LINEAMIENTOS  PARA LA  AUTOMATIZACIÓN  DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS EN LA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

 

CAPITULO II

 

Estudio de la factibilidad técnica  en el  desarrollo de  los lineamientos para la automatización de los Estados Financieros Presupuestados

             

 

            El desarrollo de este Capitulo consiste en examinar la factibilidad del proyecto: es decir, la posibilidad de que la automatización de los Estados Financieros Presupuestados sea de utilidad para la  Institución; específicamente en tres áreas:

 

            Factibilidad operacional: se refiere al hecho de que si trabajará o no la automatización de los Estados Financieros Presupuestados, si este se llega a desarrollar; por consiguiente se realizó una entrevista  abierta al Personal de la Dirección de Programación y Presupuesto; los cuales señalaron:

1. La  Dirección de Programación y Presupuesto cuenta con el apoyo total de las autoridades universitarias y del personal adscrito a esa dirección para realizar la automatización de l los Estados Financieros Presupuestados.
2. Los métodos que actualmente se usan en la Dirección de Programación y Presupuesto son aceptados por el Personal Adscrito.
3. El Personal de la Dirección han participado totalmente y con entusiasmo en la planeación y desarrollo de la automatización de los Estados Financieros Presupuestados, a través de la asistencia a cursos, la investigación de dicho proceso en otras instituciones públicas, atendiendo las entrevistas realizadas por el personal de informática  para el levantamiento de información.
4. El Personal de la Dirección de Presupuesto esta seguro que la automatización de los Estados Financieros Presupuestados, brindarán los siguientes  beneficios:
• Obtención de información no disponible actualmente
• Elaboración más oportuna de la información
• Mejoras en las operaciones de la organización
• Posibilidades de efectuar cálculos o estimaciones que actualmente no es posible
• Mejoras en la toma de decisiones.

 

            Factibilidad Técnica: para cumplir con esta etapa se realizó una entrevista  abierta al Personal de la Dirección de Informática, quienes indicaron:

1. La Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, cuenta con la tecnología (equipos y sistemas) necesaria para realizar la automatización de los Estados Financieros Presupuestados, ya que desde hace 5 años aproximadamente se implementó Sistema Integrado Administrativo (SIAD), el cual consta de 4 módulos (Presupuesto, Recursos Financieros, Recursos Humanos y Servicios Básicos).
2. El servidor que existe tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos que ya existen, ahora para aumentar el volumen de información existente mejorar la eficiencia y realizar los requerimientos necesarios para la automatización de los Estados Financieros Presupuestados, la Dirección de Informática recomienda adquirir otro Servidor de Base de datos.
3. El   SIAD  ofrece, a la institución, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos.
4. El SIAD crece con facilidad.

 

            Factibilidad financiera y económica: Tanto la Dirección y Programación y Presupuesto como la de Informática coincidieron en que la institución cuenta con los recursos presupuestarios y financieros para realizar la automatización de los Estados Financieros Presupuestados.  Igualmente señalaron que el personal  necesario para su ejecución se encuentra en las dos direcciones y consideraron  indispensable la contratación de un profesional en el área de la contabilidad presupuestaria, para lo cual la Dirección de Programación y Presupuesto, en vista de su interés en la aplicación de esta automatización, ubicó los recursos presupuestarios en la Dirección de Personal. Asimismo señalaron que de no ejecutarse dicha propuesta, sería una sub-utilización de los equipos, sistemas y del personal calificado con que cuenta tanto la Dirección de Programación y Presupuesto como la Dirección de Informática.

 

COSTOS ASOCIADOS POR ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y SOFTWARE
Equipo	Cantidad Requerida	Costo Unitario (Bs.)	Costo Total (Bs.)	NOTAS
Equipos de computación	3	2.000.000	4.000.000	Actualmente disponibles las máquinas
Adquirir un servidor de base de datos	1	90.000.000	90.000.000	Actualmente se disponibles de los recursos económicos para la adquisición
Sub Total (A) Equipos				97.000.000
COSTOS ESTIMADOS POR PROGRAMACIÓN Y MANO DE OBRA CALIFICADA
Programador	2	2.000.000 Horas-Hombre	4.000.000	Actualmente disponible
Contador y/o Administrador especializado en Estados Financieros Presupuestados	1	Horas-Hombre	3.000.000	Actualmente disponible
Técnico superior en Contabilidad computarizada	1	Horas-Hombre	1.200.000	Actualmente disponible
Sub Total (B) Mano de Obra				8.200.000
Gran Total (A) + (B)				105.200.000

            Para concluir, a continuación se anexa documento entregado por la Dirección de Informática, donde se señalan sus funciones como las del Departamento de Computación.

 

Dirección de Informática

 

 

            Dentro de la Estructura Organizativa de la Universidad, la Dirección de Informática se encuentra adscrita al Vice-Rectorado Administrativo. Tiene como objetivo Planificar, dirigir y controlar el diseño y desarrollo de las tecnologías de información, consolidar el proceso de sistematización administrativa de la U.C.L.A., proporcionar soporte informativo a las diferentes instancias como apoyo para la toma de decisiones, mediante el diseño, desarrollo e implantación de sistemas, y adoptar una filosofía de servicio integral que establezca una nueva visión que cambie la manera en la cual se han venido utilizando las tecnologías de información y permita incrementar aún más la productividad de los usuarios.

 

            Funciones:

 

1. Analizar solicitudes referidas a la automatización de procesos operativos.
2. Asesorar en cuanto al diseño de los sistemas factibles de ser automatizados.
3. Evaluar junto con el Vicerrector Administrativo, los proyectos y establecer prioridades.
4. Coordinar el mantenimiento de los sistemas que ya han sido instalados.
5. Hacer crecer el nivel de conocimiento de los usuarios de la institución, a fin de incentivar el uso productivo de la infraestructura de tecnología y potenciarlos para habilitar la transformación de los ciclos de proceso de información.
6. Incrementar sostenidamente el nivel de satisfacción de los usuarios, con base en el establecimiento de acuerdos de servicios, la aplicación de encuestas periódicas, la evaluación de las demandas de servicio y la medición de los indicadores claves de gestión.
7. Promover dentro de la institución la utilización del computador como herramienta eficiente de trabajo.
8. Administrar el presupuesto asignado a la Unidad.
9. Organizar eventos de interés a la institución relacionados con la Informática.
10. Coordinar las funciones de las Unidades adscritas a la Dirección.
11. Planificar y coordinar las actividades de Dirección.

 

 

Departamento de Computación

 

 

            Ejecutar, controlar y evaluar el diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, con la finalidad de lograr una mayor eficiencia operativa en la institución.

 

            Funciones:

 

1. Atender solicitudes para el desarrollo de nuevos sistemas automatizados.
2. Realizar estudios de factibilidad de desarrollo de sistemas automatizados y efectuar la implantación de los mismos.
3. Diseñar y desarrollar los nuevos sistemas que le sean solicitados por las unidades de la institución.
4. Documentar los sistemas a ser implantados y mantener un archivo actualizado de todos los programas desarrollados.
5. Implantar y probar los sistemas automatizados desarrollados .
6. Prestar servicio en la detección y eliminación de virus que puedan presentar los equipos de computación.
7. Atender solicitudes para cambios en los sistemas ya implantados.
8. Dar el mantenimiento necesario a cada uno de los sistemas ya implantados.
9. Prestar asistencia técnica en cuanto a programación.
10. Efectuar el respaldo de la información almacenada en la plataforma de procesamiento central.