Por
Kim Komando
Una de las cosas que me gustan de las empresas pequeñas es su capacidad para
actuar con rapidez.
Para tomar una decisión no hay que ir pasando por las desesperantes fases
administrativas que impone una empresa grande. De hecho, la mayoría de las
decisiones se toman cuando las partes interesadas se congregan alrededor de la
mesa de reuniones.
Pero puede llegar un momento en el que el negocio crezca tanto que esto ya
no baste. Necesita un sistema de comunicación continuo, confiable y seguro con
el resto de las personas de la empresa para garantizar el crecimiento deseado.
Necesita una intranet.
Las intranets son parecidas a los sitios Web y, como éstos, utilizan
protocolos de Internet, si bien son redes internas exclusivas de la empresa.
(Las extranets también son sitios Web internos o privados, pero con privilegios
de acceso que pueden extenderse a los clientes que se designen, socios y
demás.)
La mayoría de las empresas más grandes utilizan intranets. Cuando el número
de empleados asciende a 10.000 o más, distribuir la información se convierte en
una tarea de envergadura. Las intranets pueden quitarle un buen peso de encima.
Parece que le estoy oyendo: «¡Pero si yo ni me acerco a los 10.000 empleados!»
Sin embargo, puedo darle tres razones por las que también una empresa pequeña
debería invertir en una intranet:
Incluso las empresas pequeñas sufren problemas con su sistema de
comunicación. La mayoría del personal se entera de lo que pasa comentando aquí
y allí en la cafetería. Las historias van cambiando a medida que se van
contando, y muchas veces terminan distorsionándose. En el caso de empresas que
operan con teletrabajadores, trabajadores esparcidos geográficamente, empleados
que viajan mucho, o en el caso de empresas directamente «virtuales», los
problemas de comunicación se multiplicarán y serán más difíciles de resolver.
Para que una empresa funcione bien, todas las personas involucradas deben
entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único
conocedor de los objetivos a corto plazo, ni aquéllos a largo plazo. Todo el
personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos
comunes.
Una intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales,
memorándum y objetivos. De esta forma, todos podrán disfrutar de la información
más reciente.
Toby Ward, presidente de la empresa de consultoría para intranets Prescient
Digital Media, considera que incluso una empresa con pocos empleados puede
encontrar ventajas en una intranet. Aunque no se trabaje desde ubicaciones
remotas, los comerciales de ventas y los asesores no están siempre en la
oficina.
Contar con una intranet puede mejorar el sistema de comunicación gracias al
uso de tablones de anuncios, mensajería instantánea y salas de conversación
moderadas por un usuario con privilegios para ello. ¿Cómo?
Imaginemos como ejemplo una escena típicamente empresarial. El personal de
ventas, compuesto de cinco personas, tiene que hacer una presentación para el
presidente de la empresa en relación con el aumento de las ventas previsto para
el año fiscal entrante.
Estos cinco empleados se personarán en la sala de conferencias, picarán algo
de comer, beberán café y alargarán la reunión durante horas. La primera
reunión, una sesión de lluvia de ideas, durará tres horas. La segunda empezará
con una revisión de las ideas más destacadas de la primera. Los participantes
discutirán por qué estas ideas pueden o no funcionar. Sólo en la tercera o
cuarta reunión se extraerán las propuestas definitivas.
Un tablón de anuncios previo a las reuniones ayudará a racionalizar la
tarea. Las ideas se podrán discutir de antemano y los participantes acudirán a
la reunión con más material del cual partir.
Sí, es un cliché. Pero demasiado cierto como para no tenerlo en cuenta.
El uso de intranets permite publicar información fundamental y ponerla al
alcance de todos los empleados. Es útil hasta publicar información de recursos
humanos. Uno de mis empleados asegura que los compañeros de su antigua oficina
se pasaron una vez 45 minutos averiguando si el día después de Todos los santos
era día festivo remunerado o no. El gerente de personal no estaba y nadie
conocía la respuesta.
Publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales
garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará en tiempo. Pero,
aparte de para publicar información básica, la intranet se puede usar para
mucho más. Lo bueno de la intranet es su interactividad.
Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes
de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y
mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz.
Asegúrese de que su intranet cuenta con el diseño adecuado. No se pueden
simplemente publicar cosas así como así, esperando que los demás sepan
encontrarlas. Organice su intranet de manera que sea lo más sencilla de
entender posible. Se trata de ahorrar tiempo, no de frustrar a los demás.
Tal vez esté preguntándose por qué no basta con que el encargado del
personal envíe el formulario correspondiente, o que en realidad es suficiente
con hacer reuniones periódicas con los empleados y publicar ciertos temas en el
tablón de anuncios que tienen en la oficina.
Ward explica que enviar por correo electrónico distintas versiones de un
mismo documento o una misma presentación suele crear confusión y a veces
también sobrecargar de información a los empleados.
Tomemos como ejemplo el mismo personal de ventas anteriormente mencionado.
Al final se acordaron tres vías principales hacia un aumento de las ventas.
Supongamos que están ahora en fase de preparación de una presentación de
PowerPoint.
Tener a cinco personas colaborando al mismo tiempo en un mismo archivo de
PowerPoint puede tener consecuencias desastrosas. Puedo oír los gritos: «¿Quién
tiene la última versión?» «Andrés, me has dado mal las cifras, creía que eso
estaba arreglado», etc.
Con una intranet, los empleados podrán trabajar en un archivo compartido y
dispondrán de una ubicación central en la que consultar la versión más
reciente.
Y también se ahorrará espacio en el servidor. Puede parecer secundario, pero
que cada uno de los usuarios tenga en su equipo versiones de varios archivos
puede llegar a ocupar mucho espacio que podría utilizarse para otra cosa.
Antes de configurar una intranet, asegúrese de saber lo que quiere hacer con
ella. Averigüe cómo van a usarla los empleados. Por último, aplique un buen
diseño. Si hay que hacer clic cuatro o cinco veces para encontrar un formulario
de solicitud de vacaciones, el diseño es demasiado complejo.
También hay que ver si tal vez conviene más crear una solución
personalizada. En este caso, un asesor podrá crear una intranet de acuerdo con
sus especificaciones. De este modo, su intranet tendrá el aspecto y los usos
que usted estime convenientes, según los principios de diseño que pida. Esta
ruta puede costarle de
También existen paquetes de software, como Windows SharePoint Services, que
permiten a uno mismo personalizar y diseñar casi toda la intranet, utilizando
para ello la plantilla de otra persona. El coste de SharePoint oscila entre los
39,95 y los 399 dólares estadounidenses al año, independientemente del número
de usuarios.
Algunos paquetes, como Instant Intranet Builder, utilizan Microsoft Access
como base de datos principal e incorporan mecanismos de vinculación para crear
fácilmente intranets listas para usar. No necesita contratar a un especialista
en TI para configurarla y realizar las tareas de mantenimiento. Dependiendo del
tamaño de la empresa, el paquete completo puede adquirirse por un mínimo de 5
dólares por persona y mes.
También hay otros productos de software disponibles, como InfoStreet,
IntraSmart e Intranet Suite. Los precios varían según el número de usuarios.
Para que la intranet pueda ser utilizada por los empleados, necesitará que
alguien desarrolle y mantenga al día su contenido. La idea es disponer de
información continuamente actualizada. La forma en la que se deleguen estas
tareas dependerá del tamaño de la empresa. Si sólo tiene diez empleados, una
sola persona será suficiente para mantener al día la información.
Si la empresa es más grande, probablemente le interese repartir las
actualizaciones del contenido por departamentos. Sea cual sea el tamaño, tendrá
que contabilizar el tiempo de mantenimiento dentro del programa de tareas del
empleado en cuestión. Y recuerde que estamos hablando de equipos informáticos,
es decir, las cosas no siempre van como la seda.
Otro factor que hay que tener en cuenta es el tiempo que tardarán los
empleados en aprender a usar la intranet. Puede que incluso tenga que dedicar
algunas horas a convencer a los más veteranos de sus ventajas. Una vez el
sistema esté en marcha y todos lo entiendan, su rentabilidad será realmente
significativa.