perito en campos ajenos a nuestra práctica y competencia.

Las dudas o notas sobre determinados asuntos que requieran investigación adicional deben incluirse en las hojas de puntos, y no en las cédulas de auditoría. Los papeles de trabajo nunca deben contener puntos o dudas pendientes de aclaración.

EVIDENCIA.-

El primer objetivo de la preparación de los papeles de trabajo, es ofrecer las evidencias que respalden los informes, dictámenes, opiniones, etc. que son  emitidos por el Auditor.

Los tipos de evidencia en la auditoría se pueden resumir de la siguiente forma:

- Registros y documentos preparados por la empresa bajo examen.

- Inspección personal  efectuada por el Auditor.

- Cálculos financieros efectuados por el Auditor.

- Verificación efectuada por el Auditor a los Sistemas de control interno de la empresa.

- Interrelación de las informaciones examinadas.

- Declaraciones formales e informales hechas por funcionarios y empleados de la empresa.

- Confirmaciones orales o escritas de terceras personas no dependientes de la empresa.

- Documentos fehacientes originados fuera de la empresa a examinar.

                                                       

 

                                               CPC.  MIGUEL  ALATRISTA  GIRONZINI