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CONTENIDO
C) JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
D) VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
E) CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN
II. MARCO TEÓRICO
A) ANTECEDENTES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
B) EVOLUCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
E) EL DIAGNÓSTICO
F) LA COMUNICACIÓN Y EL CAMBIO
G) DIFERENCIAS EN LA APLICACIÓN DE LA TEORÍA Z
H) UNA REVISION A LA LITERATURA
INTRODUCCIÓN
El
mundo de los negocios se desenvuelve cada vez más rápidamente, el cambio mismo
se enfrenta a novedades y presiones. El fin de milenio ha puesto sobre las
organizaciones, las instituciones en general retos constantes en los cuales el
punto central es el hombre, el ser humano.
El camino que han recorrido las organizaciones ha
sido largo, en la actualidad las grandes empresas de negocios permiten un mejor
ambiente, una abierta comunicación, más calidad y sobre todo decisiones
adecuadas y convenientes. Encontramos así que las organizaciones aplican ya en
la década de los años 90 un sistema en el cual se promueven las filosofías de
calidad, se enfocan a la educación, se produce también material de apoyo, se
llevan a cabo Simposiums, Grupos de Pláticas, Seminarios que fomentan calidad,
educación y comunicación más abierta, sobre todo se tienen técnicas y mecanismos
de soporte en comunicación para que los contenidos sean más efectivos y
comprensibles y se ha encontrado que se maneja el fortalecimiento Personal o
Empowerment, el Desarrollo Organizacional y se hace uso de diferentes teorías,
así como la teoría Z relacionada con la educación y se aplica en forma
conveniente para el mejoramiento de la comunicación en las
empresas.
A) PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA
Se ha detectado una problemática muy generalizada en la
comunicación organizacional pues es frecuente que se de por hecho el que los
sistemas de la empresa deban ser comprendidos por el personal. Se tiende a no
entregar la información adecuada a la persona adecuada y no se da el valor
agregado a quien la recibe. Por lo general las organizaciones, sobre todo las
grandes organizaciones dan por sentado que al conocer el ejecutivo lo que ocurre
en la empresa, por ese simple hecho se podrá encontrar una fácil
solución.
A la luz de las deficiencias comunicacionales existentes en
las organizaciones de fin de milenio, se ha considerado un punto interesante de
estudio, investigar la forma en que se hace participar al personal en la toma de
decisiones, cómo se enfrentan a los problemas y soluciones y también cómo se le
da claridad a los propósitos y la finalidad de las expectativas de
trabajo.
Un punto relevante también en el estudio del problema es el
hecho de que la comunicación al acomodarse dentro de un programa de Desarrollo
Organizacional se puede manejar de diferentes maneras, es decir, puede ser
informativa, necesaria, para formación, para convencer o
reaccionar.
B) OBJETIVOS
* A
través de una investigación bibliográfica señalar las razones por las cuáles no
se realizan adecuadamente los procesos de comunicación en los programas de
desarrollo organizacional.
* Se busca en forma general dar respuesta a una
serie de cuestionamientos relacionados con la forma en que se maneja la
comunicación dentro de los programas de Desarrollo Organizacional.
-¿Se
aplica la teoría Z adecuadamente en la comunicación que se maneja en el
Desarrollo Organizacional?
- ¿A qué da respuesta el Desarrollo
Organizacional?
- ¿Se detiene en algún momento el proceso de cambio evocado
por el Desarrollo Organizacional?
- ¿Se maneja únicamente un tipo de
comunicación en el Desarrollo Organizacional o permite la flexibilidad en
ésta?
· Conocer cuál es el papel que juega el ejecutivo en la
aplicación del Desarrollo Organizacional.
C) JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
A medida que nos
adentramos en un mundo cambiante, con nuevos sistemas, con una tecnología en
constante cambio, sale a relucir el problema del conocimiento del hombre y su
papel dentro de las organizaciones, así como también la necesidad de hacer un
uso adecuado de la comunicación, ayudándose a través de diferentes teorías de
las ciencias de la conducta, con técnicas educativas y dentro de ellas, la
teoría Z.
D) VIABILIDAD DE LA
INVESTIGACIÓN
Al contar con la oportunidad de hacer una investigación
bibliográfica sobre el material de interés, así como también el poder hacer uso
del medio electrónico el proyecto se vuelve viable ya que existe material actual
y creíble el cual se puede analizar y revisar para conocer los cambios que se
han dado y las oportunidades que se tienen en el cambiante mundo. La
comunicación, ha medida que surgen los adelantos tecnológicos, se ve afectada,
se vuelve más dinámica, continua y más independiente pudiendo en la actualidad
comunicarse los empleados de las organizaciones, con casi cualquier empresa
alrededor del mundo en cuestión de segundos.
E) CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN
* La investigación tendrá
como consecuencias el conocimiento de la forma en que se está aplicando el
Desarrollo Organizacional en la actualidad y la forma en que la comunicación
hace uso de las técnicas de la teoría Z. Esto indudablemente amplia los
horizontes y los conocimientos sobre la forma en que las organizaciones se están
manejando en los diferentes niveles con los clientes, proveedores, público,
gobierno, otras empresas y en el ambiente internacional.
II. MARCO TEÓRICO
A)
ANTECEDENTES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Vivimos en un mundo de
organizaciones ya que son éstas las que proporcionan los medios para vivir, las
que manejan y surten el alimento, la habitación, el cuidado de la salud y la
seguridad, también proporcionan televisores, medios electrónicos, ropas y la
computadora personal. Las organizaciones nos dan trabajo y un sueldo, aunque
también nos pueden dar molestias, hacer que el ser humano se sienta incompetente
y no satisfecho y al tiempo que pueden mandar a una nave a que recorra el
espacio sideral también pueden frenar el desarrollo y contribuir a la
ineficiencia y al desperdicio. Eso y más son las organizaciones. Es en ellas en
donde surgió el desarrollo organizacional (D.O.), "un campo aplicado de la
Ciencia Social que busca ayudar a las organizaciones a mejorar la realización
humana y la productividad. Es una disciplina que apenas tiene 5 décadas y
todavía se encuentra en evolución y crecimiento". [1]
El Desarrollo Organizacional tiene varios antecedentes. El primero fue el crecimiento de National Training Laboratories (Laboratorios Nacionales de Entrenamiento) y el desarrollo de grupos de entrenamiento que anteriormente eran conocidos como Grupos-T. El segundo antecedente fue el relacionado con los trabajos realizados de encuestas, investigación y retroalimentación, fue Kurt Lewin instrumental en el desarrollo de ambas áreas, además también fue una influencia importante para animar a los grupos a procesar sus propios datos. Por último se tiene otro antecedente que es el enfoque en la productividad y en la calidad de vida. Todo eso se dio a finales de los años 50, surgiendo también la formación de equipos o team-building.
"El Desarrollo organizacional comprende varias teorías, enfoques y técnicas y siempre se le están agregando nuevos conceptos y métodos. Como tal es un ambiente que a veces causa confusión y malos entendidos"[2] El Desarrollo Organizacional surge como una respuesta a las necesidades específicas, pues se sabe que los gerentes y administradores en su labor diaria se enfrentan a cambios, a técnicas que llevan al perfeccionamiento del organismo. Así que por medio de este conjunto de conceptos, de medios de ayuda y procedimientos técnicos el Desarrollo Organizacional contiene dentro de sí una serie de disciplinas.
El desarrollo organizacional contiene datos tomados
de las ciencias de la conducta y su objeto es facilitar el proceso de cambio
proyectado o formulado de acuerdo con planes.
B) EVOLUCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Ha medida que el campo
del desarrollo organizacional creció y maduró se le dio atención a la estrategia
organizacional, la tecnología y el diseño. Fue tanto su impacto que "la American
Psychological Association, conocida anteriormente como la División de Psicología
Industrial en los Estados Unidos, cambió su título a American Society of
Training and Development" [3]. Para finales de 1970 eran ya muchas las organizaciones que
habían establecido su departamento de Desarrollo Organizacional y las
universidades iniciaron su programa de Desarrollo Organizacional en la Western
University. Empresas como las siguientes realizaron su Desarrollo
Organizacional: Union Carbide, Exxon., Corning Glass Works, Texas Instruments,
American Airlines, Du Pont, Procter & Gamble, IBM, Bank of America. Pero de
igual forma se empezó a realizar el Desarrollo Organizacional en las escuelas
locales, estatales y federales y en el ámbito universitario
también.
El punto clave dentro del desarrollo de la organización está en el cambio, el cual se encauza para lograr el perfeccionamiento de la eficiencia en las organizaciones. Además se puede lograr considerar los cambios como un proceso natural y no como algo especial. El proceso de cambio puede entonces conjuntarse y fusionarse con los innumerables procesos restantes de la vida de los organismos.
El Desarrollo Organizacional viene a ser "un enfoque de sistemas, conjuntando las relaciones funcionales e interpersonales en los organismos." [4] Una forma de imaginar los organismos en el enfoque de sistemas es considerar que el sistema se compone de tres elementos principales: el sistema técnico, el sistema administrativo y el sistema humano.
Podemos encontrar una definición del concepto del Desarrollo Organizacional "Es un esfuerzo planificado, de toda la organización y administrado desde la alta gerencia, para aumentar la efectividad y el bienestar de la organización por medio de intervenciones planificadas en los "procesos" de la entidad, las cuales amplían los conocimientos de las ciencias del comportamiento". [5]
El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo de cambio planificado que implica un diagnóstico sistemático de la organización, implica un plan estratégico para el mejoramiento y la movilización de recursos para llevar a cabo dicho esfuerzo. Es una constante definición y redefinición de metas que involucra al sistema total, busca un cambio profundo de la cultura. Su enfoque es total, no sólo de los subsistemas, sino de toda la organización. Se administra desde la alta gerencia que debe participar activamente en el programa y sus resultados.
Está ideado el Desarrollo Organizacional para
aumentar la efectividad y el bienestar de la organización.
La evolución del
Desarrollo Organizacional comprende: la naturaleza del cambio planeado; el
modelo de diagnóstico de las organizaciones; las intervenciones humanas,
tecnoestructurales, de Recursos humanos y las estratégicas.
C) LA ORGANIZACIÓN IDEAL
Para darnos una idea de la
naturaleza y objetivos del Desarrollo Organizacional es necesario tener una
definición de como sería una organización ideal. Desde luego sólo se pueden
señalar algunas de las características de la organización sana:
* Las
personas realizan su trabajo de acuerdo a los objetivos y planes
establecidos.
* Las decisiones se toman de las fuentes de información.
*
Los miembros de la organización se recompensan o sancionan dependiendo del grado
en que hayan alcanzado las metas organizacionales.
* La comunicación no se
distorsiona.
* Hay poca energía gastada en conflictos por dificultades
personales.
* La organización es un sistema abierto.
El desarrollo organizacional logra sus objetivos por medio de intervenciones planeadas, que aplican los conocimientos de las ciencias del comportamiento.
Es indispensable elaborar una estrategia de
intervención dentro de la organización existente, examinar las formas actuales
de trabajo, las normas y los valores y estudiar formas alternativas de trabajo,
relaciones o recompensas. Las mediaciones utilizadas producen el conocimiento y
tecnología de las ciencias del comportamiento acerca de procesos tales como la
motivación del individuo, poder, comunicación, solución de problemas, fijación
de objetivos y conflictos de gerencia.
D) EL
CAMBIO PLANEADO
El Desarrollo Organizacional se destina a desarrollar los
recursos internos del organismo para los cambios eficientes del futuro,
comprende lo siguiente:
- Enfoque en la organización total.
- Orientación
de los sistemas
- Uso de un Agente de Cambio
- Resolución de
Problemas.
- Aprendizaje Experimental
- Proceso de Grupo
-
Retroalimentación
- Orientación por contingencias
- Formación de
Equipo.
Las actividades buscan que el cambio planeado
aumente la efectividad total de la organización. Se utilizan actividades como
revisión, entrada, diagnóstico, planeación, acción, evaluación. Son pasos que a
simple vista parecen simples, pero en la práctica rara vez se siguen. Las
estrategias de cambio se modifican sobre la base de un diagnóstico continuado y
un re-diagnóstico de la situación. Aquí es el momento crucial en el cual la
comunicación juega un papel vital.
E) EL DIAGNÓSTICO
Para llevar a cabo un diagnóstico de la
organización se requiere hacer una serie de preguntas. De nuevo encontramos que
la comunicación juega un papel relevante como en este caso ¿Cuál es la
tecnología de la compañía? ¿Cuál es la estructura de la firma? ¿Cuáles son sus
sistemas de medición? ¿Cuáles son los sistemas de recursos humanos? ¿Cuál es la
cultura de la empresa? Incluso teniendo la respuesta a las preguntas anteriores
surgirán otras a medida que el proceso avanza como ¿Cuál es la estructura de la
tarea de grupo? ¿La composición del grupo? ¿Cuáles son las normas de desempeño
del grupo?.
El diagnóstico comprende tres niveles, a la
organización, al grupo y al trabajo individual. Es necesario establecer una
relación entre aquellos que obtienen la información y los que la proporcionan y
por lo tanto entre aquellos que la usan. El establecer una relación de
diagnóstico entre el consultor y los miembros relevantes de la organización es
algo similar a hacer un contrato. Es un medio para aclarar las expectativas y
especificar las condiciones de la relación. Es el momento en el cual se hace uso
de las diferentes teorías conductuales y en forma específica de la teoría Z.
Antes de proceder con el proceso de diagnóstico, se describen algunas de las
teorías que se aplican y la teoría Z.
- LAS
DIFERENTES TEORÍAS
Las Teorías que se utilizan en el Desarrollo
Organizacional son la Teoría X y la Y, así como la T, P, C y la Z otros enfoques
como la Administración por Objetivos y la Administración Participativa. Las
presunciones y valores del Desarrollo Organizacional utilizando las anteriores
teorías comprende el hecho de que el arreglo jerárquico puede llegar a inhibir
la comunicación y la cooperación debido a la inherente desigualdad entre los
niveles organizacionales; además enfatiza la autoridad de conocimiento y de
competencia así como la importancia de localizar la toma de decisiones muy cerca
a la fuente de información, también se enfoca en los resultados relevantes,
reduciendo la papelería. En el caso de las teorías T, P, C cuyo autor es Tichy
sugiere la necesidad de contar con tres perspectivas: política, técnica y
cultural.
A continuación se presenta una figura en donde se integran
los conceptos anteriores. "Es un marco de referencia que se construye en
sistemas abiertos con la planeación y la cultura corporativa y se introducen
algunas dimensiones adicionales. Sugiere esto que las organizaciones enfrentan
fuerzas económicas, políticas y culturales en su ambiente de tarea". [6]
Los sistemas políticos, técnicos y culturales se interrelacionan y forman a un sistema organizacional más grande. La administración del cambio estratégico comprende el mantener a los tres sistemas balanceados o alineados frente a las presiones ambientales. Esto significa que los sistemas deben apoyarse uno a los otros y no trabajar con contrapropósitos. Por ejemplo, si los fuerzas ambientales llevan a los bancos a presionar para ofrecer un amplio rango de servicios financieros, entonces las estructuras organizacionales podrían cambiar a departamentos funcionales a grupos de productos organizados alrededor de diferentes servicios. Esto requerirá los cambios correspondientes en los sistemas políticos tales como presupuestos o promociones y sistemas culturales tales como los valores o las metas para apoyar la estructura del producto. De otra forma, los tres sistemas podrán estar mal alineados y los bancos tendrán severas dificultades para implementar y tomar ventaja de a nueva estructura. Es decir, los cambios en uno de los sistemas requieren las modificaciones correspondientes en los demás si se quiere mantener el alineamiento.
Figura #1 Fuerzas Ambientales y Sistemas Organizacionales [7]
Se ha observado en los datos que se han ido proporcionado el Desarrollo Organizacional y el papel que juega la comunicación dentro del mismo, así como el uso de la teoría Z que es precisamente la comunicación la que permite un conocimiento más profundo y conveniente del sistema organizacional. Del mismo autor Tichy se presenta a continuación el conjunto de las tres herramientas administrativas básicas: sistemas técnicos, políticos y culturales. En el cuadro #1 se indica en forma precisa cuáles son las áreas administrativas y las herramientas administrativas convenientes para la aplicación del diagnóstico organizacional en el proceso de Desarrollo Organizacional.
Áreas Administrativas
Misión y Estrategia Estructura Organizacional Administración de Rec.Hum.
Cuadro #1 Administración Estratégica: Áreas y Herramientas [8]
Se reconoce que al utilizar las herramientas del
cambio estratégico los ejecutivos deben reconocer que se maneja en un estilo
"rompecabezas en zig-zag", con las diferentes partes necesitando alinearse unas
con otras. No se trata de estructuras estáticas, sino que representan un proceso
dinámico que requiere atención contínua y ajuste, a la vez son parcialmente
independientes. Los cambios en una celdilla no requieren precisamente cambios
iguales en las otras. Esto significa que los sistemas técnicos, políticos y
culturales no tienen que acomodarse "perfectamente". Una organización efectiva
posee un acomodamiento razonable o una congruencia entre las diferentes
partes
Se conocen los ingredientes para llevar a cabo una administración
conveniente, se pueden ademas tener algunos modelos de comportamiento
organizacional y tomarse las decisiones de participación.
- La Administración por Objetivos. Es útil sobre
todo cuando se entra en sistemas nuevos ya que se fijan los lineamientos a
seguir.
- La Administración Participativa. Este es un aspecto muy conveniente
ya que al adentrarse México a los cambios se comparte una cantidad importante de
capacidad de decisión.
- El Rediseño del trabajo nos permite la
combinación de actividades que integran un trabajo completo.
- El
Comportamiento del grupo nos permite diferenciar los grupos formales de los
informales, explicar las razones y conocerlas de porqué la gente se reúne y de
acuerdo a ello manejar a dichos grupos o trabajar con ellos.
Se conoce
además la forma de trabajo, la influencia que las normas ejercen en la conducta
del individuo y se tienen ventajas al respecto.
La teoría Z destaca la importancia del comportamiento humano dentro de la empresa para conseguir los objetivos marcados, y señala las pautas y directrices aconsejables para ayudar a mejorar ese comportamiento en bien de todos, de las propias personas y de la empresa.
Al profundizar en la teoría Z, se vislumbra que su aplicación al campo del mundo de trabajo es directa, pues la base consiste en motivar la voluntad hacia un objetivo determinado. A la hora de plantearse el caso, se trata de motivar la voluntad hacia el bien. Por otra parte, una de las bases de la teoría Z es la conveniencia de vivir y evocar las virtudes humanas y, en esta área, los puntos no pueden ser más coincidentes.
De acuerdo a Daft el uso de la dinámica de grupos y de los métodos de Desarrollo Organizacional con el uso de la teoría Z en la educación superior tiene dos metas básicas: el cambio en el enfoque de la enseñanza y el proceso de aprendizaje y el cambio de la conducta de los subsistemas o de la universidad o colegio como un todo. "Se sabe que las universidades, como los sistemas de cuidado de la salud, tienen metas más diversas, sistemas más pluralistas, más dependientes en el ambiente y tienen además una gran dificultad para medir la calidad de sus productos, en comparación con las firmas industriales" [9]
Entre las muchas cosas que hacen bien los japoneses, hay una indiscutible: " vender". Sobre las teorías de vender hay cientos de investigaciones, miles de libros y millones de dólares gastados. La mercadotecnia ha obsesionado a miles de empresas en los últimos años, pero de una forma simple, ¿Cuál es el objetivo final de la mercadotecnia? En palabras de un experto: Orientar la voluntad hacia una decisión determinada previamente.
Resumiendo esto podría ser:
- Querer
comprar un auto.
- Desear hacer un viaje.
- Decidir votar a un
partido.
- Querer fumar cigarrillos.
- Desear beber un " Whisky
".
Son decisiones de la voluntad hacia un objetivo concreto.
Usando estas teorías en el mundo de trabajo se puede
llevar a los empleados a:
- Querer estudiar más.
- Desear no tomar
droga.
- Decidir no llegar tarde al trabajo
- Desear cambiar de
amigos.
- Querer adquirir una virtud.
En esto radica la esencia, es decir fortalecer la voluntad para obtener lo que es conveniente para todos. Un ejemplo muy común que encontramos dentro de los libros de texto al aplicar la teoría Z es el caso de "Santo Tomás de Aquino" en donde se señala que Joaquín Montoya se enfrenta al cambio. Era importante llevar a cabo un programa de Desarrollo Organizacional en donde se verían involucrados los 169 miembros de la Facultad para entender que es importante el cambio en forma general y la implantación de un programa de enseñanza que fuera benéfico para todos. Que esa es precisamente la meta: enseñar , no implantar sus conocimientos porque se tienen, sino los que se hacen necesarios en el cambiante mundo del trabajo.
Por lo tanto sugirió que se hiciera un estudio general del análisis de los conocimientos de todos los maestros para ubicarlos por secciones o por etapas o por conocimientos. Es decir dar las clases por áreas o por avances. Si es en área básica separar esta área en una o dos partes solamente, para así después de los conocimientos mínimos, seguir más adelante con otros conocimientos más adecuados a la situación.
En relación con la Teoría Z encontramos que se sugiere que la palabra educar se toma en el sentido social, ético y moral conectado con la formación de la voluntad. Es aquí donde los ejecutivos desempeñan el papel más importante para ayudar a los empleados a formar su voluntad, enseñarles a conocer lo que están haciendo bien para que deseen llevarlo a la práctica. Conseguir que los empleados y obreros sean personas de voluntad fuerte y sana, capaces de querer de verdad. Capaces de:
Querer ser personas responsables.
Querer a los
demás.
Querer estudiar.
Querer trabajar
Querer cooperar
Educar hoy es diferente, es cierto que hay factores que juegan en contra, pero también es cierto que, existen más medios, nuevos conocimientos, nueva metodología, instituciones. Por tanto los ejecutivos deben rechazar la tentación del pesimismo y, con entusiasmo, esforzarse por conocer todos aquellos adelantos que pueden ayudar a conseguir los mejores resultados.
Para la consecución de estos objetivos se debe poner en marcha:
Planes de Acción.
Que ayuden a motivar a los
empleados para que realice una acción que le lleven a mejorar o iniciar un
aprendizaje. Fijando un objetivo concreto, así como los medios para conseguirlo.
Estos pueden variar desde razonamientos, actitudes, medios materiales, etc. Se
diferencia:
Que y ¿Cuándo?.
Lo que debe mejorar y cuando sea oportuno, es
decir: La educación a tiempo.
Aunque será más eficaz Cuando exista
"Sinergia Positiva ",
es decir: La educación Eficaz.
Cómo.
Aplicando la
Teoría Z, es decir: Educando con el ejemplo.
Nivelando premios y castigos, o
sea dando: Educación motivada.
Educando diferente a cada uno, esto es, dando:
Educación
Personalizada.
Educar, es un arte; porque no hay reglas fijas, y
cada caso es diferente, cada circunstancia única ya que las personas son
irrepetibles. Pero a su vez es una ciencia y como tal es necesario conocerla,
estudiarla y dedicar horas de trabajo, concienzudo, constante,
decidido.
Así entonces con la aplicación de las diferentes teorías se manejan preguntas que el practicante del Desarrollo Organizacional debe hacerse al enfrentarse a aquellas personas con las cuales va a iniciar un nuevo programa. Preguntas que deberá contestarse y aplicando en sus respuestas la Teoría Z. ¿Quién soy? ¿Porqué estoy aquí y qué estoy haciendo?. De esa manera podrá definir las metas de su diagnóstico y las actividades para obtener los datos. Deberá presentar sus objetivos de acción. ¿Para quién trabajo? La respuesta clara y convincente dará lugar la relación apropiada para la obtención de datos.
Una forma propicia de comunicarse con los empleados de la organización es dar respuesta a la siguiente pregunta ¿Qué es lo que quiero de ustedes y porqué? ¿Cómo voy a proteger la confidencialidad? ¿Quién tendrá acceso a los datos?. Aquí se deberá a dar un proceso de comunicación conveniente, ya que los entrevistados necesitan colaborar naturalmente y saber qué es lo que se va a hacer con las causas de los problemas. ¿Qué obtiene el empleado con lo anterior? Esta pregunta requiere una respuesta clara, señalar los beneficios que se pueden esperar del diagnóstico, esto necesita retroalimentación y señalar cómo se pueden utilizar los datos para mejorar a la organización.
¿Se puede confiar en este proceso? La relación se apoya en la confianza mutua establecida entre el asesor y los que proporcionan los datos Un intercambio honesto y abierto de información depende de esa confianza, del tiempo que se le dedique, del contacto caro a cara durante el proceso de comunicación. Se necesita escuchar atentamente y estar siempre pronto a la abierta discusión.
F) LA COMUNICACIÓN Y EL
CAMBIO
Una forma eficiente de llevar a cabo el Desarrollo Organizacional es a
través del establecimiento de cuestionarios y de encuestas con los empleados en
donde se podrán obtener datos acerca de la habilidad, la identidad de la tarea,
el significado de la tarea, la autonomía, la retroalimentación acerca de los
resultados y la forma en que la empresa se está comunicando con los
empleados.
Los cuestionarios pueden variar en su esfera de acción, algunos miden los aspectos seleccionados de las organizaciones y otros evalúan las características organizacionales en forma comprensiva. También varían en límite y otros están hechos para medir únicamente una organización específica. Pero en forma general contienen un conjunto predeterminado de preguntas, como aquellas para medir las dimensiones. Estos son muy útiles para coleccionar los datos de gran cantidad de personas y analizar la información rápidamente. Los resultados permiten hacer comparaciones cuantitativas y la evaluación. Pero también tienen sus desventajas que deben tomarse en cuenta, sobre todo las respuestas se limitan a las preguntas, hay poca oportunidad de probar datos adicionales o de preguntar por puntos para aclarar. Tienden a ser impersonales y "algunas veces" las respuestas no son honestas. Se da lo que se conoce como resistencia individual y organizacional al cambio.
La resistencia al cambio no siempre se presenta de maneras estandarizada; las fuentes de resistencia individual al cambio comprenden: el procesamiento selectivo de información, las costumbres, el temor a lo desconocido, los factores económicos, la seguridad. Ocurre la resistencia al cambio debido a que las personas necesitan mucha seguridad; también los factores económicos son otra fuente de cambio, ya que se despierte el temor económico por las rutinas nuevas de acuerdo con los estándares anteriores. También está el miedo a lo desconocido.
Es cuando se hace pertinente aplicar los diferentes modelos para el manejo del cambio organizacional. Se deben manejar premisas para diagnosticar la comunicación que se está dando, asegurándose que la información adecuada esté llegando a las personas adecuadas; además la comunicación que se tenga debe proporcionar un valor agregado quien la recibe y a la organización; las acciones y los sistemas de comunicación deben propiciar la integración de los esfuerzos y los recursos de la empresa, contribuyendo así a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos y los externos. Además todo el personal debe ver en forma clara los resultados de la empresa, ya sean buenos o malos y participar en las decisiones, pues de esa manera se demuestra la confianza que se tiene en la capacidad y la buena voluntad de los empleados para enfrentar situaciones. Es una forma además de suavizar los efectos de los cambios.
Se debe así manejar la situación para "descongelar" al empleado, para así superar las presiones de la resistencia individual y el conformismo de grupo. Luego se pasa por el llamado "Recongelamiento". El nuevo cambio para hacerlo permanente, la estabilización de un cambio equilibrando las fuerzas que lo impulsan y las que lo restringen. Se trata de fuerzas impulsoras por medio de las cuales se pueden reducir las fuerzas restrictivas.
El cambio hace que las cosas sean diferentes, los cambios intencionales y dirigidos a las metas, se utilizan agentes de cambio que son las personas que actúan como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar los cambios. Son muchos los retos que enfrentan las empresas en la actualidad, en el ámbito mundial, esto por lo tanto lleva a la necesidad de un cambio y así poder tener un mejor entendimiento en las relaciones comerciales, de negocios y de comunicación en general, es decir la calidad.
Para llevar a cabo un cambio se necesita hacer un diagnóstico de la necesidad del mismo. Ahora bien, si lo que se busca es el cambio en la organización en general es conveniente verla como un sistema abierto, como aquel sistema que sirve para coordinar las conductas de sus departamentos. Como organizaciones los sistemas abiertos se acomodan en orden jerárquico, o sea que se compone de grupos, que de paso se componen de puestos individuales. Si se utiliza un modelo de diagnóstico se deben incluir tres niveles o sea la organización, el grupo y el puesto individual.
Cuando se detecte el problema, en donde hay que realizar el cambio o los cambios, hay que determinar que requiere la organización, lo que necesita. Las empresas que desean ser exitosas, crecer y desarrollarse soportan mejor los cambios planeados y saben también diagnosticar la situación o los problemas que los afectan.
Para llegar entonces a obtener la calidad en el mundo de las empresas es conveniente hacer un diagnóstico de la situación de la empresa; además realizar un cambio planeado, con metas específicas.
La comunicación en esta etapa es vital y deberá
controlarse adecuadamente sobre todo cuando se trata en el aspecto interno
haciendo una lista de la forma en que deberá llevarse a
cabo:
Definiciones y Políticas Institucionales
* Participación del personal en la toma de
decisiones
* Comunicados Internos de la Alta Dirección al resto del
personal
* Información sobre el cumplimiento de objetivos, metas,
obstáculos.
* Enfrentamiento de problemas y participación en
soluciones
* Directrices para los niveles intermedios y operativos
*
Congruencia entre lo que se dice y se hace
* Estructura de Soporte
*
Departamento o entidad responsable
* Medios ad hoc de difusión
*
Mecanismos de evaluación y reconocimiento
* Programas y recursos
específicos
* Unidades de negocio (nivel departamental, áreas, oficinas)
*
Cumplimiento de las políticas y normas
* Participación de colaboradores en el
análisis de problemas y en la toma de decisiones
* Comunicación informal:
jefe - colaboradores, colaboradores entre sí
* Relaciones de intercambio y
colaboración con otras áreas del negocio
* Repercusiones en el clima
organizacional: cumplimiento de compromisos, certidumbre, confianza,
objetividad
* Personal Directivo, Mandos Medios, empleados y
Trabajadores
* Claridad en la definición de los propósitos, finalidad y
expectativas del trabajo y su contribución a las metas del negocio
*
Información sobre los productos y/o servicios
* Insumos de información para
el desempeño del trabajo
* Cambios en las políticas y procedimientos de
administración y operación
* Seguridad e Higiene en el trabajo
*
Evaluación del desempeño
* Metas y resultados alcanzados
* Programas y
procesos de mejora continua
· Eventos culturales, sociales y
recreativos
Comunicación Institucional Externa
* Cobertura de todos
los ámbitos del negocio
* Clientes
* Proveedores
* Público
*
Gobierno
* Empresas del sector,
* Otros de carácter
internacional
* Utilización adecuada de medios, mensajes o contenidos
*
Calidad
* Pertinencia
* Oportunidad
* Consistencia
*
Congruencia
· Evaluación de impactos y resultados
Variedades de
Comunicación:
* Informativa
* Necesaria como Insumo para Desempeño de
Actividades
* Destinada a la Formación y Desarrollo del Factor Humano
*
Generadora de Conciencia o Convencimiento
· Desencadenadora de
Reacciones
Algunos Tópicos Relevantes a Evaluar:
* Grados de
penetración de la comunicación acerca de: Misión Valores, alcances, expectativas
de la empresa.
* La información como generadora de valor agregado y factor de
competitividad.
* Compenetración del personal con la responsabilidad ética y
social de la empresa.
* Divulgación/actualización de procesos, proyectos y
cambios institucionales.
* Aclaraciones, enfrentamiento y resolución
pública de problemas y asuntos de interés interno o público.
* Importancia de
los recursos destinados a los sistemas de comunicación, su suficiencia y
oportunidad. Madurez de dichos Sistemas.
* Asunción de responsabilidades
relacionadas con los procesos y programas de comunicación.
* Reconocimientos,
sanciones o advertencias al personal o desde el personal, derivados de los
procesos de comunicación.
* Grados de satisfacción de las necesidades de los
clientes sustentados en los Sistemas y procesos de comunicación.
Con una revisión adecuada a la comunicación se llega
a lo que se ha dado en llamar la coalición.
La coalición es conseguir que
otros miembros de la organización apoyen la petición.
La ventaja de la
coalición es que se forman grupos grandes y son los que tienen más fuerza. Es la
manera de ganar influencia para detentar poder. Una de las desventajas es que
puede ser difícil, arriesgado o caro.
Las coaliciones dentro de las
organizaciones pretenden aumentar su tamaño al máximo, pero de acuerdo a las
ciencias políticas se mueven en otro sentido. Tratando de reducirse al tamaño
justo.
Las coaliciones en las organizaciones buscan miembros que
respalden los objetivos de la coalición, ampliándose para incluir la mayor
cantidad posible de intereses. En las organizaciones autocráticas no se busca
aumentar el tamaño de la coalición al máximo. Otra situación de las coaliciones
es lo que se relaciona a la interdependencia que existe en la
organización.
Otro aspecto es que cuando las actividades que realicen los
trabajadores tendrán influencia en la formación de coaliciones, cuando más
rutinario es el trabajo de un grupo mayor probabilidad hay de que se presenten
coaliciones. Las coaliciones son efectivas para lograr alguna petición de todo
el grupo de trabajadores.
Desde luego las coaliciones tienen ventajas y
desventajas. El conflicto es un proceso que se inicia cuando una parte percibe
que otra la ha afectado de manera negativa, o está a punto de afectar de manera
negativa alguno de sus intereses.
La posición tradicional. Generalmente se
suponía que todo conflicto era malo. Se usaba como sinónimo de violencia,
destrucción o irracionalidad para reforzar su connotación
negativa.
Posición de las relaciones humanas ante el
conflicto.
Se decía que el conflicto era natural dentro de los grupos.
No se podía eliminar e incluso podía ser benéfico para el desempeño del
grupo.
Posición interactiva.
La idea de que el conflicto no es sólo
es una fuerza positiva en un grupo, sino que es imprescindible para que el grupo
se desempeñe bien.
De acuerdo con las tendencias actuales al mantenerse en
una posición interactiva se puede cuestionar a los demás de manera franca, de
esa manera se tienen mejores oportunidades de llegar a un acuerdo.
El
conflicto por sí mismo puede ser funcional es decir que puede reforzar las metas
del grupo y mejorar su rendimiento y el conflicto disfuncional es el que
entorpece el rendimiento del grupo. Un ejemplo de las diferente etapas del
conflicto es el siguiente:
Etapa 1.
El momento de la oposición o
incompatibilidad.
Etapa II.
Se siente y se percibe el conflicto.
Etapa
III
Aparece la intención de manejar el conflicto, de competir, colaborar,
convenir, evitar y adaptarse. Estas intenciones intervienen entre las
percepciones y las emociones de las personas y su conducta es franca. Está la
decisión de actuar de una manera dada. En esta etapa aparecen dos dimensiones,
la de cooperar y las cinco intenciones que son competir (que puede ser asertivo
y poco cooperativo), el colaborador (dogmático y cooperativo), evasivo (no
dogmático ni cooperativo); acomodaticio, es aquél que está dispuesto de una de
las partes del conflicto para colocar los intereses de la otra por encima de los
propios. (No dogmático y cooperativo ) y conciliador (a medidas dogmático y
cooperativo). Esta última es la situación en donde las dos partes de un
conflicto están dispuestas a ceder algo.
Etapa IV.
La Conducta
está la reacción a la situación de una y otra parte. Este es un proceso dinámico
de interactuación. Se pide algo y se discute, se amenaza y se devuelve la
amenaza.
Etapa V.
Resultado. El grupo rinde mejor o bien se comporta
peor.
Aquí se maneja el juego y la reacción de las partes en conflicto para
obtener resultados funcionales.
El proceso siguiente es la negociación,
que se explica a continuación: Las negociaciones son lo más común, generalmente
invaden las interactuaciones de casi todos los miembros. Las negociaciones son
procesos mediante los cuales dos o más partes intercambian bienes o servicios y
conviene algún tipo de cambio para ello. Se utilizan diferentes estrategias, por
ejemplo, la negociación distributiva es aquella en la cual se pretende dividir
una cantidad fija de recursos, una situación de ganador-perdedor. Un ejemplo
común de la negociación distributiva es de las negociaciones salariales
obrero-patronales.
La negociación integradora, esta negociación
funciona a partir del supuesto de que existen uno o varios arreglos que conducen
a una solución para ganar-ganar.
G) DIFERENCIAS EN LA APLICACIÓN DE LA TEORÍA Z
A continuación se presentan las diferencias que existen entre las culturas de México con la de Estados Unidos y Japón, ya que es a partir de ellas que se hacen aplicaciones diferentes en la Teoría Z.
Las características primarias de la cultura
organizacional son las siguientes:
- Identidad de los miembros. En la cultura
Japonesa se encuentra que hay mucha identidad de los miembros con la
organización como un todo, no siendo el caso con los Estados Unidos ya que ellos
se identifican como grupo trabajador y en México se tiende a ser
individualista.
- Énfasis en el grupo
El grado en que las actividades
laborales se organizan en torno a grupos y no a personas. Esto ocurre
principalmente en los Estados Unidos y en México, siendo en Japón que se tiene
más conciencia de la cultura organizacional ya que incluso cuando se organizan
huelgas se realizan paros de una hora.
- Enfoque hacia las
personas.
El grado en que las decisiones de la administración toman en cuenta
las repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización.
En México esto se está llevando a cabo a partir del Tratado de Libre Comercio y
de la globalización. En Japón se manejan muy adecuadamente considerando a los
empleados y las repercusiones que tengan. No es así en el caso de Estados Unidos
en donde al empleado se le informa sobre el tipo de trabajo y de riesgo y lo
demás es por su decisión, es decir, en los trabajos de alto riesgo. Las
repercusiones tomadas por las organizaciones no toman en cuenta a los grupos de
niveles más bajos.- Integración en unidades.
El grado en que se fomenta que
las unidades de la organización funcionen de forma coordinada e
interdependiente. Esto parece suceder solo en Japón y en unas cuantas empresas
estadounidenses,
- El control.
El grado en que se emplean las
reglas, reglamentos y supervisión directa para vigilar y controlar la conducta
de los empleados. Se maneja en las tres culturas.
- Tolerancia al
riesgo
El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos,
innovadores y arriesgados. Se fomenta en las tres culturas en forma
constante.
- Los criterios para recompensar
El grado en que se
distribuyen las recompensas, como los aumentos de sueldo y los ascensos, de
acuerdo con el rendimiento del empleado y no con su antigüedad, favoritismo y
otros factores ajenos al rendimiento. En este aspecto no se conoce a fondo la
forma en que se están manejando en las tres culturas.
- Tolerancia al
conflicto
El grado en que se fomenta que los empleados traten abiertamente
sus conflictos y críticas. La cultura japonesa destaca precisamente por esa
forma de hacer las cosas. Este es uno de los puntos claves de la Teoría Z. El
manejo conveniente de los conflictos y de ahí ir a la búsqueda de
soluciones.
- El perfil hacia los fines o los medios
El grado en que
la administración se perfila hacia los resultados o metas y no hacia las
técnicas o procesos usados para alcanzarlos. Es conocido que en la cultura
organizacional estadounidense se manejan por resultados y se tiene en México a
hacer lo mismo.
- Enfoque hacia un sistema abierto.
El grado en que la organización controla y responde
a los cambios en el entorno externo.
La cultura japonesa se destaca por la
forma en que responde hacia los cambios, ocurriendo algo similar pero no con
tanta fuerza en los Estados Unidos y México, siendo este último país el más
lento a responder a los cambios en el ambiente en la
actualidad.
Queda mucho por hacer en el caso de la aplicación de una cultura conveniente en México y manejar las culturas en forma precisa. Hay muchos estudiosos del tema, tanto que se han formado tipos de culturas como siguen: "la academia", "el club", "el equipo de béisbol" y "la fortaleza". Los clubes conceden mucha importancia a la adaptación, a la lealtad y al compromiso, ejemplos de empresas que han formado así su organización son Delta Airline, United Parcel Service; El Equipo de Béisbol son las organizaciones como los despachos de contadores, abogados, banca de inversión y asesoría, generalmente se trata de personas arriesgadas e innovadoras; La fortaleza ofrece seguridad de empleo, aquí se incluyen los hoteles, sociedades de productos forestales y empresas de exploración petrolera.
Cada cultura es diferente, de acuerdo a como se van compartiendo los valores; la cultura dominante es la que expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización; se tienen además las subculturas, se trata de miniculturas dentro de la organización que se definen de acuerdo con la denominación de los departamentos y la división geográfica; aparecen los valores centrales que son los primarios o dominantes aceptados en toda la organización.
Si uno busca formar su propia cultura hay que integrar, por medio de las costumbres y tradiciones presentes y cuando se empieza a partir de un negocio pequeño se van formando las ideologías y las visiones de los fundadores que siguen siendo compartidas por los empleados. El fundador fija la tónica, es decir puede ser agresivo y sus empleados lo serán, puede ser económico y sus empleados lo serán; luego se conserva viva la cultura cuando se tienen las prácticas adecuadas y acordes de selección, los actos de la alta dirección y los métodos para la socialización.
La cultura de la organización se aprende por los
relatos de casos, los rituales, los símbolos materiales y el lenguaje. La
comunicación organizacional según Frederick M. Jarblin se considera como un
proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un
proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad
dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de
identificación, de estructura. No obstante se debe considerar que esta
estructura no es estática, sino cambiante y que se ajusta de acuerdo con el
desarrollo de la organización. La comunicación en las organizaciones se
considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado
de actividades interrelacionadas.
H) UNA
REVISION A LA LITERATURA
La comunicación organizacional es un proceso de creación, intercambio, procesamiento y almacenamiento de mensajes dentro de un sistema de objetivos determinados. La toma de decisiones se desarrolla dentro de un mundo de comunicación y educación. Las organizaciones se enfrentan diariamente a retos y a momentos de decisión. Se involucran en la identificación de problemas y la solución de los mismos. Todo esto requiere de tener una mente abierta, muy racional para considerar las alternativas que tienen a su disposición. En las empresas mexicanas, por ejemplo: Grupo PULSAR, LADRILLERA MONTERREY, PRICE WATER HOUSE se tiene el compromiso a través de un programa amplio y completo de educación continua que permite asegurar que cada profesional avance constantemente.
En México se ha establecido el programa de educación continua conformado por un paquete de cursos que permite mantener al empleado actualizado. Cada año los cursos se preparan y se enfocan en función de los diferentes servicios profesionales que prestan a sus clientes, así como de las necesidades y obligaciones de su personal. Se actualizan los cursos, se introducen los temas de actualidad que demanda el país, con nuevas técnicas de trabajo desarrolladas e implantadas por la firma en el ámbito mundial. Se tienen además cursos específicos de actualización profesional que hacen énfasis en el conocimiento y manejo de técnicas Computacionales aplicadas a los distintos aspectos de la contaduría pública y de la administración.
La toma de decisiones es un proceso que se puede señalar como un cerebro y un sistema nervioso de la organización. Viene a ser la parte final del uso de información. Se hacen las decisiones acerca de la estrategia, estructura, innovación y temas muy importantes sobre la organización.
Las decisiones afectan el desenvolvimiento de la empresa y forman parte de la herramienta general de un ejecutivo. Cuando los ejecutivos se enfrentan al hecho de tomar decisiones deben mantener su mente alerta, además un gerente eficiente debe comprender muy bien la estrategia, las técnicas y los procedimientos implícitos en la toma de decisiones y aplicarlos en su trabajo.
El proceso de toma de decisiones organizacionales se ha descrito como una serie de pasos que llevan a la identificación de problemas y posteriormente a su resolución. Se hace en dos etapas, primero se identifica el problema y luego se soluciona. El primero de estos pasos se relaciona con la información acerca del ambiente y de las condiciones organizacionales que son estudiadas y revisadas en forma constante para poder determinar si el desempeño es satisfactorio y así diagnosticar la causa del problema. El segundo paso es aquél en el que se consideran las alternativas y se decide cuál se implementará.
La toma de decisiones es una parte muy importante en la operación de la empresa. La mayoría de las decisiones se hacen bajo la presión del tiempo, se evita así la oportunidad de analizar el problema detenidamente. Generalmente se hacen las decisiones sobre la base de juicios rápidos y mucho tiene que ver en ello la suerte. Los juicios se perfeccionan por medio de la experiencia. La suerte parece estar correlacionada con la experiencia y el juicio. La observación racional de un negocio que implícitamente desarrolla teorías de causa - efecto, aprendizaje por error y la colectividad, todas ellas desarrollan el buen juicio.
Los factores organizacionales involucrados en la
toma de decisiones son importantes. Toda la organización desde los altos jefes
hasta los subordinados se encuentran involucrados en la toma de decisiones
importantes.
Las empresas medianas y pequeñas tienen que redoblar los
esfuerzos para evitar cometer errores y tener que hacer una estrategia que
garantice su permanencia y su futuro. Los empresarios requieren desarrollar
mayor creatividad y contar con mejores herramientas para diseñar y establecer la
estrategia competitiva adecuada a las fuerzas y debilidades de la empresa, a fin
de que pueda permanecer y desarrollarse.
Una desventaja al ponerse de acuerdo los administradores, al llegar a una coalición, es que permite encontrar una solución que sea satisfactoria para todos los miembros, solo que se busca la solución al corto plazo y los administradores tienden a irse a lo más fácil y rápido. Aquí se hace la comparación con el enfoque científico que asume que un análisis puede abarcar cualquier alternativa razonable.
Toma de decisiones individuales. En la toma de decisiones individuales se mantiene un enfoque racional que le proporciona al ejecutivo las ideas para su toma de decisiones. Se utiliza un sistema analítico que el gerente va cumpliendo paso a paso; pero hay que recordar que la toma de decisiones se ve complicada debido al conocimiento imperfecto que existe cuando se tienen que hacer decisiones. El tiempo juega un papel muy importante, además de la competencia.
Los que toman decisiones se basan en supuestos, algunas veces basados en falsa especulación, lo que provoca explicaciones y conclusiones incorrectas. Aquellos que son precavidos verifican sus supuestos y en este caso el uso de la computadora ha llegado a ser una herramienta muy efectiva.
El proceso de decisión se divide en ocho pasos que comprende dos ramas. Por una parte se identifica el problema que incluye el conocer el medio ambiente, la definición del problema, la especificación de objetivos y el diagnóstico del problema. Por otra parte tenemos la solución del problema que para llegar a ello requiere de desarrollo, evaluación, elegir e implementar las alternativas.
También se tiene la otra cara de la situación y en este caso se trata de la racionalidad limitada que se caracteriza por restricciones de tiempo y de recursos. En este caso se hace uso de la intuición, de la experiencia, del juicio personal. Se aplica el enfoque de racionalidad limitada cuando se dan los casos de situaciones imprevistas, que están fuera de programa.
En la empresa Price-Waterhouse cada persona toma decisiones que están relacionadas con su posición y con el medio ambiente. Los gerentes son responsables de las decisiones que afectan a los demás. Es el gerente el que toma la decisión, quien selecciona el método de acción dentro de las posibles alternativas para poder lograr el resultado deseado.
Ambiente Organizacional.
o Ambiente
interno
En muchos sentidos el ambiente interno refleja la
turbulencia externa de la organización y se vuelve cada vez más incierto y menos
manejable, exige continuamente diferentes tipos de administradores y técnicos,
requiere que se centren sobre el desempeño de metas distintas a la tradicional,
a la productividad alta y la rentabilidad.
El clima de la organización
es un parámetro de orden, es decir, una característica que sobresale en forma
distinta del ambiente interno de una organización, que resulta de las
interacciones de muchos elementos diferentes a un nivel micro. El clima
organizacional se siente, se experimenta o se percibe antes de que se haga
cualquier intento de analizarlo. Es fácil detectar al Personal desatento; el
desorden, la suciedad, el retraso para hacer las cosas, el equipo y las
instalaciones con reglas rígidas, el formalismo frío y la superficialidad en el
manejo de los deberes, todo esto son indicadores de climas organizacionales
malos.
El clima organizacional es el producto final de muchas acciones, diseños, retroalimentaciones, interacciones y saltos que pueden evolucionar durante meses o años. Un rasgo particularmente crítico es la adaptabilidad humana individual, que frecuentemente va en contra de la adaptabilidad organizacional global y a largo plazo. Un elemento más que contribuye a la evolución del clima organizacional es la tendencia a rodearse de gente parecida. Los ejecutivos prefieren ejecutivos que encajen dentro de la organización existente. El clima organizacional se refiere a la percepción intuitiva, quizá subconsciente del ambiente interno por parte de los empleados incluyendo a los administradores, clientes y visitantes. El estilo cognoscitivo describe la manera general del pensamiento o del enfoque para la solución de problemas de la organización. Tiene este estilo varias dimensiones como el grado de creatividad, espontaneidad o capacidad de innovación, enfoque sistemático, enfoque subjetivo contra objetivo, grado de flexibilidad o rigidez, enfoque reduccionista, papel de la intuición e importancia atribuida a la racionalidad.
Las organizaciones, al igual que los seres humanos, son siempre únicas. Cada una de ellas tiene su propia cultura, sus tradiciones y sus métodos de acción, lo que en su totalidad, constituyen su clima.
Por su experiencia, las organizaciones han llegado a darse cuenta que un ambiente estable es una inversión a largo plazo. Una disciplina exagerada o demasiadas presiones al Personal pueden lograr un buen desempeño a corto plazo, pero con un costo muy fuerte, a cargo de ese activo llamado clima. El clima varía a lo largo de un continuo que va de favorable a neutro y a desfavorable. La búsqueda es hacia lo favorable ya que los beneficios son tanto para patrones como para empleados, por ejemplo, un mejor desempeño y más satisfacción en el empleo.
Los trabajadores de una empresa sienten que el clima
es favorable cuando están haciendo algo útil que les proporciona un sentido de
valor personal. Se ha señalado que las personas tienden a buscar un empleo que
represente un desafío o que sea intrínsecamente satisfactorio. Los empleados
buscan la responsabilidad y la oportunidad de tener éxito, quieren ser
reconocidos en su valor como individuos y sentir que la empresa se preocupa por
sus necesidades y problemas.
El clima de cada empresa se desarrolla y
comunica a través de un sistema de comportamiento organizacional. El sistema de
controles dentro de una organización interactúa con las actitudes del empleado y
los factores situacionales para dar origen a una motivación específica para cada
empleado en un momento determinado.
Las organizaciones tienen fronteras que son
claramente identificables, que se mantienen como una entidad distinta del medio
ambiente. De esta manera nos podemos dar cuenta que las organizaciones tienen
una fuerte influencia en el mundo que las rodea, como es la política, el aspecto
social, la economía, la religión y la familia, se sabe que incluso que hay
grupos de familias enteras que dependen de las organizaciones, es decir, por
medio del sueldo o salario que le es entregado a su trabajador y que sirve para
el sostenimiento de la familia y de esa manera coopera en la sociedad.
Las
organizaciones las vemos como sistemas y los sistemas como conjuntos de
elementos que interactúan y que adquieren recursos del medio ambiente, los
transforman y los mandan al exterior.
La Organización. - Se concibe la organización como la identificación y clasificación de las actividades requeridas; el agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos; la asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla y la obligación de realizar una coordinación horizontal. Es así como la estructura organizacional se deberá diseñar para que aclare puestos, obligaciones y responsabilidad por los resultados.
Es así como encontramos organizaciones que pueden ser: formales, en este caso el medio ambiente es estable y no hay incertidumbre, la tecnología que se maneja dentro de la estructura funcional es rutinaria, existe poca interdependencia, buscan la forma de tener metas eficientes y el manejo de la calidad, tienen el manejo de estadísticas, con autoridad con el manejo de economías a escala con departamentos como la misma estructura, es decir, funcionales, la flexibilidad que se tienen en estas va de acuerdo a las metas de la organización. Entre las debilidades que encontramos en la organización formal está el hecho de que las decisiones se toman arriba, muy centralizadas, el trabajo se acumula de arriba para abajo, además de que la innovación no siempre está presente y sus metas organizacionales son cerradas.
El Ejecutivo Plural y el Consejo de Administración.
La mayoría de los comités son de naturaleza no administrativa, aunque algunos
tienen el poder de la toma de decisiones y es en estos donde se conoce el
ejecutivo plural, que se puede establecer por ley o por resultado de una
decisión administrativa; el alcance de autoridad para administrar y tomar
decisiones no es siempre fácil de evaluar; por lo general se ubica en el campo
de la estrategia o la creación de políticas; muchas compañías hacen la
distinción entre estrategia/formulación de política y ejecución. Se dan casos en
que se llegan a tener comités para áreas funcionales especializadas como
ingeniería, distribución, producción, relaciones públicas.
La computadora
indudablemente que ha afectado a las organizaciones tanto en su estructura como
en sus funciones y en el ambiente interno en general. Las organizaciones se han
visto ante la necesidad de más información, de conocer más respecto al ambiente
interno y el externo y no se cuenta todavía con un programa completamente maduro
para monitora el ambiente interno de la organización. Las organizaciones
exitosas y competitivas carecen de información básica - en ocasiones - respecto
a sus existencias, inventarios, partes de repuesto, pedidos, etc.
Por medio de un programa computarizado se puede mejorar el conocimiento del ambiente interno, se puede mostrar información, e integrar y sintetizarse mediante modelos. Los altos directivos deben poseer una capacidad de información organizacional total selectiva y de prioridades.
Además de la influencia que dan la estructura, la tecnología y el medio ambiente para el éxito, tal vez la contribución más directa para la efectividad organizacional resulta del comportamiento de los mismos empleados. Son los empleados quienes constituyen la estructura de la organización y los que hacen uso de su tecnología, más aún, son ellos quienes responden a las variaciones y presiones del medio ambiente. Es un hecho que la llave para el éxito de la organización es la manera en que sus miembros trabajen unidos para cumplir los objetivos.
Para asegurar el éxito, todas las organizaciones deben de poder dotarse y mantener una fuerza de trabajo calificada de hombres y mujeres. Esto significa que además del reclutamiento, de la contratación y de colocar individuos dentro del sistema adecuadamente; las organizaciones deben de ser capaces de retener a los empleados, ofreciéndoles recompensas atractivas dependiendo de su contribución, ya que son relevantes para la satisfacción de sus necesidades individuales.
Las organizaciones también deben de asegurar el desempeño del papel del empleado, la administración debe de saber que todos los empleados van a desarrollar su trabajo asignado de la mejor manera, de acuerdo a sus habilidades. Un empleado sólo debe desarrollar su labor indicada, ya que si hace otras cosas que no le corresponden, va a afectar el desempeño de la organización, ya que van a tener menos tiempo disponible para desarrollar actividades dirigidas a cumplir la meta. La efectividad de la organización requiere de un comportamiento espontáneo e innovativo; para poder responder a las emergencias que se susciten, es necesario que los individuos actúen y tomen decisiones por sí mismos, para responder de acuerdo a lo que es mejor para la organización. Como ejemplos podemos citar un comportamiento creativo que incluye dar sugerencias para improvisar un proceso de manufactura, o la decisión de ignorar una particular regla o procedimiento bajo ciertas circunstancias en que sea necesario. Una verdadera organización efectiva trata de proveer una atmósfera de trabajo en donde los empleados no solo tengan que efectuar su tarea primaria, sino que asuman la responsabilidad de pensar y actuar de manera creativa, mejorando así la eficiencia y los esfuerzos para cumplir con los objetivos.
Existe un compromiso organizacional que se refiere a la relación de un individuo con la empresa que lo hace tomar una actitud más fuerte y positiva hacia ella por lo que se incrementa el deseo de mantener al miembro dentro de la organización, ya que el empleado está dispuesto a dar algo de sí mismo para contribuir a la realización de las metas organizacionales.
Los administradores pueden aprender a incrementar el compromiso del empleado teniéndolo en mente en los planes de la organización, poniendo niveles de salarios relativamente altos, buenos beneficios, oportunidades de crecimiento personal e implementando programas de entrenamiento; éstas acciones deben servir para hacer a la organización más atractiva para el empleado, en comparación con otras organizaciones. Este compromiso produce que los empleados que se sientan verdaderamente identificados, mostrarán probablemente mayor participación en las actividades organizacionales, en consecuencia de esto se incrementa el deseo del trabajador de permanecer y poder contribuir a las metas en que cree firmemente, involucrándose más en su trabajo ya que es el mecanismo para cumplir su compromiso. El desempeño del empleado dentro de la organización depende de varios factores, como pueden ser las habilidades, el carácter, sus intereses, el nivel de motivación, la claridad y aceptación de su labor.
El desempeño del individuo dentro de las organizaciones depende de un conjunto de factores, que si son implementados adecuadamente, lo llevarán a alcanzar la productividad.
Todas las organizaciones tienen necesidades y metas, por lo que demandan a individuos para que cumplan con ellas. Dichas demandas son percibidas por los miembros de la organización como sus necesidades, valores y metas personales, por lo que se debe de establecer un criterio similar entre las necesidades de la organización y el individuo, para no desviar la meta y llegar a ella.
La mejor manera de que el individuo tenga un máximo aprovechamiento personal es la de instituir métodos modernos de capacitación en el lugar de trabajo, ya que por medio de ésta, se tiene un mejor entendimiento de como desarrollar su labor y de lo que la organización espera de él.
Se deben de crear métodos modernos de supervisión, en los cuales la administración busca crear un ambiente de confianza, promover la comunicación en ambos sentidos, así como el trabajo en equipo; en ningún momento se debe de culpar al trabajador de lo sucedido por otras causas, ni crear una supervisión en el que el motivo que mueva al empleado a realizar su labor sea el miedo a las represalias. Todo esto debe de comenzar desde la alta administración para crear un medio adecuado y apto para trabajar, eliminando los peligros físicos que puedan existir para el trabajador y así puedan realizar sus tareas eficazmente. Eliminar las barreras entre los departamentos lleva a un mayor entendimiento de los individuos dentro de la organización ya que se da una buena comunicación y se pueden dar a conocer las metas y la misión general de la organización; logrando con esto que se fomente el trabajo en equipo para una mayor productividad.
III. MÉTODO
Se
lleva a cabo una investigación no experimental, transversal, utilizando como
técnica de recopilación de información, como instrumentos una serie de artículos
y libros que ilustran sobre el tema del Desarrollo Organizacional así como la
Teoría Z.
La investigación es descriptiva no experimental ya que pretende analizar la forma que se está dando la comunicación en las organizaciones al aplicar el método de Desarrollo Organizacional. Se hace una revisión a la bibliografía y se presentan las conclusiones de lo investigado.
CONCLUSIONES
En la bibliografía investigada se encontró
el material suficiente para conocer que en el caso de México se están llevando a
cabo las intervenciones de Desarrollo Organizacional con la aplicación de
diferentes teorías de ciencias de la conducta y en forma específica con la
Teoría Z. Una de las ventajas de esta teoría es que permite reorientar sus
estrategias para acomodarse a las expectativas de cada país, a las necesidades
de cada uno de ellos con prioridades estructurales que los mantienen con las
novedades que se dan con el paso del tiempo. Manejan también niveles de
interdependencia.
Se puede concluir que en México se está empezando a
manejar adecuadamente el cambio, ya que las organizaciones actuales rediseñan la
mayor parte de los sistemas que componen una compañía. Lo importante en querer
cambiar la mayoría de los procesos está en dar una buena educación (uso de la
teoría Z) a las personas que van a participar en el cambio.
La estructura de la organización, el uso del poder,
de la autoridad, en línea, de staff y en fin los diversos comités que se tienen
dentro de las empresas de negocios, ha ido variando al paso de los años y se van
acomodando a las circunstancias de cada negocio. En la Administración el camino
es muy amplio aunque difícil, el ser humano, creativo como es, encuentra siempre
la forma de adaptarse a su entorno y de crear las mejores herramientas para
tener éxito.
Son muchos los factores que influyen en un trabajo de equipo,
todavía no puede decirse que son equipos modernos, libres de costumbres y
ataduras, sino que presentan restos del pasado, existe mucho individualismo y a
pesar de que se encuentra que se aprende fácilmente de los demás por la
capacitación proporcionada, se mantiene un nivel, una ligera línea de autoridad
que no se comparte. Cuando se llevan a cabo trabajos de equipo en conjunto con
otros departamentos en las áreas de manufactura, es cuando resalta más la duda,
la falta de conocimiento o seguridad y menos habilidad integración con el
equipo. El camino, como ya se dijo, es largo, falta mucho por hacer, pero por lo
pronto lo que ha surgido en los estudios realizados indica la necesidad de
verificar el diseño del trabajo del equipo de funciones cruzadas.
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