Actividad: ¿En qué consiste? Debe ser el “retrato hablado” de lo que hacen. Es conveniente no retocarla, descríbanla de la manera más realista posible.

En la Gobernación Bolivariana del Estado Trujillo, las actividades están asignadas de acuerdo a la distribución pública plasmada en la constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Además contiene la conformación de la Republica (Poderes Públicos Nacionales), división política (Art. 16 – 18) y división territorial; Estados Municipios, a su vez formados por entes públicos, que en ellos funcionan y que forman en su conjunto la Administración Pública Nacional, ésta constituye la herramienta operativa en la ejecución de los planes, con la finalidad de lograr las metas propuestas por el Estado Venezolano.

Desempeño en la Gobernación, el cargo de analista de procesamiento de datos, donde les doy soporte a varios sistemas de información, entre las cuales se tienen Sistema de Liquidación (Permite el ingreso a las cuentas del Tesoro Estadal  provenientes o generados por cualquier naturaleza tales como, Renta Minera, Papel sellado, Situado Constitucional y otros), Sistema de Rentas (Llevar un registro contable y el inventario del papel sellado y los timbres fiscales utilizados en las diferentes prefecturas del Estado), Sistema de Caja y entrega de cheques (Este módulo controla las órdenes de pago debidamente autorizadas como también las cancelaciones de los ticket, cheques y efectivo existentes en caja.) y el Sistema de Compras (Módulo que se encarga de llevar un control de las ordenes de compra y servicios.); donde se diseñan, analiza, se programa y luego se implementa tomando control previo de ejecución juntos con los usuarios para evaluar la información que se presenta en dichos reporte, solicitado por ellos mismos; para llevar a cabo una excelente administración de los recursos financieros del estado Trujillo.

Procesos: ¿Cuáles son los grandes/macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad? Deben utilizar flujogramas u otras herramientas para la descripción gráfica.

Solicitud: Solicitud de reportes por parte de los departamentos.

Análisis: Es el estudio de lo que se desea para implementar en el sistema.

Diseño: Diseña menú y reporte de información que el usuario requiera.

Implementación: Se ejecuta la programación de los sistemas.

Resultado: Es la evaluación de los reportes realizada por los usuarios finales.

Estructura: ¿Cuál es el modelo de reracionamiento organizacional de las personas que intervienen en el proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial) indicando la relación entre cargos, niveles, funciones, roles, responsabilidades.

Estructura Organizativa del Departamento de Tesorería

Caja

Se encarga de velar que todas las órdenes de pago estén debidamente autorizadas y de cancelar los Tickets, cheques y efectivo.

Funciones

Þ    Traslado de efectivo a las entidades bancarias.

Þ    Cancelar tickets en efectivo de sueldos de contratados, fijos y jubilados de diferentes dependencias.

Þ    Cancelación en efectivo de becas estudiantiles.

Þ    Pagos en efectivo de ordenes de pago menores de cincuenta mil bolívares         (Bs. 50.000,00.) a proveedores y alquileres.

Þ    Cuadrar diariamente el efectivo de caja principal.

Þ    Realizar informes mensuales de pagos por caja principal para la coordinación de rentas.

Þ    Cancelar por caja cheques y ticket.

Þ    Recibir y chequear los cheques, colocarle el sello de tesorería y colocarle el sello de pagado al bauche  y a la orden de pago que se cancelan por día.

Þ    Darle entrada por el sistema a los cheques, de acuerdo a su clasificación en el momento en que se reciben.

Þ    Sacar los reportes de los organismos y alcaldías y enviarlos a contabilidad después de ser cancelados.

Þ    Bajar diariamente en el sistema los pagos y verificar con el físico.

Þ    Verificar lo pagado por los organismos LAEE, FIEM, FIDES y entregarlos al departamento correspondiente.

Þ    Envío de reporte de proveedores al departamento de compra.

Þ    Desglosar la planilla de retención de impuesto sobre la renta y colocarle la orden de pago para ser entregada al departamento  de Fondo de Terceros.

Þ    Elaborar informe mensual.

Rentas

La unidad de Rentas Estatales tiene por objeto la organización, recaudación, control y administración del impuesto correspondiente al uso del papel sellado en el territorio del Estado Trujillo.

Funciones

Þ    Elaboración de planillas de entregas de material y liquidaciones para la venta de papel sellado y timbres fiscales.

Þ    Fiscalizar al momento de la elaboración del papel sellado en la imprenta del Estado.

Þ    Fiscalizar las prefecturas del Estado.

Þ    Elaborar las planillas de liquidación de los intereses devengados. Reintegro de institutos, ingresos ordinarios y extraordinarios, situado constitucional, entre otros.

Þ    Archivo de las planillas de liquidación y entrega de material.

Þ    Archivo y distribución de las planillas de liquidación para la Contraloría General y el Departamento de Contabilidad.

Þ    Registro de los libros auxiliares de las entregas de papel sellado y timbres fiscales.

Þ    Elaboración de informes de fiscalización para la decisión de política.

Þ    Envío de estado de cuentas a los prefectos.

Estructura Organizativa del Departamento de compras

Realizar Órdenes de Compra. Codificación Anexa y Exposición de Motivos.

Esta es la función principal del Departamento, el procedimiento consiste en registrar la compra de los materiales, insumos, mobiliarios, herramientas y equipos necesarios para el funcionamiento de la entidad; a través del sistema de compras se procesa la información, siguiendo los siguientes pasos:

Þ    Se introduce el código de la dirección o dependencia.

Þ    Se registra el destino de la compra.

Þ    Se hace la requisición de los materiales, introduciendo la codificación de cada material y la descripción de los mismos.

Þ    Se copian los registros del proveedor.

Þ    Se imprime la orden.

Þ    Se imprime una codificación anexa de los materiales comprados. (Anexo Nº 3).

Þ    Si la dirección o dependencia no envía con la requisición una exposición de motivos por la compra o cuando el departamento directamente hace la compra, es el ordenador de compras quien la realiza, la exposición de motivos es una justificación por la compra realizada, el porque se adquirió el material, porque se le compro a dicho proveedor y el porque del monto ; se realizan dos tipos de exposición: una cuando la factura  tiene fecha anterior a la orden de compra; y la otra cuando el monto sobrepasa Bs. 1.482.000,00. (Anexo Nº 4).

Realizar Orden Servicio.

La orden de servicio se elabora específicamente por la partida 4.03, que es la recepción de un servicio de terceros, ya sea un alquiler, una reparación o conservación de vehículos, mobiliarios o locales, el registro de la orden es similar a la de compras, se indica la dependencia a donde va dirigido el servicio, se introduce la codificación y la descripción del mismo, por último se registrar el proveedor y se imprime.

La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.

Los profesionales que manejan los Sistemas de Información, cuenta con una formación universitaria en administración, contaduría, economistas, informáticos e ingenieros de sistemas para brindar informaciones actualizadas, eficientes y confiables.

En la Gobernación Bolivariana del Estado Trujillo debido a los cambios que genera las innovaciones de información, el recurso humano es motivado y enviado a realizar cursos, charlas, congresos y exposiciones; no restringiéndose si dicha experiencia o formación es planificado en otro estado.

Tecnología (dura): ¿Qué equipos, sistemas, medios; de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?

La Gobernación Bolivariana del Estado Trujillo, cuenta con un sistema administrativo integrado con el cual se realiza todo el proceso administrativo de la institución, además se cuenta con equipos de procesamiento de datos de última generación así como una red de comunicación interpartamental por la cual se transmiten todos los datos necesarios para cumplir con las labores pautas.

Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?

Þ    Nuevos reportes solicitados

Þ    Mejorar el proceso en los sistemas con ideas de los usuarios quienes son los innovadores de la información para agilizar su rendimiento laboral.

Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.

Cuando los usuarios son irresponsables y falta de interés a las innovaciones de tecnología de información.

Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista? Por ejemplo: El Gerente es familia de uno de los socios. La Secretaria es novia del Jefe.

En esta institución se permite vínculos familiares tomando en consideración que tipo de vínculos tienen para luego ser ubicados y así evitar conflictos para el día del mañana. Es notorio que las relaciones personales entre nosotros  en su mayoría son de amistad respetuosa para llevar sin problema la labor asignada de cada uno de los empleados.

Factores externos: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad? Por ejemplo, restricciones gubernamentales, restricciones superiores, relación con los proveedores o clientes, estado del mercado, condiciones naturales, situación del país, etc.).

Þ    Muy poca falta de irresponsabilidad de cancelación por parte de las personas autorizadas para la compra-venta de papel sellado y estampillas fiscales.

Þ    Retraso de los materiales por partes de los proveedores al entregarlo.

Motor del cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un cambio en el proceso del cual UD. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad, sociedad?

Ir actualizando el sistema en el transcurso del tiempo establecido, con ayuda por parte de los usuarios para que ellos me informen sobre como lo voy a diseñar e implementar en los sistemas que llevo a mi cargo.

http://www.gbet.gov.ve/Index.asp

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml