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UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO
BIBLIOTECA “DRA. BEATRIZ HERNÁNDEZ HENRÍQUEZ” DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
LUIS VILORIA Y EXIRA BÁEZ
En el presente documento
muestra una aproximación a la teoría y práctica del planeamiento
estratégico basado en el modelo de Fred David. El modelo es aplicado de
manera específica en la elaboración de un plan estratégico de la
Biblioteca “Dra. Beatriz Hernández Henríquez” la cual es una
organización de información adscrita al sistema bibliotecario y de
información de la Universidad del Zulia, ofrece soluciones
investigativas para satisfacer las necesidades de sus clientes de
servicios de bases teóricas, información documental, trabajos de
investigación, entre otros.
La formulación y puesta en marcha de un plan estratégico permitirá el
mejoramiento de la calidad de la Biblioteca “Dra. Beatriz
Hernández Henríquez” a sus usuarios, lo que traerá principalmente el
logro de los objetivos estratégicos de la organización.
La idea principal es aplicar el planeamiento estratégico de Fred David
en la Biblioteca, creando un plan estratégico que la ayude a
cumplir su misión y alcanzar sus objetivos.
LA ORGANIZACIÓN.
El presente plan estratégico gira en torno de la organización de información “Dra. Beatriz Hernández Henríquez” de la Facultad de Odontología de la Universidad del Zulia, es un establecimiento de educación superior, orientada a formar Profesionales universitarios en áreas esenciales para el desarrollo a través de sus premisas fundamentales: la docencia, la investigación y la extensión universitaria.
Para el desarrollo del plan estratégico de nuestra organización de información, analizaremos las etapas propuestas por algunos autores, con el fin de realizar una combinación entre las mismas para plantear un modelo.
Fred (1994) señala que la gerencia estratégica, “es
un proceso que permite a una organización ser proactiva en vez de
reactiva en la formulación de su futuro” (p. 371).
La formulación
de estrategias incluye la identificación de las debilidades y
fortalezas internas de una organización a través de lo que denominamos
análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). La
ejecución de estrategias requiere que la empresa establezca metas,
diseñe políticas, establezca una serie de políticas para motivar
a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las estrategias
formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa. La evaluación
de estrategias comprueba que los resultados de la ejecución y
formulación de los objetivos es la más viable.
Las fases propuestas por este autor en el proceso de gerencia estratégica son:
Es así, como el modelo de la gerencia estratégica va a partir de los siguientes pasos:
La Facultad de Odontología de La
Universidad del Zulia es una organización cuyo propósito es la
formación de recursos humanos con calidad científica y compromiso
social, conocedora de las ciencias de la salud, integrada a equipos
multidisciplinarios que garantizan el desarrollo cualitativo de su
proceso educativo, de acuerdo a las necesidades del país y con
fundamento en la integración de la docencia, el servicio y la
extensión, como estrategia de transformación de la práctica profesional
en el área de la salud.
Así mismo, la Biblioteca “Dra. Beatriz
Hernández Henríquez” es una organización de información adscrita al
sistema bibliotecario y de información de la Universidad del Zulia,
integrado a su vez por las bibliotecas y los servicios de documentación
e información que funcionan en las diferentes facultades y
dependencias, que hacen posible la asimilación, transformación,
generación y transferencia del conocimiento. Es un ente administrativo
adscrito al Vice-Rectorado Académico de la Universidad del Zulia,
regido por La Biblioteca Central "Gral. Rafael Urdaneta" y 25 unidades
de información, correspondientes a las bibliotecas, sub-sistemas
bibliotecarios, y servicios de documentación e información de las
facultades y otras dependencias de nuestra casa de estudios.
Objetivos
Fred (1994), señala que la gerencia estratégica permite que una
organización utilice efectivamente sus fortalezas con el objeto de
aprovechar las oportunidades externas y reducir a un mínimo el impacto
de las amenazas externas. Considerando la situación que presenta la
Institución tanto interna como externa se van a plantear los siguientes
objetivos con el fin de dar cumplimiento a la misión de la Institución:
Misión
Su misión se fundamenta en
ofrecer la infraestructura tecnológica informacional necesaria para
servir de soporte y orientar las actividades de docencia, investigación
y extensión, en base a las necesidades formativas e informativas de los
usuarios reales y potenciales del sistema universitario igualmente debe
dar respuesta, según nuestras capacidades técnicas y recursos
disponibles, a los requerimientos de información de la comunidad local,
nacional e internacional.
La Biblioteca de la Facultad de Odontología de La Universidad del Zulia
(FACOLUZ) cuenta con personal dispuesto para su mejoramiento y/o
actualización, si bien su número es bajo, se prevé una plantilla de
altas exigencias de idoneidad, con la cual se garantiza la excelencia y
se establece el inicio de la generación de relevo. Al ofrecer soporte
documental e informativo, bajo una infraestructura tecnológica e
informacional básica y limitada por la crisis económica y financiera,
la organización enfrenta debilidades y amenazas que indican la
impostergable necesidad de adoptar nuevas estrategias, entre estas la
integración y alianzas estratégicas como camino inmediato para la
búsqueda de soluciones, optimización e incorporación de recursos.
Visión
La biblioteca “Dra. Beatriz Hernández
Henríquez” es una organización de información del sistema
bibliotecario, con una base jurídico legal establecida y amparada por
la Universidad del Zulia; de la cual, asume valores y políticas para
establecer su identidad propia dentro del alma mater. Dirigido y
conformado por equipos inteligentes, preparados para garantizar
eficiencia y productividad. Está dotado de excelentes instalaciones
físicas y tecnológicas, razón por la cual se proyecta como líder en su
área. Sus componentes o unidades de soporte, documentación e
información operan en su ambiente interno y externo e interaccional,
vinculan y conjugan fuentes, productos y servicios, propios y/o de
otro(s) sistema(s) en pro de recibir y generar respuesta(s) que
transformada(s) o no, se orienten para favorecer a los usuarios,
grupo(s), segmentos o categorías de individuos dedicados al estudio,
investigación y extensión, especialmente del ámbito universitario a
nivel de la comunidad odontológica, la región, el país o el mundo.
Como parte del ente gestor de información, la biblioteca “Dra. Beatriz
Hernández Henríquez” adquiere, almacena, organiza, sistematiza, difunde
y divulga documentos e información requerida por estudiantes,
profesores e investigadores a quienes corresponde cumplir los planes,
programas y proyectos establecidos o propuestos para la docencia,
investigación y extensión; prioritariamente en LUZ, pero sin olvidar el
compromiso con otras Instituciones de la región, el país y el mundo.
Posee ventajas que le otorga su prestigiosa colección, la diversidad de
servicios que ofrece, su permanente participación y liderazgo para la
incorporación de los cambios que va exigiendo el medio.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La planificación estratégica es
un proceso que permite a las organizaciones de información ajustarse
con éxito a entornos dinámicos, pues se centra en la relación entre la
biblioteca y su entorno, y en la influencia que este puede tener sobre
ella. Para Cagnoli (2000), es un proceso administrativo que permite
desarrollar y mantener una posición estratégica entre la organización y
las diferentes oportunidades que se puedan presentar en el mercado.
Podemos decir, siguiendo a Burrows (1999), que la planificación
estratégica implica una técnica estratégica que permita: conocer dónde
estamos, dónde queremos ir y el proceso para llegar allí.
Es así como podemos plantear que, para visualizar a una biblioteca como
una organización de servicios, requiere que tengamos una perspectiva de
marketing, ya que desde el punto de vista general, los servicios que
suministran estas organizaciones de información, además de las
colecciones y los programas de extensión, son uno de los elementos del
marketing.
Así mismo, el marketing esta estrechamente relacionado con la
planificación estratégica, del mismo modo que una planificación
estratégica constituye el pilar de un programa de marketing.
FASES DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Análisis del entorno externo
El análisis del entorno externo
supone determinar qué fuerzas en general, el mercado y los proveedores
afectan a la biblioteca. En el entorno externo general es necesario
evaluar fuerzas como el gobierno, la economía, los consumidores (sus
hábitos cambiantes y segmentos) y la demografía. En el mercado hay que
prestar atención a los nuevos servicios y productos, los cambios de
precios de las materias primas, los competidores, entre otros. En lo
que respecta a los proveedores, hay que evaluar la disponibilidad de
materias primas, los precios, las tecnologías, etc.
Analizar el entorno interno
El análisis de EI pretende determinar la posición estratégica actual.
Consiste en identificar nuestros usuarios, los productos que ofrecemos
y la forma en que usamos nuestros recursos (económicos, de personal,
instalaciones...). El resultado final es el conocimiento de nuestra
situación actual.
Formular estrategias futuras
Para formular estas estrategias hay que partir de la definición de la
misión, una definición amplia (servicios de información), que nos
permitirá orientar adecuadamente la estrategia hacia metas (objetivos
cualitativos generales) y objetivos operativos (objetivos cuantitativos
concretos). Con esta fase señalamos adónde queremos ir.
Análisis F. O. D. A.
El análisis F. O. D. A. pretende identificar las oportunidades y
amenazas externas, y los puntos fuertes y débiles de la organización de
información. Su fin es descubrir cuáles de estas circunstancias nos
pueden ayudar o impedir alcanzar nuestra estrategia futura.
Priorizar los objetivos estratégicos y operativos
Esta priorización de objetivos para alcanzar las metas debe plasmarse
en un documento que recoja la planificación de la biblioteca.
Diseñar un sistema de control y retroalimentación
Un sistema de control y retroalimentación sirve para establecer los
indicadores que nos permitan conocer si la estrategia que formulamos
está funcionando.
ANÁLISIS DEL CONTEXTO O MEDIO AMBIENTE
OPORTUNIDADS |
AMENAZAS |
Buenos proveedores de material bibliográfico y documental. |
No existe plan de publicidad. |
FORTALEZAS |
DEBILIDADES |
La biblioteca tiene claramente especificada sus funciones. |
Los
procesos de selección, adquisición, registro de publicaciones
periódicas y préstamo no son automatizados, por lo tanto no hay control
de entrada y salida de material. |
ESTRATEGIAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS
Administración: Proceso para lograr las metas
de la organización. Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar
esfuerzos organizada y sistemáticamente para un fin determinado.
Ambiente: Es el medio que rodea a la organización indica las actitudes y los valores predominantes en el entorno.
Benchmarking:
1.- Sistema de información referencial sobre las mejores practicas de
los mejores. 2.- Búsqueda de lecciones qué aprender de organizaciones
exitosas con el objetivo básico de transferir todo ese conocimiento a
otro negocio.
Calidad: Cumplir con los requerimientos.
Las características del producto que responden a las necesidades del
cliente. Ausencia de deficiencias.
Competencia:
Organización que hace los mismos productos o productos sustitutos de
los nuestros (que presta los mismos servicios o servicios sustitutos de
los nuestros).
Comunicación organizacional: Flujo de
mensajes de la organización relacionados directamente con los
objetivos, las funciones y la estructura de la organización.
Control:
Subproceso del proceso de administración que consiste en evaluar si las
cosas están pasando como se planeó y tomar las medidas de corrección
pertinentes.
Cultura organizacional: Conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias políticas y normas aceptadas y practicadas por una organización.
Estrategia: Término tomado de la milicia que pretende sustituir a los términos técnicos: plan y técnica.
Imagen institucional: Las características de un consenso generalizado de un sector de la sociedad atribuye a una organización.
Lluvia de ideas:
Método para alentar el razonamiento creativo mediante juicios
diferidos. El propósito del juicio diferido es alentar a las personas a
aportar sugerencias osadas y singulares.
Misión: Resultado de la planeación que expresa la razón de ser y el propósito de la empresa.
Subcontratación:
(Outsourcing) Acción de centrar la empresa sólo en actividades y los
componentes vitales para sus objetivos y subcontratar todos los demás
con proveedores que representan una ventaja por su concentración y/o
por su menor costo.
Oportunidad: Ocasión propicia para alcanzar o mejorar los objetivos.
Planeación estratégica: Expresión tomada de la milicia que pretende sustituir el término administrativo: Planeación a largo plazo.
Retroalimentación:
(Feedback) Reacción del receptor ante el mensaje. Observaciones no
evaluativas, sino descriptivas acerca del comportamiento de una
persona, un grupo o una organización.
Visión: La meta
hacia la que se encamina la empresa, detallada, especificada y
personalizada tal manera que impulse a las personas hacia el servicio
hacia la productividad.
INFOGRAFIA