• El problema y su contextualización:

C .A. Central la Pastora ha ido creciendo progresivamente, y este avance atado a la certificación ISO 9001:2000, ha generado un gran numero de documentación y obviamente que todas las áreas han ido documentando cada día sus procesos.

A medida que la organización va creciendo y cambiando sus maquinas, y enviando a su personal adiestramiento, requiere de una mejor organización en sus documentos, como por ejemplo guía de utilización de maquinaria, de utilización de equipos, etc.

A su vez creación de planos, y la organización de los mismos.

Se ha notado en algunas ocasiones la debilidad en la ubicación de ciertas informaciones en la empresa, que en muchas oportunidades no se sabe, porque  quizás las personas que la administraban se han retirado de la empresa.

• La justificación:

El llevar a cabo este proyecto en C.A. Central La Pastora  le podria generar beneficios como:

• Resguardo de la información.

• Centralización de toda la información.

• Mejor administración de la información.

• Ahorro en la perdida de tiempo buscando informaciones necesarias.

• Ahorro en retrabados de horas hombre en la elaboración de trabajos ya efectuados por otros.

• El objetivo general de su trabajo y los objetivos específicos:

El objetivo general:

Creación de un centro de Información y Documentación capaz de centralizar y administrar toda la información que se maneje en C.A. Central La Pastora.

Objetivos específicos:

El Centro de Documentación e información máxima integración organizacional de C.A. Central La Pastora, tiene por objetivo el disponer de un Sistema de Información en la organización cuyas principales características son:

·         Ordenar, centralizar  y sistematizar el activo información de la organización

·         Facilitar la homologación de la información

·         Divulgar las políticas, planes estratégicos y el sistema de gestión de la calidad de la organización

·         Dar a conocer la historia y evolución de C. A. de Central La Pastora como empresa del sector azucarero  así como la información actualizada

·         Favorecer el acceso de  la información a personal de todo nivel en la organización.

·         Servir de punto de información para los procesos y nuevos proyectos de inversión.

·         Facilitar información para el desarrollo e implantación en la industria y sectores de actividad económica de nuevas tecnologías.

·         Disponer de un banco de datos para favorecer el principio de máxima integración organizacional

·         Recopilar de los estudios, planes y proyectos más importantes realizados, estadísticas que permitan la toma de decisiones mas asertiva, veraz y oportuna.

·         Favorecer la sensibilización y adiestramiento del personal.

·         Confiabilidad de la Información

·         Favorecer la sensibilización y adiestramiento del personal.

Confiabilidad

• Antecedentes de la investigación

La red de Centros de Documentación Europea, creada en el año 1963 por la Comisión Europea, tiene como objetivos prestar ayuda a las instituciones de enseñanza superior y a los centros de investigación a promover y desarrollar la enseñanza y la investigación sobre la integración europea, animar a estas instituciones en el debate sobre la Unión Europea y contribuir al conocimiento de las políticas comunitarias. En la actualidad la red cuenta con 697 centros, 403 de los cuales están ubicados en los estados miembros. La red de Centros de Documentación Europea, creada en el año 1963 por la Comisión Europea, tiene como objetivos prestar ayuda a las instituciones de enseñanza superior y a los centros de investigación a promover y desarrollar la enseñanza y la investigación sobre la integración europea, animar a estas instituciones en el debate sobre la Unión Europea y contribuir al conocimiento de las políticas comunitarias. En la actualidad la red cuenta con 697 centros, 403 de los cuales están ubicados en los estados miembros.

http://cde.usal.es/cde.htm#historia

El centro de Documentación y Estudios para la Historia de Madrid fue aprobado en la junta de gobierno del 11 de octubre de 1989. Es un centro especializado en historia de Madrid desde la Edad Media hasta la actualidad. Se financia mediante convenios para la realización de proyectos de investigación.

http://www.uam.es/otroscentros/historiamadrid/default.html

http://cdvteve.tripod.com.ve/

CENTRO DE DOCUMENTACION VIRTUAL DEL TEATRO VENEZOLANO

El Centro de Documentación Virtual del Teatro Venezolano surge en primer lugar, como parte de esa necesidad real en cuanto a la evidente carencia de un centro que recopile todo lo relacionado y/o existente del teatro venezolano; conocemos de material bibliográfico relacionado a esta temática en las diversas bibliotecas del país, en las escuelas de teatro, en las sedes de las agrupaciones, en los centros de investigación teatral y bancos de datos de fotografía y material ilustrativo del misma. Debemos organizar el material, crear la base de datos y la pagina Web para facilitar al usuario un panorama confiable de lo que fue y es el teatro venezolano. Es una revolución tecnológica

http://www.cird.bcn.es/castella/einfor/einfor8.htm

La Red de Centros de Documentación y Bibliotecas de Mujeres se creó en 1994 para promocionar y difundir la labor de los centros integrantes, ubicados en territorio español. Esta Red no depende de ningún organismo administrativo.

http://www.cenda.usb.ve/

Centro de Documentación y Archivo

El Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (CENDA), fue creado el 7 de noviembre de 1973, como ente centralizador de la documentación institucional y con carácter experimental.

http://www.cdc.fonacit.gov.ve/programas.asp?id=14

Funciones

Proveer Información en cualquier tipo de soporte bien sea de forma manual o automatizada

· Proporcionar asistencia en la identificación del material a consultar

· Localización del material deseado

· Orientación uso y manejo de los recursos de información, incluyendo los no existentes en la Unidad.

• Sustento teórico:

Concentra todo lo pertinente a la literatura que se tiene sobre el tema a investigar. Debe ser una búsqueda detallada y concreta donde el tema y la temática del objeto a investigar tengan un soporte teórico, que se pueda debatir, ampliar, conceptuar y concluir.

La reseña de este aparte del proyecto debe dejar bien claro qué perspectiva(s)  teórica(s)   va(n) a servir de pauta en la investigación. 
En tal sentido, desarrolle brevemente el componente teórico que sustenta su trabajo de investigación. Tenga presente que debe corresponderse con los objetivos específicos planteados. Máximo dos páginas desarrolladas de manera fluida e interconectadas.

http://www.wordreference.com/definicion/documentaci%F3n

Concepto de documento:

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento.

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.

http://html.rincondelvago.com/documento-registro-y-archivo_concepto-y-descripcion.html

• Términos Básicos:

1.      Documento:

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

2.      Admistracion:

Disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad.

3.      Organización:

Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.

4.      Empresa:

Una empresa es el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de bienes o servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su actividad profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus representantes.

5.      Centro de información:

Institución de información especializada que tiene la función de detectar, reunir, procesar (analítica y sistemáticamente), recuperar y difundir información, así como la edición y reproducción del contenido de los documentos; en respuesta a las solicitudes de los usuarios.

6.      Centro de documentación

Organización orientada a la preparación de compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a través del resumen y la extratanción y la indización, recuperan y diseminan determinados documentos en respuesta a las demandas y necesidades de información específicas de los usuarios

7.      Normalización:

Actividad por la que se unifican criterios con respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto, con participación de todas las partes interesadas y en el marco de un organismo de normalización.

8.      Normas

Son los reglamentos o leyes generalmente en concordancia con las creencias y valores que siguen los miembros de un grupo para vivir en armonía. ...

9.      Coordinación

Debido a que lo ambiental afecta a todos, requiere una visión de conjunto e involucra varios aspectos, por lo que es necesario desarrollar instancias de coordinación entre instituciones y grupos. La APA debe fomentar núcleos de trabajo proactivos que administren los problemas locales, de acuerdo con su capacidad tecnológica, normativa y con la disponibilidad de recursos. Se deberá establecer acuerdos y estrategias en su ámbito de acción y conformar redes de APA.

• Tipo de investigación:

El Objetivo fundamental de este estudio es solventar una problemática existente en CA Central La Pastora, como es la descentralización de la documentación a nivel general.

Hoy en día la organización esta certificada con la Norma ISO 9001:2000, y por ende tiene centralizada todo lo que es la documentación que implica en el Sistema de Gestión de la Calidad.

También se tiene centralizado por un equipo de trabajo lo que es la mejoras, sugerencias emitidas por los trabajadores.

• Diseño de  investigación:

A continuación se presenta un breve resumen de la metodología llevada a cabo en la investigación.

1.1METODOLOGÍA

El tema es:

Creación de un Centro de Información y Documentación en C.A. Central La Pastora.

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN: Es la inadecuada administración de la información, cada unidad lleva la administración de su información como mejor le parece, no hay normativas o reglas que oriente a todas las unidades de cómo administrar eficazmente su información.

METODOLOGÍA: La metodología propuesta se desagrega por etapas, una propuesta conforme a una serie de pasos:

         elección del tema,

         planteamiento del problema,

         recopilación de datos,

         análisis e interpretación de datos,

         comunicación de resultados,

         formulación de recomendaciones e implantación.

Dicho marco permite identificar claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del modo más racional utilizando las técnicas más adecuadas.

JUSTIFICACIÓN:

Fue llevado a cabo un análisis de las características del problema lo cual trajo como resultado la aplicación y seguimiento de una investigación mixta, documental y de campo, y de un tipo de estudio explicativo los cuales su determinación y uso se justifica en un apartado especial de la investigación.

FUNDAMENTACIÓN:

Se determino la metodología a seguir de la investigación después de un análisis y examinación de las etapas propuestas por varios autores expertos en la materia los cuáles se presentan en el marco metodológico y de acuerdo a estas propuestas y a las características del estudio.

• Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de la información:

Método o pasos para la Creación de un Centro de Información y Documentación:

Fase I: Requerimientos

A este nivel se cumple las actividades del modelaje  y planificación del centro de Información y Documentación, con el fin de poner en perspectiva las estrategias de la organización y definir de acuerdo con ellas, los requerimientos de información. En el se define los procesos a realizar la información utilizada en estos procesos, reglas, políticas, y practicas de la organización que rige sobre estos procesos.

    El Modelo del Centro de Documentación permitirá poner en perspectiva las estrategias de la empresa, sus procesos, y servir a de apoyo a la gestión de la organización.

    Se utilizo un formato para la obtención de información donde cada área indica las necesidades de información, es decir sus requerimientos, para este levantamiento se utilizo el criterio de:

1.     Reportar toda información/documento que crea usted necesaria y que no este controlada por el Dpto. de Gestión de Calidad.

2.     Indicar toda la información requerida como evidencia ante organismos gubernamentales (Requisitos legales y reglamentarios propios de la empresa)

3.     Indicar Información obtenida en nuevos proyectos de inversión y que pasen a pertenecer a los activos fijos de la organización (equipos, documentación técnica, planos, estimaciones, cálculos entre otros)

4.     Y, otra información relevante que usted considere como activo información de la empresa

Fase II: Análisis/Diseño

En esta fase se consolida la estructura del centro de información y documentación: desde el punto de vista estructural (unidades de servicio) y cargos.

Las Actividades de esta fase están orientadas a analizar y diseñar dos grandes componentes, desde su perspectiva conceptual hasta su perspectiva  física.

En esta fase se establecen los principales servicios del centro de documentación tomando en cuenta instalaciones físicas con su respectivo mobiliario así como el análisis y diseño del portal en internet.

De acuerdo a la fase anterior, se obtiene el alcance del centro de información y documentación, así como los requerimientos en cuanto a recursos humano/tecnológicos necesarios para su implantación.

Fase III: Construcción/Prueba

Esta fase es el resultado de las anteriores, en esta se obtiene la estructura esperada del centro de información y documentación, se establecen las unidades de servicio, se establecen los cargos y sus funciones y se diseñan los servicios. 

Pruebas

Una vez establecido el centro de información y documentación bajo el diseño esperado se realizan pruebas desde las siguientes perspectivas:

        Funcional, prueba desde el punto de vista de los requerimiento funcionales del centro de información y documentación

        Desde el punto de vista de sistema, se miden los niveles de calidad y desempeño del centro de información y documentación

        De integración, prueba de interface

        De aceptación técnica, prueba de manejo de condiciones extremas

Fase IV: Puesta en Marcha / Mantenimiento

Una vez que el centro de información y documentación pase a formar parte de la vida diaria de la empresa, se convierte en una pieza de la organización que,  como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable y la cual debe establecer indicadores de nivel de servicio que midan su gestión y permitan analizar el comportamiento del mismo en el tiempo así como su mejora continua.

• Cronograma de trabajo:

 1er. Mes:

·         Definición del equipo que apoyara a llevar a cabo este proyecto en la organización, y que le llevara el seguimiento del funcionamiento.

·         Revisión de la ubicación del CID (Centro de Información y Documentación), y acondicionamiento del mismo.

·         Revisión del personal necesario.

·         Revisión de los equipos necesarios.

·         Levantamiento de información sobre Normas y políticas del centro de información.

·         Escribir claramente objetivos, bondades y limitaciones del CID.

2do. Mes:

·         Plan estratégico sobre como seria la Difusión a toda la organización sobre la creación de la nueva unidad, con sus objetivos, funciones, y personal que estará a cargo.

·         Definición del Inicio del funcionamiento del CID.

·         Definición de Períodos de prueba del funcionamiento

3er. Mes:

·         Revisión del comportamiento del mismo.

·         Definir indicadores para la satisfacción de los Clientes internos.

·         Creación de un buzón de sugerencias.