Planificación estratégica en cuanto a Hardware y
Software de la
Compañía
Serrano Cid, Contadores.
Adquisición de software y hardware.
La Administración de los programas informáticos de
nuestra empresa como un activo valioso tiene sus ventajas la más importante es
el control de costos. Debido a que los programas informáticos pueden
representar un 25% del presupuesto de tecnología de la información de una empresa,
coordinamos desde el punto de vista fiscal, controlar cuánto invertimos en la
compra de programas informáticos, en el respaldo y la capacitación que le
ofrecemos a los empleados para que los utilicen, y en la obtención de los
equipos que la empresa necesita para que estos programas funcionen.
Nuestro plan para un éxito es:
La
Empresa debe adquirir sólo los programas informáticos que necesite.
Asegurarse
que los empleados utilicen únicamente programas informáticos adecuadamente
autorizados.
Pagar
para actualizar únicamente lo que se está utilizando y beneficiarnos con descuentos por compras en grandes
cantidades planificando compras y actualizaciones.
La
clave para el control de costos radica en incluir los programas informáticos
como una partida presupuestaria de gastos separada dentro del presupuesto. Esto
nos genera dos beneficios: Podemos planificar las adquisiciones y
actualizaciones de programas informáticos de manera ordenada y en segundo
lugar, el hecho de contar con un presupuesto especial para programas
informáticos nos permite efectuar un seguimiento preciso de las adquisiciones de
manera de poder detectar más fácilmente las copias no autorizadas de programas
informáticos que existen en nuestra empresa.
Al
adquirir solamente los programas informáticos autorizados que se necesitan,
también se reducen los costos de actualización. Debido a que sabemos qué productos estamos utilizando y en
qué cantidad, podemos actualizar sólo aquellas copias en las que se utilizarán
las nuevas funciones.
Una
política de actualización coordinada garantiza que nuestra empresa se mantenga
actualizada respecto a los estándares de la industria y las mejoras
tecnológicas.
Al
control las adquisiciones y actualizaciones de programas informáticos podemos implicar
ahorros también en materia de equipos. Al instalar los programas informáticos
únicamente en las computadoras de los empleados que los necesitan, podemos
evitar tener que actualizar, agregar o reemplazar los equipos de aquellos
empleados que no necesitan capacidad adicional.
Al
eliminar programas informáticos innecesarios de las computadoras, liberamos espacio
para datos u otros programas informáticos y así evitamos tener que agregar espacio
de almacenamiento.
Al
planificar las adquisiciones y actualizaciones de programas informáticos, podemos
ayudar a nuestros empleados a anticipar los cambios en el transcurso del año mediante
la notificación de nuevas instalaciones de programas informáticos.
El
proceso de planificación incluye también
la capacitación y el respaldo necesario (con la introducción de nuevos
programas informáticos o nuevos empleados), y nos permite en consecuencia
contar con empleados más preparados, eficaces y productivos.
Por tanto, una adecuada administración de los
programas informáticos nos ahorra tiempo y dinero, vuelve más productivos a nuestros
empleados y mantenemos la compatibilidad de los programas informáticos y la
información en toda nuestra empresa.
Selección de Software.
Los criterios para seleccionar software son:
Software:
Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le
permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Varía
de acuerdo al nivel:
Básico.
Sistema Operativo (Seleccionar por Standard Mundial).
Soporte:
Base de datos (Seleccionar por Standard Mundial).
Proveedor:
Las características que debe tener el proveedor de informática son:
Reconocido
prestigio mundial y nacional.
Soporte
técnico en instalación.
Ayuda
en problemas.
Personal
especializado.
Tiempo
de atención.
Comunicación
rápida.
Servicios
de capacitación: cursos, material, expositor, costos.
Cartera
de clientes de software iguales al adquirido.
Documentación:
Facilidad de uso.
Costos:
Se considerará lo siguiente:
Condición
de pago.
Local.
Inclusión
de entrenamiento.
Costos
de mantenimiento.
Selección de Hardware.
Los criterios para seleccionar hardware son:
Equipos:
La
configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento
de datos.
Debe
tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal
(con otros equipos).
Fabricante
de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
Tiempo
de garantía.
Tecnología
de "punta" (Alta).
Proveedor:
Debe tener las siguientes características:
Reconocido
prestigio local.
Soporte
de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos.
Tiempo
de atención, local apropiado, comunicación rápida.
Cartera
de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
Tiempo
de entrega oportuno.
Precios:
Se debe considerar lo siguiente:
Condiciones
de pago.
Detallado
por componentes de la configuración.
Descuentos
por volumen.
Costo
de mantenimiento.
Adquisición de Software y Hardware.
Software
El software para Computadores se puede clasificar
en los siguientes tipos:
Sistema
operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades
operativas de cada Computadora y de la Red.
Paquete
de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora
sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos,
procesadores de palabras, etc.
Paquete
de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario
es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja,
realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos,
por ejemplo, sistema de nomina, sistema de Contabilidad, sistemas de
Inventarios, etc.
Software
Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas
operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas
aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno
para su adquisición y con
Hardware
La
selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada
dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y
sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual
se enfatizan las características y volumen de información que ameritan
sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las
diversas áreas usuarias.
Todo
estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos
o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas
y modems para comunicaciones, elementos para backups
en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así
como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
Consideraciones
generales para
Para realizar cualquier adquisición de
Software o Hardware, se deberán considerar los siguientes puntos:
Solicitud
de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el
usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica.
Los
parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y
las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el
departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros
deben quedar establecidos por escrito.
Evaluación
de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el
propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido
para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida
de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a
adquirirse.
Financiamiento.
Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias
a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la
educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la
institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software
para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del
financiamiento.
Negociación
de Contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de
operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como:
Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.
Permisos
y Licencias.
El
uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA
y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta
regulado por las siguientes normas:
Toda
dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el
departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el
"Acta de entrega de equipos y/o software".
Tanto
el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa, su copia o
sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores
propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento
interno de la empresa.
El
departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software
instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
Periódicamente,
el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software
utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado
por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas
de la empresa.
Toda
necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al
departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante
un estudio evaluativo.
El
departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará
al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la
responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
Los
diskettes que contienen el software original de cada paquete serán
administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
El
departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original
en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
Los
trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de
sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones será realizada por
la dependencia respectiva.
La
prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizadas
por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto
funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el
"Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
Una
vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento
de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área
respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
Así
mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los
equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación,
con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año
su correcta destinación.
El
departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una
nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a
los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
Derechos
de autor y licencia de uso de software.
El
Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica
concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a
través de cualquier medio tangible o intangible.
Las
obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas,
plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras
audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de
derechos de autor.
El
titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y
autorizar las siguientes acciones:
Realizar
copias o reproducciones de las obras.
Preparar
obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
Distribuir
entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor
mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler,
arrendamiento financiero o préstamo.
Realizar
o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de
autor.
Importar
el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.