1.1- Descripción Detallada de la Situación Objeto de Estudio
1.2- Objetivos del Estudio
1.3- Justificación e Importancia
1.4- Limitaciones
 

1.1- Descripción Detallada de la Situación Objeto de Estudio

La rápida evolución en el uso de las herramientas tecnológicas es imprescindible para una empresa o institución, ya que la sociedad ha cambiado vertiginosamente en los últimos años y obliga a las organizaciones a adaptar constantemente la tecnología. Hay que estar preparados para convivir en una cultura tecnificada y que rápidamente tanto a nivel educativo como empresarial estas herramientas son el soporte para avanzar y actualizarse en el área de la informática y las telecomunicaciones.

 Durante muchos años, el concepto de “red” implicaba un pequeño espacio dentro de un edificio todo conectado por medio de enredados cables. Pero actualmente “red” también se asocia al término “Internet”, ese monstruo que conecta entre sí a millones de personas a través de sus computadoras. Las redes de intercomunicación de datos evolucionarán y estarán en todas partes. Todos los aparatos de uso común estarán conectados a la misma “red”, desde teléfonos, radiolocalizadores, equipos de audio y pantallas de TV.

 La Intranet, es una red interna, que está presente en el ambiente de los negocios y frecuentemente se está incorporando en el académico. Esta red provee de un espacio para el desarrollo de estrategias, información, memorandos, entre otras aplicabilidades, las cuales son utilizadas por toda una organización o Institución educativa.  Es importante saber que la intranet es una herramienta en constantes cambios y mejoras, ya que además de la habitual introducción de nuevos documentos, están proyectadas nuevas utilidades que se pondrán en marcha en un futuro próximo. En otras palabras una Intranet, es una red de área Local (LAN), que tiene características de ser uso exclusivo de una empresa u organización, utilizando los protocolos HTML y el TCP/IP. Protocolos que permiten la interacción en línea de la Intranet con la Internet y tiene niveles de seguridad que son asignados según el puesto que se tenga dentro de la organización.

 En estos tiempos y con los cambios que se han realizados en materia de tecnología en el país, el Ministerio del poder Popular para la educación está efectuando actualizaciones en cada una de las Zonas Educativas de Venezuela, implementando el uso del Software libre y tratando de automatizar en lo posible cada una de las dependencias que conforma dicha institución.

 Es por ello que la Fundación Bolivariana de Informática y Telemática (Fundabit) es un organismo adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Educación y su misión es incorporar las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), en el proceso educativo para contribuir con la formación integral de la persona. Esta Fundación se estructura por Centros Bolivarianos de Informática y Telemática (CBIT) a lo largo de todo es país. Estos centros educativos están dotados de recursos multimedia e informáticos orientados a la formación integral, continua y permanente de alumnos, docentes y de la comunidad en general mediante el uso de las (TIC).

 En la Zona educativa del estado Sucre existe una Coordinación Zonal de Informática Educativa que es la responsable de todos los CBIT y el de dar cumplimientos a los lineamientos emitidos por FUNDABIT. Esta coordinación está conformada  un (1) Coordinador Zonal, un (1) Coordinador Académico y un (1) Coordinador Administrativo.  Además existen 31 CBIT  y 70 personas entre docentes y técnicos que laboran en todo el Estado Sucre y sus funciones son: 

·      Alfabetizar tecnológicamente a través de diversos cursos de computación utilizando la plataforma Linux (Software libre) a los docentes, alumnos y comunidad en general.

·     Creación de recursos didácticos (actividades computarizadas, software educativos, micros de radio, videos educativos, Weblog, Webquest) que deben ser presentados a la comunidad estudiantil, público en general y Fundabit.

·     Apoyo educativo y técnico a las misiones del gobierno bolivariano (Robinson, Ribas y Sucre).

·     Cursos de mejoramiento profesional para instituciones públicas y privadas.

Cada Centro Bolivariano debe enviar a la Coordinación Zonal los recaudos mensuales para tener un control de las actividades que se realizan y la cantidad de cursos que se imparten a los estudiantes o la comunidad en general. Estos recaudos son: Control de asistencia de cada curso por sección, estadísticas de formación, estadísticas de atención al público, informe de Gestión mensual, planificación de cada curso por mes, asistencia del personal del centro, control de inscripción, control de registro de visitas, soporte digitalizado de las asistencias de los cursos y los recursos didácticos del mes. Toda esta información es enviada por cada centro a la coordinación a través del correo electrónico o por medio de  un CD que se graba para ser entregado directamente a la Coordinación Zonal.

Los recaudos de los CBIT deben enviarse cada fin de mes para su posterior revisión y análisis de los informes o controles que lleva cada  centro. Después de revisado este es enviado también a través del correo electrónico a FUNDABIT que  tiene la oficina principal en la ciudad de Caracas.  Es por ello, que existe cierto descontrol en la entrega inmediata de los recaudos por parte de los CBIT, por lo tanto la coordinación se le acumula en el correo la información y a final de mes es difícil controlar  quienes enviaron la información exacta a la fecha y la aprobación de los recaudos o su devolución para modificarlos. En cuanto al recurso didáctico la mayoría de la veces no puede ser enviado por correo porque el tamaño de los archivos adjuntados es hasta 10 mb y muchas veces los recursos sobrepasan ese límite y hay buscar otras alternativas para poder enviarlo.  También la coordinación envía a todos los centros cada planificación de cursos de actualización docente, notificación de reuniones  y de actividades educativas importantes para el mejoramiento de cada centro.

Lo más adecuado para tener un control de las asignaciones y tareas que envían los CBIT a la coordinación  y de los recaudos que deben entregar es su automatización a través de una Intranet, aprovechando las herramientas tecnológicas que tiene esta coordinación, es decir, cuenta con una red de área local y un servicio de Internet, que por medio de la implementación de esta Intranet, se optimice el tiempo de respuesta en la entrega de actividades informáticas y administrativas.  

Con el diseño de la Intranet se podrá crear servicios Web con una interfaz agradable y amistosa al usuario, tanto para la parte informática y administrativa que estarán acordes con las exigencias de FUNDABIT y de la Zona Educativa. También permitirá al personal acceder a la información de una forma rápida y fiable de la documentación que se utiliza en su rutina diaria, solamente para usuarios autorizados. De esta manera se automatizará algunos procesos que dependen directamente de esta coordinación y que es necesaria para solventar los problemas en cuestión de perdida de datos por el mal uso de la red, el tiempo que lleva en entregarlo personalmente y si hay seguridad en el respaldo de la documentación enviada. 

De lo dicho anteriormente, surgen ciertas interrogantes para la investigación:

 ¿La Zona Educativa está de acuerdo que se automatice  la Coordinación Zonal de Informática Educativa?

 ¿Se dispone de las herramientas necesarias para la creación de una Intranet en la Coordinación Zonal de Informática Educativa?

 ¿Aumentará el tiempo de respuesta en la entrega y búsqueda de documentación?

1.2- Objetivos del Estudio

 1.2.1- Objetivo General:

     Diseñar una Intranet para Coordinación Zonal de Informática Educativa del Estado Sucre que controle los Procesos Informáticos y Administrativos de los CBIT.

 1.2.2- Objetivos Específicos:

 ·  Recolectar la información necesaria para saber si es factible el diseño o implementación de una Intranet para la Coordinación Zonal de Informática Educativa del Estado Sucre.

·      Determinar cuales son los requerimientos tecnológicos para el Diseño de la Intranet.

·    Establecer la factibilidad técnica y económica que permita implementar la Intranet en esta Coordinación.

·  Estructurar los servicios Web que tendrá la Intranet, dependiendo de los requerimientos de la Coordinación.

· Diseñar los servicios Web que permita la automatización de los procesos Informáticos y administrativos.

·     Elaborar el manual de usuario que permita el manejo del servicio a los usuarios

1.3- Justificación e Importancia

Las redes locales permiten compartir recursos hardware y software de forma transparente entre los distintos integrantes de un mismo grupo de trabajo, de esta manera podemos compartir impresoras, archivos o la conexión a Internet, pero con la implementación de una Intranet se tiene más ventajas en las operaciones y procesos administrativos de una empresa o institución de acuerdo con los requerimientos de la empresa.

 La popularidad de Internet ha conseguido que todos los servicios que están directamente relacionado con ella se estandaricen y se conviertan en universales, pero éstos servicios no solamente están disponibles para comunicarnos con el exterior, sino también usando los servicios mediante una red privada (Intranet) en la empresa.

 Con el uso de una red privada en la Coordinación Zonal de Informática Educativa de la Zona Educativa del Estado Sucre, se tendrá los siguientes beneficios que permitirá brindar información rápida y al instante a todos los CBIT que conforman a esta coordinación y en especial a FUNDABIT.

·                   Permitirá aprovechar la red existente en la Zona Educativa.

·                   Tendrá bajo costo de implementación.

·                   Intercambiar información, documentación, archivos y recursos en cualquier Centro Bolivariano de Informática y Telemática del Estado Sucre.

·                   Aumentará la  colaboración y eficiencia entre los grupos de trabajo en cada CBIT.

·                   Seguimiento y gestión de toda la información mediante servicios Web disponibles a través de una interfaz amigable.

·                   Seguridad  en el control de acceso de usuarios.

·                   Reducirá los costos de papelería.

·                   Aumentará la productividad y ahorro de tiempo a los empleados de cada uno de los CBIT y a la Coordinación Zonal.

·                   Garantizará la seguridad e integridad de información relevante. Con el diseño de una Intranet para la Coordinación Zonal de Informática Educativa de la  zona Educativa del estado Sucre, viene a estar a la vanguardia de las nuevas tecnologías y motivará a que sus empleados se actualicen y puedan tener otra herramienta más dentro de sus funciones de trabajo y le simplifique de alguna manera el  tiempo que les tomaba hacerlo a través de cuentas de correo.

1.4- Limitaciones

         Esta investigación no incluye  el diseño total  de la Intranet y diagnóstico del sitio, tanto para la parte informática y administrativa que estarán acordes con las exigencias y la instrumentación que disponga  FUNDABIT y  la Zona Educativa. Tampoco se elaborará el manual de usuario de la Intranet, puesto que es el diseño de un sistema y al momento de hacer la implementación es donde se hace el proceso de crear la documentación para los usuarios que usarán esta herramienta.

Otra de las limitantes  es el tiempo del personal de cada CBIT  que cuenta con poca disponibilidad para organizar y ayudar en cuanto a la información recolectada para el diseño de la Intranet.