TRABAJO
# 4
Elaborado por: Lic. Mary Orquídea Parra Hernández
C.I.
13.579.126
Los participantes deben describir una Actividad de
la cual son dueños o co-dueños.
ACTIVIDAD: En el año 1.882 el Sr.
Samuel J. MOORE, establece una pequeña planta en Toronto-Canadá, creando la
primera forma de registro comercial: un libro de ventas. Nace así MOORE Busines
Forms, convirtiéndose en la pionera de la industria de forma de registro para
negocios. Entre 1.929 y 1.934 se forma MOORE Corporatión, por medio de la alianza
con tres de las compañías más grandes en el negocio de las formas. MOORE se
constituye legalmente en Venezuela, en el mes de Julio del año 1.969, ubicando
una pequeña planta en la zona industrial San Vicente, estado Aragua y bajo la
denominación; MOORE Bussines Forms. En Octubre de 1.971, MOORE Bussines Forms
cambia su denominación o razón social a Formularios y Procedimientos MOORE S.A,
debido a la adquisición de la mayoría de las acciones por capital venezolano.
En 1.979 cambia a su sede actual de la zona industrial
Me desempeño en
PROCESO: Se
puede decir que existen 2 procesos para el cargo en el cual me desempeño, estos
son: Evaluación del Crédito y Análisis de Cuentas
Ø
Evaluación del Crédito (Personas Involucradas en el proceso Jefe de
Crédito y Cobranzas, Analista,
Administradora de Ventas, Gerente de Ventas.
Figura. 1
Revisar Contrato
¿Cumple con los requisitos? No
Si Consulta a Gerencia de
Ventas o Administración
Ø
Evaluación de Cobranza (Personas Involucradas: Administradora de
Ventas, Analista y de ser necesario el Jefe de Crédito y cobranzas)
Jefe de Crédito y Cobranza Oficina de Ventas Analista de Cuentas
Figura. 2
ESTRUCTURA: Figura. 3 Organigrama Informal del Proceso
Jefe de Crédito y Cobranza:
Garantizar a
Gerente de Ventas: Organizar, promover,
dirigir y controlar todas las actividades del grupo de consultores a su cargo,
así como el manejo administrativo de la región que ocupa, para garantizar el
cumplimiento de los objetivos planteados por
Fuerza de Ventas: Comercializar los
productos MOORE y asesorar a su cartera de clientes ante cualquier
requerimiento, lograr el crecimiento vertical en todas las cuentas asignadas a
través de proceso gerencial de ventas, contactar telefónicamente o electrónicamente
a clientes para realizar medición de satisfacción, apoyar a la gestión de
cobranzas, minimizando los días calle.
Administradora de
Ventas:
Administrar una eficiente gestión de ventas,
crédito y cobranzas para garantizar el aprovechamiento eficaz y
eficiente de los recursos, así como también el oportuno retorno de la inversión
de la empresa, garantizando la vigencia de la documentación requerida por sus
sistemas de registros de proveedores en los términos de oportunidad y
puntualidad, recibir, revisar, cargar y/o enviar a planta los contratos de
ventas de acuerdo con la normativa vigente para tal fin, chequear las
solicitudes de Crédito para los por los clientes nuevos, hacer el seguimiento a
los procesos de facturación y despacho de la mercancía, controlar las cobranzas
efectuadas por cada consultor y su oportuno reporte de acuerdo con la fecha de
vencimiento y fecha de cobro, controlar los talonarios de cobro en poder del
consultor, tramitar, analizar y hacer seguimiento a las devoluciones de mercancía,
grabar en el sistema y hacer seguimiento a los Reportes de No conformidad,
garantizar la actualización de la cuenta del cliente, informar a las áreas de
servicio al cliente y crédito y cobranza sobre los cambios de zona de
consultores-cobradores, analizar las cuentas por cobrar en cuanto a días en la
calle, cobranzas diarias, cuotas y su antigüedad de deuda de acuerdo a las
políticas de la empresa, suministrar los primeros 5 días de cada mes al
consultor las cuotas de cobranzas elaboradas por el Jefe de cobranzas, analizar
reportes estadísticos de ventas y cobranzas con frecuencia diaria y mensual.
Analista de Crédito y Cobranzas: Consiste en la
evaluación y aprobación diaria de
órdenes de producción de los clientes, revisión diaria de la cobranza,
elaboración de Notas de Créditos, elaboración de Notas de Débitos, auditoria a
vendedores, prueba de sustanciación de clientes, control de Correlativos de
Recibos de Cobro, control de Correlativos de Solicitud de Documentos Fiscales,
establecimiento de Cuota de Cobranza mensual
por oficina y por Vendedor de las
zonas de análisis, estadísticas de Notas de Créditos, análisis y saneamiento de
las Cuentas por Cobrar.
TECNOLOGÍA: MOORE
de Venezuela, por ser una empresa transnacional siempre esta en la búsqueda
continua de mejorar los procesos tecnológicos, en estos momentos contamos con
computadoras, escáner, fax, servicios telefónicos, servicio de Internet, intranet, aplicación de
Dataflex, herramientas de Cristal Report, sistema de gestión (ORION) y otras
herramientas que utilizamos para el proceso.
Es importante destacar que en RR Donnelley, como
muchas compañía de talla internacional, se enfrenta a partir del mes de Abril de este año con la implementación del Sistema JDEdwars es un sistema ERP, por sus
siglas en ingles. Entrerprise Resource Planning o en español Planeación de
Recursos Empresariales. Estos son sistemas integrados que busca mejorar la
excelencia operacional y financiera; estandarizar procesos y cumplir con estándares
de controles internacionales, entre ellos Sarbanes- Oxley. Con estos retos en
mente se determino implementar JD Edwards en Latinoamérica, comenzando con
Venezuela, El salvador, Guatemala, Costa Rica, honduras y México. Ya ha sido
implementado con éxito en las filiales de Europa y Asia.
IMPULSOS: MOORE es un proveedor de
servicios de impresión integral, y presta servicios a todos los segmentos del
mercado, entre ellos, clientes pertenecientes a las industrias de tecnología,
telecomunicaciones, servicios financieros, minoristas, salud, alimentos,
automotriz, gobierno y muchas otras. MOORE se siente comprometido con el
éxito de sus clientes, proporcionando soluciones en formas impresas y
fiscales, etiquetas, impresión comercial y línea de oficina. Estas
situaciones son las que hacen que los procesos se mejoren y estemos siempre a
la vanguardia en servicios y productos gráficos, ofrecemos también un conjunto
completo de servicios de impresión variable y soluciones específicas para su
negocio.
LIMITACIONES: Una de las limitantes que puedo observar, es
que los cargos gerenciales son designados de acuerdo a la antigüedad de la
persona en la empresa y no por la capacidad profesional.
INTIMIDADES: MOORE
de Venezuela, S.A., al ser una empresa trasnacional no se ven estos tipos de
problemas, si existen puestos ocupados por familia (esposos), pero no influye
en nada mi proceso. En referencia a otros tipos de intimidades si se observa
una pequeña división dentro del departamento, el mismo esta conformado por 8
Analistas y 1 Jefe, 6 de ellos tienen
menos de 2 años en la empresa y las otras 2 tienen entre
FACTORES EXTERNOS: Entre los factores externos que afectan el
proceso del Crédito están algunos requisitos que son exigidos por la empresa
para la evaluación del mismo, estos casos se presentan de acuerdo al tamaño de
la empresa (cliente), en cuanto a la evaluación de
MOTOR DEL CAMBIO: Dentro del proceso en el cual soy dueña, e
implementado unos lineamientos recientes que mejorara el proceso en cuanto a
ARTICULOS DE INTERNET RELACIONADOS CON EL PROCESO
10
pasos para cobros eficaces
Adapted from content excerpted
from the American
Express® OPEN Small Business Network
http://www.herramientaempresarial.org/Article.jsp?id=if-amx00008&catid=40&lid=28&locale=28
Este articulo
es muy interesante en cuanto la gestión de cobranza, si bien es cierto; como lo
expresa el autor una política efectiva de cobranza es aquella que tiene un
sistema formal para garantizar el pago de la cuenta vencida. Dentro del
departamento de Crédito y Cobranza se realizo una herramienta muy interesante que
permite realizar seguimiento a la deuda de nuestros cliente, este sistema nos
muestra la factura, el estado de cuenta, los contactos y las observaciones que
se usan para plasmar la conversación con el cliente y los compromisos
adquiridos, es usada por los Analistas como
Cómo proteger y mejorar
las calificaciones de crédito de la empresa
Adapted from content excerpted
from the American Express® OPEN Small Business Network
http://www.herramientaempresarial.org/Article.jsp?id=if-amx00010&catid=40&lid=28&locale=28
Este artículo cita la importancia de
mantener un excelente informe crediticio, de igual forma lo indispensable de
revisar con detalles los estados de cuentas, las deudas sin cancelar por el
cliente vencidas y el comportamiento con otros proveedores. Si bien es cierto,
a través de un buen análisis se puede conocer la solidez del cliente y determinar la probabilidad de pago del
futuro cliente. De acuerdo al análisis
de este artículo es muy importante hacer seguimiento o revisión periódica a los
documentos de los clientes, a fin de evaluar su límite de acuerdo al récord de
pago.
Se puede resumir los
pasos expuestos en este artículos: Revise
su informe con regularidad, esto permitirá buscar los errores, cuentas
antiguas, imperfecciones, logrando obtener la confianza hacia el cliente, actualice
los detalles; este paso es muy importante si vemos le movimiento del cliente en
los bancos (Referencias Bancarias) y/o cortes de cuentas bancarias, corrija los
errores, esto contactando directamente al emisor, pague las cuentas a tiempo,
esto se puede verificar con las Referencias Comerciales.