Universidad Yacambú

Especialización: Gerencia Mención Sistemas de Información

Autor: Ing. Maigualida Marín

 

 

 

 

 

 

     

      La Planificación es un hecho que ha sido documentados en los últimos 50 años, se considera que desde que el mundo es mundo la Planificación ha estado presente; (en defensa de la Teoría Creacionista)  DIOS creo al mundo en forma planificada, se planteó un proyecto y lo planificó para su ejecución en siete días, y el proyecto fue alcanzado con una perfección que sólo DIOS puede lograr. Este sentido de planificar para ejecutar algo, es innato en todos los individuos, sólo que algunos lo desarrollan y otros no.

 

Planificar, es una acción que se desempeña en el día a día, en cada acción realizada para alcanzar un proyecto de cualquier tipo.  En la actualidad, la sociedad ha aplicado la planificación en distintos ámbitos y la ha definido de diversas formas; lo que nos puede llevar a decir que no ha sido plenamente delimitada.  Por ejemplo se dice, que la planificación es un proceso, una fase;  también se ha plasmado como una disciplina integral, en la cual convergen todos los factores determinantes que se desenvuelve en un proceso.

 

En una Organización el planificar es un proceso necesario, que se anticipa a la toma de decisiones, para el logro de los objetivos que se hayan pautado y por ende dicta el curso de la misma. La planificación sigue distintas corrientes, para las cuales guarda características particulares que las distinguen unas de otras. En la planificación, la definición de problemas resulta de un interés especial, sobre todo en los casos de planificación institucional donde se trata de dar una respuesta a las necesidades internas y a las demandas del entorno.   El planificar permite atender tanto los fines como de los medios; es decir el ¿qué hay que hacer? y el ¿cómo hacerlo?

 

 

Conceptos de Planificación:

 

La Planificación; se puede decir es el arte de organizar, es el pre-establecimiento de un conjunto de actividades a seguir de forma sistemática para alcanzar una objetivo particular; a continuación se citaran algunos autores que ayuden a reforzar esta idea:

 

La planificación “se refiere a las acciones llevadas a cabo para realizar planes y proyectos de diferente índole”.  http://es.wikipedia.org/wiki/Planificación.

 

“La planificación es un proceso administrativo y como tal opera en las organizaciones.  La planificación es el proceso mediante la cual se decide la direccionalidad de las organizaciones. Se fijan objetivos futuros y se trazan trayectorias para la consecución de tales objetivos.”   Libro-textoescrito en 1995 por Freddy Arráez T. Profesor titular adscrito al Programa Planificación Regional de la Universidad Ezequiel Zamora. Venezuela.⁽¹⁾

 

“La Planificación es un trabajo analítico (descomponer un objetivo o una serie de intenciones en pasos formales, y anticipar los resultados de cada uno)” Henry Mintzberg ⁽⁶⁾. Clásicos de Revistas.

 

“Planificar significa anticipar el curso de acción que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación.” Proyecto de desarrollo: Planificación, Implementación y Control / BID, EIAP, FGV Brasil. México DF Editorial Limusa 1985 ⁽⁵⁾.

 

Aplicando un análisis crítico a los diversos puntos de vista de los distintos autores ante expuestos, Planificar es un proceso que permite a las organizaciones establecerse objetivos y definir planes, siempre orientados al alcance de una situación deseada, lo cual definirá la direccionalidad de la misma, aplicando una serie de herramientas y acciones que de forma sistemática permitan desarrollar el plan o proyecto propuesto.

 

 

Interpretaciones complementarias de la Planificación:

·         Técnica: como proceso que lleva a la definición de metas, para establecer programas y métodos específicos de acción.

·         Ideológica: como instrumento para obtener un importante grado de dominio sobre el destino del hombre.

 

 

Características más comunes de la Planificación:

·         La planificación es una metodología para la toma de decisiones.

·         La planificación intenta optimizar el logro de los objetivos.

·         La planificación trata de hacer coherente los objetivos con la disponibilidad de recursos y necesidades.

·         La planificación es reflexión del presente para convertirla en reflexión sobre el futuro.

·         La planificación es un proceso social.

·         La planificación es un esfuerzo deliberado de cambiar una situación que resulta insatisfactoria.

·         La planificación intenta elegir racionalmente las alternativas que mejor se ajustan a los valores de quien las elige.

 

 

Principios de la planificación:

Racionalidad: establecimiento de objetivos precisos con una utilización efectiva de recursos humanos, materiales disponibles, es decir, el uso racional de los recursos para lograr la mayor eficiencia organizacional. Este principio, está primeramente, vinculado en las dos interpretaciones, al ser entendido como proceso racional que relaciona fines con medios. Sin embargo la racionalidad perfecta no es posible, debido a la dificultad de conocer todas las alternativas factibles en un momento dado, ni todas sus consecuencias.

 

Flexibilidad: es fundamental ya que las circunstancias son cambiantes y es necesario establecer mecanismos y ajustes para adaptarlos a los diferentes cambios sociales, económicos, políticos, etc., en los cuales se desarrolla el plan.

 

Continuidad: es necesario hacer un seguimiento constante del desempeño de las actividades a realizar, eso permitirá un avance exitoso del plan.

 

Sencillez: las acciones a seguir y la sistematización de las mismas debe estar establecidas de forma clara y de fácil comprensión.

 

Previsión: se establecen plazos bien delimitados para fijar las acciones a seguir.

 

Coherencia: señala que todos los objetivos deben ser coordinados de forma consistente y con una secuencia lógica, y todos sus planes deben orientar sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos.

 

Estandarización: implica considerar procedimientos y programas homogéneos, lo que ayuda a que los planes sean sencillos y claros.  La estandarización es posible en tareas repetitivas.

 

Participación: debe involucrar a todos los integrantes del equipo, buscar el consenso entre actores, lo cual permite la aceptación y entendimiento de los planes, además de una gran satisfacción por parte de todos.

 

 

Etapas del proceso de planificación 

El proceso de planificación consta de seis etapas que permiten sistematizar previamente objetivos y políticas en planes y programas de acción que orientar la toma de decisiones; tales como:

·        Diagnostico, estudio o investigación, de las condiciones presentes para la definición del plan.

·        Definición de los objetivos y metas, que presenten una coherencia entre estos y la finalidad del plan.

·        Establecer políticas y métodos de acción, que señalen metas e indicadores que se convierten en referencias o standard para el control de la gestión.

·        Asignación de recursos, considerando el fin y los medios.

·        Ejecución del plan de acción, mediante la emisión de órdenes bien definidas.

·        Control, seguimiento y evaluación de los resultados con respecto a los parámetros establecidos.

 

 

Corrientes o enfoques de Planificación:

 

La planificación ha sido aplicada en distintos ámbitos y se ha definido de diversas formas;  ha sido sometida a evaluaciones permanentes, en un principio económico y sectorial, se le añaden luego aspectos sociales, ambientales, etc., que muestran una gran variedad de modelos; según  Leonor Dillón ⁽²⁾, “Planificación y Política Empresarial”, clasifica estas corrientes de la siguiente forma:

 

1. Planificación Normativa:   Inicialmente llamada “planificación del desarrollo” ha sido utilizada desde los comienzos de los Sistemas Nacionales de Planificación. En ella se describen rigurosamente los planes a seguir para el logro de los objetivos a alcanzar. En esta corriente los ejecutantes debían guiarse rigurosamente por las acciones y la percepción del planificador.

 

2. Planificación Social: Se conduce a partir del uso de métodos de la planificación con el fin de alterar, con un fin específico, algún componente del sistema social; los objetivos y la capacidad de esta planificación son delimitados por el sistema social. Según Giordani, la socialización de la planificación responde a una ideología crecientemente aceptada por actores sociales y políticos. Es necesario que los gobiernos y particulares destinen buena parte de sus energías y recursos a planear, en respuesta a fenómenos políticos, económicos, sociales y tecnológicos.

 

3. Planificación Estratégica: Comprende el conocimiento de expectativas, intereses internos y externos, la base de datos relacionadas con experiencias pasadas, del presente y la previsión del futuro y la evaluación del ambiente y de la propia organización. Las necesidades permiten la elaboración de estrategias maestras y programadas lo cual se nutre con información y permite establecer normas de evaluación y formulación de planes. La planificación estratégica ha tenido gran aceptación en el mundo como consecuencia de la globalización, ella aborda el problema de la planificación intentando establecer un equilibrio dinámico entre recursos financieros, resultados y opciones estratégicas para las distintas áreas de la organización, suponiendo que están en interacción con el ambiente donde participan los competidores.

 

Según  MsC Salvador Vanegas Guido ⁽⁴⁾, la planificación Estratégica se define como: “Un Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir -y hasta forzar- modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes circunstancias.  Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y  la planeación táctica.  Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara la dirección.  Es  identificar y llevar a la practica los objetivos a Largo Plazo de la empresa.”

 

La planificación estratégica se puede clasificar en dos etapas fundamentales, como son la de análisis o planeación estratégica y  la de implementación del plan estratégico; donde el análisis se enfoca a la definición de objetivos, métodos y políticas, y la implementación se enfoca a la ejecución, control y evaluación. Se considera que es uno de los instrumentos más importantes, para que las organizaciones puedan proyectar en el tiempo el cumplimiento de sus objetivos.

 

 

Diferencias entre los principales  enfoques de planificación:

 

Julio Corredor ⁽³⁾ (2007), establece en la siguiente tabla comparativa, las diferencias básicas entre la planificación Normativa y la planificación Estratégica.

 

 

Tabla 1.  Diferencias entre Planificación Normativa y Estratégica.

Fuente: Julio Corredor – (2007).

 

 

Un análisis de las diferencias planteadas por Julio Corredor ⁽³⁾, permite establecer que la Planificación estratégica no es un proceso rígido, por el contrario es dinámico, plantea alternativas siempre orientadas al alcance del proyecto, prevé obstáculos.  Características que permiten destacarse sobre la Planificación Normativa; claro está, que estos enfoques podrán garantizar el éxito, de cuerdo al tipo de Organización donde se aplique.

 

Fases Cronológicas de la Planificación Estratégica

 

Tabla 2.  Fases de la Planificación Estratégica.

Fuente: MsC Salvador Vanegas Guido. (2001) 

 

 

 

En el paso de las ultimas cinco décadas, se puede observar en la tabla presentada por  S. Vanegas Guido ⁽⁴⁾, que la Planificación Estratégica ha venido evolucionando; si se quiere, de acuerdo al crecimiento y a la evolución de las empresas, las necesidades de éstas están orientadas más a su integración con el entorno, ya no tiene un perfil más individual, sino una visión global que le permita a las organizaciones aplicar la norma Ganar – Ganar.  Por supuesto, un ingrediente fundamental que ha impulsado un crecimiento más dinámicos es la aparición de las nuevas tecnologías (Tecnologías de Información y Comunicación – TI´C).

 

“La planificación estratégica, como ha sido practicada, ha sido realmente Programación Estratégica, la articulación y elaboración de estrategias o visiones que ya existen; el verdadero proceso de hacer estrategia, por el contrario, debería girar en torno a capturar lo que el gerente aprende de todas las fuentes (tanto blandas, como sus ideas y experiencias, como duras, como datos obtenidos de investigación de mercado), y sintetizar lo aprendido en una visión sobre la dirección que la empresa debe perseguir.” Henry Mintzberg (6). El autor en éste articulo establece la necesidad que tienen las organizaciones de desarrollar estrategias de planeación más dinámicas, que les permitan a éstas sacar el provecho a las experiencias adquiridas y orientarlas al alcance de sus objetivos de forma integral. 

 

Para el éxito de la Planificación Estratégica, se deben establecer estrategias en tres niveles: Corporativo, de Negocio y Funcional; a través de herramientas en las cuales se apoyan las Organizaciones, tales como una matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) que facilita el análisis de una situación Interna, a través de una evaluación de los factores principales que se espera influyan en el cumplimiento de los propósitos planteados.

 

Grafico 1: Planeación y Formulación de la estrategia

Fuente: http://148.202.148.5/cursos/id204/Unidad_3/33.htm

 

 

 

Pasos de la Planificación Estratégica

Grafico 2: Pasos de un Plan Estratégico

Fuente: Ing. Maigualida Marín

 

 

El establecimiento de un Plan Estratégico, debe seguir una serie de pasos que le permitan a las Organizaciones garantizar el alcance de sus proyectos. A continuaciones detallas dichos pasos:

·        Análisis de la Situación: les permite a los gerentes y planificadores conocer y comprender el problema, analizar la necesidad de resolverlo y cual es la ganancia que se obtendrá.

·        Establecer objetivos: debe establecerse una jerarquía desde el objetivo principal que se quiere lograr hasta el específico para cada unidad de la organización; estos deben especificar los resultados que desea alcanzar, delimita el alcance y establece prioridades.

·        Desarrollo de premisas: tales como pronósticos, políticas básicas aplicables y planes existentes de la Organización.

·        Determinación, Evaluación y Selección  de cursos alternativos de acción: debe examinar y ubicar posibles cursos a seguir, los cuales deben ser evaluados considerando tanto los aspectos de riesgos como de oportunidades, quedando inmersa la toma de decisiones para seleccionar cual será el curso de acción a seguir.

·        Formulación de planes derivados: se deben mantener siempre planes alternativos, como un Plan B que le permita a la organización atender posibles puntos no considerados en la planificación inicial.

·        Definir el Presupuesto: Este último paso permitirá a la Organización tener una apreciación cuantitativa del costo del plan a ejecutar.

 

El establecimiento, ejecución y seguimientos de los pasos antes mencionados, permiten resaltar la relación intrínseca que existe entre la Planificación y la Toma de Decisiones; dado que cada paso o acción a seguir para la realización de un proyecto en particular, de mayor o menor envergadura, requiere de la toma de decisiones por parte de los directivos o gerentes de una Organización; desde definir y delimitar el problema o situación a resolver hasta la determinación del curso de acción a seguir; considerando las oportunidades y recursos involucrados en dicho proyecto.

 

Conclusiones:

·        La Planificación ha recibido diversas definiciones por distintos autores, en la cual se puede concluir que una de las definiciones que abarca más ampliamente todos los aspectos que se deben involucrar en una planificación es la presentada por: Freddy Arráez T.⁽¹⁾. “La planificación es un proceso administrativo y como tal opera en las organizaciones.  La planificación es el proceso mediante la cual se decide la direccionalidad de las organizaciones. Se fijan objetivos futuros y se trazan trayectorias para la consecución de tales objetivos.”   

 

·        Como características principales de la Planificación se consideran; la aplicación de Metodologías, optimizar el logro de los objetivos, considerar la disponibilidad de recursos y necesidades, es vista como un proceso social y  su propósito principal es cambiar una situación que resulta insatisfactoria.

 

·        La Planificación ha sido aplicada en distintos ámbitos, lo que ha definido diversas corrientes y enfoques tales como Normativa, Sociales, Estratégicas; por nombrar unas de las principales. Siendo la Estratégica la más aplicada, dado que ésta ha sido presentada como la solución a los problemas de las empresas, ya que permite definir un plan con una serie de actividades y objetivos a seguir que garantizarían el éxito del proyecto y por ende de la organización.  Pero este enfoque, sistemático y hasta rígido si se quiere, ha venido evolucionando hasta el punto que tanto los directivos como planificadores, trabajan en común, aplicando sus experiencias, utilizando lo recabado a partir de fuentes de investigación.  La Planificación aplica estrategias que se orienten al éxito y permanencia de las Organizaciones.

 

·        Para qué Planificar? y Por qué Planificar?; para establecer a través de pautas los estándares de control que permitan definir cuando, donde y quien ejecutará determinado proyecto y que objetivo se quiere alcanzar. Y porque; da una garantía de minimización de riesgos y aprovechamiento de oportunidades y recursos dentro de la Organización, lo cual permitiría una optima toma de decisiones.

 

·        Establecer un Plan Estratégico, requiere de una serie de pasos que en conjunto permitirán alcanzar el objetivo planteado; estos pasos no representa una receta rígida a seguir pero si son una excelente guía para que cualquier Organización desde la más pequeña hasta la más grande, pueda considerar una garantía de éxito; considerar una garantía, porque si la toma de decisión no fue correcta hasta el plan mejor estructurado y delimitado puede fracasar.

 

Infografía:

 

·        El Análisis de Problemas en la Planificación. En este link parte de la idea de los problemas como primer insumo del proceso de planificación, es decir, se planifica con el fin de disminuir o controlar la presencia de problemas en las organizaciones.  http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/problemas.htm

 

·        La Planificación como Proceso (*). Este artículo presenta la Planificación como Proceso Administrativo. http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/

 

·        La caída y auge de la Planificación Estratégica (I).  Cuando surgió la planificación estratégica a mediados de los años 60, muchos líderes de empresas la aceptaron como “la mejor forma” de diseñar e implantar estrategias que mejoraran la competitividad de cada unidad de negocio. Las falacias la planificación estratégica http://www.derevistas.com/contenido/articulo.php?art=1091

 

·        Planificación Estratégica. En este enlace el autor realiza una exposición detallada de la Planificación Estratégica como enfoque. http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm

 

·        Otros Temas: Administración – Planificación. El siguiente enlace presenta un documento completo y detallado de la Administración, especificando la Planificación como proceso de ésta. http://www.salonhogar.com/materias/administracion/index.htm

 

 

 

 

Referencias:

1.     Freddy Arráez T. Planificación.  Libro-textoescrito. Profesor titular adscrito al Programa Planificación Regional de la Universidad Ezequiel Zamora. Venezuela. 1995

2.     Dillon, Leonor. “Planificación y Política Empresarial”. Publicación digital (CD).  TRAIN4YOU, Caracas 1998-2003.

3.     Corredor, Julio. La Planificación Estratégica. Bases Teóricas para su Aplicación. Editores VadeII. 4ta. Edición, 2007

4.     MsC Salvador Vanegas Guido. Planificación Estratégica. Universidad Centroamericana UCA – Nicaragua.

5.     Proyecto de desarrollo: Planificación, Implementación y Control / BID, EIAP, FGV Brasil. México DF Editorial Limusa 1985.

6.     Henry Mintzberg. La caída y auge de la Planificación Estratégica. Clásicos de Revistas.