RESUMEN
EQUIPO 1
TEMA: DOCUMENTACION
SUBTEMAS:
l Nancy Piccioni:
Documentación
Gestión de la información y
documentación en entornos de red en una Empresa
l Tanny Farfan
Documentación de sistemas: Concepto, Importancia y Ventajas
l Aris Mateo
lDocumentación
Tiene que ver con
En la obra científica o de no-ficción formará parte de los créditos
de la calidad del trabajo o 'bibliografía utilizada' y es parte del trabajo
desarrollado, donde deberá figurar unas listas de fuentes; también son técnicas
de documentación los glosarios, los índices temáticos y de autores citados,
tablas auxiliares, etc.
Como tareas de un bibliotecario-documentalista profesional, como
autor o como colaborador, conoce todas las variantes descritas y utiliza
software que específicamente ha sido desarrollado y que el mismo puede adaptar
a cada tarea, como por ejemplo construir de forma instantánea un índice da
materias por el método de palabras utilizadas y sus frecuencias o hacer un
análisis de contenido o construir algún tipo de indicador de medida de la
información o investigar sobre algoritmos de búsqueda o sobre motores de
búsqueda en el ámbito de la Informática.
El modelo de un sistema de información será con un modelo
sistémico aplicado a un sistema complejo. Incluirá la captación de fuentes y su
adecuación al problema a documentar; ésto será la
primordial tarea. El propósito es hacer máxima la cantidad de información
captada y mínima la básica utilizable.
Inicialmente la gestión del conocimiento se centró
exclusivamente en el tratamiento del documento
como unidad primaria, pero actualmente se han producido grandes avances. Hoy es
necesario buscar, seleccionar, analizar y sintetizar críticamente o de manera
inteligente y racional la gran cantidad de información
disponible, con el fin de aprovecharla con el máximo rendimiento social o
personal.
La principal función de la gestión del conocimiento es que una
empresa no tenga que pasar dos veces por un mismo proceso para resolver de
nuevo el mismo problema, sino que ya sepa cómo abordarlo utilizando información
guardada de otras ocasiones.
La gestión del conocimiento es verdaderamente importante en
algunos sectores como el sanitario, donde mediante el diálogo, los
profesionales más veteranos comparten sus experiencias con los novatos, les
explican cómo resolver un problema o caso concreto. Esto puede considerarse una
forma de gestionar el conocimiento. Este método de trabajo permite que las
personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus conocimientos
En relación a
1. El diseño estructural en entornos de información compartida.
2. El arte y la ciencia de organizar y rotular sitios web, intranets, comunidades en línea y software para
promover la usabilidad y encontrabilidad.
3. Una comunidad emergente orientada a aplicar los principios
del diseño y la arquitectura en el entorno digital.
El método científico está sustentado por dos pilares
fundamentales. El primero de ellos es la reproducibilidad,
es decir, la capacidad de repetir un determinado experimento en cualquier lugar
y por cualquier persona. Este pilar se basa, esencialmente, en la comunicación
y publicidad de los resultados obtenidos. El segundo pilar es la falsabilidad. Es decir, que toda proposición científica
tiene que ser susceptible de ser falsada (falsacionismo). Esto implica que se pueden diseñar
experimentos que en el caso de dar resultados distintos a los predichos
negarían la hipótesis puesta a prueba. La falsabilidad
no es otra cosa que el modus tollendo tollens del método hipotético deductivo experimental.
Según "Paul Feyerabend"
no existe un método científico. El científico usa métodos definitorios, métodos
clasificatorios, métodos estadísiticos, métodos
hipotético-deductivos, precedimientos de medición,
etc. Según esto, referirse a el método científico es
referirse a este conjunto de tácticas empleadas para constituir el
conocimiento, sujetas al devenir
histórico, y que pueden ser otras en el futuro.¹
Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al
mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este
sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos
como la informática y la electrónica,
la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
En informática existen los sistemas gestores de bases de datos
(SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de
datos se estudian en informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e
instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,
algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por
ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por
lDocumentación de sistemas: Concepto,
Importancia y Ventajas
La documentación de sistemas es el conjunto de información que
nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características
técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar
entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para
permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar
con el sistema y a los programadores como hacerlo funcionar.
Importancia
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se
desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en
cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto
de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca
volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador
continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
Ventajas
•Acortar la cantidad de horas requeridas por las nuevas personas que se
agreguen al equipo de trabajo para que aprendan el sistema antes de realizar el
mantenimiento
•Nos ayudan cuando surgen problemas
•No se depende de una persona o un grupo
reducido de personas para realizar modificaciones al software
•Se logra un alto nivel de calidad
l
Sistema de Información: Es un conjunto de componentes (computadoras, periféricos,
software y usuarios) que trabajan juntos para conseguir un objetivo,
transformando elementos de entrada al sistema en otros elementos de salida
(datos).
Ciclo de Vida: Conjunto de fases implicadas en un proyecto de desarrollo de un
sistema de información, desde su concepción inicial, pasando por su desarrollo,
implantación, funcionamiento y mantenimiento, hasta que el sistema deja de
utilizarse o se transforma en otro.
Este ciclo establece una serie de fases, al
finalizar las cuales se obtiene una serie de productos (documentos, diagramas,
programas) que permite evaluar lo realizado hasta ese momento y continuar con
la fase siguiente o modificar algunos aspectos de las fases anteriores:
· Planificación estratégica:
Su existencia es opcional. Si existe, su objetivo es adecuar los objetivos
estratégicos de la organización (usuario) y la información necesaria para
soportar dichos objetivos. Se debe determinar si el sistema es factible de
informatizar, incluyendo algunas especificaciones básicas acerca de coste y
tiempo necesarios para construir el sistema, así como los beneficios que se
obtengan del nuevo sistema.
· Fase de Análisis: el
objetivo de esta fase es el estudio de las necesidades de información que debe
satisfacer el sistema a desarrollar, elaborando una serie de especificaciones
formales que describan la funcionalidad del mismo y que permitan abordar con
garantías la siguiente fase. Se puede estructurar en dos subfases:
· Análisis de Requerimientos del Sistema: se trata de establecer el alcance, los objetivos y requisitos
del sistema, examinando las posibles alternativas que podrían solucionar las necesidades
del usuario y recomendar una de ellas. Al final de esta subfase
se obtiene un documento llamado "Documento de Requisitos del Sistema"
· Especificación Funcional del Sistema: conocida como Análisis Funcional. Una vez aceptado formalmente
el documento anterior por ambas partes (equipo de desarrollo y usuario), se
elabora un conjunto de especificaciones formales que describan la funcionalidad
del sistema, estableciendo los subsistemas en que se descompondrá, definiendo
los datos que utilizará y las interfaces de usuario. También se planificarán
las pruebas que deberá superar el sistema, se estimará la relación
coste/beneficio para comprobar si interesa su construcción y se establecerán
los plazos de entrega del sistema. Todo ello se recoge en dos documentos,
denominados "Documento de Especificación Funcional del Sistema" y
"Documento de Pruebas del Sistema"
· Fase de Diseño: conocida
como Análisis Orgánico. El objetivo de esta fase es obtener un conjunto de
especificaciones que contemplarán los aspectos físicos del sistema,
considerando las características tecnológicas del entorno específico en el que
se implantará, que constituirá el punto de partida para la construcción del
sistema. Equivale a la creación de una jerarquía apropiada de módulos de
programas y de interfaces entre ellos para implantar la especificación creada
en la fase anterior. Además, se encarga de la transformación de modelos de
datos de Entidad-Relación en un diseño de base de datos. Al final de esta fase
se obtienen el "Documento de Diseño Técnico" y el anterior
"Documento de Pruebas del Sistema" con las ampliaciones relativas a
la definición del entorno de pruebas.
· Fase de Construcción: el
propósito de esta fase es, a partir de las especificaciones de diseño, la
obtención del sistema completamente construido y probado, listo para ser
implantado en la organización del usuario. También durante esta fase se
desarrollará el conjunto de procedimientos y se llevará a cabo la formación
necesaria que permitirá, tanto al personal del área de usuario final, como al
personal del área de explotación o proceso de datos (si existe), la utilización
óptima del sistema. Al final de esta fase se obtiene el Software
correspondiente y, los siguientes documentos: "Documentación Técnica de
Programación", "Manual de usuario", "Manual de
Explotación", "Documento de Pruebas del Sistema" ampliado con
los informes de las pruebas unitarias, de integración y globales.
·
Generación de Pruebas Unitarias: Comprobar la
validación de cada uno de los módulos.
·
Generación de Pruebas de Integración: unión de
todos los módulos y prueba de la unión.
· Fase de Implantación: el
objetivo de esta fase es la puesta en servicio del sistema construido y
conseguir su adaptación final por parte de los usuarios del mismo, para lo cual
tratará de hacerse ver a éstos, mediante
demostraciones formales (pruebas de aceptación) que el sistema cumple todos los
objetivos y requisitos para los que fue desarrollado. En esta fase se incluye
la ejecución y el mantenimiento del sistema, con lo que su duración se
prolongará hasta que el sistema deje de utilizarse o sea sustituido por otro.
· Generación de Pruebas de Aceptación: Detección de errores de que el programa no se ajusta a las especificaciones.
INCONVENIENTES:
§
Desarrollo manual.
1. Las herramientas utilizadas no están integradas ni
relacionadas entre sí.
2. Los errores de análisis y diseño son muy caros de
eliminar, ya que se encuentran muy tarde.
3. Se produce efecto bola de nieve: los errores se arrastran
a las fases siguientes..
l
Cuando se revisa el proceso
de desarrollo de sistemas, se espera que el auditor de sistemas obtenga la
documentación necesaria y disponible de las diversas fases así como que asista
a las reuniones del equipo del proyecto ofreciendo asesoramiento durante todo
el proyecto de desarrollo de sistemas.
·
Estudio de
Factibilidad. El
auditor de sistemas debe revisar la documentación producida en esta fase y
corroborar su razonabilidad. Debe verificarse todas
las justificaciones de costo / beneficio junto con el cronograma de cuando se
anticipaba que se realizarían los beneficios. Identificar si la necesidad del
negocio que se utiliza para justificar el sistema, realmente existe, y hasta
que punto existe la necesidad. Determinar si puede obtenerse una solución con
los sistemas vigentes. De no ser así corroborar la razonabilidad
de la evaluación de las soluciones alternativas. Determinar si finalmente se
eligió la solución mas apropiada.
·
Definición de
requerimientos. El
auditor de sistemas debe obtener el documento de definición de requerimientos
detallados y verificar su exactitud por medio de entrevistas con los
departamentos usuarios que lo solicitan. Identificar los miembros clave del
equipo del proyecto y verifique que todos los grupos usuarios afectados tienen
una adecuada representación. Verificar que la gerencia aprobó la iniciación del
proyecto y el costo del proyecto. Revisar los diagramas de flujo de datos y el
diseño conceptual para asegurarse de que se trata las necesidades del usuario.
Revisar el diseño conceptual por el nivel adecuado del control. Revisar las
propuestas dadas a los proveedores para asegurarse de que cubren el verdadero
alcance del proyecto y los requerimientos de los usuarios. Determinar si esta
aplicación es apropiada para el uso de una rutina de auditoría
incorporada. De ser así incorpore la rutina en el diseño conceptual del
sistema.
·
Fase de diseño
detallado y programación. Revisar
los flujogramas del sistema para observar el
seguimiento del diseño general, si se observan cambios, verifiquen que fueron
dadas sus aprobaciones apropiadas para los cambios y que los cambios han sido
discutidos y aprobados por los grupos de usuarios afectados. Revisar los
controles de entrada y salida diseñados dentro del sistema, para comprobar que sean
apropiados. Entrevistar a los usuarios clave del sistema para comprobar su
comprensión de cómo operará el sistema y evaluar su nivel de entrada en el
diseño de los formatos de pantalla y los informes de salida. Evaluar los
rastros de auditoría que se programan, en el sistema
para rastrear la información fuente clave. Verificar la corrección de los
cálculos de los procesos claves. Verificar que el sistema puede identificar y
procesar correctamente datos erróneos. Verificar que los procesos de prueba de los
programas sean desarrollados durante esta fase. Verificar que se hicieron las
correcciones recomendadas para los errores de programación y que las pistas de auditoría recomendados o los módulos de auditoría
fueron incorporadas en los programas correctos.
·
Fase de Prueba. La fase de prueba es crucial para
determinar que los requerimientos han sido satisfechos y que el sistema se
comporta como se anticipaba. Por ende el auditor de sistemas debe participar en
forma intensa y revisar la fase. Examinar el plan de prueba, para verificar que
sea completo con la evidencia indicada de la participación del usuario, tal
como escenario de situaciones de prueba creados por los usuarios y/o aprobación
escrita de aceptación de los resultados. Revisar todos los resultados de
pruebas en paralelo para comprobar su exactitud. Verificar que la seguridad
este funcionando adecuadamente, probando intentos de acceso no permitidos.
Examinar comprobando la precisión de los mensajes de error para reconocer los
datos erróneos y la resolución de estos errores.
·
Implantación. Esta fase se inicia solo después de
una exitosa fase de prueba. Debe tenerse precaución al transferir un nuevo
sistema a situación de producción. El auditor de sistemas debe verificar que
las aprobaciones necesarias existen antes de implementar el nuevo sistema.
Revisar los procedimientos programados que se utilizan para hacer el cronograma
y correr el sistema junto con los parámetros del sistema que se utilizan al
ejecutar el cronograma de actividades. Revisar la documentación del sistema a
fin de asegurarse de que esta completo y que todas las actualizaciones
posteriores a la fase de prueba han sido incorporadas. Verificar toda la
conversión de datos para asegurarse de que es correcta y esta completa antes de
implementar en producción al nuevo sistema.
·
Fase de
Post-Implantación.
Luego que el nuevo sistema ha estado operando, por lo menos seis meses, el
auditor de sistemas independiente de las otras fases de la vida del sistema,
revisará lo siguiente: Determinar si el programa ha logrado los requerimientos
de los objetivos, se debe prestar especial atención a la utilización y la
satisfacción de los usuarios finales, ellos constituirán un indicador
excelente. Verificar que se miden, analizan e informan adecuadamente a la
gerencia los beneficios identificados con el estudio de factibilidad. Revisar
las solicitudes de cambios a los programas que se han realizado, para evaluar
el tipo de cambios que se exigen al sistema, el tipo de cambios puede indicar
problemas de diseño, programación o interpretación de los requerimientos de
usuario.
lGestión de la información y documentación en entornos de
red en una Empresa
Actualmente se desarrollan
herramientas necesarias para que una empresa, pueda gestionar la
documentación de su compañía en un entorno Intranet o Extranet.
Existen soluciones alineadas a los procesos y flujos de trabajo propios de cada
uno de los clientes.
Por ejemplo:
·
Repositorio
de información: El núcleo de cualquier
sistema de gestión documental es el repositorio de documentos que permite
gestionar y acceder a la información fácilmente, mediante sistemas a la medida
según las necesidades de cada cliente y sus circunstancias particulares
·
Entorno de
explotación web: Las soluciones se desarrollan para utilizarla
en un entorno web que permita minimizar los recursos
necesarios para el acceso al sistema. El entorno de explotación web permite implantar el sistema en una Intranet / Extranet con la posibilidad de ofrecer acceso externo, cumpliendo
las políticas de seguridad y de acceso a la información de la empresa.
·
Flujos de
trabajo: La
incorporación de documentos en el sistema, así como la publicación, revisión y
aprobación se realizará según los roles y perfiles de usuarios de la compañía
siguiendo además el work-flow
definido por el cliente.
·
Adaptación al
sistema de calidad: Según sea el estándar de gestión de calidad de la compañía, se crea una
solución para que siga con las especificaciones de la norma y los procesos
definidos.
De esta forma se implantarán las funcionalidades necesarios para realizar una
gestión de copias y versiones de los documentos adecuada
a la norma y a la operativa real de trabajo.