| CRITICAS TRABAJO 4 | ||||
| Elaborado por: Lic. Mary Parra | ||||
| Autores | ||||
| Puntos | Lic. Yeraldine Fuenmayor | Ing. Jairo Aranguren | Lic. Nestor Arellano | Criticas |
| Actividad | Consiste en la gerencia general del personal que labora en el centro de Comunicaciones y las diferentes actividades inherentes al desenvolvimiento del sitio, como la publicidad y mercadeo, el servicio al cliente y la compra de artículos, materiales y suministros. | Cargo : Coordinador de Implantación Proyecto Caripito, su actividad consiste en 3 fases: Fase Previa a Implantación, Fase Operativa Técnica, Fase Operativa Administrativa y Fase de cierre de obra | La tarea de hacer el trabajo profesional que se debe realizar en la biblioteca, los procesos técnicos, las adquisiciones, recuperación de información y otros. | Yeraldine Fuenmayor, de acuerdo a su cargo como Gerente, realiza muchas actividades que aunque esten relacionadas a su cargo, existen otras que debe delegar, esto con el proposito de estudiar las debilidades y oportunidades tomando en cuenta el tipo de negocio y la competencia, Los otros 2 compañeros tienen procesos muy interesantes para el desarrollo en el area de Gerencia |
| Proceso | Los procesos aquí descritos se refieren únicamente a los más importantes entre los realizados por la participante. Los inerentens al desenvolvimiento diario de la organización a través del resto de los empleados no son descritos en esta sección. Proceso de Compra,Gerencia del personal, Administración General | Los procesos existentes en su actividad vienen acompañados directamente con el punto 1. desarrollandose en la Fase Previa a Implantación, Fase Operativa Técnica, Fase Operativa Administrativa y Fase de cierre de obra | Proceso de compra: se inicia con la solicitud,se procede a completar los datos bibliográficos de los libros solicitados, se hace una búsqueda,en el caso de que estén; se le notifica al profesor solicitante. Si los libros solicitados no están dentro de la colección; se ingresan a una base de datos de los libros solicitados por los profesores del año en curso. | Los distintos procesos involucrados, permiten el desarrollo de las actividades de cada uno de ellos donde son responsables |
| Estructura y Gente | Responsabilidades: Yeraldine Fuenmayor (Gerente General), Juana Pirela (Asistente Contable),Freddy Changarotti (Office Boy), Johnny Vottleler, Nelson Torres, Richard Araujo y Efraín González (operadores) Freddy Vergara (Asistente Técnico), | La estructura que presenta es de tipo lineal, en ellas se observan 4 tipos de cargos, Gerentes, Coordinadores, Supervisores y Lideres de proyectos | Relación entre cargos: La dirección de biblioteca comunica cada uno de sus requerimientos a los jefes de departamento, que a su vez, comunica estos requerimientos a cada uno de los colaboradores (Bibliotecólogos, Asistentes administrativos, auxiliares).Para llevar a cabo e proceso de compra, intervienen las siguientes personas:Profesores de la universidad, Directora de la Biblioteca, Jefe del departamento,Jefe de Apoyo a la Gestión (Finanzas internas),Proveedores,Néstor Arellano: bibliotecólogo con más de 5 años en las labores bibliotecarias | Las estructuras presentes en ambos casos son muy relacionados a las actividades desarrolladas por ellos, se puede observar la preparacion profesional de cada equipo de trabajo |
| Tecnologia | Se cuenta con tecnología Computadores Personales(PC), laptops, concentradores, audífonos, cámaras Web, Central telefónica, fotocopiadoras, teléfonos alambricos/ inalámbricos, celulares, impresora, scanner, caja registradora, visores, fax, concentrador de puertos USB, Reguladores de voltaje, impresora de tickets, UPS (En español: sistema de alimentación ininterrumpida), quemador de CD, estos en cuanto al Hardware se refiere, de Software se cuenta con sistemas operativos, programas utilitarios como calculadora, antivirus, Internet Explorer, etc., procesador de palabras, controlador del cyber (Cyber control), controlador de llamadas (Opsys), Saint Start-Up, juegos, etc. | Uso
de las Internet e Intranet, Soft Ware de Computación y Computadoras Actualizadas para las áreas de
Planificación.Soft Ware y Computadoras Actualizadas para la elaboración de
Informes. Área de Seguridad
Industrial (Bragas desechables 3M, Mascaras antigases, Detectores de
Gases. Área de Calidad: Equipos de
medición de espesores en metales (Laminas, Tuberías, ) con Ultrasonido El resto de equipos en el proyecto son equipos de trabajo pesado, Grúas, Montacargas, camiones de vació, etc. |
Computadoras, Fax, teléfono, impresoras, scanner, fotocopiadoras. | Aunque son distintas ramas, en ambas esta presente la tecnologias, hoy en dia es muy importante manejar las mismas tomando en cuenta las grandes informaciones que se pueden adquirir en pro del desarrollo de cualquier actividad o del negocio, |
| Frenos | Algunos
frenos que impiden el desempeño óptimo de ciertos procesos, es la capacidad
de los empleados para captar la atención de la clientela al momento de
ofrecerles alternativas a sus requerimientos, es un negocio que tiene en
funcionamiento aproximadamente 4 meses no se tiene bien definida todas las
tareas distribuidas equitativa e individualmente para cada uno de los
empleados, |
El
actual Gerente del proyecto no tiene una vocación hacia lo que se refiere la
ejecución y control de proyectos, actualmente las instalaciones en las que
funciona la Coordinación de Implantación no son las más Idóneas, no se esta
realizando a nivel de Gestión y Administración una oportuna dotación de
materiales de oficina, al no ser un Proyecto de inversión los recursos son
más tardíos. |
Cada
una de las compras debe ser aprobadas por la dirección de biblioteca, lo que
hace que el proceso se retrace, ya que no dispongo de autonomía para ejecutar
compras. Debido a las políticas de la universidad los pagos para los
proveedores deben ser cuidadosamente revisados por varias unidades, lo que
hace que los cheques a los proveedores, se retrasen un poco.En la biblioteca
al igual que en toda la universidad, las personas que se jubilan, se llevan
ese cargo que ocupaban, y no es una vacante como debería de ser, esto ha
hecho que el personal con que se cuenta para realizar las actividades (de
compra en este caso) haya disminuido a solo una persona, que soy yo. |
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| Impulsos | El
Deseo de proveer el mejor servicio posible, el objetivo de lograr el máximo
beneficio sin afectar la competitividad y justicia, la constante repetición
de las actividades y responsabilidades del personal, la imposibilidad de
ejecutar una gerencia con el 100% de la presencia física de la gerente dentro
del negocio. |
En el personal de la Coordinación de implantación se envuelve un personal con amplia experiencia y con disposición a la orientación y entrenamiento con un personal joven con poca experiencia pero con mucha vocación y ganas de aprender y hacer bien las cosas, Otro impulso importante es el grado de participación y compromiso entre los departamentos de Seguridad, Ambiente, Operaciones e Implantación en las cuales se promueve la discusión y resolución de problemas de manera inmediata y concertada a manera de no detener o paralizar los trabajos a la contratista, | Actualmente
se cuenta con un sistema de gestión bibliotecaria, como lo es el Aleph, que
cuenta con un poco mas de un año de implantado, y que hasta este momento
existen herramientas que brinda este sistema, que faltan por desarrollar y
que serán elementos que mejoraran la ejecución de procesos de compra.
Adicional a esto, se planean estrategias que harán la comunicación entre los
proveedores y la biblioteca sea mas eficiente, de modo de poder contactar al
proveedor que sea necesario en el momento oportuno.La tecnología utilizadas
en las gestiones bibliotecarias, dentro de nuestra institución permitirá la
fusión de programas externos de ventas de material bibliográfico como el que
brinda la empresa Blackwell´s Book Services, que harán que se reduzca los
pasos necesarios para la adquisiciones de libros. |
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| Intimidades | La
empresa trata en lo posible de no contratar personas que sean familiares
directos/indirectos de los empleados existentes. La relación personal entre
estos se dio al comienzo del ejercicio profesional en el mismo, sin embargo
tiempo después salió a la luz que éstos se conocían al menos de vista en la
Institución donde cursaron estudios como Técnicos Superiores en
Informática. |
Relación
no Declarada entre la Secretaria y el Gerente del Proyecto.En el departamento
de Administración y Gestión, en el cual la mayoría del personal es femenino,
existen parcelas de poder entre dos grupos definidos como son las analistas
de Contratación por un lado, y por otro la secretaria, la analista de
recursos humanos y la administradora
de SAP.Todas estas relaciones afectan de manera directa e indirecta la
gestión del resto de los departamentos del proyecto |
Hasta este momento no existen relaciones personales íntimas, visibles entre ninguno de los componentes del departamento, existe una escala de cargos, que están determinados por el grado académico obtenido, actualmente el departamento de adquisiciones, se compone de tres bibliotecólogos y 2 asistentes administrativos; la relación y comunicación entre todos los integrantes es armonioso y enteramente profesional. | |