El importante avance que hemos podido disfrutar por el acceso a gran cantidad de información que nos ha proporcionado la profusión de bases de datos y redes internas y externas en distintos ámbitos, no se ha reflejado de forma proporcionada en la productividad de la mayoría de las empresas y por supuesto no se ha traducido en visibles mejoras de la Gestión de la Información en las Organizaciones.

En la experiencia de nuestro grupo de Gestión y Análisis de Información en Arthur Andersen, hemos comprobado que pocas empresas pueden contestar afirmativamente a preguntas como las siguientes:

¿Disponemos en la empresa de la información que se necesita? : Acceso

¿Está distribuida adecuadamente la información? : Flujos

¿Se utiliza adecuadamente para la toma de decisiones? : Rentabilidad

En las siguientes líneas expondremos las claves que ayudarán a los lectores a realizar un análisis de cuál es la política informacional en su organización, al tiempo que esbozar alguna solución para su situación particular.

Muchos proveedores de información, especialmente internacionales, se quejan de la escasa dimensión del mercado español. La conclusión para ellos es inmediata: el gestor español no valora la información, no está dispuesto a pagar por ella, se basa primordialmente en sus canales informales.

Por otra parte, la escasa implantación de las bases de datos en el panorama empresarial de nuestro país, junto con la práctica inexistencia de sistemas integrados de información con fines estratégicos, han hecho que los distintos departamentos o secciones de las organizaciones creen su propia infraestructura de captación de datos, que resulta poco profesionalizada.

Estos hechos se hna llegado a convertir en un tópico que muchos profesionales de la información manejan como un mal inevitable.

Sin embargo, nuestro diagnóstico es que la empresa española está invirtiendo cada vez más en recursos y tecnologías que pretenden mejorar los flujos de información en la organización, tales como:

Información externa en los distintos soportes y productos: prensa, publicaciones especializadas, estudios de mercado, …

Sistemas de información/equipamiento telemático: hardware y software informático y de comunicaciones para implantación de sistemas de trabajo en grupo, Intranet, Internet,...

Asesoría y consultoría externas.

La mayor parte de estas inversiones lamentablemente se hacen sin el necesario análisis previo de las necesidades reales de información en la organización.

Así, son muy pocas las empresas que dedican a profesionales de su plantilla o externos a la tarea de identificar:

Las necesidades de información de los departamentos clave de la organización,

La información generada por la propia organización,

Los flujos/canales de información utilizados,

Los recursos de información externa existentes.

Y constatamos que la función y responsabilidad de la gestión de la información en la empresa están dispersas en distintos departamentos, sin que ninguno de ellos asuma la misión de aprovechar adecuadamente las sinergias que se producen entre todas y cada una de las funciones afectadas.

La situación es realmente grave, ya que son ciertamente una minoría en España aquellas empresas que conocen suficientemente las posibilidades que ofrecen las fuentes de información externas disponibles y aún menos aquellas que se deciden a explotar de forma eficiente la información y el conocimiento acumulado en la Organización.

Nuestra apuesta como consultores de información se centra precisamente en dotar a las empresas de la llamada función informacional (vista como una función integradora de las distintas funciones de la empresa y de recursos internos y externos), cuya adecuada gestión permite a las organizaciones aumentar sus ventajas competitivas, reduciendo adicionalmente los costes de acceso y distribución de la información.

La auditoría de la información se convierte en una excelente herramienta para evaluar el alineamiento que existe entre los distintos parámetros sobre los que se ha de construir el sistema de gestión de la información de las organizaciones, a saber:

Necesidades de información,

Información disponible/generada,

Recursos de información disponibles/precisos

Misión y objetivos de la institución y del centro de información (o similar).

Nos resulta altamente preocupante comprobar cómo muchas organizaciones se lanzan a construir sus Intranets, por ejemplo, sin realizar un estudio previo que analice estos elementos previos, ya existentes en cualquier caso. Y más preocupante es aún ver cómo la implantación de sistemas de este tipo se realizan sin tener en cuenta el componente cultural de las organizaciones y de los departamentos que van a participar en el proceso, convirtiéndose el proceso en un proyecto más tecnológico que organizativo (el peor caos es el caos informatizado). Es así como se explica porqué las Intranets no están cumpliendo con las altísimas expectativas con las que se habían vendido.

La auditoría de información nos permitirá investigar aspectos de la gestión que habitualmente la empresa desconoce:

¿Qué recursos de Información estamos utilizando?

¿Cuáles son los resultados?

¿Se han contrastado otras fuentes externas?

¿Generamos algún producto comercializable externa o internamente?

¿Existen ineficiencias: (duplicaciones o carencias)?

¿Qué recursos tecnológicos/de comunicación se están utilizando?

¿Cuánto está costando?

¿Cuál es el valor para la Organización?

El plan de acción que se plantee nos ha de permitir, por una parte, reducir aquellas actividades o productos que no justifiquen su resultado final y, por otra, implantar aquellos otros que se estimen precisos.

En nuestra experiencia hemos podido confirmar que la auditoría de información es el soporte de programas que utilizan la información como elemento básico.

Algunos de estos programas son:

Análisis de la Competencia/Inteligencia Comercial,

Internacionalización/Exportación,

Análisis de Morosidad,

Política de Compras,

Negociación con Clientes,

Detección de nuevos clientes/targets/nichos de negocio,

…

Desde una visión integradora de la gestión de información, es imposible desligar en estos planes los recursos de información externa e interna. Si en los primeros encontramos las claves que nos permiten conocer lo que está ocurriendo en nuestro entorno, la información interna es un activo de incalculable valor en la estrategia empresarial, que está imbricado con el conocimiento y la propia cultura de la organización.

Entiendo que en todo este proceso es crítica la elección de un profesional que coordine el proyecto de una forma adecuada. Dicho profesional ha de responder necesariamente al siguiente perfil:

Alto conocimiento del negocio/actividad de la institución,

Capacidad de gestionar recursos de información (internos y externos) y sus flujos,

Capacidad de venta, buen posicionamiento y credibilidad internos (buenas conexiones),

Conocimiento de las tecnologías de gestión de información,

Capacidad de gestión de proyectos,

Capacidad e interés por asumir el activo informacional de la institución,

teniendo dependencia jerárquica directa de la presidencia.

Mi experiencia como consultor en Gestión de la Información, me hace ver que éste es un perfil escaso en las instituciones y empresas españolas (y que además no existe un curricula que forme a este tipo de profesional).

Sin embargo, en el mundo anglosajón, especialmente en las grandes y medianas empresas, se está consolidando más que nunca este puesto estratégico del que hace años se viene hablando: el Gestor de Información, con una formación necesariamente multidisciplinar y muy integradora. Y no la están ocupando necesariamente los informáticos.

Como viene ocurriendo con muchos de los fenómenos nuevos asociados con las tecnologías de información, tales como Intranet, Gestión del Conocimiento, Auditoría de la Información, … las claves del éxito de su implantación están más relacionadas con la buena aplicación del sentido común y la obtención de los apoyos adecuados en la organización que con el manejo de problemas meramente tecnológicos.

Hasta ahora la auditoría de información había sido patrimonio de los consultores en sistemas de información. Sólo muy recientemente, especialmente en el ámbito anglosajón, la auditoría está siendo utilizada de forma habitual como una herramienta que permitirá abrir puertas en la estratégica función de la gestión de la información integrada dentro de la organización.

Desde mi punto de vista la profusión de las Intranets da a todos los colectivos profesionales relacionados con la gestión de información (analistas, informáticos, documentalistas, bibliotecarios, investigadores, expertos en marketing, …) un argumento excelente para "vender" y "luchar" por su posición estratégica en la organización. La auditoría, con todas las actividades que incluye, dará este profesional la oportunidad de "hacerse ver" ante los distintos estamentos de la institución de una forma muy distinta a como se ha venido haciendo en la mayoría de los casos en la empresa española.

Es precisamente en la empresa donde existe un nicho de mercado, con una clara demanda de profesionales con este perfil, a donde ha de dirigirse el documentalista, pero utilizando un discurso distinto al percibido hasta ahora por los directivos españoles. Obviamente el mercado está pidiendo a voces un nuevo discurso que permita afrontar a las organizaciones estos nuevos retos con garantías de éxito. Pero esta "venta " habrá de hacerse pronto, haciendo cosas nuevas y diferentes que hasta el momento parecían impensables para los profesionales afectados.