La Teoría de Sistemas
Origen del concepto de Sistema
Al respecto hay que recordar que el concepto de sistema surge con fuerza con las operaciones bélicas de la Segunda Guerra Mundial, las que por su complejidad logística y magnitud en cuanto a la cantidad de soldados y materiales comprometidos, como en la invasión del Día D, requirió desarrollar una metodología que permitiera incorporar al análisis estratégico a un conjunto numeroso de sistemas que se convertían en interdependientes en el momento de la gran batalla. Después, en la postguerra, las grandes industrias modernas incorporan esta nueva disciplina en la planificación empresarial con el nombre de Operación de sistemas, donde aparece claramente la importancia de la interdiciplinariedad y la cooperación organizada de lo heterogéneo. Con Bertalanffy, se establece claramente la importancia de los estudios de sistemas para diversos campos de la ciencia, solo que con este autor, dichos estudios dejan de pertenecer solo a la biología, para buscar realizar el sueño (de Bertalanffy) de transformarlo en un lenguaje universal para la ciencia, incluyendo a los estudios de la sociedad. Es en este punto en que los estudios de sistemas se unen a la concepción holística de la sociedad
Concepto de la Teoría de Sistemas
La Teoría de Sistemas se fundamenta en tres premisas básicas, a saber:
a) Los sistemas existen dentro de sistemas
Las moléculas existen dentro de células las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjuntos mayores de culturas, y así sucesivamente.
b) Los sistemas son abiertos.
Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
c) Las funciones de un sistema dependen de su estructura
Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones
El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias, y principalmente, la administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo; la sociología habla de sistema social, la economía de sistemas monetarios, la física de sistemas atómicos, y así sucesivamente. El enfoque sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que casi siempre se está utilizando, a veces inconscientemente
El enfoque sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que casi siempre se está utilizando, a veces inconscientemente.
Un sistema es la combinación ordenada de partes que, aunque trabajen de manera independiente, se interrelacionan e interactúan, y por medio del esfuerzo colectivo y dirigido constituyen un todo racional, funcional y organizado que actúa con el fin de alcanzar metas de desempeño previamente definidas. Esta definición hace hincapié en a) partes interrelacionadas e interactuantes; b) que constituyen un todo y c) que tratan de lograr un propósito predeterminado. La definición incluye los conceptos de estructura, integridad, de interrelación de las partes y de la relación de éstas con el todo.
Cuando empleamos la teoría de sistemas para comprender o estudiar algún fenómeno, es esencial entender que un sistema es ante todo una entidad independiente, no importa que a su vez pertenezca o sea parte de otro sistema mayor, y que, visto así, es a su vez y todo coherente que podemos estudiar y analizar para mejorar nuestra comprensión de ese fenómeno. Como indica Watzlawick:
"Cada una de las partes de un sistema está relacionada de tal modo con las otras que un cambio en una de ellas provoca un cambio en todas las demás y en el sistema total. Esto es, un sistema se comporta no sólo como un simple compuesto de elementos independientes, sino como un todo inseparable y coherente. Quizás esta característica se entienda mejor en contraste con su opuesto polar, el carácter sumatorio: si las variaciones en una de las partes no afectan a las otras o a la totalidad, entonces dichas partes son independientes entre sí y constituyen un "montón" (para utilizar un término tomado de la literatura sobre sistemas) que no es más complejo que la suma de sus elementos. Este carácter sumatorio puede ubicarse en el otro extremo de un contínuo hipotético de totalidad, y cabe decir que los sistemas siempre se caracterizan por cierto grado de totalidad."
Del mismo modo, entenderemos a todo sistema social como una totalidad, con todas sus partes y elementos, de tal manera interrelacionados, que cualquier variación o cambio en una de sus partes afecta a cada uno de los elementos restantes.
El Sistema se define en función del objetivo y funciones que debe cumplir en el entorno donde se desenvuelve. Esto lo caracteriza y lo diferencia de otros sistemas. Además, le determina a sus elementos componentes y a los procesos que los vinculan, una dimensión, cualidad, funcionamiento, operatividad y apariencia, muy particular.
En el caso de sistemas empresariales, si bien estos están motivados por fines personales de lucro económico, políticos, etc., sus objetivos no deben con-fundirse con los objetivos del sistema. Indudablemente, el interés particular de los promotores influyen en él “como el sistema hace las cosas”, pero no deben confundirse los objetivos que persiguen sus miembros accionistas y los del sistema en cuestión. Unos están motivados por intereses individuales y el del sistema por la necesidad que satisface
En un sistema empresarial, los factores que afectan su Misión son los mismos que afectan a la población en términos de recurso humano y como consumidor. También influyen en él, las políticas económicas, sociales, educativas, el marco legal vigente, las relaciones con el mercado internacional, la competencia, etc.
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.
c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.
La empresa es un Sistema vivo en completa integración y relación con su entorno. Una institución es propiamente un producto natural de las necesidades y presiones sociales un organismo provisto de capacidad de respuesta, capaz de adaptarse.
Una empresa está integrada por personas de la sociedad donde se desenvuelve, sus miembros actúan a la vez, como elemento directivo, como gerente y como productor y en el mercado en general como cliente externo. Actúan como productores al interior de la empresa y como demandantes de los mismos bienes y servicios, que contribuyen a generar.
El elemento de mayor importancia en la definición de la Razón de Ser del Sistema empresa, es el factor humano, sus necesidades y expectativas, pero también sus aspiraciones, su mundo cultural, nivel educativo, productividad o capacidad de generar bienes o prestar servicios.
Características de la Teoría de Sistemas
Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido a la teoría de sistemas son las siguientes:
La estructura del sistema se refiere a las interrelaciones jerárquicas y comunicacionales que unen sus diversos elementos componentes, en un determinado orden. No se trata únicamente de interrelaciones entre las personas, sino también entre los diferentes elementos constitutivos.
Sus elementos están relacionados entre sí en proporciones diversas, en los diferentes procesos que se requieren para cumplir el objetivo fundamental del sistema
2. Totalidad o globalismo. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.
Una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia.
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.
- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.
Los insumos o entradas son los elementos que entran al sistema para ser transformados o para ayudar en el proceso de la transformación. Todo lo que el sistema extrae del ambiente para transformar en resultados o para contribuir al proceso de transformación es entrada. Es necesario hacer hincapié en la importancia de la definición de objetivos y de lo que se espera del sistema. Un aspecto axiomático de los sistemas es que tienen objetivos que se subdividen en propósitos. El grado en que los objetivos y propósitos de un sistema están especificados afecta enormemente la capacidad de funcionamiento y su demostración, y así justifica la existencia del sistema.
Otro aspecto fundamental de un sistema es el relacionado con los resultados o productos. El producto es la salida del sistema; es el resultado de los procesos utilizados para transformar las entradas. Los productos de un sistema industrial, tal como una fábrica de automóviles, son los vehículos producidos por el sistema de venta al público.
Al igual que las entradas, las salidas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
5. Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de entrada.
Los procesos o transformación son los elementos de acción o la modificación a lo largo del tiempo en los aspectos informativos y energéticos de un sistema. Cuando se habla de éste es importante considerar la manera lógica en que todo lo que ingresa en el sistema se transforma en sus resultados o productos. A este método lógico se denomina proceso o transformación del sistema.
Los sistemas tienen adicionalmente un proceso de desgaste natural desde el mismo momento de su nacimiento o aparición, que lo conduce irremediablemente a su desaparición o muerte. Este proceso de desgaste entrópico, es compensado con el proceso de retroalimentación. Que mientras más eficiente sea, prolonga la vida del sistema más allá de sus propias expectativas de vida. Pero irremediablemente el sistema va a desaparecer por factores inherentes a sí mismo o por los cambios ocurridos en el en-torno.
Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.
Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.
Esta característica explica el efecto que podemos causar al equilibrio interno del sistema, cuando alteramos uno de sus elementos aisladamente. Puede generarse una alteración de las relaciones internas, que pondría en peligro la estabilidad del sistema como un todo.
En los sistemas abiertos se trata de sistemas que importan y procesan elementos (energía, materia, información) de sus ambientes y esta es una característica propia de todos los sistemas vivos. Que un sistema sea abierto significa que establece intercambios permanentes con su ambiente, intercambios que determinan su equilibrio, capacidad reproductiva o continuidad, es decir, su viabilidad ( entropía negativa).
Un sistema es cerrado cuando ningún elemento de afuera entra y ninguno sale fuera del sistema. Debido a que no recibe inputs del exterior, tiende al agotamiento interno, a la entropía. Por el contrario, un sistema abierto es el que, recibiendo energías o inputs del exterior es capaz de renovarse; entonces se dice que tiene entropía negativa.
Mantener la empresa como un sistema abierto, le garantiza estar monitoreando las variaciones que se producen continuamente en su entorno, manteniéndose así informado de cualquier circunstancia que modifique las necesidades y expectativas de sus “clientes”. Esta situación deseable para cualquier sistema se conoce como: equilibrio dinámico, lo mantiene en permanente y continuo proceso de intercambio con su medio ambiente. La reposición o recarga energética, mediante el proceso de retroalimentación, se realiza en forma efectiva.
El sistema empresarial debe permanentemente mantenerse abierto, bien informado. El entorno está cambiando continuamente. Si la empresa no monitorea su medio ambiente, corre el riesgo de desactualizarse, de convertirse en un organismo o sistema cerrado.
10. Retroalimentación. Es la información que regresa al funcionamiento del sistema y que le permite mantener, aumentar, modificar y cambiar sus operaciones. En otras palabras, es el proceso mediante el cual ingresa información acerca del desempeño o los resultados del sistema, compara esa información con los objetivos establecidos y la cantidad de entradas suministradas, y la comunica a los diseñadores o agentes responsables del sistema. La retroalimentación es el flujo principal de información interna del sistema. Es la manera en que fija la atención en lo que está realizando y cambia su comportamiento para mejorar su actividad.
El proceso de retroalimentación puede prolongar la existencia del sistema empresa, pero no puede eliminar el ciclo de vida, cuando el sistema se vuelve obsoleto y deja de ser efectivo en la satisfacción de la necesidad, el sistema desaparece.
Dadas estas características se puede imaginar con facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactúan: producción, comercialización, contabilidad, investigación y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros.
Al tratar de comprender la organización se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a través de un componente o un área funcional. El estudio de un sistema de producción no produciría un análisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercialización.