Transformación de las decisiones organizacionales a través de los portales

Aunque inicialmente el Intranet estaba recomendado para las organizaciones, que por su complejidad (en tamaño ó geografía) necesitan un sistema tecnológico para que todo su personal pueda tener acceso a la información en forma compartida y simultánea, el Intranet ha crecido tanto y presentado tantas ventajas para las organizaciones, que su uso ya se está extendiendo a casi cualquier tamaño y tipo de organización.
Esta Intranet, mejor conocida dentro de las organizaciones como portal o kiosco organizacional, muestra el contenido de información existente en la organización de diversas fuentes tales como: gráficas, fuentes de diversas bases de datos, experiencias de desarrollo internas, así como información externa como tipos de cambio y noticias en Internet.
Ya que un portal no es una fuente nueva de información, es una vista de la información existente, que dispuesta en una forma ordenada se convierte en una herramienta de conocimiento extraordinariamente poderosa.
Dentro de las múltiples ventajas que ofrece el Intranet, es que proporciona la facilidad de obtener información actualizada a tiempo real, lo que es indispensable para la óptima toma de decisiones, ya que esta disponible las 24 horas, los 365 días del año, permitiendo así acceder a la información que se necesita de acuerdo con su disponibilidad y poder así tomar decisiones bajo cualquier circunstancia y lugar.
Toda la organización esta explotando el uso del Intranet, principalmente el de Recursos Humanos, que esta transformando sus servicios y procesos tradicionales convirtiéndolos en servicios de autoservicio, pudiendo así dedicarse a los servicios de mayor valor agregado a la organización y el personal.

El Internet es la unión de infinitos ordenadores a lo largo de todo el mundo, con el objetivo de compartir recursos e información.
La WWW es un sistema estandarizado de recolección y publicación de la información dentro de la red, de una forma fácil y amena. 
La Intranet es una red interna que conecta múltiples usuarios de forma similar a la tecnología de Internet. La Intranet pone una barrera al territorio de Internet, a través del establecimiento del control de acceso a sectores a través del cual los usuarios se pueden comunicar libremente e interactuar en tiempo real.

Estructura De Un Portal
Las facilidades que proporciona la tecnología, permite que el portal empresarial sea accesado a través de numerosas opciones, esto es a través de computadoras de escritorio y portátiles integradas a la red interna de la organización, a través de vía Internet por modem, y a través de los diversos medios inalámbricos como son celulares y PDA.

Beneficios Y Obstáculos
Debido a la estructura analizada del portal, se tiene una fuerte interacción entre las diversas aplicaciones dentro de la Intranet que nos permiten analizar interrelaciones que serían realmente complejas y tardadas si no se contara con ella.
Por ejemplo, imaginemos un empleado trabajando en fin de semana, se enfrenta con un desperfecto de la máquina donde trabaja, ingresa al Intranet con su user y password, accesa la pregunta en la sección de búsqueda, y localiza que la respuesta esta alimentada dentro de las preguntas frecuentes del sistema (parte del sistema de aprendizaje organizacional y lecciones aprendidas), descubre que tiene que cambiar la pieza, por lo que decide contactar a un proveedor, entra a la sección de compras y dando el nombre de la pieza, localiza un proveedor recomendado por la organización por su calidad y servicio, lo localiza, y se resuelve el problema.
Sin esta integración en el portal, el empleado hubiera tenido que buscar en múltiples archivos o bases de datos, como la de las lecciones aprendidas de cada proyecto relacionado, preguntas frecuentes de mantenimiento y bases de datos de proveedores, o incluso localizar vía teléfono a los expertos, lo que le hubiera llevado más tiempo y tal vez se hubiera perdido en el mar de información.
Esta facilitación para el apoyo a la toma de decisiones, no solo envuelve a las decisiones cruciales, sino hasta las decisiones operativas del día a día.
Como ejemplo sería la decisión de un empleado de cual es la opción que más le conviene contratar como beneficio social de los proporcionados por la organización.
Ahora, no todo es beneficios, también se tienen problemas potenciales. De hecho el éxito de un Intranet están enfocados factores clave que tienen beneficios y problemas potenciales, estos factores son:

• Factor Humano: Los individuos adaptan los procesos de información en diferentes maneras.
• Factor Tecnológico: Intranets pueden ser costosas y inefectivas si la compañía no tiene la tecnología necesaria para construirlas.

La siguiente tabla muestra los principales beneficios y problemas potenciales de integrar el Intranet, tomando en cuenta estos factores: OF CREATING INTRANETS14

Analizando esto, la principal ventaja de que una organización integre Intranet, es mejorar la eficiencia y efectividad de la organización a través de una adecuada toma de decisiones.

El crecimiento de los portales ha sido muy fuerte en las organizaciones en la última década, tanto que esta transformando la forma de realizar los procesos y servicios dentro de la organización, tanto que se ha incrementado la utilización del Intranet, que ha llegado a convertirse en una de las principales tecnologías utilizadas dentro de las organizaciones, como se observa en la siguiente gráfica, donde queda en tercer lugar, después de los sistemas de contestación automática y el Internet.

Dentro de las teorías de evolución del Intranet, se cuenta con la de las cuatro fases evolutivas que se muestran y explican a continuación:

Fase 1. Kiosco: En esta fase a todo el personal tiene acceso a la misma información.
Fase 2. Personalización por rol: A cada empleado se le presenta la información relevante a su rol o variables según la organización. Por ejemplo por área, nivel, ubicación geográfica.
Fase 3. Mi Portal: Es el portal donde cada empleado personaliza el contenido e información que quiere ver, donde puede ser novedades, nuevas publicaciones, información de su interés. Por ejemplo la personalización que proporciona Yahoo.
En este caso se combina la personalización individual elegida por el empleado con la que la organización permite que pueda obtener por su rol.
Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la información que se ha definido por el rol y la que él ha elegido (Mi Portal). A esto se agregan los patrones de navegación, que son donde el portal registra los contenidos e información visitada, y "sugiere" contenidos e información relacionada. Como ejemplo de esta fase es la página de Amazon, donde el usuario al buscar un libro, el sistema sugiere que ha buscado las personas que han comprado ese artículo; en una organización esto se traduciría en documentos, links relacionados, e incluso personal con experiencia en ese tema.
Según más se avanza en las fases de personalización, más apoyos se proporciona al personal para la toma de decisiones, donde en la fase 4 de contenido activo se facilita la información en una velocidad más rápida e "inteligente" direccionada aprovechando el conocimiento y vivencias organizacionales.
Es por esto que la principal característica que esta empujando la evolución del portal organizacional, y seguirá evolucionándolo es la funcionalidad de personalización, que permite al usuario acceder al contenido, información y herramientas que el requiere y a las cuales tiene acceso.

De acuerdo a reportes publicados en el "Computer Almanac" y en el "Computer Atlas", el 90% de las firmas en Estados Unidos tiene ya implementada o está pensando en implementar una Intranet.
La tendencia de crecimiento de los portales organizacionales es bastante fuerte en el mundo y principalmente en USA, y esto se refleja en la siguiente información:

• 50% de las compañías de USA utilizan Intranet
• 90% de las compañías de Fortune 200 utilizan Intranet
• 100% de las compañías de tecnologías de USA utilizan Intranet

Algunos de los ejemplos de las empresas de USA que tienen Intranet por los diferentes sectores son:

Interrelación Con Recursos Humanos
Según un estudio de Martha Finney, de la revista HR Magazine , en su artículo La departamento más común de la implementación del Intranet en las organizaciones es el departamento de Recursos Humanos. Ya que la Intranet apoya la tendencia de auto-servicio en Recursos Humanos, donde se busca el incremento de la automatización de las funciones transaccionales para que el personal de Recursos Humanos pueda dedicarse a las funciones que agregan valor al empleado, dándole el poder al empleado de manejar sus propios archivos y requerir su información directamente y en cualquier momento.
Según el estudio del Corporate Leadership Council existen 2 niveles de Intranets de RH:

1. Información estática – Desplegado de información general
2. Comunicación interactiva – Compartición de datos y comunicación interactiva.

La siguiente tabla muestra los tipos de aplicaciones o trámites que se realizan en cada tipo de nivel:

R USES OF INTRANETS6

Aplicaciones Rh En Intranet
Ya habiendo analizado que el departamento de Recursos Humanos es el que explota tradicionalmente el liderazgo del Intranet, cuáles son las principales aplicaciones que se utilizan en la Industria?
La siguiente gráfica muestra la tendencia de la utilización de aplicaciones en portales en la industria y los planes de la organización para implementarlos:

Tomando esta información describiré un poco en que consiste algunos de estas aplicaciones, y cómo sirven para la toma de decisiones en la organización:

En comunicación interna, entran toda la difusión de políticas de dirección y publicaciones de noticias actuales y pasadas, sin tener que tenerlas acumuladas en un lugar físico que quite espacio, sin tener que recurrir físicamente al lugar para requerirlas y con una mayor seguridad a las pérdidas, y pudiendo accesarlas fácilmente a través de mecanismos de búsqueda.
Debido a estos mecanismos de búsqueda y la facilidad con que se pueden almacenar cantidades históricas de información, es que se puede obtener rápidamente políticas comunicados que tienen la información crítica que pueda proporcionar una mejor toma de decisiones.
Adicionalmente, debido a la comunicación bidereccional (respuesta de los lectores de comunicación), se puede tomar decisiones de la comunicación realizada en tiempo real, y pudiendo así cambiar de rumbo de una decisión según más interactividad se tenga con los lectores, sin tener que esperar que se entreguen encuestas y procesen para poder saber el impacto o respuesta del personal a la misma.

Reclutamiento
Del proceso de selección y reclutamiento de personal que se integra en Intranet incluye la publicación de vacantes en línea para el personal interno, donde el personal puede observar las posibilidades de movimiento dentro de la organización, inscripción a las que cubra requisitos a través del llenado de un currículo con la información necesaria. Hasta la aplicación de exámenes psicométricos y de conocimientos (incluyendo inglés) para analizar las características del personal interno a considerarse en una promoción.
La tecnología de Intranet esta siendo tan aprovechada en este punto, que incluso esta emigrando a poder considerar personal en otras ubicaciones geográficas a través de compartir esta información e incluso hasta aprovechando la entrevista en videoconferencia.
La toma de decisiones en este punto, es poder analizar las características del personal interno y poder tomar la decisión de la cobertura de una vacante a través de promoción interna.

Entrenamiento
El entrenamiento en Intranet es uno de los que más auges esta teniendo en la época actual, ya que a través de cursos en línea con un diseño instruccional bien elegido, interactividad y animado se logra una capacitación más efectiva y a mucho más bajo costo.
El entrenamiento en línea puede ser desde la publicación de manuales, inclusión de todo el proceso de capacitación (inscripción y seguimiento), hasta integración de videoconferencias y simulaciones.
Un ejemplo de la toma de decisiones en entrenamiento en e-learning que simule la línea del manejo de una máquina compleja, donde las decisiones tomadas afectan el proceso, calidad del producto e incluso la seguridad del personal.

Administración
El departamento de administración de personal realiza grandes transacciones de trámites de autorización de vacaciones, cartas, seguros, incapacidades, incrementos de sueldo, y muchos más. Por este departamento tradicionalmente pasan gran cantidad de documentos por recibir, integrar con otra información existente y procesar. A través de Intranet, muchos de estos procesos se simplifican, al requerirse, integrarse y preprocesarse en línea, para lo cual se disminuye gran cantidad de tiempo invertido por el personal que tramita y el personal de RH. Adicionalmente, el personal puede observar en línea una copia electrónica de su recibo de nómina con históricos.
Toma de decisiones en administración de personal, proporcionadas por el Intranet, se tiene por ejemplo, el requerimiento de un trámite de compra de un artículo de tienda comercial por un empleado, donde el administrador analiza en una sola pantalla o de forma sencilla, su historial de prestamos, su sueldo, sus deducciones por otras circunstancias legales y de trámites anteriores, su estatus marital y familiar, por lo que con toda esta información se puede determinar fácilmente si la persona podrá seguir contando con un nivel mensual de efectivo necesario para seguir teniendo una buena calidad de vida.

Futuro De Intranet
Según las tendencias de mejorar el ancho de banda y explotar el video y audio por Intranet, se visualiza que las videoconferencias serán parte importante de las aplicaciones de Intranet.
También se empieza a explotar más fuertemente la interactividad, donde se explotarán desde chats de conversación de experiencias entre equipos separados en distancia o tiempo (diferentes turnos), hasta el entrenamiento y entrevista a distancia.

Otra de las inquietantes posibilidades de futuro que nos ofrece Intranet podría ser la evaluación personalizada y actualizada al día de las necesidades de formación de una determinada persona o grupo de personas.
En la toma de decisiones, estas tendencias se reflejaran en que el personal de la organización podrán detectar áreas de mejora o áreas de oportunidad, sin importar si están juntos en tiempo o distancia, y así se podrá explotar el conocimiento y experiencia de cada uno de ellos.

De todos los avances que tuvo la tecnología en la pasada década de los 90’s, uno de los más transcendentes y que ha marcado un cambio en la forma de hacer negocios fue y sigue siendo el Internet.
Todos conocemos los principales portales de Internet, como Yahoo, Altavista y Google, donde su función fundamental es facilitar la búsqueda de información disponible en Internet, a través de un medio amigable y escondida pero no menos importante, atraer la atención a puntos importantes los cuales se quieren promocionar, dar a conocer y vender.
Uno de los puntos importantes de los portales, es que en un solo lugar y con un solo password el personal puede acceder a la información con la que puede tomar decisiones.
El portal empresarial es mucho más que un repositorio organizacional que permite el autoservicio de requerimientos y extracción de información básica, es una herramienta de administración del conocimiento útil para la toma de decisiones.
La personalización que permite la tecnología de Internet, esta permitiendo que llegue la información necesaria y dirigida al personal involucrado,
El fin principal del portal, es entonces, dar al personal de la organización las herramientas y la información que requieren para tomar las decisiones que necesitan para realizar efectivamente su trabajo, a través de extraer y concentrar personalizadamente los recursos dentro y fuera de la organización.
El departamento de Recursos Humanos, es uno de los que más han explotado la utilización del Portal debido a la gran cantidad de trámites tradicionales y sistemáticos, y la interacción que éste le permite tener con el personal.
Entonces, ¿cuál es el fin mismo de los portales organizacionales? El convertir la información en valor, ya que eliminan las barreras de distancia y disponibilidad de información, reduciendo costos conectando a múltiples personas en diversos sitios al mismo tiempo.