LINEAMIENTOS PARA LA AUTOMATIZACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
PRESUPUESTADOS EN LA UNIVERSIDAD
CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
INTRODUCCION
Todas
las organizaciones, privadas y públicas,
preparan los Estados Financieros con el fin de presentar un informe
acerca del progreso de la administración y tratar sobre la situación de las
inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el período que se
estudia. Dichos estados financieros
reflejan una combinación de hechos registrados, convenciones contables y
juicios personales. Sin embargo Kilian Zambrano (2006)
denomina a un Estado Financiero Proyectado como “Estado Financiero a una
fecha o período futuro, basado en cálculos estimados de transacciones que aún
no se han realizado; es un estimado que acompaña frecuentemente a un
PRESUPUESTO”.
Cuando dichas organizaciones
deciden automatizar los procesos internos logran agilizar las operaciones, mejorar la
comunicación con los terceros interesados en la organización, incrementar el cumplimiento
de las normativas vigentes, establecidas por los entes gubernamentales y
aumentar la eficiencia. Por consiguiente,
la automatización de los Estados Financieros Presupuestados permitirá obtener
los cuadros sinópticos con información pertinente, confiable y oportuna para la
toma de decisiones en la elaboración del Presupuesto.
La Dirección de
Programación y Presupuesto, de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” es
una dirección de apoyo administrativo que contribuye con el logro de los objetivos
y metas de la respectiva casa de estudios.
Dicha Dirección recibe instrucción y manuales de la Oficina de Planificación
del Sector Universitaria (OPSU), para elaborar el Presupuesto de Ingresos y
Gastos de la institución y, por consiguiente, los cuadros de los Estados Financieros Presupuestados. La debilidad que tiene esta Dirección es la
inexistencia de una base de datos, para
capturar los datos, ocasionando pérdida de tiempo y atrasos en la entrega de la información.
Igualmente, institución cuenta con la Dirección de
Informática la cual mediante lineamientos que se le pudiera dar ella estaría en
capacidad de desarrollar la automatización de ese proceso; por lo cual el
presente trabajo tiene por objetivo proponer lineamientos para la automatización
de los Estados Financieros Presupuestados de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”; y para su desarrollo seria a través del
diagnostico de la situación actual de los Estados Financieros Presupuestados,
en el estudio de la factibilidad técnica
de desarrollar los lineamientos para la automatización de los Estados
Financieros Presupuestados y por ultimo diseñar la propuesta para automatizar
los Estados Financieros Presupuestados de
la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Este trabajo se justifica porque la institución lo plasma
en su visión, cuando señala que esta
fundamentada en un cultura institucional orientada hacia el progreso y la
eficiencia. Igualmente los establece en sus instrucciones cuando señale que el
Presupuesto deberá responder a los criterios de disciplina, calidad,
eficiencia, optimización y productividad del gasto. La importancia de este se
debe a que los Estados Financieros Presupuestados son el marco de referencia de
la Institución
para los estudiantes, autoridades universitarias, trabajadores y órganos
externos como la Oficina
de Planificación del Sector Universitario (OPSU), Ministerio de Educación
Superior (MES), Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Contraloría General
de la República,
Banco Central de Venezuela (BCV) entre otros.
Las bases teóricas que fundamentan este trabajo de
especialización son:
- Fremont E. Kast y Kames E. Rosenzweig, 1998, señalan: “La estrategia y los planes
no tienen importancia a menos que sean aplicados efectiva y
eficientemente. Los recursos deben
ser integrados y organizados para la acción. La habilidad del liderazgo es esencial
para obtener el esfuerzo y mejorar el desempeño”.
- Carlos Mallo y José Merlo, 1995, señalan: “Las
organizaciones, incluyendo las empresas, pueden planificar e implementar
cambios en su carácter y estructura
fundamental. Estos cambios pueden
ser de dos tipos (Hofer and
Schendel, 1978):
- Aquellos que afectan a las relaciones entre la
organización y su entorno.
- Aquellos que afectan a la estructura interna y a
las actividades operativas de la organización.
Generalmente, los cambios
relacionados con el entorno afectan a la eficacia de la organización en mayor
grado que los cambios internamente orientados, los cuales usualmente tienen
mayor influencia sobre su eficiencia.”
- Estos mismos autores afirman: “El presupuesto anual
es un medio empresarial que permite dar forma en términos económicos a las
decisiones contenidas en los planes y programas”.
- Estos autores también señalan: “Del proceso de
realización del presupuesto se obtienen los Estados Financieros
Provisionales, que reflejan la situación proyectada de la empresa, cuyos
estados contables deberían coincidir con los provisionales en el supuesto
de que se cumpliera estrictamente el presupuesto.”
Por consiguiente la metodología que se
utilizará para la implementación de esta investigación es la siguiente:
- Levantamiento de información para conocer el
procedimiento para la elaboración de los Estados Financieros
Presupuestados., mediante la aplicación de entrevistas.
- Levantamiento de información para conocer las
disponibilidades de recursos: operativos, técnicos y económicos, para
elaborar los Estados Financieros Presupuestados., mediante la aplicación
de entrevista.
- Recopilar toda la información teórica en
Bibliografías, Internet.
- Revisar la información a fines de análisis:
Contrastar toda la información disponible a fines de aplicar criterios de selección de
la solución a implementar.