Modelo Propuesto para la Introducción de la Metodología del Marco Lógico en el Diseño de Trabajos Especiales de Grado en el Colegio Universitario Fermín Toro
En esta fase se elaborará, a partir de la información derivada de las herramientas de análisis anteriores, el elemento de planificación que definirá el proyecto a realizar.
La MML es una herramienta para la conceptualización, el diseño, la ejecución, el seguimiento del desempeño y la evaluación de proyectos. Su objetivo es darle estructura al proceso de planificación y comunicar la información esencial sobre un proyecto.
La MML puede ser utilizada en todas las etapas del ciclo de proyectos: identificación, orientación, análisis, presentación a comités de revisión, ejecución, seguimiento del desempeño y evaluación ex post. Desde el inicio debe ser desarrollada con la participación del equipo del proyecto en general.
La MML debe ser modificada y mejorada repetidamente a lo largo del diseño y la ejecución del proyecto.
A continuación se aprenderá a utilizar la MML en el diseño de proyectos. Sin embargo, la MML también facilita la preparación de un calendario o Plan de Ejecución del Proyecto. Asimismo, constituye la base para el diseño de un Plan de seguimiento del desempeño y evaluación, al proporcionar los objetivos, los indicadores y metas.
Presentamos la MML en forma de matriz de 4x4, las cuatro columnas contienen la información siguiente:
- Resumen narrativo de objetivos y actividades
- Indicadores verificables objetivamente (metas específicas a ser alcanzadas).
- Medios de verificación (dónde puede obtenerse la información sobre los indicadores); y
Supuestos (factores que están fuera del control de la unidad de ejecución del proyecto y de la entidad ejecutora, que implican riesgos).
Las cuatro filas de la MML contienen información sobre objetivos y actividades, indicadores, medios de verificación y supuestos, en cuatro niveles jerárquicos del proyecto: fin, propósito, componentes (productos) y actividades.
Desglosemos los cuatro elementos reflejados en las filas de la MML:
Fin (impacto) al cual contribuirá el proyecto de manera significativa después que éste entre en la fase de operación.
Propósito (efecto directo) que se logra después de completar la ejecución del proyecto
Componentes (productos) que se producen durante la ejecución
Actividades requeridas para producir los componentes (productos) planeados.
A continuación cubriremos el proceso de preparación de una MML de un proyecto columna por columna, terminando con un ejercicio basado en un Estudio de Caso y concluyendo con el tema del Alcance de la responsabilidad del Gerente del Proyecto.
La primera columna de la MML contiene un Resumen Narrativo de los objetivos y actividades del proyecto
Resumen Narrativo |
Indicadores Verificables Objetivamente |
Medios de Verificación |
Supuestos |
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Fin |
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Propósito |
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Componentes |
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Actividades |
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Todo proyecto a desarrollar en la institución debe responder a un problema de desarrollo u obstáculo al desarrollo que ha sido detectado.
El Fin es una expresión de la solución al problema de desarrollo que ha sido diagnosticado.
Por ejemplo, si el problema de desarrollo en el sector salud es una alta tasa de mortalidad materna e infantil en la población de bajos ingresos, el objetivo a nivel de Fin, sería reducir la tasa de mortalidad materna e infantil en dicha población. El grado en que el proyecto CONTRIBUYE a dicho Fin determinará en gran medida su efectividad de desarrollo.
Es importante enfatizar dos aspectos relacionados con el Fin:
El Propósito: es el efecto directo que se espera a partir del período de ejecución. Representa el cambio que fomentará el proyecto. El propósito es una hipótesis sobre el efecto directo que debe resultar de la producción y utilización de los componentes (productos) y se expresa como resultado.
El título del proyecto debe derivarse de lo expresado en el propósito.
El SML requiere que todo proyecto tenga un solo propósito. La razón principal es claridad. Por ejemplo, si hay más de un propósito, el ejecutor podrá seleccionar el propósito que considera más importante, más fácil de lograr o el menos costoso. Sin embargo, este pudiera no ser el propósito socialmente más importante.
Los componentes (productos): son los resultados específicos – obras, estudios, servicios, capacitación – que deben ser producidos por el ejecutor con el presupuesto asignado. Son los productos que financia el proyecto.
Cada uno de los componentes (productos) debe ser necesario para lograr el propósito. Además, debe ser razonable plantear que si todos los componentes (productos) son producidos de la manera planteada se logrará el propósito.
La gerencia o administración del proyecto tiene la responsabilidad de producir los componentes. En el caso de un financiamiento, los componentes son, o deberían ser parte esencial del contrato de préstamo.
Los componentes deben ser redactados claramente y como resultados o productos finales, es decir, escuelas o carreteras completadas, estudios terminados.
Actividades: son aquellas que la gerencia o administración del proyecto debe asegurar que se lleve a cabo para producir cada componente (producto). Es importante tener una lista detallada de Actividades, porque es el punto de partida para la preparación de un Plan de Ejecución (calendario del proyecto).
Se coloca cada actividad requerida para producir un componente (producto) en orden cronológico y se estima el tiempo y los recursos requeridos para realizarla. Por lo tanto en la MML, la ejecución está directamente vinculada al diseño de proyecto.
Comenzando desde la parte inferior de la columna de resumen narrativo, si llevamos a cabo las actividades, produciremos los componentes (productos). Continuando hacia arriba, si producimos los componentes, deberíamos lograr el propósito. Si logramos el propósito deberíamos hacer una contribución significativa al logro del Fin (o Fines)
Lo anterior significa que las actividades son aquellas que son necesarias para producir los componentes (productos). Los componentes son necesarios para el logro del propósito. El propósito es necesario, pero se requieren otras acciones necesarias además de este proyecto, para lograr el Fin
Consideremos ahora unos ejemplos de hipótesis vinculadas:
Los dos conjuntos de afirmaciones que aparecen en los ejemplos están ordenados de forma secuencial con sus relaciones medio – fin de 1 a 4, comenzando por el primer medio:
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EJEMPLO A |
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1. (Actividad) Diseñar cursos de capacitación para el personal del sector salud |
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EJEMPLO B |
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1. (Actividad) Distribuir semillas
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En un árbol de objetivos, con frecuencia habrá más de cuatro niveles de objetivos o soluciones a los problemas percibidos por los involucrados. Algunos objetivos podrían estar en niveles jerárquicos superiores a los objetivos a nivel de Fin.
Por ejemplo, “situación económica de la población mejorada” es un objetivo de alto nivel al cual contribuyen todos los proyectos de desarrollo, pero en casi todos los casos estaría en un nivel más alto que el objetivo a nivel de Fin.
En la parte inferior del Árbol de Objetivos podríamos tener soluciones que representan tareas que serían requeridas para completar una Actividad. Dichas tareas tampoco serían incluidas en la MML.
Una de las convenciones importantes de la MML es que se redactan los Objetivos – Fin, Propósitos. Componentes – como resultados logrados o producidos. En ese sentido reflejan logros y metas cumplidas
A nivel de Fin es aceptable comenzar la redacción “Contribuir a ...” dado que el proyecto es una de varias acciones que son necesarias para el logro de este objetivo en particular.
A continuación se señalan algunas formas correctas e incorrectas de cómo deben formularse los objetivos:
INCORRECTAS |
CORRECTAS |
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Enfermedades debidas a impurezas en el agua serán reducidas en la región Sur |
Enfermedades debidas a impurezas en el agua reducidas en la región Sur |
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Personal médico será capacitado y certificado |
Personal médico capacitado y certificado |
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La calidad de la Educación Primaria mejorará |
La calidad de la Educación Primaria mejorada |
Tal y como se indicó anteriormente, el propósito es una hipótesis; es el efecto directo que el equipo de diseño considera que resultará cuando los beneficiarios del proyecto utilicen los componentes (productos) producidos por el proyecto.
Consideremos el siguiente proyecto de educación primaria:
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Propósito: Calidad de la Educación Primaria Mejorada |
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Componentes (productos):
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EXPLICACIÓN: En este caso, el equipo de diseño considera que cuando los docentes, los alumnos y los administradores usen las escuelas, el curriculum nuevo, la capacitación y la biblioteca, el efecto directo será un mejoramiento de la calidad de la educación primaria
Es importante señalar que en algunos proyectos, especialmente en los sectores sociales, el efecto directo (cambio en la población objetivo) tal vez no se produzca hasta que hayan transcurrido unos años después de la ejecución.
La segunda columna de la MML es la de Indicadores Verificables Objetivamente.
Podemos definir un indicador como “La especificación cuantitativa que utilizamos para medir el logro de un objetivo. Dicha especificación ha sido aceptada colectivamente por los involucrados como adecuada para medir el logro de los objetivos del proyecto”.
Los Indicadores:
Los Indicadores a nivel de Fin: Se refieren al impacto general que tendrá el proyecto.
Los Indicadores a nivel de propósito: miden el efecto directo después de completada la ejecución del proyecto.
Los Indicadores de Componentes: son descripciones breves, pero claras de cada uno de los componentes que serán producidos durante la ejecución
El Resumen del Presupuesto: Contiene los costos de las actividades, los cuales en total muestran el costo de cada componente y de ahí el presupuesto del proyecto.
Los conceptos claves en relación con Indicadores son los siguientes:
¿Qué significa CCT?
C = Cantidad ¿Cuánto?
C = Calidad ¿De qué tipo?
T = Tiempo ¿Para cuándo? ¿Entre cuándo y cuándo?
+ = También podría ser necesario especificar Grupo Social o Grupo Objetivo de la Población, así como lugar (o localización).
¿Cómo se define el éxito?
Otro punto que vale la pena destacar y que está reflejado en nuestra definición de indicador, es la importancia de llegar a un acuerdo entre los diferentes grupos de Involucrados en relación con las metas especificadas en los indicadores. En particular, nos referimos a aquellos que diseñan el proyecto, a los que ejecutarán el proyecto, así como a los beneficiarios del proyecto.
Los indicadores del proyecto identificarán la evidencia que demostrará lo alcanzado en cada nivel.
Estos logros deben ser verificables objetivamente para que tanto un proponente del proyecto como una persona escéptica puedan estar de acuerdo sobre lo que la evidencia implica.
Un buen indicador debe tener CUATRO atributos críticos:
Veamos a continuación los pasos para la formulación de un indicador en un proyecto hipotético:
Comenzamos identificando el objetivo incluyendo su nivel. En este proyecto “los pequeños agricultores mejoran el rendimiento de arroz” es un objetivo a nivel de propósito.
Paso 1 Establecer las metas CUANTITATIVAS: Podemos comenzar especificando el número de pequeños agricultores: 1000. Luego tendremos que especificar lo que significa “pequeños” agricultores: aquellos que tienen 2 Has o menos. Por último tendremos que especificar en cuánto mejorarán el rendimiento de arroz: en un 40%. También indicamos los números absolutos (de “x” a “y”) en vista de que puede haber distorsiones en el año base.
Paso 2 Especificar CALIDAD: En este caso, definimos la calidad como el peso promedio del grano de arroz, utilizando 2002 como año base.
Paso 3: Especificar TIEMPO: En entre octubre de 2003 y octubre de 2006. Podríamos también especificar lugar: “en el Municipio Turén del Estado Portuguesa”.
Juntando lo anterior tenemos:
“1000 pequeños agricultores (2 Has o menos) en el Municipio Turén, aumentan los rendimientos de arroz en un 40% (de “x” a “y”) entre octubre de 2003 y octubre de 2006, manteniendo la misma calidad (`peso promedio del grano) de la cosecha de 2002”.
Además, sea en la misma celda o en un cuadro adjunto, debemos especificar metas intermedias, con la periodicidad apropiada (trimestral/semanal/anual)
En otras palabras, un buen diseño de proyecto no se limitará a especificar datos para el principio y final del proyecto, sino además indicadores intermedios que son esenciales para el seguimiento del desempeño del mismo. Esto se aplica en relación con los Componentes (productos).
Finalmente, es importante incluir al menos un indicador cualitativo en un proyecto, especialmente opiniones de los beneficiarios con respecto al desempeño del proyecto. Esto tiende a fomentar un sentido de pertenencia por parte de los beneficiarios y también puede servir para acercar a las entidades ejecutoras a sus clientes
La columna de Medios de Verificación de la MML contiene fuentes de datos sobre dónde la entidad ejecutora o el evaluador pueden obtener información sobre la situación, comportamiento o desempeño de cada Indicador durante la ejecución del proyecto. Ello requiere que los que diseñan proyectos identifiquen fuentes de información posiblemente como actividad del proyecto, con su costo correspondiente.
No toda la información tiene que ser estadística:
Consideremos a continuación el Indicador siguiente:
“3.550 viviendas familiares adquiridas por agricultores de bajos ingresos, residentes de barriadas, para julio de 2005”.
El medio de Verificación de este indicador podría incluir:
Los asuntos importantes a considerar cuando seleccionamos los indicadores y sus correspondientes Medios de Verificación, tiene que ver con aquello que presentamos como “cuatro atributos de un buen indicador”, especialmente el que llamamos práctico.
El tema crítico es: ¿Dónde obtenemos la evidencia (o los datos requeridos)?
Tenemos dos posibilidades:
Primero, deberíamos hacer un inventario de fuentes secundarias, es decir, datos que son recogidos regularmente y con frecuencia son publicados. Esta será la fuente de información menos costosa, aunque a veces los datos de fuentes secundarias pueden requerir tabulaciones o procesamiento especial para que se pueda aplicar a la población objetivo.
Si no hay información de fuentes secundarias para el indicador, debemos considerar recolectar o generar los datos, es decir, fuentes primarias.
A su vez, esto lleva a las consideraciones siguientes:
¿Quién financiará la recolección de datos?
Si el proyecto financia la recolección de información, entonces debe ser incluida también en las actividades con su costo correspondiente. Se debe considerar la frecuencia de recolección de información.
¿Quién hará la recolección de los datos?
¿Qué cantidad razonable de información se requiere?
Puede ser necesario ajustar el objetivo y el indicador para evitar estos costos
La columna de supuestos se refiere a la pregunta siguiente: ¿Cómo podemos manejar los riesgos?
Después de todo existen riesgos en todos los proyectos: ambientales, financieros, institucionales, sociales, políticos, climatológicos, u otros factores que podrían llevar a que el proyecto fracasase
La MML requiere que el equipo de diseño del proyecto identifique los riesgos en cada fase: Actividades, Componentes, Propósito y Fin.
El riesgo se expresa como un supuesto que debe ocurrir, es decir, como un objetivo, para poder proceder al nivel siguiente en la jerarquía de objetivos. A nivel de Fin, los riesgos tienen que ver con la sostenibilidad.
Observemos el siguiente ejemplo:
Suponga que su objetivo personal es llegar al trabajo en autobús en treinta minutos o menos. En un día cualquiera esta podría ser una meta “razonable”. Sin embargo, hay varios riesgos asociados al logro de ese objetivo:
Hay tres conceptos claves relacionados con los supuestos:
(1) Especifique bien los supuestos (riesgos) que son demasiado generales.
Por ejemplo, “existe apoyo político para la estrategia del proyecto”.
Este supuesto es demasiado vago y general para ser de utilidad en la ejecución del proyecto.
Podría redactarse de nuevo el supuesto de la manera siguiente:
“La Asamblea Legislativa aprueba anualmente, los recursos que requiere el proyecto”.
(2) Analice la importancia y probabilidad de la ocurrencia de cada supuesto.
(3) Administre y ejerza influencia en los supuestos durante el diseño y la ejecución del proyecto, para aumentar la probabilidad de que ocurran
Los supuestos, o riesgos del proyecto, tienen una característica muy importante en común: se definen como que están fuera del control directo de la gerencia o de la entidad ejecutora del proyecto.
Lo convencional en el SML es expresar los supuestos como objetivos, es decir, condiciones que deben ocurrir.
Si bien, como indicáramos anteriormente, los Supuestos están fuera del control directo de la gerencia o de la entidad ejecutora, en muchos casos la gerencia del proyecto puede llevar a cabo Actividades que aumenten la probabilidad de que un supuesto ocurra.
El equipo de diseño del proyecto se pregunta qué podrá fallar en cada nivel. Por ejemplo, a nivel de Actividades, los fondos de la contrapartida podrían no llegar en el tiempo especificado, podría haber un cambio en las prioridades del gobierno, podría haber una huelga, una devaluación, etc. El objetivo no es incluir todas las posibilidades, sino identificar aquellas que son razonablemente importantes.
La columna de Supuestos juega un papel muy importante, tanto en el diseño como en la ejecución. En la etapa de diseño, ayuda a identificar riesgos que podrían ser evitados o mitigados mediante la inclusión de Actividades adicionales y hasta Componentes (productos) en el proyecto.
Por ejemplo, uno de los supuestos de un proyecto de salud en el área rural podría ser que personal calificado está dispuesto a trasladarse y a vivir en áreas rurales. Dado que el supuesto es vital para lograr el propósito del proyecto, la voluntad del personal calificado no debe dejarse al azar.
El equipo de diseño debería incluir en el diseño del proyecto Actividades y Componentes (Productos) que aseguren qué personal calificado se traslade al área rural.
Estas actividades o componentes (productos) podrían consistir en un sistema de pagos de incentivos, vivienda gratuita o algo similar.
Si un supuesto es crítico, pero la probabilidad de que ocurra es baja y no hay Actividades o Componentes que podrían aumentar dicha probabilidad, el equipo de diseño del proyecto podría concluir que ese proyecto en particular es demasiado arriesgado y debería ser abandonado (es decir un supuesto “fatal”).
Un proyecto bien diseñado, es aquel cuyos riesgos son “manejables”; mientras más cercana a 1 sea la probabilidad estadística de que ocurran los supuestos, mayor será la probabilidad de que el proyecto produzca sus componentes y que logre su propósito y Fin.
En la MML, el razonamiento es el siguiente: si llevamos a cabo las actividades y ocurren ciertos supuestos en la fila de actividades tenemos las condiciones necesarias y suficientes para producir los componentes planteados.
Si producimos los componentes (productos) y ocurren ciertos supuestos en la fila de los componentes, tenemos las condiciones necesarias y suficientes para lograr el propósito.
Si logramos el propósito y ocurren ciertos supuestos en la fila del Propósito, tenemos las condiciones necesarias para contribuir significativamente al logro del fin
Los supuestos que incluimos en la fila correspondiente al Fin, tienen que ver con sostenibilidad, es decir, las condiciones requeridas para que el flujo de beneficios continúe después de que el proyecto ha sido ejecutado.
Los supuestos representan un juicio sobre la probabilidad de éxito de un proyecto que es compartido por el equipo de diseño del proyecto, el prestatario y el ejecutor.
Supongamos que estamos diseñando un proyecto y planteamos un supuesto.
Hay una lista de preguntas para analizar posibles supuestos que debieran ser contestadas antes considerar la inclusión de los mismos:
Una de las ventajas principales de expresar los supuestos con claridad en la MML es que la gerencia del proyecto tendrá un incentivo para comunicar e informar sobre problemas en lugar de dejarlos para que otros los descubran.
Por ejemplo:
Si el éxito de un proyecto de irrigación supone que el Ministerio de Agricultura eliminará techos de proecios o restricciones de exportación para una fecha determinada, entonces, la gerencia del proyecto debería hacer seguimiento de la eliminación de ambos y señalar al Ministerio y o al Financista que demoras pueden afectar el logro del propósito
Ha finalizado de realizar la construcción de la Matriz de Marco Lógico de su proyecto: ya ha finalizado la parte investigativa de su TEG, ahora proceda a redactar el Trabajo Especial de Grado.
