Sin lugar a dudas, Internet se
ha convertido en la herramienta de comunicaciones empresariales más
utilizada. Según algunos cálculos, su inmensa popularidad ha generado 275
millones de buzones corporativos. Otras estadísticas indican que el 60 por
ciento de la información empresarial más importante se transmite en la
actualidad por correo electrónico.
Por desgracia, Internet también puede ser peligroso. El contenido de
correos electrónicos se ha usado como evidencia en muchos juicios. Además,
tal vez no lo sepa, pero para hacer desaparecer un mensaje de correo
electrónico no basta con borrarlo. En la mayor parte de los casos, puede
recuperarse. En resumen, los correos que guarda pueden afectarle... y los
correos que borra también pueden afectarle.
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SUGERENCIA:
Office Outlook 2003 ofrece la nueva opción Leer todo el correo
estándar en texto sin formato que le permite ver todos los mensajes
de correo electrónico en texto sin formato. Si le preocupan las amenazas
de virus o de otro tipo de códigos nocivos presentes en correos
electrónicos con formatos más sofisticados como HTML o RTF, puede activar
esta opción para evitar que Outlook 2003 despliegue dichos formatos. Más
información.
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Políticas sensatas para el uso del correo
electrónico y protección por software
Las políticas sensatas para el uso del correo electrónico por parte de los
empleados y un buen software pueden ayudarle a protegerse de situaciones
comprometedoras, robos, pérdida de clientes y comparecencias en tribunales,
para no mencionar la pérdida de ingresos, productividad y, en el peor de
los casos, de su empresa.
Más de un experto en seguridad informática ha señalado que el único equipo
seguro es el que está apagado. Sin embargo, las empresas no pueden darse el
lujo de apagar sus equipos, y resulta impensable volver al papel, lápiz y
correo tradicional.
Las prácticas y políticas inteligentes para la gestión del correo
electrónico le ayudan a protegerse de demandas, robo de secretos
comerciales y situaciones embarazosas. Por ejemplo, puede implantar una
política que determine cuáles correos debe guardar cuáles debe descartar.
Además, debe recurrir a sus programas de software de negocios para proteger
sus comunicaciones internas y externas.
La primera pregunta que debe plantearse es cómo guardar los correos
electrónicos que considere relevantes como registros empresariales? Esto resulta de suma importancia si utiliza el correo
electrónico para enviar y recibir información como contratos y políticas de
la empresa. Se trata de información que las instancias de normatividad
podrían solicitarle. ¿Puede acceder de manera rápida y sencilla a
información específica, organizada por fecha, remitente/destinatario o
asunto? Si la respuesta es negativa, debe considerar la opción de archivado
automático de correo electrónico.
El software de negocios que le ayuda a organizar regularmente sus correos
electrónicos también puede ayudarle a simplificar y hacer más seguros estos
procesos. Microsoft Office Small Business Edition 2003 ha sido diseñado
para adecuarse a las necesidades de los propietarios de las pequeñas
empresas y sus empleados. El uso de una aplicación con la que ya está
familiarizado, como Outlook 2003, en esta versión que ha sido mejorada
enormemente, es una forma de mantener el control diario sobre los
crecientes flujos de correo electrónico. Por ejemplo, le ofrece:
- Carpetas de búsqueda que
pueden usarse para agrupar los mensajes por remitente, fecha o temas
de conversación.
- Un filtro para correo
electrónico no deseado que puede personalizarse en diferentes niveles
de seguridad.
- Una lista de remitentes
seguros, que le permite aceptar mensajes únicamente de los remitentes
que usted indique.
- Una lista de remitentes
bloqueados, que envía los mensajes de los remitentes que bloquea a una
carpeta de correo electrónico no deseado. Esta función bloquea también
los archivos adjuntos y de gran tamaño de remitentes que no estén en
su lista de remitentes seguros.
Outlook 2003 con Business Contact Manager, es una herramienta de organización muy
útil, aunque esté más orientada a los contactos empresariales. Business Contact Manager
permite a los usuarios vincular automáticamente correos electrónicos,
citas, notas y tareas a contactos empresariales y a registros de
oportunidades de ventas.
Si bien estas funciones no están necesariamente relacionadas con la
organización de su correo electrónico, entre menos correo no deseado
reciba, mejor. Además, no hace falta decir que los registros mejor
organizados están mejor protegidos.
Los propietarios de pequeñas empresas que no tienen los recursos de las
grandes corporaciones son los que podrían verse más afectados por las
consecuencias del mal uso o gestión del correo electrónico.
Minimice los riesgos
Existen medidas que los propietarios y directores de las pequeñas empresas
pueden tomar para minimizar los riesgos. Es muy importante contar con una
política bien redactada y aplicable que especifique cuáles son las
prácticas y contenidos aceptables e inaceptables del correo electrónico.
Debe prohibirse el contenido que sea ofensivo, inapropiado, que pueda
conducir a una demanda legal o que perjudique de cualquier otra forma a su
empresa. Sus empleados deben ser conscientes de que un mensaje de correo
electrónico es diferente de una conversación durante una pausa de trabajo.
Debe señalarse claramente si la política incluye también la supervisión de
las estaciones de trabajo. En otras palabras, se debe informar a los
empleados si se van a supervisar sus actividades y la razón de ello.
Algunas empresas son indiferentes al uso de los equipos de trabajo para asuntos
personales en Internet. Otras lo prohíben de manera expresa
En Estados Unidos, la ley Electronic Communications Privacy Act de 1986 permite a las empresa
considerar de su propiedad todos los correos electrónicos que se envíen o
reciban en equipos de la empresa. ¿Sabe si lo mismo ocurre en su país? Vale
la pena investigarlo.
Las políticas de uso del correo electrónico deben estar sujetas a
revisiones periódicas para garantizar que cumplan con los reglamentos
vigentes, que además pueden variar de una jurisdicción a otra.
El software puede ayudarle a proteger sus comunicaciones
Los programas de software que utiliza su empresa deben ayudarle a proteger
las comunicaciones internas y externas por Internet. La mayor parte de los
programas para empresas incluye diversos niveles de seguridad y opciones de
privacidad, servidores de seguridad, filtros de correo electrónico no
deseado y otras funciones.
Microsoft Office Small Business
Edition 2003 ofrece dos funciones fundamentales
de privacidad y protección que no requieren de mucha interacción de su
parte. El cifrado y las firmas digitales son muy útiles para prevenir el
acceso no autorizado a la correspondencia electrónica y la interferencia
con ésta.
- La función de cifrado
codifica la información que se transmite para evitar el uso no
autorizado. Únicamente el destinatario de la información es capaz de
leerla. Esta función puede activarse y desactivarse fácilmente en
Outlook.
- Outlook ofrece también la
posibilidad de usar firmas digitales. Las firmas digitales sirven para
autentificar un mensaje. Establecen la identidad del remitente; es
como una credencial electrónica. Outlook dirige a los usuarios a un
sitio Web de Microsoft para consultar información acerca de cómo
obtener firmas digitales.
Lo que hace tan atractiva a la Small Business Edition
es la combinación de funciones orientadas a las empresas, el cifrado, el
uso de firmas digitales y el entorno familiar de Office, que puede
reconocerse al instante. El programa ofrece además la posibilidad de leer
y, si se cuenta con permiso para ello, modificar los mensajes de correo
electrónico protegidos con el programa Information
Rights Management (IRM)
de Microsoft.
Las políticas sensatas de gestión de las comunicaciones, la información
bien organizada y un software flexible, con todas las funciones necesarias
y de fácil uso, pueden marcar la diferencia en la capacidad de administrar
su empresa y el nivel de protección que brinda a la misma.
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