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APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Publicado el 30-01-2006 Indexado en Comunicación organizacional- Consulte todo el directorio temático
Resumen
El clima organizacional, es un elemento básico para obtener buenos resultados en la empresa, el desarrollar estudios que permitan ubicar cuales son los puntos críticos que afectan al personal se convierte en un elemento clave para que sus empleados tengan mejores logros en sus objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivación o desempeño.
Su análisis permite identificar, organizar y valorar las apreciaciones y pensamientos que el equipo humano de una empresa tiene de sus peculiaridades como organización.
Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las áreas empresariales, por eso se hace preciso renovar la gestión integral impulsando mayor eficiencia en consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el desempeño correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misión y los Objetivos Estratégicos.
Hoy en día,
investigaciones de clima organizacional bien diseñadas, así como encuestas
orientadas a saber más acerca de la gente, se han convertido en una
herramienta gerencial estratégica apoyados en sistemas de información que
permitirán a los ejecutivos intervenir en los puntos que se consideren
críticos para así establecer propuestas de mejora oportunas que permitan
obtener mejores logros en los objetivos y se corrijan a tiempo aquellos
factores que puedan afectar su motivación o desempeño.
Este tipo de
investigaciones permite tomar decisiones para atraer talentos, así como
motivarlos y retenerlos; y permiten también manejar el cambio más
efectivamente e incrementar la satisfacción del cliente, la productividad
y la calidad.
En la actualidad, las
organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas
tecnologías a su forma de trabajar
con lo que consiguen competir en el mercado globalizado, es por
esto que numerosas empresas, ofrecen a sus clientes inigualables
capacidades de encuestas de clima organizacional, basadas en sistemas de
información con avanzadas herramientas de diagnóstico, de procesamiento y
reportes, en donde los líderes de la organización pueden monitorear
frecuentemente las variables que inciden en el clima organizacional
dándole esto la posibilidad de detectar las debilidades y establecer de
inmediato las acciones destinadas a mejorar esta desviación.
Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizados o sistematizados sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.
Las empresas que poseen sistemas de información apoyados en tecnologías de la información tienen la posibilidad de disminuir el tiempo de respuesta ante un problema de clima organizacional o cualquier otro problema que afecte la organización, en el caso contrario seria más difícil y más costoso obtener resultados rápidos y periódicos ante este tipo de evaluaciones de variables intangibles.
Introducción
El crecimiento acelerado
de las organizaciones, la conducta de los grupos en la organización ante
las nuevas exigencias y las tasas aceleradas de cambios, obligan a la
gerencia a prepararse para entender la conducta individual y grupal del
recurso humano alineándola hacia las metas de la organización,
estableciendo bases psicológicas en la búsqueda de la efectividad
organizacional.
No es un secreto para
nadie que el medio ambiente afecta el comportamiento y predispone de
manera positiva o negativa, limitando o no la productividad, creatividad e
identificación en el trabajo, por tanto el ambiente no debe considerarse
como una variable exógena, sino como un activo intangible para las
organizaciones y un instrumento para lograr la armonía.
En las organizaciones formadas por personas de distinto carácter, a veces se producen problemas de relaciones que alteran la convivencia entre sus miembros.
A menudo son
pequeñas incomprensiones o malos entendidos, que son fáciles de superar,
en la medida que por sobre ellos primen los objetivos del grupo. Pero
cuando los problemas no se asumen ni se solucionan a tiempo, pueden
provocar que la participación en las decisiones, la puesta en práctica de
los acuerdos y las tareas que se fijen para el cumplimiento de los
objetivos del grupo, fracasen.
Las empresas
prestadoras de servicios deben apoyar a sus clientes en el desarrollo de
su estrategia y metodología completa de investigación de clima
organizacional a través de encuestas, desde el diseño del cuestionario
hasta la implementación de cambios, pasando por la recolección de datos,
su procesamiento y reporte para la planificación de acciones.
Como se puede ver, se vive la
época del cambio, la generación de ejecutivos que esta liderando empresas
tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la
tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de
los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil
exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones
correctas.
Cada día se ven nuevos
software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la
organización que no esta preparada para estos cambios, que no tenga
capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede
competir contra el resto de organizaciones. Los
Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el
incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno. La
voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una
ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples,
frecuentes, oportunas y relevantes informaciones, entre las cuales se
puede incluir información del clima organizacional que permitirá ubicar
cuales son los puntos críticos que afectan al desarrollo de su personal
para así establecer propuestas de mejoras oportunas que permitan obtener
mejores logros en los objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores
que puedan afectar su motivación o desempeño. Cada día es más importante que las
empresas establezcan un clima organizacional favorable para todos los
elementos que son parte de ella, tanto elementos internos como externos,
es necesario también mencionar que “si una organización no cuenta
con un clima favorable, se verá en desventaja con otras que sí lo cuenten,
puesto que proporcionarán una mayor calidad en sus productos o servicios”.
(Velásquez, 2003, p.96). Al
establecerse sistemas de información apoyados en tecnología de la
información, las evaluaciones pueden adaptarse a la organización en
estudio y permitirá obtener resultados rápidos y periódicos necesarios
para la toma de decisiones de los líderes de la organización. Cualquier organización que abogue por alcanzar niveles elevados de eficiencia y eficacia en la gestión de sus funciones sustantivas debe considerar el desarrollo de iniciativas dirigidas en este sentido, dedicándose al diseño, desarrollo e implantación de sistemas de información los cuales tienen que ver directamente con la medición de variables intangibles entre las cuales se encuentra el Clima Organizacional.
Desarrollo
Evaluación del Clima
Organizacional:
La evaluación
del clima organizacional, es un procedimiento elaborado para medir y
evaluar el medio ambiente organizacional mediante diversos instrumentos,
de origen psicológico y sociológico, diseñados científicamente y aplicados
en forma metodológica y sistematizada, asegurando así la validez y
confiabilidad de sus resultados. (Martínez, 2002). La realización de la evaluación del
clima organizacional, estudios de satisfacción laboral y diagnóstico de
cultura organizacional permiten evitar o anticipar conflictos y
desarrollar una gestión sana, altamente rentable para la empresa y
satisfactoria para todos sus miembros. El
conocimiento del Clima Organizacional proporciona información acerca de
los procesos que determinan los comportamientos organizacionales,
permitiendo además, introducir cambios planeados tanto en las actitudes y
conductas de los miembros, como en la estructura organizacional o en uno o
más de los subsistemas que la componen. El objetivo principal de una evaluación
del clima organizacional es detectar el nivel de impacto que tienen las
variables internas de la empresa en el comportamiento de los individuos ya
que estas configuran lo que se entiende como Clima Organizacional.
Otros objetivos de la evaluación del
clima organizacional son: conocer la percepción del personal sobre el
actual Clima Organizacional, identificar aquellos factores
organizacionales de mayor incidencia positiva o negativa sobre el clima
actual, proponer sugerencias para mejorar los niveles de motivación del
personal, disponer de información relevante para la elaboración de planes
estratégicos. El diagnóstico del clima organizacional permite la articulación de la dimensión de personas y la dimensión de los sistemas, para comprender la dinámica organizacional dentro de un corte temporal específico. Las empresas competitivas deben ocuparse entre otras cosas de estudiar su propio Clima Organizacional; analizar como influyen los estilos de liderazgo, los procesos de comunicación y motivación, las políticas de personal, entre otros, en la población laboral y en su proceso de integración con la cultura organizacional; tomando en cuenta que la satisfacción en el trabajo constituye uno de los pilares para asegurar una mayor calidad, productividad y por ende el éxito de las organizaciones. Las relaciones laborales en la
organización pueden determinar los niveles de productividad y competencia
de la empresa en el mercado, pues si estas relaciones no son óptimas se
limitan los trabajos en equipo y se generan problemas de desempeño de los
empleados reduciendo su nivel de trabajo, por esto “mantener un Clima
Organizacional sano es una variable prioritaria al momento de buscar
nuevas estrategias de producción o promover cambios organizacionales”.
(Davis, 1997, p.175).
Sistemas de Información: Los
sistemas de información, son el conjunto de medios humanos y materiales
encargados del tratamiento de la información empresarial, mediante la
entrada de datos, su proceso y almacenamiento y su posterior salida,
presentación y distribución para apoyar la toma de decisiones y el control
de una organización, además de
ayudar a los directivos y personal a analizar problemas, visualizar
cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente
intensivo de información. La gestión de la información está orientada al
control, preservación y retención de la información (Bouthillier y
Shearer, 2002) Durante
las últimas décadas hemos asistido a una revolución tecnológica a causa de
la integración de los ordenadores y los sistemas de información en la
estrategia empresarial, factor básico de nuevas ventajas competitivas en
manos de los directivos y arma poderosísima para obtener nuevas
oportunidades de negocio. En
definitiva, los sistemas de información son un conjunto integrado de
personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organización de la
información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la
toma de decisiones. Al
hablar de integrado, implica la asociación e interrelación en el seno del
sistema de una serie de subsistemas, partes y elementos, por lo que no se
trata de una estructura monolítica. Gracias a este hecho, es posible
considera el crecimiento del sistema, proceso por el que se amplían las
capacidades del mismo mediante la incorporación de nuevos elementos
constitutivos. El crecimiento del sistema puede incorporar no sólo nuevos
equipos, sino también personas e información. Un
sistema de información requiere un soporte que puede ser un ordenador,
pero necesita más cosas: precisa programas, datos, comunicaciones y los
elementos necesarios para interaccionar con el usuario, integrando a éste
en el concepto amplio de sistema. De manera que difícilmente pueden
integrarse equipos o aplicaciones en la estrategia empresarial si no se
hace de manera coordinada con los usuarios y la información misma. De
hecho casi todos los problemas que han surgido y los fracasos en el
desarrollo de proyectos y estrategias de informática han ocurrido
precisamente por no considerar los Sistemas de Información como un
concepto global y pensar que, solo mediante recursos técnicos más o menos
sofisticados, pueden resolverse los problemas que el cambiante mercado
actual plantea. Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones los Sistemas de
Información no fracasan fundamentalmente por las fallas tecnológicas del
sistema informático y de comunicación, sino más bien por la dimensión
política y cultural (Piattini y Del Peso, 1999, Jensen y Sage, 2000).
Entre los criterios de éxito de un sistema de información están el nivel
de uso del mismo, la satisfacción de los usuarios, las actitudes
favorables de los usuarios y los objetivos alcanzados, y entre las causas
más comunes de fracaso, la
incapacidad de la alta dirección de enlazar los propósitos de dichos
sistemas con los planes estratégicos de la institución (Claudon y Laudon,
1996). Un Sistema de Información implica cambios en los puestos, habilidades, administración y organización. Las instituciones deben comprender porque el desarrollo de SI es una forma de cambio organizacional que implica a muchas personas diferentes en la institución, por lo tanto es importante identificar cuales son los grupos que están involucrados en el desarrollo de sistemas y formalizar sus responsabilidades (Espinosa y Medina, 2003).
Los Sistemas de Información y la
Evaluación del Clima Organizacional: Partiendo de este enfoque de la
evaluación del clima organizacional y definiendo los sistemas de
información como aquellos que permiten automatizar la labor de
obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y
presentarlos de la forma más comprensible posible, para tener acceso fácil a
información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a
los factores críticos del éxito, entonces se visualiza la aplicación e
importancia que estos tienen para la evaluación del clima.
En un entorno
característico de sistemas de información, el sistema consolida y
administra muchas de las funciones de información diarias en relación con
las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole
que el ejecutivo requiera, por ejemplo la percepción que tienen los
empleados de su organización.
La importancia
de esta información se basa en la comprobación de que el Clima
Organizacional influye en el comportamiento de los miembros, a través de
ideas consolidadas que traspasan la realidad y condicionan los niveles de
motivación laboral y rendimiento profesional entre otros. Un diagnóstico
de esta naturaleza debe aplicarse por medio de encuestas las cuales hoy en
día apoyados con la tecnología de la información se pueden obtener
resultados rápidos, frecuentes y con mayor profundidad definidos por la
propia organización. El sistema de
información para apoyar la evaluación del clima organizacional debe
ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la
organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer,
sobre todo información intuitiva que permita a los administradores
realizar el seguimiento de indicadores crítico. Los sistemas
de información en la evaluación del clima organizacional cumplen una
triple dimensión: - Deben
facilitar, simplificar o realizar automáticamente los procesos para el
diagnóstico del clima organizacional. Por ejemplo, aplicación de
encuestas, tabulación de los datos, presentación de resultados e informes
finales, etc. -
En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten
la toma de decisiones en el momento de analizar los resultados e
intervenir en el clima dejando libertad plena a los líderes para la
presentación de propuestas de mejora. Se incrementa de esta manera la
calidad de la función directiva al apoyar cada decisión en una base sólida
de información debidamente presentada y procesada. -
Por último, deben interaccionar con el usuario en un plano más profundo
que el mero apoyo al proceso de la toma de decisiones, garantizándole
seguridad y confidencialidad de la información manejada, así como el
anonimato al momento de responder las encuestas de clima
organizacional, de esta
manera se obtendrán resultados validos y confiables y cercanos a la
realidad que se pretende estudiar.
Sistema de Diagnóstico de Clima
Organizacional: Para evaluar
el clima organizacional apoyado en un Sistema de Información se debe
desarrollar una metodología que permita disponer de un instrumento
informatizado que se aplique en la organización, que permita analizar y
mejorar la eficiencia y la productividad, tanto a nivel de grupo como
individual, este puede ser definido como el nombre de Sistema de
Diagnóstico de Clima Organizacional. El Sistema
permite diseñar, contestar, analizar y generar estadísticas de una o
varias encuestas de Clima Organizacional, aplicables a distintos ámbitos;
soporta múltiples compañías, con múltiples encuestas y múltiples usuarios
en cada una. Se pueden contestar anónimamente o con un registro por
usuarios. Se pueden tener múltiples usuarios en el rol de diseñadores de
encuestas. Funciona a través
de Internet o de una intranet, con un apropiado control de seguridad. De
este modo, cualquier usuario con el acceso al sistema, sea desde su lugar,
a través de salas apropiadas, usando cualquier tipo de computadora, puede
acceder al sistema. El objetivo de
dicho instrumento es automatizar todo el procesamiento para la evaluación
del clima organizacional desde la aplicación de la encuesta hasta la
presentación de resultados, haciendo más eficiente y menos costosa su
realización.
Este sistema
es un medio a través del cual los clientes internos responderán desde sus
oficinas o desde cualquier sitio en donde tengan acceso al sistema de la
empresa las encuestas y presentarán en forma constructiva sus percepciones
de las diferentes dimensiones que se evaluarán del clima, también se puede
incluir información de las necesidades de la organización, y a la vez
comunicarán sus sugerencias y preocupaciones en forma totalmente anónima.
Esto ayuda a garantizar mayor objetividad y sinceridad en las respuestas,
lo cual valida significativamente el instrumento. Los líderes de la
organización podrán contar con esta herramienta para capturar el clima y
para estar permanentemente monitoreando el cambio en el mismo con el
propósito de tomar acciones correctivas en las áreas que presenten
debilidades o barreras que están restringiendo su bienestar o satisfacción
laboral y reducen su productividad así podrá anticiparse a las
desviaciones y proponer metas a corto y largo plazo orientadas al
mejoramiento continuo del mismo. Una vez
obtenidos los resultados los líderes de la organización podrán contar
con un informe preciso y
completo de la siguiente información:
Sus resultados
permiten construir planes de acción para minimizar debilidades y amenazas
y potencializar oportunidades y fortalezas de la empresa. Al implantar esta metodología uno de los aspectos más importante es la comunicación a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso. Es fundamental transmitir con claridad cuál es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto. Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los empleados junto a los planes de acción a implementar.
Beneficios de la Aplicación de los
Sistemas de Información en la Evaluación del Clima Organizacional:
Entre los
beneficios que pueden obtenerse con la evaluación del clima organizacional
aplicando sistemas de información están: ·
Acceso más rápido y en menor tiempo, información más exacta,
relevante y concisa de las percepciones que actualmente poseen los
empleados en relación a diferentes características relevantes del entorno
laboral, desde la concepción hasta la presentación de resultados, sin
importar el tamaño de la organización. ·
Mejoras en la comunicación. ·
Mejor presentación de los datos que apoyan la gestión
general de la administración y que permitirá realizar una planificación de
estrategias de intervención en el ámbito del desarrollo organizacional y
de los Recursos Humanos. ·
Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma
de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de
alternativas en base a un análisis de fortalezas y debilidades en relación
a las dimensiones consideradas para el estudio. · Ahorro en costos, menos papeleo, repetición frecuente del estudio ya establecido y en base a las variables determinadas para la evaluación del clima de la organización en estudio.
Conclusiones Al evaluar el
clima organizacional de una empresa los sistemas de información están
jugando un papel fundamental convirtiéndose en una herramienta importante
pues proporciona información clave para la toma de decisiones en la
empresa objeto de estudio. Todas estas
iniciativas apuntan sin lugar a dudas, a distintos esfuerzos de
desarrollos de plataformas de tecnología de la información, que apoyan
mediciones de variables intangibles entre las que se encuentra el clima
organizacional. Al aplicar un
sistema de información para la evaluación del clima organizacional se debe
tener presente que se está llevando a cabo una medición de problemas no –
estructurados, signados por las imprecisiones y ambigüedades implícitas en
la naturaleza de lo que pretende medirse, por ello, los modelos, técnicas
y/o metodologías de medición tienen que ser lo más apropiadas posibles
para poder medir este tipo de problema, cada una adaptada a la
organización que se pretende estudiar ya que cada una posee su propia
personalidad. Las tendencias
de la evaluación del clima organizacional mediante la aplicación de
sistemas de información está en camino de desarrollar modelos de medición
de capitales intangibles que contribuyan a enriquecer este aspecto a nivel
de todas aquellas personas, grupos y organizaciones que están conscientes
del rol que tiene esta variables en
las organizaciones. Innovar
puede ser a veces tan peligroso como no reaccionar a tiempo y
correctamente en las nuevas condiciones del entorno, en manos de los
directivos esta elegir una u otra opción, para lo cual necesitará adquirir
una visión global y empresarial de los sistemas de información. Para
alcanzar un objetivo estratégico hacen falta tres requisitos: tener una
visión de lo que se quiere, conocer aproximadamente las herramientas y
recursos necesarios para su obtención y dar los primeros pasos.
Referencias
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