El Cambio y su Gestión

Trabajo Nº 2

CONTENIDO
Actividad
Procesos
Estructura

La Gente

Tecnología
Impulsos
Frenos
Intimidades

Factores 
Motor  Cambio
Comentarios
 

 

1.- Actividad:

Dentro de la un  empresa del sector financiero, en el área Bancaria,  como  Líder de proyecto en  la Gerencia de Informática, en el   área de Desarrollo de Sistemas de información, soy responsable de líderizar  un grupo de analistas y llevar a buen termina todo lo que tiene que ver con un sistema especifico.  Entre mis  funciones se encuentran: determinar cuales son los puntos a mejorar de la aplicación, atender los requerimiento de los usuarios, asistir a las reuniones correspondientes a los nuevos requerimientos, determinar si es factible o no las nuevas solicitudes en el tiempo requerido y tratar de negociar con los grupos involucrados  (contabilidad, usuarios, organización y métodos)  una solución viable que nos permita alcanzar el objetivo en el tiempo previsto  con la colaboración de todas los departamentos afectados. Además de elaborar los diseños técnicos de los procesos a desarrollar por las personas que  tengo a mi cargo y elaborar la planificación del desarrollo a realizar para cada uno de los recursos implicados.

2.- Procesos:

En la siguiente se esquematizan los procesos en observación.

3.- Estructura:

En la siguiente se  figura se muestra el organigrama  de las áreas de la empresa en estudio.

4.- La Gente:

En la siguiente  cuadro se describen las características del personal que integra  la dirección de informática: 

Cargo Profesión /Experiencia   Características
Director de Informática Ingeniero en sistemas (Más de 5 años en el cargo) Ejerce el liderazgo de una forma Autoritaria.
Gerente de Departamento Licenciado en Computación. ( 4 años en el cargo en diversas departamentos) Es una persona cordial, sabe motivar a su personal, su trabajo es gestionar  como, la persona misma dice.
Jefe de Proyecto Licenciado en Computación. ( 2 años en el cargo en diversas departamentos)

Es una persona amable, sabe motivar a su personal, su liderazgo es participativo, hace diferencias entre personal contratado y fijo.

Lideres de Proyectos: (varios por área)

- TSU y Licenciados Computación ( algunos con más de 15 años de experiencia en al área de computación, pero pocos en el de gerencia)

Algunos saben líderizar y motivar a su gente otros tienen graves problemas de comunicación  con sus subordinados. La gran mayoría son autoritarios.
Analistas  TSU y Licenciados Computación  ( algunos con más de 10 años de experiencia en al área de computación ) Son gente trabajadora, dispuesta a trabajar, con espiritu de superación y colaboración, conocedores de su trabajo.
     

5.- Tecnología:

Todo el personal de desarrollo posee micro-computadores con emulación para poder simular un terminal y conectarse con el computador central (mainframe), servidores, impresoras, redes.  Las herramientas utilizadas en desarrollo de las actividades están Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook, gráficadores,   lenguajes de programación, bases de datos, Herramientas para el diseño de base de datos, Intranet, Internet, etc. En esta área la principales usos son:

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Análisis y desarrollo de Aplicaciones

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Informes de Seguimiento de proyectos (presentaciones)

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Planificación de actividades

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Elaboración de documentaciones (Diseños técnicos, conceptuales, lógicos, etc.)

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Consulta de correos  electrónicos.

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Formación de usuarios en los nuevos desarrollos.

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Solicitudes y/o autorizaciones de procesos a Homologación y Producción.

6.- Impulsos:

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El impulso fundamental es el espíritu del equipo que tenemos todos los integrantes del grupo de desarrollo,  además de la motivación de querer hacer las cosas bien y la satisfacción al escuchar los comentarios de los clientes.

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La confianza entre los lideres,  los usuarios,  homologadores,  jefes de proyectos,  gerentes de departamento, etc.

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El reconocimiento por el esfuerzo y labor realizada.

7.- Frenos:

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 La rotación del personal, esta empresa tiene la política de cambiar el personal de una área a otra, trayendo como consecuencia,  el desconocimiento de la parte operativa, por parte de los dueños del sistema (Usuarios).

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La poca disponibilidad de tiempo del usuario, para realizar las pruebas  de los desarrollos, ya que hay pocas personas que conocen la aplicación y lo que se quiere con lograr con los nuevos requerimientos, y estas personas tienen muchas responsabilidades.

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 La poca comunicación entre los diferentes departamentos involucrados en el desempeño de las actividades.

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El desconocimiento de las  bondades sistema automatizado, por parte del personal del Departamento de Organización y Métodos, que son los responsables de elaborar el diseño lógico y conceptual del desarrollo que se desea realizar.

8.- Intimidades:  

La mayoría del personal del área del  medio informático, están casados con personas en otras departamentos involucrados y otros son familia  (compadres, primos, hermanos, etc.). Adicionalmente  podemos comentar que a pesar que el grupo tiene sus diferencias con respecto a ciertas posiciones, existe un ambiente de amistad entre todos.

 9.- Factores Externos:  

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El horario de las aplicaciones para hacer los pases a producción, ya que por el volumen de desarrollo, cada aplicativo tiene un solo día a la semana para poner en producción sus desarrollos.-

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Los problemas económicos, que obligan hacen reducción de personal y reducción de los presupuestos asignados para el desarrollo de las aplicaciones.

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 La dependencia de otras áreas, por ejemplo de Organización y métodos, cuando se sabe que existe el requerimiento, pero hay que esperar a que ellos tengan tiempo para hacer el diseño conceptual  del desarrollo, que la mayoría de las veces, no refleja el verdadero requerimiento del usuario.

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El tiempo que tarda la Gerencia de Organización y Métodos en atender las solicitudes del usuario y generar el diseño conceptual, a fin de formalizar la solicitud en el Dirección de Informática,  en  consecuencia las mayoría de los desarrollos se inician cuando faltan poco tiempo para la puesta en producción requerida por el usuario, lo que origina que los desarrollo se hagan de forma apresurada o que haya que negociar posibles solucuines momentaneas.

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La falta de comunicación entre las diferentes direcciones.

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Las diferencias entre las prioridades de cada unidad.

10.- Motor del Cambio:  

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Incentivar la creatividad y el auto-desarrollo del personal: Con el objetivo de los usuario que llegan nuevos al área, aprendan las bondades de las aplicación, de tal forma que  puedan plantear  requerimientos constructivos, que le ofrezcan una solución a sus problemas, y automatice sus procesos manuales.

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Una buena divulgación o comunicación de los objetivos, valores y misiones, actividades que se quieren realizar y las metas propuestos, para que todos pongan lo mejor de  cada uno para cumplir las metas. 

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Realizar talleres orientados orientados a conocer la parte operativa y las disposiciones legales pertinentes, por parte del personal  operativo, informática, organización y métodos permitiendo   así brindar soluciones eficientes, a través de buenos desarrollos.

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Colocarle un tiempo máximo para la atención de las solicitudes realizadas por el usuario y entrega del diseño conceptual.

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Tratar que se trabaje de manera más coordinada entre todas las Direcciones involucradas en el Proceso.

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Establecer metodologías, para  la recolección de información de los requerimientos realizados por los usuarios y elaboración de los diseños conceptuales que permita plasmar, de forma clara y precisa la necesidad real del solicitante.

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Brindar talleres al personal de homologación sobre las bondades de la aplicación, bajo, conocimientos generales de donde pueden ubicar las información de los diferentes sistemas, para que puedan desempeñarse y coordinar las pruebas con el usuario sin depender de informática.

11.- Comentarios de Artículos de Internet:

  1. Cómo hacer reingeniería?. (Autor: Raymond l. Manganelli y Mark M. Klein.)

    El presente artículo es un resumen del libro en el cual se explica que la reingeniería no es más que rediseñar los procesos,  políticas, actividades, estrategias   con el objetivo de optimizar el flujo de los procesos y  la productividad de la organización. Los procesos pueden ser eficientes o ineficientes ya que dependiendo del número de puntos de control, revisiones, autorizaciones y otros procedimientos que intervienen dentro de un procesos se puede obtener un nivel óptimo de trabajo hasta un nivel pésimo. Los procesos son la parte primordial donde entra en juego la reingeniería, ellos son estratégicos ya que partes importantes e indispensables nos dan los medios para alcanzar los objetivos, metas, el posicionamiento y estrategia declarada de una organización, por lo tanto hay que estudiar los procesos para poder reestructurarlos de tal forma que se puedan establecer cambios que mejoren la productividad de la compañía.  Además menciona brevemente las metodologías y pasos a realizar para encontrar las actividades o flujos a reestructurar.

    http://html.rincondelvago.com/como-hacer-reingenieria_raimond-i-manganelli-y-mark-m-klein.html

  2. El cambio  Necesidad y Desafío de las Organizaciones. (Autor: Luis Felipe Álvarez López)

 .En este artículo se menciona  que el medio en el que actúan las empresas cada vez se vuelve más exigentes, por lo tanto las organizaciones tiene que buscar la manera de desplegar toda su creatividad y buscar los recursos para obtener un resultado satisfactorio. En este proceso de cambio el factor humano, que integra la empresa, juega un papel importante y es necesario que todos estén conscientes que para poder optimizar el rendimiento,  todos deben estar identificados con los objetivos trazados. Los factores primordiales, a tomar en cuenta, para alcanzar un cambio satisfactorio son: La dirección, Organización  y el Recurso Humano, esto se basa en que hay que conocer que se desea cambiar y  como  provocar el cambio, el personal  humano es parte esencial del motor de cambio, es el primer elemento a considerar.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/cambiodesafio.htm

 

 

 

     
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